CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VULCANO VIỆT NAM
2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Vulcano Việt Nam .1 Đặc điểm kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Vulcano Việt Nam
2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Vulcano Việt Nam .1 Chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán trong kế toán bán hàng công ty đang sử dụng:
+ Hóa đơn GTGT + Hóa đơn bán hàng
+ Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho
+ Bảng tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn kho + Bảng kê mua hàng
+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi + Phiếu thu, phiếu chi
+ Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
+ Hóa đơn GTGT hàng trả lại, hàng giảm giá, hàng chiết khấu - Trình tự luân chuyển một số chứng từ trong công ty
Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quy định. Các chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài đưa vào đều được tập trung tại bộ phận kế toán của đơn vị. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ là chuyển chứng từ từ các phòng ban chức năng trong công ty đến phòng kế toán tài chính, bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ càng các chứng từ và sau khi kiểm tra xác minh là hợp lý, hợp pháp, hợp lệ mới được dùng chứng từ đó để ghi sổ. Sau đó phòng kế toán tiến hành hoàn thiện và ghi sổ kế toán, quá trình này được tính từ khâu đầu tiên là lập chứng từ (hay tiếp nhận chứng từ) cho đến khâu cuối cùng là chuyển chứng từ vào lưu trữ.
Gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Lập chứng từ, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán của mọi đơn vị kế toán. Khi lập chứng từ bán hàng cần phải tuân thủ các quy định sau:
✔ Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh của doanh nghiệp đều phải lập chứng
từ bán hàng. Chứng từ bán hàng chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
✔ Nội dung chứng từ bỏn hàng phải đầy đủ cỏc chỉ tiờu, phải rừ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phải kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
✔ Chữ viết và số trờn chứng từ bỏn hàng phải rừ ràng, khụng tẩy xúa, sửa chữa, không viết tắt. Số tiềng viết bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền viết bằng số. Khi viết phải dùng bút mực xanh hoặc mực đen, không được dùng bút mực đỏ hay bút chì.
Số và chữ viết phải liên tục, liền mạch, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, không được viết chồng đè. Nếu viết sai thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng một gạch, ghi chữ hoặc số đúng lên phía trên và người sửa chữ ký tên ở bên cạnh.
✔ Chứng từ bán hàng phải được lập đủ số liên quy định và phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bắng máy tính, máy chứ hoặc viết lồng bằng giấy than ở giữa hai liên.
✔ Các hóa đơn, chứng từ bán hàng được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ, hóa đơn bán hàng.
✔ Mọi chứng từ bán hàng phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Chữ ký trên chứng từ của một người phải thống nhất và giữa các liên phải giống nhau.
✔ Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, chữ ký của kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị bán hàng đó.
✔ Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên hóa đơn, chứng từ bán hàng phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký theo quy định.
✔ Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền”
của người đứng đầu doanh nghiệp.
✔ Việc phân cấp ký trên chứng từ bán hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý của đơn vị.
✔ Riêng chứng từ bán hàng được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của Luật kế toán và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định.
Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình người ký duyệt theo thẩm quyền;
Trình tự kiểm tra chứng từ bán hàng bao gồm:
✔ Kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chộp trờn chứng từ bán hàng.
✔ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng phát sinh thông qua các yếu tố cơ bản đã được ghi trên hóa đơn, chứng từ bán hàng.
✔ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông itn trên chứng từ bán hàng.
Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ bán hàng nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Bước 3: Sử dụng chứng từ, phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
Sử dụng chứng từ là tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. Sau khi bộ phận kế toán kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng từ bán hàng đã lập, nếu xác minh những yếu tố đó là đúng và hoàn toàn hợp lý thì chứng từ đó sẽ được đưa vào luân chuyển và sử dụng để shi sổ kế toán.
Trong bước sử dụng chứng từ bán hàng cần lưu ý một vài điểm sau:
✔ Đối với hóa đơn, chứng từ bán hàng không đúng thủ tục, nội dung và chữ số khụng rừ ràng thỡ người chịu trỏch nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại, yờu cầu làm thêm thủ tục và điểu chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ kế toán.
✔ Để chuẩn bị cho việc phản ánh chứng từ bán hàng vào sổ kế toán được dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng hơn thì sau khi kiểm tra, kế toán cần phải tiến hành một số công việc như ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán để hoàn thiện chứng từ.
✔ Chỉ khi nào hóa đơn, chứng từ bán hàng được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Các loại chứng từ bán hàng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và bảo đảm cẩn thận, an toàn theo quy định của pháp luật. Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Khi hết thời hạn lưu trữ theo luật
định ( ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính và ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thì chứng từ có thể được đem ra hủy bỏ; trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ và lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Trường hợp mất hóa đơn bán hàng phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng của đơn vị đó và báo ngay cho cơ quan thuế để có biện pháp xử lý kịp thời.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán
Đối với nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty TNHH Vulcano Việt Nam có sử dụng các TK cụ thể sau :
+ TK 111 : “Tiền mặt” : TK này phản ánh số dư hiện có của quỹ tiền mặt tại công ty.
+ TK 112 : “ Tiền gửi ngân hàng” : TK này phản ánh số hiện có và tình hình biếnđộng tăng giảm các khoản tiền gửi tại các ngân hàng của công ty.
+ TK 156 : “Hàng hóa” : TK này phản ánh DT trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hóa trong DN.
+ TK 131: “ Phải thu của khỏch hàng” : Theo dừi cỏc khoản phải thu của khỏch, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng.
+ TK 511: “ Doanh thu bán hàng” : TK này phản ánh DT bán hàng của DN trong một kỳ kế toán thực tế. Các khoản giảm trừ DT và xác định doanh thu thuần trong kỳ của DN.
