CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ - TIN HỌC TAM THANH
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu 1. Những kết quả đã đạt được
Qua thời gian thực tập thực tế tại công ty, em nhận thấy: việc tổ chức công tác kế toán của công ty đã khá hoàn chỉnh, hợp lý. Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình, trình độ chuyên môn cao. Công tác kế toán bán hàng cũng không ngừng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu quản lý.
• Về tổ chức hệ thống kế toán:
Tổ chức công tác kế toán của công ty đơn giản, bộ máy kế toán tập trung đảm báo thống nhất đối với công tác kế toán trong toàn công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy được vai trò, chức năng của mình, tạo điều kiện thuân lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hóa của các nhân viên kế toán.
• Về hệ thống tài khoản và chứng từ:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản và chứng từ theo quyết định số, phù hợp với quy mô và tình trạng sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Trình tự luân chuyển chứng từ có hệ thống, khẳngđịnh có sự kết nối giữa các phòng ban trong công ty. Quá trình bảo quản và lưu chuyển chứng từ của công ty cũng đạt được thực hiện theo quy định.
• Hệ thống sổ sách
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung thông qua sử dụng phần mềm kế toán Misa. Phù hợp với trình độ của đội ngũ kế toán. Với đặc điểm kinh doanh và loại hình hoạt động của công ty, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu, phân công lao động và dễ áp dụng. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho công việc được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí lao động.
• Hệ thống báo cáo tài chính của công ty lập theo đúng thời hạn và số lượng báo cao đầy đủ. Ngoài ra trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu, tổ chức hợp lý quá trình tiêu thụ hàng hóa.
• Phương pháp hạch toán
Công ty thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán, theo quy định và thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Mọi nghiệp vụ kinh tế đều được kế toán hạch toán đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định.
- Ghi nhận giá vốn và doanh thu hàng bán:
Thời điểm ghi nhận doanh thu được thực hiện đún theo chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”. Khi doanh thu đủ 5 điều kiện thì kế toán mới ghi nhận doanh thu hàng bán.
• Giá vốn hàng bán được kế toán tính toán hợp lý, chính xác đúng với nguyên tắc ghi nhận giá vốn hàng bán theo chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. Giá vốn hàng bán được tính toán chi tiết cho từng mặt hàng, giúp cho ban lãnh đạo công ty nắm được tình hình kinh doanh, số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho trong kỳ của từng mặt hàng để có điều chỉnh kịp thời.
• Phương thức và các chính sách bán hàng:
Hiện nay, phương thức bán hàng của công ty là bán buôn, đại lý và bán lẻ.
Phương thức bán buôn là phương thức bán hàng linh hoạt trên cơ chế thị trường hiện nay và đem lại lợi nhuận lớn cho công ty, tốc độ lưu chuyển hàng hóa nhanh, giúp hàng hóa tồn kho của công ty không bị ứ đọng.
3.1.2. Những hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Công ty TNHH Điện tử - Tin học Tam thanh là một công ty chiếm được sự tín nhiệm của khách hàng với chất lượng và kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau kéo theo lượng chứng từ, sổ sách liên quan cũng rất nhiều, làm cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng gặp một số khó khăn.
+ Thứ nhất về chứng từ kế toán
Bên cạnh những yêu điểm đạt được không thể tránh những khuyết điểm, hạn chế cần hoàn thiện:
Tất cả các khoản doanh thu bán hàng hóa đều được hạch toán chung vào tài khoản 5111, khiến cho việc theo dừi doanh thu của từng nhúm hàng , từng mặt hàng trở nên khó khăn khó kiểm soát.
Công ty không thực hiện trích lập dự phòng các khoản dự phòng (TK 229), đặc biệt là lập dự phòng phải thu khó đòi (TK 2292) và dự phòng giảm giá hàng tồn kho (2293), dễ dẫn đến rủi ro khi có biến động về kinh tế.
Công ty chưa có nhiều chính sách chiết khấu cho những khách mua với khối lượng lớn hoặc thanh toán sớm. Điều này làm tỷ lệ vốn bị chiếm dụng của khách
hàng cao và không giảm trong các kỳ kinh doanh làm ảnh hưởng không tốt đến việc thu hồi vốn, lầm giảm hiệu quả quay vòng vốn.
Công ty kinh doanh mặt hàng điện tử vi tính và các thiết bị văn phòng, nên rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã, rất dễ xảy ra nhầm lẫn trong quá trình hạch toán và ghi chép. Gần đây bộ phận kế toán bị mất hóa đơn giá trị gia tăng mà theo quy định mới hiện hành khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn giá trị gia tăng thì phải khai báo với cơ quan thuế phải nộp phạt theo đúng quy định. Việc đó đã làm mất thời gian và chi phí của doanh nghiệp (Lỗi khách quan) và cá nhân phải đền (lỗi cá nhân).
+ Thứ hai về tình hình sử dụng phần mềm kế toán:
Nhìn chung việc sử dụng hình thức kế toán máy vi tính cũng gây ra một số hạn chế cho công ty, cụ thể như: Công việc hạch toán có thể bị gián đoạn do mất điện, mất mạng, lỗi máy tính, hoặc có thể do lỗi phần mềm…Nhất là nếu kế toán nhập kho không đúng thông tin thì sẽ rất khó khăn để tìm ra lỗi sửa chữa, do đó làm tiêu tốn thời gian để khắc phục.
+ Thứ ba về chính sách kinh doanh và nợ phải thu khó đòi:
Hiên tại, chính sách của công ty đang chủ yếu áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thường xuyên để thích mua hàng và thanh toán sớm. Tuy vậy vẫn còn những khách hàng nhận nợ nhưng chưa trả làm cho số nợ phải thu của công ty lớn dẫn, đến có nhiều nợ xấu. Việc tồn đọng nợ phải thu khó đòi ảnh hưởng khá lớn tới tình hình tài chính của công ty. Tính đến đầu năm 2019 tổng số nợ phải thu khách hàng của công ty là 1.047.056.023 đồng. Đây là một con số rất lớn. Trong khi đó, công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng các khoản nợ khó đòi.
Hằng năm công ty không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Do đó khi khách hàng vẫn chưa chịu thanh toán số tiền còn nợ thì việc phản ánh doanh thu bán hàng của công ty sẽ không được chính xác và hợp lý.
+ Thứ tư về hệ thống sổ sách kế toán:
Với sổ Nhật ký chung thì lượng ghi chép còn nhiều, kết cấu của sổ Nhật ký chung chưa được hoàn toàn theo đúng chế độ kế toán nên chưa phản ánh chính xác các quan hệ đối ứng tài khoản trong các định khoản kép. Khi có các nghiệp vụ kế
toán phát sinh theo định khoản kép thì hiện nay vẫn chưa phản ánh vào sổ Nhật ký chung bằng nhiều định khoản do vậy quan hệ đối ứng thiếu chính xác.
+Thứ năm về phân bổ chi phí:
Vào cuối tháng khi tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ hàng tiêu thụ mà không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không có đủ thông tin để xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp và hiệu quả.
3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán kế toán bán hàng tại