CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ - TIN HỌC TAM THANH
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh
Về phương thức lưu chuyển hàng hóa: Công ty áp dụng hai hình thức kinh doanh là bán buôn và bán lẻ .
Do sự đa dạng về ngành nghề kinh doanh và hoạt động trên nhiều lĩnh vực:
Công nghiệp; bệnh viện; giáo dục…nên khách hàng của doanh nghiệp cũng rất đa dạng và phân bổ trên toàn đất nước
Phương thức và các chính sách bán hàng:
Hiện nay, phương thức bán hàng của công ty là bán buôn, đại lý và bán lẻ.
Phương thức bán buôn là phương thức bán hàng linh hoạt trên cơ chế thị trường hiện nay và đem lại lợi nhuận lớn cho công ty, tốc độ lưu chuyển hàng hóa nhanh, giúp hàng hóa tồn kho của công ty không bị ứ đọng.
Phương thức thanh toán
Phương thức thanh toán của công ty là thanh toán trực tiếp, qua ngân hàng và có thể thanh toán trả chậm, trả góp
Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Công ty áp dụng tính giá vốn hàng hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này số hàng hoá nhập trước thì sẽ xuất trước. Hàng hoá tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau cùng
2.2.2. Thực trạng kế toán ban hàng tại công ty 2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng với người mua hàng phải có những chứng từ phù hợp để phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tiêu thụ và thanh toán đồng thời doanh nghiệp phải có một trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm tra và ghi chép sổ một cách phù hợp và chứng từ phải được lưu trữ một cách khoa học và an toàn.
Từ ngày 01/01/2017, công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán của BTC ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các chứng từ công ty sử dụng bao gồm:
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT là một chứng từ quan trọng giúp kế toán hạch toán được doanh thu bán hàng và thuế phải nộp cho Nhà nước. Khi bán hàng thì kế toán bán
hàng lập hóa đơn căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng, dòng ghi tổng tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số.
Công ty sử dụng hình thức đặt in hóa đơn và viết tay. Mẫu hóa đơn khi in sẽ được công ty đăng ký với cục thuế.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1( màu tím): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT.
+ Liên 2( màu đỏ): Giao cho khách hàng.
+ Liên 3 ( màu xanh): Giao cho kế toán hạch toán, lưu giữ tại công ty.
Phiếu xuất kho
Đây là chứng từ làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. Trên phiếu xuất kho ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán. Số lượng trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên, một liên đưa cho phòng kế toán để làm căn cứ viết hóa đơn GTGT, một liên đưa cho bộ phận kho xuất hàng.
Giấy báo Có
Đây là chứng từ của ngân hàng giúp công ty xác nhận khoản tiền khách hàng đã thanh toán cho công ty. Khi nhận được giấy báo Có, kế toán sẽ nhập vào phần mềm để theo dừi cụng nợ của khỏch hàng.
Ngoài ra còn có một số chứng từ khác liên quan như:
+ Phiếu nhập kho, thẻ kho.
+Hóa đơn cước vận chuyển, bảng kê mua hàng.
+Phiếu thu: Sử dụng khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:
+ Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, thủ kho xuất hàng theo lệnh, đồng thời lập phiếu xuất kho ghi đúng số lượng sản xuất, sau đó lấy chứ ký của người nhận hàng và sau đó trình lên giám đốc
+ Khi kế toán nhận được phiếu xuất kho, kế toán lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng và chuyển cho khách hàng liên 2.
+ Khi khách hàng thanh toán tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu. Sau khi lập xong chuyển lên giám đốc ký tên, đóng dấu. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì khi nhận giấy báo Có kế toán ghi sổ
+ Cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được kiểm tra là hợp lệ, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán.
+ Chứng từ sau khi được ghi sổ sẽ được lưu trữ và bảo quản chứng từ tại công ty.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Công ty sử dụng các hệ thống tài khoản ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC của Bộ Tài Chính. Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” : Tài khoản này công ty mở chi tiết đến TK cấp 2 chung cho tất cả các nhóm hàng, không mở chi tiết cho từng nhóm hàng.
Tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kế toán bán hàng phải xác định riêng giá trị hợp lý của hàng hóa, dịch vụ phải cung cấp miễn phí hoặc số tiền phải chiết khấu, giảm giá cho người mua khi người mua đạt được các điều kiện theo quy định của chương trình.
- Doanh thu được ghi nhận là tổng số tiền phải thu hoặc đã thu trừ đi giá trị hợp lý của hàng hóa, dịch vụ phải cung cấp miễn phí hoặc số phải chiết khấu, giảm giá cho người mua. Giá trị của hàng hóa, dịch vụ phải cung cấp miễn phí hoặc số phải chiết khấu, giảm giá cho người mua được ghi nhận là doanh thu chưa thực hiện. Nếu hết thời hạn của chương trình mà người mua không đạt đủ điều kiện theo quy định và không được hưởng hàng hóa dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu giảm giá, khoản doanh thu chưa thực hiện được kết chuyển vào doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Khi người mua đạt được các điều kiện theo quy định của chương trình, việc xử lý khoản doanh thu chưa thực hiện được thực hiện như sau:
+ Trường hợp người bán trực tiếp cung cấp hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu, giảm giá cho người mua: Khoản doanh thu chưa thực hiện tương ứng
với giá trị hợp lý của số hàng hóa, dịch vụ cung cấp miễn phí hoặc số phải giảm giá, chiết khấu cho người mua được ghi nhận là doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ khi người mua đã nhận được hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc được chiết khấu, giảm giá theo quy định của chương trình.
+ Trường hợp bên thứ ba có nghĩa vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu, giảm giá cho người mua: Nếu hợp đồng giữa người bán và bên thứ ba đó không mang tính chất hợp đồng đại lý, khi bên thứ ba thực hiện việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, chiết khấu giảm giá, khoản doanh thu chưa thực hiện được kết chuyển sang doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ. Nếu hợp đồng mang tính đại lý, chỉ phần chênh lệch giữa khoản doanh thu chưa thực hiện và số tiền phải trả cho bên thứ ba mới được ghi nhận là doanh thu. Số tiền thanh toán cho bên thứ ba được coi như việc thanh toán khoản nợ phải trả.
+ TK 131 “ Phải thu khách hàng” : Tài khoản này công ty mở riêng cho từng mó khỏch hàng để dễ dàng theo dừi cụng nợ.
+ TK 632 “Giá vốn hàng bán” : Tài khoản này công ty mở chi tiết đến TK cấp 2 chung cho tất cả các nhóm hàng, không mở chi tiết cho từng nhóm hàng.
+ TK 156 “ Hàng hóa “ : Tài khoản này công ty mở chi tiết cho từng loại hàng hóa. Kế toán hạch toán theo nguyên tắc giá gốc bao gồm chi phí mua( vận chuyển, bốc xếp…)
+ TK 6421:”Chi phí bán hàng”: ghi nhận gh
+ Ngoài ra còn có các TK liên quan như TK 111 “ Tiền mặt”, TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”,…: Công ty mở chi tiết đến TK cấp 2.
2.2.2.3. Trình tự hạch toán
Để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa)
- Các TK liên quan: TK 1111, TK 1121, TK 131,TK 33311
* Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu tại công ty:
- Bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt Nợ TK 1111: Tổng tiền thanh toán
Có TK 5111: Giá bán
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
- Bán hàng thu tiền ngay bằng chuyển khoản qua ngân hàng Nợ TK 1121 (chi tiết ngân hàng): Tổng số tiền thanh toán
Có TK 5111: Giá bán
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra - Bán hàng chịu, khách hàng thanh toán sau Nợ TK 131: Tổng số tiền thanh toán
Có TK 5111: Giá bán
Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 1111/1121 (chi tiết ngân hàng): Tổng số tiền thanh toán Có TK 131: Tổng số tiền thanh toán
Công ty không mở tài khoản chi tiết cho doanh thu bán hàng, mà hạch toán chung doanh thu của tất cả mặt hàng vào TK 5111.
Cụng ty khụng mở tài khoản chi tiết cụng nợ cho từng khỏch hàng mà theo dừi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm nên Nợ phải thu của tất cả khách hàng công ty hạch toán chung vào TK 131.
Ví dụ một số nghiệp vụ phát sinh
1. Ngày 1 tháng 12 năm 2019 Công ty xuất bán máy tính trị giá 17.597.000 cho cửa hàng net Lâm Lan 17.597.000. Thuế GTGT 10% , thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ.
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 19.356.700 Có TK 511: 17.597.000 Có TK 3331: 1.759.700
Căn cứ phiếu xuất kho, Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 17.597.000 Có TK 156: 17.597.000
2. Ngày 23 tháng 10 năm 2019 Công ty xuất bán một thiết bị điện tử trị giá 12.500.000 cho công ty TNHH MTV dịch vụ, thương mại và xây dựng Văn Đình Hoa, chưa thu được tiền của khách hàng. Thuế GTGT 10% , thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ.
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 13.750.000 Có TK 511: 12.500.000 Có TK 3331: 1.250.000 Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 12.500.000 Có TK 156: 12.500.000 2.2.2.4. Sổ kế toán
Kế toán tại công ty thực hiện cách ghi sổ theo Nhật ký chung và cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán Misa
- Các sổ sử dụng:
Theo hình thức Nhật ký chung, công ty sử dụng các loại sổ sách như sau:
Sổ nhật ký chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian ( Phụ lục số 9)
Sổ cái tài khoản: để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán. Gồm sổ cái các tài khoản:
+ TK 632 – Giá vốn hàng bán ( phụ lục số 10)
+ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Sổ chi tiết tài khoản: Dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dừi chi tiết nhằm phục vụ yờu cầu tớnh toỏn một số chỉ tiờu, tổng hợp, phõn tớch và kiểm tra của Công ty. Gồm sổ chi tiết các tài khoản:
+ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( phụ lục số 8)
+ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ TK 131 – Phải thu của khách hàng, ( Phụ lục số 7)
Các bảng phân bổ thống kê: Bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn, bảng tổng hợp nhập hàng hóa, bảng tổng hợp xuất hàng hóa
Sổ nhật ký đặc biệt.
• Kế toán ghi sổ theo nhật ký chung:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký
Sổ nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Quan hệ đối chiếu:
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ theo nhật ký chung
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ đã kiểm tra để làm căn cứ ghi nghiệp vụ phát sinh vào trong sổ nhật ký chung, rồi dựa vào đó để lấy sổ cái theo các tài khoản phát sinh. Công ty có mở sổ, thẻ chi tiết đẻ tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính, số phát sinh bên Nợ phải bằng bên Có.
Và thực hiện nhập số liệu vào máy tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập tự động vào sổ kế toán tổng hợp (số cái – số nhật ký chung, ...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC, việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết dược
Phần mềm kế toán
Sổ kế toán
Máy vi tính Báo cáo TC
Báo cáo KT quản trị Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
thực hiện tự động và đảm báo chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy và đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Quan hệ đối chiếu:
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán trên máy tính
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) 2.2.2.5.Trình bày thông tin kế toán bán hàng trên BCTC
Do thời gian làm khóa luận là vào giữa quý I năm 2020 nên công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh chưa lập BCTC năm 2020. Chính vì vậy, em xin phép thầy( cô) cho em được sử dụng BCTC năm 2019 để nghiên cứu về vấn đề trình bày trên BCTC của công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh. Em xin chân thành cảm ơn ạ!
Kế toán công ty tiến hành lập BCTC theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính . Để lên được báo cáo tài chính là một quá trình làm việc trong đó kế toán bán hàng là một trong những phần không thể thiếu trong quá trình lên báo cáo tài chính. Việc lập hoá đơn GTGT bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, … cho ta biết chi tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mã số 01)
Dưới sự giúp đỡ của kế toán trưởng đã cung cấp cho em đủ bộ báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo bắt buộc tại phụ lục số 11 bao gồm:
-Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu số B01-DNN)
-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số B02-DNN) -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu số B03-DNN)
- Bảng cân đối tài khoản ( Mẫu số F01-DNN)
Trình bày thông tin trên bảng Báo cáo tình hình tài chính
Công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh áp dụng mẫu báo cáo tình hình tài chính theo mẫu B01a-DNN, ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành vào ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Bảng báo cáo tình hình tài chính của doanh nghiệp phản ánh đầy đủ các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp như : Các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho, TSCĐ, nợ phải trả,…
Trình bày thông tin trên bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh áp dụng mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu B02-DNN, ban hành theo Thông tư 133/016/TT- BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính.
Dựa trên số liệu từ sổ cái các tài khoản liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh như TK 511, TK 632, TK 911, TK 821, TK 515, TK 635,…kế toán lên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG