CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.2. Nội dung kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại 1 Kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
1.2.2. Kế toán bán hàng theo quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành (Quyết định 133/2016/TT-BTC)
1.2.2.1 Chứng từ sử dụng kế toán bán hàng theo quyết định 133/2016/TT-BTC Tùy theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế toán nghiệp vụ bán hàng có thể sử dụng chứng từ sau:
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH - Thẻ quầy hàng 02-BH
- Phiếu nhập kho 01-VT - Phiếu xuất kho 02-VT - Bảng kê mua hàng 06-VT - Phiếu thu 01-TT
- Biên lai thu tiền 06-TT
- Hóa đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ) - Hợp đồng kinh tế, hóa đơn cước phí vận chuyển
- Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng.
- Biên bản giảm giá hàng bán, biên bản hàng bán bị trả lại.
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa, phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có
- Phiếu xuất kho: Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT.Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Hợp đồng kinh tế: là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất trao đổi hàng hoá dịch vụ, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rừ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bờn để xõy dựng và thực hiện kế hoạch của mình.
- Phiếu thu: kế toán lập phiếu thu nhằm xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Phiếu chi: Kế toán lập nhằm xác định số tiền thực tế chi phí phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng, là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
- Giấy báo có: là chứng từ được gửi ngân hàng để xác định các khoản tiền thanh toán của khách hàng vào tài khoản của công ty.
Nội dung của chứng từ kế toán bán hàng phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng:
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ + Kiểm tra chứng từ kế toán
+ Ghi sổ kế toán
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán 1.2.2.2 Tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản được sử dụng theo Thông tư 133/2016/TB-BTC ngày 26/8/2016gồm một số tài khoản sau:
TK 156 “Hàng hóa”:
Dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại
hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);
- Chi phí thu mua hàng hoá;
- Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công (Gồm giá mua vào và chi phí gia công);
- Trị giá hàng hoá đã bán bị người mua trả lại;
- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư sang;
- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);
Bên Có:
- Trị giá của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc;
thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ;
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
- Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán;
- Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê;
- Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định;
- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Giá gốc của hàng hóa tồn kho.
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”:
Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất, kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh thu khác.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ:
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, BVMT).
- Các khoản giảm trừ doanh thu
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Bên Có:
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp 2: Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa, Tài khoản 5112 - Doanh thu bán thành phẩm, Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ, Tài khoản 5118 - Doanh thu khác.
Các khoản giảm trừ doanh thu tài khoản 511 do các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hay hàng bán bị trả lại…
TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Phản ánh giá trị vốn của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ:
- Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ.
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.
- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải nộp năm nay lớn hơn số dự phòng năm trước chưa sử dụng hết).
Bên Có:
- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã bán trong kỳ sang tài khoản 911
“Xác định kết quả kinh doanh”.
- Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính.
- Trị giá hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ bị trả lại.
- Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ.
Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ.
TK 131 “Phải thu khách hàng”
Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản:TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”, TK 111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 6421 “Chi phí bán hàng”.
1.2.2.3Trình tự hạch toán
1.2.2.3.1Hạch toán theo phương thức bán buôn
Kế toán bán buôn hàng hóa đối với hình thức bán buôn qua kho theo cách giao hàng trực tiếp: Bên bán xuất kho hàng hoá giao cho Bên mua. Đại diện Bên mua đã chấp nhận mua hàng và đã ký nhận đủ hàng hoá:
+ Hạch toán ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của hàng bán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311).
+Hạch toán khi có chiết khấu thương mại
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 333: Số tiền thuế được điều chỉnh giảm tương ứng với khoản chiết khấu Có TK 111,112, 131: Tổng số tiền chiết khấu
+ Hạch toán trị giá thực tế của hàng xuất bán:
Nợ TK 632: Trị giá thực tế của hàng xuất kho bán.
Có TK 156: Trị giá thực tế của hàng xuất kho bán.
1.2.2.3.2 Hạch toán theo phương thức bán hàng đại lý Đối với đơn vị giao hàng đại lý:
– Xuất kho hàng hoá giao cho các đại lý, hạch toán:
Nợ TK 157: Trị giá hàng hóa gửi đi bán Có TK 156: Trị giá hàng hóa gửi đi bán.
– Hàng hoá giao cho đại lý đã bán được. Kế toán căn cứ vào Bảng kê hoá đơn bán ra của hàng hoá đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về phản ánh doanh thu bán hàng, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112, 131,… : Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa thuế GTGT
Có TK 33311: Tiền thuế GTGT phải nộp.
Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán ra, hạch toán:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi đi bán.
– Phản ánh số tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị nhận bán hàng đại lý, hạch toán:
Nợ TK 6421: Trị giá tiền hoa hồng trả đại lý chưa có thuế GTGT
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 131, …: Tổng trị giá phải trả.
1.2.2.3.3 Hạch toán theo phương thức bán lẻ hàng hóa
Cuối ngày, trên cơ sở Bảng kê bán lẻ hàng hoá và giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bán lẻ bằng bút toán sau:
Nợ TK 111: Tổng số tiền bán lẻ đã nộp vào quỹ
Nợ TK 112, 113: Tổng số tiền bán lẻ nộp vào Ngân hàng đã nhận hoặc chưa nhận đựơc giấy báo Có
Có TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán không gồm thuế GTGT Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp của hàng bán.
Đồng thời, căn cứ vào Báo cáo bán hàng, Kế toán xác định trị giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong ngày:
Nợ TK 632: Trị giá vốn của hàng bán
Có TK 156: Trị giá thực tế của hàng xuất bán.
- Trường hợp nhân viên bán hàng nộp thiếu tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 113: Tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp
Nợ TK 138 (1388): Số tiền thiếu nhân viên bán hàng phải bồi thường Nợ TK 138 (1381): Số tiền thiếu chưa rừ nguyờn nhõn, chờ xử lý
Có TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng (không gồm thuế GTGT) Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp
- Trường hợp nhân viên bán hàng nộp thừa tiền, kế toán ghi:
Trường hợp thừa tiền có thể phát sinh do các nguyên nhân như: do người mua trả thừa, do bán hàng có định mức thừa, hay do làm tròn số khi thu tiền hàng…. Khi phát sinh nộp thừa tiền, kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 111, 112, 113: Tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp
Có TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán không có thuế GTGT Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp
Có TK 711: Số tiền thừa quyết định ghi tăng thu nhập Có TK 338 (3381): Số tiền thừa chờ xử lý
1.2.2.3.4 Hạch toán theo phương thức bán hàng trả góp
Khi xuất hàng giao cho khách, kế toán ghi nhận doanh thu hàng trả góp, lãi trả góp và số tiền phải thu ở người mua:
Nợ TK 111,112, 131 đồng thời ghi có TK 511, 3331.
Kế toán xác định giá vốn của hàng hóa đã bán trả góp ghi:
Nợ TK 632 đồng thời ghi Có TK 156.
Định kỳ thu nợ của khách hàng ghi:
Nợ TK 111, 112 đồng thời ghi Có TK 131.
Đồng thời ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 338 (3387) đồng thời ghi Có TK 515.
1.2.2.4 Sổ kế toán
Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tùy thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệpáp dụng mà sử dụng sổ kế toán cho phù hợp. Các doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng mẫu sổ kế toán như trước mà được tự thiết kế, xây dựng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của mình.
Các doanh nghiệp được áp dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:
1.2.2.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
+ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Phụ lục 03)
Ưu điểm:
- Mẫu sổ và phương pháp ghi sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra.
Nhược điểm:
- Hạn chế số lượng tài khoản sử dụng.
- Sổ sách ít, khối lượng ghi vào các tài khoản ở phần sổ cái là rất nhiều, khó phân công lao động trong công tác kế toán.
- Không thuận tiện khi ứng dụng máy tính trong công tác kế toán.
Điều kiện áp dụng:
- Do ưu nhược điểm trên nên hình thức Nhật ký- Sổ cái thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày không nhiều, biên chế của bộ phận kế toán ít người.
1.2.2.4.2 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổđăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Khi có nghiệp vụ kinh tế kế toán phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ và ghi vào sổđăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để kế toán vào sổ cái các TK liên quan. Kế toán có thể sử dụng các sổ sau : Sổ quỹ, các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản 511, 632, 156, 521, 131...
+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 04)
Ưu điểm:
-Kết cấu mẫu sổ đơn giản, rừ ràng, dễ hiểu, dễ ghi chộp.
-Khắc phục được những nhược điểm của hình thức nhật ký- sổ cái: không hạn chế số lượng tài khoản sử dụng, dễ phân công lao động trong công tác kế toán, thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện tính toán hiện đại.
Nhược điểm:
Khối lượng công việc ghi chép nhiều, bị trùng lặp, công việc kế toán thường dồn vào cuối kỳ nên ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính.
Điều kiện áp dụng:
Do ưu nhược điểm trên, hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa, làm kế toán bằng thủ công.
1.2.2.4.3 Hình thức nhật ký chung