+ TK 632: “ Giá vốn hàng bán” : TK này dùng để phản ánh giá vốn của hàng bán trong kỳ.
+ TK 333: “ Thuế GTGT” : TK này dùng để phản ánh quan hệ giữa DN với nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm.
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số TK liên quan như : TK 635, TK 515
- Để xác định doanh thu bán hàng, công ty căn cứ vào các hoá đơn bán hàng.
Công ty chỉ sử dụng một loại hoá đơn duy nhất là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu số 01GTKT0/001 của Bộ Tài Chính công bố.
❖Đối với những hàng hoá trực tiếp bán tại công ty, thu tiền ngay và xuất hoá đơn GTGT, kế toán sẽ định khoản :
Nợ TK 111: Tổng doanh thu bằng tiền mặt
Có TK 511: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
❖Đối với những hàng hoá bán ra thu bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ định khoản:
Nợ TK 1121: Tổng doanh thu bằng TGNH
Có TK 511: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
❖Đối với những hàng hoá bán ra chưa thu được tiền ngay thì kế toán định khoản :
Nợ TK 131: Tổng doanh thu phải thu
Có TK 511: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
❖Cuối kì kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Căn cứ vào các hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nhận vào sổ sách kế toán, thông qua thao tác nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động kết chuyển dữ liệu vào các sổ Chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 511, TK 3331 và sổ chi tiết TK 511 tương ứng.
Chiết khấu thương mại doanh nghiệp trừ vào doanh thu bán hàng luôn để giảm bớt đi công việc, nhưng khách hàng nhìn vào nhiều khi lại tưởng không có chiết khấu thương mại. Giá vốn hàng bán ghi nhận vào thời điểm cuối kì sau khi tính giá xuất kho.
2.2.2.3 Vận dụng tài khoản a, Theo phương thức bán buôn
Nghiệp vụ 1:
Ngày 08/07/2019, công ty TNHH Vulcano Việt Nam bán lô hàng quần áo bao gồm áo sơ mi, áo thun và quần tây cho cửa hàng Vulcano tại Chùa Bộc, giá bán của lô hàng 36.750.000 đồng, thuế GTGT 10%,( Hóa đơn GTGT số 0000095), khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Giá vốn xuất kho của lô hàng là 16.420.591 đồng (phiếu xuất kho BH0719/0009). ( Phụ lục 7,8)
Kế toán công ty TNHH Vulcano Việt Nam hạch toán như sau:
- Bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111: 40.425.000 Có TK 5111: 36.750.000 Có TK 3331: 3.675.000 - Bút toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 16.420.591 Có TK 156: 16.420.591
Nghiệp vụ 2:
Ngày 20/08/2019, Công ty TNHH Vulcano Việt Nam xuất kho bán lô hàng hóa cho cửa hàng Vulcano tại TTTM BigC Thăng Long, giá bán của đơn hàng 70.100.000 đồng. Thuế GTGT 10% (Hóa đơn GTGT số 0000126). Khách hàng trả bằng tiền mặt.
Giá xuất kho của lô hàng là 31.329.783 đồng ( PXK BH0819/0017). (Phụ lục 9,10) - Bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 77.110.000 Có TK 5111: 70.100.000 Có TK 3331: 7.010.000 - Bút toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 31.329.783 Có TK 156: 31.329.783 b, Theo phương thức bán lẻ
Nghiệp vụ 3:
Ngày 03/06/2019, công ty TNHH Vulcano Việt Nam bán cho cửa hàng Anh Hiệu các sản phẩm gồm 25 áo sơ mi dài tay mã W101018 và 15 quần short nam mã S1942, giá bán của lô hàng 9.505.000 đồng, thuế GTGT 10%, (Hóa đơn GTGT số 0000058), khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Giá xuất kho của lô hàng là 6.328.494 đồng (PXK BH0619/0002). (Phụ lục 11, 12)
- Bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111: 10.455.500 Có TK 5111: 9.505.000 Có TK 3331: 950.500 - Bút toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 6.328.494 Có TK 156: 6.328.494
Nghiệp vụ 4:
Ngày 02/07/2019, Công ty TNHH Vulcano Việt Nam bán cho khách lẻ các sản phẩm gồm quần âu, áo thun và áo sơ mi trị giá 2.295.000 đồng, Thuế GTGT 10%, khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản. (Hóa đơn GTGT số 0000088). Giá xuất kho của lô hàng là 815.207 đồng (PXK BH0719/0002). (Phụ lục 13, 14)
- Bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112: 2.524.500 Có TK 5111: 2.295.000 Có TK 3331: 229.500 - Bút toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 815.207 Có TK 156: 815.207
2.2.2.4 Sổ kế toán
Công ty đang áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức: Chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.Cuối tháng, khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết cho từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sổ cái TK511, 632, 156...
Sổ chi tiết: dựng để theo dừi cỏc đối tượng hạch toỏn cần hạch toỏn chi tiết:
+ Sổ chi tiết hàng hóa;
+ Sổ chi tiết vật tư hàng hóa,
+ Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán...
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết: Bảng tổng hợp chi phí, bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán... Cuối kỳ đối chiếu giữa bảng tổng hợp số liệu chi tiết và sổ cái các tài khoản liên quan. Căn cứ vào Bảng tổng hợp số liệu chi tiết và sổ cái các tài khoản liên quan. Căn cứ vào bảng tổng hợp số liệu chi tiết; sổ cái;
Bảng cân đối số phát sinh để lập BCTC.
Hệ thống sổ kế toán của công ty phù hợp với việc ghi chép tổng hợp, hệ thống hóa các số liệu về các nghiệp vụ kinh tế từ những chứng từ gốc nhằm cung cấp các chi tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính.
CHƯƠNG III: MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG