CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG
3.2. Một số đề xuất- kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu BESTB
Với những điểm còn hạn chế trong kế toán kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu BESTB như đã phân tích ở trên, em xin mạnh dạn nêu ra những đề xuất với mong muốn là góp phần làm cho công tác kế toán kết quả kinh doanh tại Công ty đạt hiệu quả hơn, đáp ứng yêu cầu quản lý:
Trong kế toán tài chính
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty hiện nay có 12 người, kế toán tổng hợp có khối lượng công việc khá lớn. Để giảm thiểu công việc của kế toán tổng hợp đồng thời cũng đảm bảo tính khách quan trong việc kiểm tra, đối chiếu tránh các sai sót trong quá trình hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán thì cần phân chia lại công việc cho nhân viên kế toán còn lại, kế toán trưởng sẽ tiến hành đối chiếu số liệu, xác định KQKD và lập BCTC. Việc phân chia các phần hành công việc được kế toán trưởng tự quyết định tùy theo thời điểm kinh doanh, khối lượng công việc.
Ví dụ: phân chia cho thủ quỹ lập và tổng hợp các chứng từ, kế toán tổng hợp thực hiện ghi sổ, đối chiếu số liệu trên các sổ quỹ và sổ chi tiết, hoặc thường xuyên luân chuyển vị trí của hai kế toán cho nhau theo từng quý, năm.
-Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sử dụng trong kế toán kết quả kinh doanh chủ yếu là các chứng từ tự lập và các chứng từ kế thừa từ các nghiệp vụ kế toán trước (Chứng từ bên trong doanh nghiệp và chứng từ bên ngoài doanh nghiệp). Hiện nay ở công ty, các chứng từ tự lập tương đối đơn giản và gọn nhẹ. Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban còn chậm. Để khắc phục các nhân viên kế toán trên công ty cần phải thường xuyên đôn đốc việc luân chuyển chứng từ tới bộ phận kế toán để xử lý, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: đôn đốc nhân viên bán hàng gửi hóa đơn (nếu có) hàng ngày về cho bộ phận kế toán, chứng từ đúng thời hạn, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết. Bộ phận kế toán sau khi nhận được chứng từ kế toán thì xác định các chứng từ kế toán hợp lệ thì tiến hành phân loại chứng từ cho khoa học để tiện cho việc hạch toán. Chứng từ nào quan trọng cần giải quyết gấp như các khoản thanh toán khi sắp hết hạn thì cần được ưu tiên xử lý trước. Kế toán trưởng cần quy định chứng từ kế toán phải được các bộ phận chuyển giao cho kế toán ngay trong ngày hôm đó trừ chủ nhật và các trường hợp làm việc xa trụ sở của
công ty. Kế toán thông thường cũng sẽ phải xử lý tất cả các chứng từ kế toán phát sinh trong ngày hôm đó đặc biệt là các chứng từ ưu tiên sớm. Trừ trường hợp nhân lực hạn chế hay nhiệm vụ khác do Ban giám đốc yêu cầu thì có thể lùi lại để hạch toán sau đó. Tùy theo mức độ ảnh hưởng của việc chậm trễ sẽ có các hình thức từ nhắc nhở cho đến xử phạt hành chính bằng việc đền bù tổn thất cho nghiệp vụ đó.
Việc hạch toán ban đầu có tốt thì mới tạo điều kiện cho các khâu tiếp theo nhằm xác định được kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác nhất, tránh những sai sót không đáng có gây mất thời gian và chi phí của doanh nghiệp.
- Về hoàn thiện tài khoản và việc vận dụng tài khoản: Trong hoạt động kinh doanh tại công ty, doanh thu, chi phí, giá vốn hàng bán của doanh nghiệp có các nội dung và khoản mục khỏc nhau cần phải được hạch toỏn chi tiết, cụ thể và rừ ràng từng nội dung bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Khi hạch toỏn được càng chi tiết và rừ rang cỏc khoản mục này sẽ giỳp doanh nghiệp nhỡn nhận rừ nguồn hàng mang lại doanh thu cao cho doanh nghiệp, khoản chi phí phát sinh nào nhiều gây lãng phí cần có biện pháp khắc phục.
Để từ đó, Ban Giám đốc sẽ có hướng phát triển cụ thể cho từng doanh nghiệp.
+ Công ty nên mở chi tiết tài khoản 5111 thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để tiện theo dừi doanh số tiờu thụ của từng nhúm hàng, biết được mặt hàng nào cú doanh số tiêu thụ lớn nhất, mặt hàng nào có doanh số tiêu thụ thấp để từ đó có hướng đầu tư hợp lý.
+ Cụng ty nờn hạch toỏn chi tiết, rừ ràng chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp từ đó có thể kiểm soát những khoản chi phí không cần thiết nhằm tăng thu nhập, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, chi phí bán hàng, chi phí quản lý lại được chi tiết thành cỏc tài khoản nhỏ hơn để tiện cho việc theo dừi như:
Với tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng:
64211 : Chi phí nhân viên bán hàng 64215: Chi phí dự phòng
64212 : Chi phí vật liệu bao bì 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài 64213 : Chi phí dụng cụ , đồ dùng 64218: Chi phí bằng tiền khác.
64214 : Chi phí khấu hao tài sản cố định
Với tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp:
64221: Chi phí nhân viên quản lý 64226: Chi phí dự phòng
64222: Chi phí vật liệu quản lý 64225: Thuế, phí và lệ phí
64223: Chi phí đồ dùng văn phòng 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài 64224: Chi phí khấu hao tài sản cố định 64228: Chi phí khác bằng tiền
Hạch toán riêng từng khoản mục chi phí sẽ rất thuận tiện cho kế toán trong việc theo dừi từng khoản mục chi phớ cũng như khi tiến hành lập bảng tổng hợp phân loại chi phí theo yêu cầu của nhà quản lý vào cuối kỳ.
TK 6421 cũng có thể mở chi tiết theo từng khách hàng, hợp đồng kinh tế mà cụng ty đang thực hiện để tiện cho việc theo dừi, đỏnh giỏ chi phớ cũng như xỏc định lợi nhuận của từng hợp đồng.
- Về trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng bán,…
Trong những năm gần đây hoạt động sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn do nền kinh tế có nhiều bất ổn và nhiều doanh nghiệp mới kinh doanh trong lĩnh vực này cho nên lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng đáng kể. Vì thế doanh nghiệp cần tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự kiến khoản thiệt hại sẽ bị mất khi hàng tồn kho của doanh nghiệp bị giảm giá. Được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn của hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ. Việc trích lập các khoản dự phòng đồng nghĩa với việc dự kiến trước các tổn thất có thể xảy đến để khi những rủi ro kinh tế bất ngờ xảy ra, công ty có nguồn kinh phí xử lý kịp thời những rủi ro này, hoạt động kinh doanh sẽ không phải chịu ảnh hưởng nặng nề, không phải chịu những tổn thất không đáng có.
Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi.
TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Đối với dự phòng phải thu khó đòi:
Hiện tại bộ phận kế toán công ty không thống kê, đánh giá lại các khoản nợ phải thu khó đòi vào cuối mỗi năm tài chính nên chưa có số liệu chính xác
về vấn đề này. Theo nguyên tắc thận trọng của kế toán (VAS 01) công ty cần lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Theo thông tư 228/2009/TT – BTC ban hành ngày 07/12/2009 hướng dẫn việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi như sau:
Việc lập dự phòng được tiến hành vào thời điểm khóa sổ kế toán để lập BCTC năm theo nguyên tắc:
- Việc lập các khoản dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của công ty.
- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải có chứng từ gốc, ghi rừ họ tờn, địa chỉ của người nợ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu, số đó thu, số còn nợ và thời hạn nợ.
- Được trích lập với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán hoặc những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức nợ đã bị phá sản, đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đã chết, bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án.
-Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Mức lập dự phòng tối đa không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 và được tính theo công thức sau:
Mức dự phũng phải = Số nợ phải thu khú đũi ì % trớch lập dự phũng theo thu khó đòi quy định
Phương pháp kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
Chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc, đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Tài khoản sử dụng: TK 2293 – “Dự phòng phải thu khó đòi”. Kết cấu TK 2293:
Bên Nợ:
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước.
- Xử lý xóa nợ các khoản phải thu khó đòi không thể đòi được.
Bên Có:
- Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dư bên Có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, tính toán mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập lần đầu.
Kế toán ghi Nợ TK 6422 số tiền trích lập dự phòng, đối ứng ghi Có TK 2293 số tiền trích lập dự phòng.
Cuối kỳ kế toán sau, nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi Nợ TK 2293 số tiền hoàn nhập, đối ứng ghi Có TK 6422 số tiền hoàn nhập.
Còn nếu lớn hơn thì số chênh lệch lớn hơn sẽ phải trích lập thêm, kế toán ghi Nợ TK 6422 số tiền trích lập thêm, đối ứng ghi Có TK 2293 số tiền trích lập thêm.
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự không đòi được sẽ được phép xóa nợ theo chính sách tài chính hiện hành, kế toán ghi Nợ TK 2293 (nếu đã lập dự phòng); ghi Nợ TK 6422 (nếu chưa lập dự phòng) đối ứng ghi Có TK phải thu của khách hàng, TK phải thu khác.
Đối với các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được kế toán ghi Nợ TK 111, 112…số tiền thực tế đã thu hồi được, đối ứng ghi Có TK 711 số tiền thực tế đã thu hồi được.
Sổ kế toán: Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi sử dụng Sổ Cái TK 2293, Sổ cái TK 156, Sổ chi tiết TK 156.
Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo hơn cho hoạt động kinh doanh của đơn vị trong tương lai để đảm bảo nguyên tắc “Thận trọng” theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho của Bộ tài chính để hạn chế rủi ro trong quá trình kinh doanh.
Công ty là một công ty kinh doanh chủ yếu về thức ăn chăn nuôi với lượng lớn hàng nhập kho nên việc thay đổi giá thức ăn chăn nuôi trên thị trường (giá thực phẩm bị giảm đi so với giá gốc) cũng có thể dẫn tới những tổn thất đáng kể cho công ty. Hoặc do lượng hàng trong kho của công ty khá lớn và đây là mặt hàng khó bảo quản nên khó tránh khỏi những mất mát như: Giá trị hàng bị giảm do cận date, thực phẩm không được ưa chuộng do thị hiếu, xu hướng và thói quen chăn nuôi của người dân, thực phẩm bị kém phẩm chất cho bảo quản chưa đúng cách… đều là những trường hợp rất dễ xảy ra cho công ty. Ban Giám đốc công ty cần phải ước tính giá trị thiệt hại có thể xảy ra một cách trung thực để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sao cho hợp lý tránh các thiệt hại đáng tiếc có thể xảy ra.
Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ kế toán năm khi lập BCTC. Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng hàng hóa để xác định khoản dự phòng. Căn cứ vào bảng kiểm kê, kế toán xác định mức lập dự phòng theo công thức sau (Theo Thông tư 228/2009/TT – BTC):
Mức dự Lượng vật tư hàng Đơn giá gốc hàng Giá trị thuần có phũng giảm = húa thực tế tồn kho ì ( tồn kho theo sổ kế - thể thực hiện )
giá vật tư, tại thời điểm lập toán được của hàng hàng hóa BCTC tồn kho
Cộng tổng mức dự phòng phải lập của các mặt hàng thành mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập trong năm.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi):
Là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính).
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Được tính cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Chứng từ sử dụng:
+ Hóa đơn, chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng.
+ Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng.
+ Bảng tổng hợp mức lập dự phòng.
+ Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phòng.
- Tài khoản sử dụng: TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nội dung và kết cấu của TK 2294:
Bên Nợ: Số hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi giảm giá vốn hàng bán.
Bên Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cuối niên độ.
Số dư bên Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
- Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc hàng tồn kho, tính toán mức dự phòng cần lập lần đầu, ghi Nợ TK 632 số tiền trích lập dự phòng đối ứng ghi Có TK 2294 số tiền trích lập dự phòng.
Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này lớn hơn khoản dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn phải được trích lập thêm kế toán ghi Nợ TK 632 số tiền trích lập thêm đối ứng ghi Có TK 2294 số tiền trích lập thêm.
Nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi Nợ TK 2294 số tiền hoàn nhập, đối ứng ghi Có TK 632 số tiền hoàn nhập.
- Sổ kế toán: Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng Sổ cái TK 2294, 131, Sổ chi tiết TK 131.
Như vậy, việc lập nên các khoản dự phòng sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ổn định, tăng độ chính xác tin cậy cho các thông tin kế toán đưa ra.
Trong kế toán quản trị
Công tác kế toán quản trị là công tác thu nhận xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh một cách cụ thể và chi tiết phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý tài chính trong nội bộ công ty, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại. Thông qua các thông tin kế toán giúp cho nhà quản trị có được tình hình nội bộ công ty theo từng nội dung cụ thể:
- Phản ánh chi phí của từng bộ phận, từng công việc, từng loại sản phẩm.
- Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch đặt ra theo từng khoản mục doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
- Lựa chọn thông tin thích hợp cho quyết định đầu tư ngắn hạn.
Kế toán quản trị là do doanh nghiệp xây dựng theo mục tiêu quản lý của mình không mang tính bắt buộc về mặt pháp lý. Do vậy, công ty cổ phần thực phẩm Thiên Vương cần đưa công tác kế toán quản trị vào nội dung hoạt động của bộ máy kế toán tại Công ty, xây dựng cho mình một mô hình phù hợp, nhằm phát huy tối đa vai trò to lớn của kế toán nói chung, kế toán kết quả kinh doanh nói riêng.