2.3.1 Chứng từ kế toán nguyên vật liệu
Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung và kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại công ty chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu là:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Thẻ kho.
- Sổ chi tiết vật liệu.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
- Biên bản kiểm nghiệm nhập kho.
….
2.3.2 Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu
Công ty áp dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương phỏp này, tại kho thủ kho sẽ theo dừi quỏ trỡnh nhập, xuất, tồn hàng húa về mặt số lượng, cũn tại phũng kế toỏn sẽ theo dừi chi tiết nguyờn vật liệu cả mặt số lượng và giá trị.
- Quy trình hạch toán hàng tồn kho như sau:
Phòng kế hoạch và đầu tư tổng hợp và chịu trách nhiệm mua bán nguyên vật liệu, khi mua nguyên vật liệu về có đầy đủ hóa đơn, phát lệnh nhập kho, sau khi nhập kho phòng tài chính kế toán điều chỉnh giá bán căn cứ vào việc lập kế hoạch lỗ- lãi và ký lệnh xuất hàng sau khi đã ký kết với bên mua hàng hóa. Khách hàng sau khi nhận hàng, xác nhận hàng hóa, nhận hóa đơn và thanh toán theo thời hạn.
Tại kho thủ kho sẽ lập thẻ kho thành 3 liên, 1 liên lưu ở kho, 1 liên giao cho phòng kế toán và liên còn lại giao cho phòng kế hoạch và đầu tư.
Phòng kế toán sẽ căn cứ vào thẻ kho và các chứng từ kế toán liên quan để lập phiếu nhập kho và vào sổ chi tiết hàng hóa.
Cuối kỳ phòng kế toán căn cứ vào thẻ kho và các chứng từ gốc để lập bảng cân đối hàng hóa ( báo cáo nhập - xuất - tồn).(phụ lục 17)
Kế toán sau khi nhập dữ liệu gốc vào mục chứng từ trên phần mềm sẽ đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm kế toỏn Excel để theo dừi. Số liệu được nhập vào chứng từ gốc sẽ được tự động chuyển qua các sổ chi tiết tổng hợp liên quan. Đối với các chứng từ gốc như phiếu nhập, xuất sẽ được kế toán lưu bằng 2 bản, 1 bản trên phần mềm và 1 in theo ngày và nghiệp vụ phát sinh, rồi kẹp vào các chứng từ cùng loại cú liờn quan để tiện theo dừi và quản lý. Cũn đối với sổ chi tiết tổng hợp sẽ được kế toỏn theo dừi trờn phần mềm và tập hợp vào cuối kỳ kế toỏn để bàn giao sang niên độ kế toán mới.
2.3.3 Tài khoản sử dụng
- Để kế toán tổng hợp NVL công ty sử dụng các tài khoản sau
- TK152 “Nguyên vật liệu”: Tk này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu theo giá thực tế. Có các tài khoản cấp 2 phục vụ cho việc phân loại nguyên vật liệu
- TK 331 “Phải trả người bán”: Tk này phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. TK này được mở chi tiết theo từng đối tượng
- TK 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”: TK này phản ánh thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng hoá dịch vụ phục vụ cho kinh doanh
- TK621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
- TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp”
- TK 623 “chi phí sử dụng máy thi công”
- TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”
- TK111, 112, 141, 311, 627..
2.3.3 Phương pháp hạch toán tại công ty
Nguyên vật liệu là tài sản lao động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ.
Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
- Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tuỳ thuộc vào khả năng công ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn.
- Trường hợp công ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán.
VD: Ngày 11/11/2019, công ty tiến hành nhập đá hộc và cát đen theo Phiếu nhập số dính kèm cùng hoá đơn số 0002618. Số tiền trên hoá đơn (bao gồm cả VAT10%) chưa thanh toán cho người bán là: 401 280 000 đ
Căn cứ vào hai chứng từ là hoá đơn số 0002618 và phiếu nhập ngày 11/11/2019, Kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 152 theo định khoản sau:
Nợ TK152 : 364,800,000đ Nợ TK133 : 36,480,000 đ
Có TK 331: 401 280 000 đ
- Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá công ty ứng trước tiền để thanh toán cho người bán. Theo chứng từ ngày 11/11/2019 trên nhật kí chung và sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Nợ TK331: 401 280 000 đ
Có TK111: 401 280 000 đ
- Ngày 20/11/2019 Công ty nhận giấy báo nợ của ngân hàng thông báo đã chuyển tiền trong tài khoản trả cho người bán. Căn cứ vào phiếu báo nợ ngân hàng ghi nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK331: 401 280 000 đ
Có TK111: 401 280 000 đ
- Đối với nguyên vật liệu mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình
Nguyên vật liệu như: đá, sỏi, cát, vôi... Do khối lượng lớn, kho không chứa đủ kế toán căn cứ hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của người bán để nhập vào kho vật liệu như đối với trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài.
Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu - Kế toán xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất
Khi tiến hành xuất nguyên vật liệu căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư.
- Sau khi xuất kho vật liệu phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán giữ và ghi vào sổ nhật ký chung( phụ lục19) căn cứ vào số thực xuất ghi trong phiêú và giá bán đơn vị của vật liệu xuất dùng. Căn cứ vào cột công thành tiền trên phiếu xuất kho để kế toán ghi sổ nhật ký chung theo chứng từ xuất cát đen cho công trình
Nợ TK621: 240 000 000 đ Có TK 152: 240 000 000 đ
- Kế toán xuất nguyên vật liệu cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu theo các định khoản Nợ TK 642: (chi phí quản lý doanh nghiệp)
Có TK 152: (nguyên vật liệu xuất dùng) c. Kế toán xuất bán phế liệu
- Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho để ghi giá trị giá vốn hàng bán vào TK811
Nợ TK 811: (Giá vốn)
Có TK 152: (nguyên vật liệu xuất dùng)
- Cuối tháng kế toán tập hợp nguyên vật liệu xuất cho từng hạng mục công trình. Kế toán lập sổ chi tiết ( phụ lục 18)nguyên vật liệu trực tiếp, Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở chi tiết cho từng hạng mục công trình để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiệm thu công trình quyết toán và đưa vào sử dụng
CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN