CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ - TIN HỌC TAM THANH
3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán kế toán bán hàng tại Công ty
3.2.1. Quan điểm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty
Tiêu thụ sản phẩm là một khâu có vai trò quan trọng trong đối với mỗi doanh nghiệp. Việc tiêu thụ sản phẩm diễn ra càng nhanh thì vốn thu hồi được càng nhanh, từ đó có thể tạo điều kiện tái đầu tư. Kế toán bán hàng là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế của Công ty. Là bộ phận cung cấp thông tin về công tác bán hàng cũng như kết quả tiêu thụ sản phẩm, giúp nhà quản lý đánh giá được các điểm mạnh trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy hoàn thiện công tác bán hàng nói chung và hoàn thiện kế toán bán hàng nói riêng là vấn đề cần thiết đối với Công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh. Để đảm bảo tính chính xác, tính khoa học, việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định trong các văn bản pháp lý như: Luật kế toán, Hệ thống chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:
Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, DN phải chịu sự quản lý, điều hành, kiểm soát của Nhà nước bằng pháp luật, Các biện pháp hành chính và công cụ quản lý kinh tế. Công ty được phép vận dụng linh hoạt chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, phương pháp kế toán để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô của công ty, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo tuân thủ các quy định trong các văn bản pháp lý. Vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành. Việc tuân thủ Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ các tài
khoản sử dụng, chứng từ kế toán, phương pháp kế toán và trình tự hạch toán kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ sách kế toán và lập các báo cáo tài chính, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty:
Mỗi doanh nghiệp có một tổ chức hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý riêng vì vậy khi vận dụng chế độ kế toán phải đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán hiện hành đồng thời phải phù hợp với chính bản thân doanh nghiệp để công tác kế toán trong doanh nghiệp diễn ra hiệu quả hơn. Các quy định chính sách của Nhà nước là hướng dẫn chung cho tất cả các doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách phù hợp với đặc điểm cụ thể của công ty như: tổ chức quản lý kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán, trình độ hiện có của kế toán viên,…. giúp cho công tác kế toán bán hàng tại Công ty được hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu của ban Giám đốc công ty.
- Hoàn thiện công tác bán hàng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả và khả thi:
Tối đa hóa giá trị chủ sở hữu là mục tiêu cuối cùng của mỗi doanh nghiệp. Khi bỏ vốn ra kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều mong muốn sẽ thu được hiệu quả cao nhất bằng việc sử dụng đồng vốn của mình một cách tiết kiệm nhất, hiệu quả nhất, đạt được lợi nhuận cao nhất và chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng không làm giảm chất lượng sản phẩm mà mình cung cấp. Vì vậy không thể thực hiện một phương pháp nào mà không tính đến tính khả thi và hiệu quả do nó mang lại. Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó. Việc hoàn thiện phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách hữu ích nhất với thời gian và tiết kiệm chi phí nhất, giảm thiểu các phần việc phức tạp, rườm rà, không cần thiết gây ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán. Nhằm tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác nhất giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời nhất, đúng đắn nhất cho sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo đáp ứng thông tin chính xác, kịp thời, phù hợp với yêu cầu quản lý.
Công tác kế toán trong Công ty có nhiệm vụ cơ bản là cung cấp các thông tin kinh tế cho Giám đốc để từ đó có thể đưa ra các quyết định cho sự hoạt động và phát triển của Công ty. Chính vì vậy, kế toán thông tin cung cấp không những là thụng tin hợp lý, rừ ràng, dễ hiểu, đảm bảo luõn chuyển số liệu giữa cỏc phần hành của kế toán có sự liên kết, dễ dàng cho việc kiểm tra mà còn đòi hỏi cần có độ chính xác cao, có tính cập nhật, nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho mục đích quản lý kinh tế của Công ty.
Bán hàng chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty vì vậy thông tin kế toán bán hàng cung cấp cũng cần phải chính xác, kịp thời để công tác bán hàng diễn ra đều tốt hơn, bán được nhiều hàng hơn, kịp thời khắc phục những hạn chế trong công tác kế toán bán hàng để bán được nhiều hàng hơn, tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
3.2.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh
Từ những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam Thanh, em xin đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng để phù hợp với hoạt động công ty và những quy định của Nhà nước.
3.2.2.1.Hoàn thiện chứng từ bán hàng
Để giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp với khách hàng liên quan tới quá trình bán hàng hoặc mất hóa đơn thì công ty cần lập biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm khi chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và có nơi lưu trữ hóa đơn riêng trước khi lên hệ thống kẹp và lưu file cứng. Trên biên bản giao nhận hàng cần ghi rừ ngày (giờ) giao nhận, số lượng, chủng loại, chất lượng hàng húa, chữ ký của người giao và người nhận…
Về việc sắp xếp bộ chứng từ bán hàng thì công ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ Chứng từ thu, Giấy báo có xếp chung cùng một sổ Chứng từ ngân hàng, Hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao nhận hàng hóa nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác.
3.2.2.2. Hoàn thiện việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Như đã đề cập trong phần hạn chế ở mục 3.1.2 số nợ phải thu khách hàng của công ty là rất lớn. Chính vì vậy công ty cần phải xem lại về thời gian của các khoản phải thu khách hàng để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi Công ty phải tuân thủ theo Thông tư số 225/2009/TT-BTC “ Thông tư hướng dẫn chế độ trích lập dự và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hàng sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp”
Điều kiện, mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành trích lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đói với khoản thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đói với khoản thu quá hạn từ 3 năm trở lên
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Để hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK 2293 “ Dự phòng phải thu khó đòi”
Cách lập được tiến hành như sau : Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán lập dự phòng:
Nợ TK 642 (6422)
Có TK 2293: Mức lập dự phòng phải thu khó đòi
- Năm 2019 số dư các khoản phải thu khách hàng của Công ty là 958.795.462 đồng .Khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến 1 năm tính đến thời điểm tháng 10/2019 của Công ty là 81.372.695 đồng của các quán net. Kế toán công ty phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với khoản nợ này:
81.372.695 x 30% =24.411.808 đồng
Để có thể hạn chế tình trạng trên, khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, công ty có thể gửi thông báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ. Định kỳ phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng đã nhận nợ quá hạn quá nhiều và không còn khả năng thanh toán, phải có biện pháp cứng rắn ( như tỷ lệ lãi trả cho nợ quá hạn). Ngược lại có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thanh toán đúng hạn.
3.2.2.3. Hoàn thiện tài khoản và sổ kế toán chi tiết
Qua thực tế nghiên cứu kế toán bán nhóm hàng máy vi tính tại công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam thanh, đồng thời cùng với sự nghiên cứu về mặt lý luận trong chuẩn mực kế toán hiện nay. Ngoài những ưu điểm đã có, công ty còn những hạn chế trong công tác kế toán cần hoàn thiện. Nhận thấy được điều này cùng với kiến thức đã được học ở trường và thời gian thực tập tại công ty. Để thuận tiện cho việc theo dừi doanh thu mặt hàng nào đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho cụng ty, em xin đưa ra một số đề xuất, kiến nghị:
Về tài khoản
Công ty nên mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 5111 để có thể phản ánh cụ thể và chính xác doanh thu của từng nhóm hàng:
Ví dụ:
TK 51111: doanh thu bán hàng máy vi tính
TK 51112: Doanh thu bán các phụ kiện, linh kiện máy vi tính TK 51113: Doanh thu bán các máy móc, thiết bị văn phòng
Về quản lý bán hàng và quản lý hàng trong kho
• Do khá đa dạng về chủng loại và số lượng các mặt hàng, công ty nên thường xuyên cập nhật lại các loại hàng hóa và mã hàng tương ứng cho từng mặt hàng, tránh để xảy ra tình trạng nhầm lẫn trong quá trình quản lý.
