2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty xây dựng nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá,… Các nguyên liệu này có tính chất cơ lí không ổn định, nhất là với điều kiện khí hậu ở nước ta, đòi hỏi Công ty phải có hệ thống nhà kho bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm.
Công ty bảo quản vật liệu trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu, công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vật liệu công ty sử dụng bởi chữ
cái đầu là tên của vật liệu. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho.
2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà được coi chúng là vật liệu chính: "Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, keo, thép 6, đá kim sa… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng.
Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu.
Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô.
Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng… Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi.
Vì nguồn vật liệu của ngành xây dựng cơ bản nói chung và của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Xây dựng và Thương mại Tây Đô nói riêng là rất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu mà nguồn vật liệu chủ yếu do mua ngoài.
2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu.
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho.
Là công ty xây dựng nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài. Khi nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán tính giá mua thực tế nguyên vật liệu như sau:
Giá mua nguyên vật liệu= giá vật tư phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT +.Chi phí vận chuyển – các khoản giảm trừ.
Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn.
Ví dụ: Ngày 11/11/2018, mua 4000m3 cát đen và 780m3 đá hộc về nhập kho, tổng trị giá chưa VAT : 364 800 000 đồng. Đã thanh toán bằng tiền mặt (VAT được khấu trừ 10%). Hóa đơn số 0002618 (phụ lục 8)
Giá mua nguyên vật liệu = 364 800 000 vnđ
Do ở đây không có chi phí vận chuyển, các khoản giảm trừ nên trị giá mua nguyên vật liệu chính bằng giá mua trên hóa đơn chưa thuế.
- Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ).
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức, tham gia liên doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
- Với phế liệu: giá ước tính thực tế có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu.
- Với vật liệu được tặng, thưởng: tính theo giá trị thị trường tương đương cộng với chi phí tiếp nhận ( nếu có ).
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho.
Phương pháp tính giá theo giá bình quân gia quyền
Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân cả kỳ, theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính :
Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá bình quân.
Đơn giá bình quân = Giá thực tế tồn cuối kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn kho đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Ví dụ: Đá hộc:
Tồn đầu kỳ : 6 m3 thành tiền: 2 454 546 vnđ.
Phát sinh trong kỳ: 780 m3 thành tiền 124 800 000 vnđ.
Xuất trong kỳ : 450m3 Giá xuất kho
đá hộc =
2 454 546 + 124 800 000
6 + 780 Giá xuất kho đá hộc = 161 901.46 vnđ/m3
Giá thực tế xuất kho = 161 901.46 x 450 = 72 855 657 vnđ.
2.2.4 Thủ tục và trinh tự quản lý nhập xuất kho nguyên vật liệu
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành kiểm kờ và làm thủ tục nhập kho. Khi nhập kho phải ghi rừ số phiếu nhập, ngày – tháng – năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, tên kho, địa điểm kho nhập.(phụ lục 10)
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên ( đối với vật tư mua ngoài), 3 liên ( đối với vật tư tự sản xuất). Đặt giấy than viết 1 lần và người lập phiếu ký vào. Sau đó người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày tháng năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu. Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho ( phụ lục 11,12)và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán, liên lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 giao cho người giao hàng giữ. Đồng thời kế toỏn vật tư phải đối chiếu theo dừi kế toỏn thanh toán để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toỏn theo dừi cụng nợ phải thường xuyờn theo dừi thụng bỏo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa.
Trình tự nhập kho vật liệu
Ở Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Xây dựng và Thương mại Tây Đô, việc mua vật tư thường do phòng kế hoạch và đầu tư đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất thi công. Khi vật liệu được mua về,
người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển.v.v…, lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư"( phụ lục 9). Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho.
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng để thi công các công trình. Tương tự với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ( phụ lục 14,15)do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập 2 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho tổng giám đốc hoặc người có quyền duyệt rồi giao lại cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột thực xuất và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất kho( p. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đưa từ kho đến nơi sử dụng.
Trình tự xuất kho vật liệu
Ở Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Xây dựng và Thương mại Tây Đô, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho thi công các công trình. Nguyên vật liệu của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các đội công trình. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu thi công và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang được ký kết. Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng nguyên vật liệu thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu.
2.3 Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn đầu tư