• Công ty nên có những chính sách hợp lý cho những khách hàng mua với số lượng lớn hoặc thanh toán sớm, nhằm khuyến khích việc thanh toán sớm cho công ty, qua
đó có thể nhanh chóng thu hồi vốn, giảm thiểu tỉ lệ bị chiếm dụng vốn bởi khách hàng.
Công tác lập dự phòng
• Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do hàng hóa vật tư bị lỗi thời, đồng thời phản dánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
TK sử dụng: TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu:
Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập khi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ
Bên có: Giá trị dự phòng giảm giá vốn hàng tồn kho đã trích lập trong kỳ Số dư có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn cuối kỳ.
TK 2294 TK 632 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho( nếu số phải lập
cuối kỳ kế toán năm nay> số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước)
Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay< số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước)
Điều kiện thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là:
- Một là, phải có biên bản kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm tính .
- Hai là, có hoá đơn, chứng từ hợp lý pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư hàng hoá tồn kho .
- Ba là, hàng tồn kho phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp .
- Bốn là, doanh nghiệp phải lập hội động thẩm định mức giảm giá hàng tồn kho . Hội đồng thẩm định gồm các thành phần bắt buộc sau : Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng vật tư .
= * - Giá trị thuần có thể thực hiện được tại ngày kết thúc
niên độ báo cáo.
Giá gốc trên sổ sách kế toán Số lượng hàng
tồn kho mỗi loại Mức trích
lập dự phòng
• Lập dự phòng phải thu khó đòi: hiện nay công ty vẫn đang áp dụng hình thức thanh toán trả chậm, bán chịu cho khách hàng thường xuyên, với khối lượng lớn dựa trên các hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn hàng của khách hàng. Do vậy việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi là khâu thiết yếu, tránh tổn thất
Tài khoản sử dụng TK 2293
Trình tự hạch toán: cuối kỳ trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
TK 2293 TK 6422 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi (nếu số phải lập
cuối kỳ kế toán năm nay> số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi (nếu số phải lập cuối kỳ
kế toán năm nay< số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước)
Phương pháp ghi sổ:
+Mở sổ
Các sổ kế toán chi tiết trên kế toán mở vào đầu kỳ kế toán năm. Trang đầu sổ ghi rừ tờn doanh nghiệp , tờn sổ, ngày mở sổ, niờn độ kế toỏn và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác . Sổ kế toán chi tiết đánh số trang từ đầu đến cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
+Ghi sổ
Các TK chi tiết này không có số dư đầu kỳ và cuối kỳ
Khi phát sinh nghiệp vụbán hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT, ghi vào cột phát sinh bên Có của doanh thu từng nhóm hàng, Cuối kỳ kết chuyển doanh thu vào TK 911, kế toán ghi vào phát sinh bên Nợ của từng nhóm hàng hóa xuất bán.
+Khóa sổ
Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
• Sổ chi tiết TK 632 cho giá vốn từng nhóm hàng hóa Công ty nên mở chi tiết cho từng nhóm hàng. Ví dụ:
TK 6321.1 : Máy vi tính các loại
TK 6321.2 : Linh phụ kiện máy tính TK 6321.3 :Thiết bị văn phòng….
-Phương pháp ghi sổ:
Cách mở sổ, ghi sổ, khóa sổ chi tiết TK 632 cũng tương tự như của sổ chi tiết TK 5111
Cũng giống như sổ chi tiết tài khoản cấp 1 TK 632, tài khoản chi tiết này không có số dư đầu kỳ và cuối kỳ
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi vào cộ phát sinh bên Nợ giá vốn của từng nhóm hàng xuất bán. Cuối kỳ kết chuyển giá vốn vào TK 911, kế toán ghi phát sinh bên Có của từng nhóm hàng hóa xuất bán.
3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty