CHƯƠNG II: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI TRUNG TÂM PHỤ NỮ VÀ PHÁT TRIỂN
Biểu 2.3: Cơ cấu lao động tuyển dụng Trung tâm Phụ nữ và phát triển theo tính chất lao động
Nhận xét:
Qua bảng số liệu trên có thể thấy được trình độ tuyển mới tại Trung tâm đã có sự cải thiện rừ rệt qua từng năm. Lao động phổ thụng khụng cú tay nghề dần dần được thay thế bằng lao động đã qua đào tạo nghề, các trường trung cấp. Tỉ lệ lao động tuyển mới mà không qua các trường lớp đào tạo nghề đã giảm xuống 0% trong hai năm 2010 và 2011. Bên cạnh đó thì số lượng lao động có trình độ cao đẳng, đại học tăng lờn rừ rệt. Năm 2011, lượng lao động mới này tăng gần gấp đụi so với năm 2009 và tăng gấp 1,5 lần so với năm 2010. Điều đó cho thấy được kết quả tuyển dụng có tính chọn lọc tốt hơn qua các năm.
- Về cơ cấu lao động tuyển dụng theo tính chất lao động:
Nhìn chung từ năm 208 – 2011 tỷ trọng lao động trực tiếp đều lớn và chiếm ưu thế, năm 2011 chiếm 53,6% và lao động gián tiếp là 46,4%. Tuy nhiên trong thời gian qua thì tỷ trọng tuyển dụng lao động trực tiếp và lao động gián tiếp có sự thay đổi. Cụ thể tỷ trọng tuyển dụng lao động gián tiếp tăng từ 33.3% năm 2008, năm 2009 là 63.25, năm 2010 là 57.2% và 46,4% năm 2011, từ 2008 đến 2011 tăng 13.1% và tuyển dụng lao động trực tiếp có xu hướng giảm từ 66.7% năm 2008 xuống 53.6%
năm 2011 giảm 13.1%.
2.2.3.1 Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ:
Sau khi thông báo tuyển dụng được đăng tải, bộ phận Nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ. Trung tâm yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ qua Email nên việc tiếp nhận hồ sơ rất đơn giản, hàng ngày nhân viên tuyển dụng sẽ chek mail và thu nhận hồ sơ của các ứng viên. Ngoài ra còn một số ít hồ sơ nộp trực tiếp thì bảo vệ của Trung tâm sẽ tiếp nhận và chuyển lại cho phòng Hành chính – Tổ chức ngay trong ngày hôm đó.
Việc tìm kiếm ứng viên thông qua các Website tìm việc cũng được sử dụng trong quá trình tuyển dụng. Trên các Website tìm việc ứng viên sẽ đăng kí hồ sơ và thông tin cá nhân cũng như các thông tin liên quan đến trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc của ứng viên trên các Website tìm việc, thông qua việc tìm kiếm hồ sơ ứng viên nhân viên phụ trách công tác tuyển dụng sẽ lưu lại và tiến hành sàng lọc hồ sơ đó.
Sàng lọc hồ sơ:
Sau khi tổng hợp được hồ sơ ứng viên, nhân viên tuyển dụng sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ. Đối với mỗi chức danh tuyển khác nhau thì Trung tâm có những tiêu chí để sàng lọc hồ sơ riêng. Việc xây dựng tiêu chí sàng lọc dựa trên yêu cầu của từng vị trí công việc.
Các tiêu chí chung để sàng lọc hồ sơ bao gồm:
• Hỡnh thức trỡnh bày bờn ngoài hồ sơ (rừ ràng, đầy đủ thụng tin, trỡnh bày cẩn thận, không sai chính tả…)
• Trình độ học vấn và các kĩ năng
• Kinh nghiệm làm việc
Thông báo cho ứng viên vượt qua vòng loại hồ sơ
Khi đã có danh sách hồ sơ đạt yêu cầu, Nhân viên Nhân sự bắt đầu thông báo cho các ứng viên để đến tham gia quá trình tuyển chọn. Việc thông báo cho ứng viên thông qua: qua Email cá nhân của ứng viên, qua điện thoại. Tuy nhiên Trung tâm thường xuyên áp dụng nhiều nhất và phổ biến nhất là thông báo trực tiếp cho ứng viên qua điện thoại, còn việc thông báo qua email thì ít hơn. Trong thông báo dự tuyển sẽ bao gồm: thời gian, địa điểm, người liên hệ, và yêu cầu ứng viên hoàn thiện hồ sơ khi đi phỏng vấn.
Có một thực trạng gây bất lợi cho công tác tuyển dụng tại Trung tâm hiện nay đó là việc ứng viên thi tuyển vào bất kỳ vị trí nào trong phòng kế toán đều phải nộp lệ phí. Khi thông báo cho ứng viên ứng tuyển vào vị trí này thì nhân viên tuyển dụng sẽ
thông báo luôn lệ phí dự thi là 130 000 đồng/người. Việc thông báo lệ phí thi sẽ gây ra tâm lý suy nghĩ tiêu cực cho ứng viên vì thông thường ở nhiều công ty khác, ứng viên tham gia ứng tuyển sẽ không mất lệ phí. Nhiều người sẽ không sẵn sàng thi tuyển vì họ không chắc mình có là người được lựa chọn không, trong khi đó còn rất nhiều cơ hội khác chào đón họ. Và chắc chắn lượng ứng viên dự thi sẽ giảm nhiều, đồng nghĩa với việc Trung tâm sẽ mất rất nhiều cơ hội để tìm kiếm lao động, chưa kể tới việc tốn kém chi phí, thời gian cho việc thu nhận hồ sơ, lọc hồ sơ, tổ chức thi mà số người đến thi không đạt mức kỳ vọng.
2.2.3.2 Kiểm tra, trắc nghiệm
Những ứng viên đã lọt qua vòng loại hồ sơ tham gia thi tuyển. Việc tổ chức thi tuyển do phòng Hành chính – Tổ chức tiến hành.
Do đặc điểm hoạt động trong ngành nhà hàng, khách sạn nên lao động cần tuyển tại Trung tâm rất đa dạng, bao gồm cả lao động trình độ phổ thông như đầu bếp, nhân viên phục vụ, nhân viên quét dọn, … và lao động trình độ cao (từ cao đẳng trở lên) như nhân viên kế toán, nhân viên hành chính nhân sự, lãnh đạo cấp cao… Với mỗi nhóm lao động với trình độ tương tự nhau thì hình thức kiểm tra, trắc nghiệm cũng khác nhau.
Đối với nhóm lao động phổ thông, bài kiểm tra sẽ được thiết kế dưới dạng thi tay nghề. Phòng Hành chính tổ chức phối hợp với các phòng tổ liên quan bố trí địa điểm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để thi tay nghề cho các ứng viên.
Đối với nhóm lao động khối văn phòng, bài kiểm tra là các bài thi kiến thức chuyên ngành với các câu hỏi lý thuyết, bài tập ứng dụng, bao gồm các kiến thức căn bản về tính toán, logic và một số câu hỏi tình huống. Tất cả các ứng viên ứng tuyển đối với các vị trí thuộc khối văn phòng đều phải qua vòng này, kể cả những đối tượng có nhiều kinh nghiệm và những vị trí lãnh đạo. Bài thi kiểm tra chuyên môn do trưởng phòng, tổ đó trực tiếp ra đề thi, đề thi mang tính lý thuyết cao, bên cạnh đó có một số ít các tình huống xây dựng giả định nhằm xác định xem quan điểm nhìn nhận của ứng viên đối với các tình huống phát sinh trong công việc.
Căn cứ vào bài kiểm tra, trắc nghiệm, phòng Hành chính – Tổ chức phối hợp với trưởng phòng, tổ có nhu cầu tuyển dụng chấm bài để đánh giá trình độ năng lực thật sự của các ứng viên. Đồng thời, căn cứ vào kết quả của vòng này để lựa chọn ứng
viên đi tiếp hay không, tất cả các ứng viên đều nhận được thông báo về kết quả qua Email. Những ứng viên đạt yêu cầu sẽ bước vào vòng phỏng vấn của lãnh đạo.
2.3.3.3 Tổ chức Phỏng vấn của lãnh đạo
Với công tác tuyển chọn của Trung tâm đấy chính là khâu quan trọng và có tính quyết định nhất vì chính lãnh đạo mới là người quyết định cuối cùng trong việc tuyển dụng nhân lực của Trung tâm. Hội đồng tuyển dụng là đại diện cho lãnh đạo Trung tâm phỏng vấn ứng viên, thành phần hội đồng tuyển dụng bao gồm Giám đốc, 1 Phó giám đốc phụ trách bộ phận đó, Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, Trưởng phòng tổ có nhu cầu tuyển dụng nhân sự.
Đối với một số vị trí như nhân viên lễ tân, thu ngân lễ tân… nếu qua vòng sơ loại hồ sơ thì sẽ gặp trực tiếp hội đồng tuyển dụng. các vị trí khác như nhân viên kế toán, nhân sự, kinh doanh nếu trải qua vòng kiểm tra chuyên môn thì sẽ vào vòng này.
Về việc chuẩn bị cho phỏng vấn, trước khi tiến hành phỏng vấn nhân viên tuyển dụng sẽ gửi kết quả kiểm tra và bản CV cho tất cả các thành viên trong hội đồng tuyển dụng để nghiên cứu hồ sơ. Bên cạnh đó, phòng Hành chính – Tổ chức sẽ thông báo cho các ứng viên sẽ về thời gian, địa điểm trước 3 ngày để ứng viên chuẩn bị và tham gia phỏng vấn.
Nội dung phỏng vấn thường rất linh hoạt, nó phụ thuộc vào phong cách phỏng vấn của từng người lãnh đạo và diễn biến phỏng vấn giữa người phỏng vấn và ứng viên. Tuy nhiên có thể khái quát chung về nội dung các câu hỏi chủ yếu trong khâu phỏng vấn của lãnh đạo bao gồm:
- Câu hỏi tình huống liên quan đến chuyên môn - Hiểu biết về luật liên quan
- Câu hỏi bằng Tiếng anh - Điểm mạnh, điểm yếu
- Giới thiệu về bản thân, gia đình
Tất cả nội dung của cuộc phỏng vấn này sẽ được Phòng Hành chính tổ chức tổng hợp, mỗi thành viên của hội đồng tuyển dụng sẽ đánh giá, nhận xét ưu, nhược điểm của từng ứng viên sau đó Phòng Hành chính tổ chức sẽ tổng hợp và gửi cho Giám đốc, Giám đốc sẽ là người cuối cùng ra quyết định tuyển dụng.
Những ứng viên qua vòng này sẽ trải qua vòng tiếp theo là kiểm tra sức khỏe.
2.3.3.5 Khám sức khỏe
Thông thường nhân viên tuyển dụng thường kiểm tra giấy khám sức khỏe của ứng viên, nhưng riêng đối với một số vị trí như nhân viên bếp, nhà hàng thì được Trung tâm trực tiếp đưa đến các cơ sở y tế để khám sức khỏe, ứng viên phải đạt yêu cầu về sức khỏe của Trung tâm thì mới ra quyết định tuyển dụng hay không.
Căn cứ vào kết quả của các vòng trên Phòng Hành chính – Tổ chức sẽ gọi điện thông báo cho ứng viên trúng tuyển, mọi chế độ chính sách, điều kiện làm việc được trao đổi khi gặp trực tiếp, các ứng viên không trúng tuyển sẽ nhận được email cảm ơn của Phòng Hành chính – Tổ chức.
2.3.3.6. Thử việc và ra quyết định tuyển dụng
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tuyển chọn của Trung tâm ứng viên trúng tuyển được phòng Hành chính - Tổ chức dẫn đến phòng làm việc, giới thiệu về công viêc, tổ chức sau đó sẽ giới thiệu với Ban giám đốc và một số bộ phận liên quan
Ứng viên sẽ có 2 tháng thử việc tại Trung tâm. Kết thúc thời gian thử việc, phòng, tổ đó sẽ họp đánh giá ứng viên có sự tham gia của Phòng Hành chính – Tổ chức, ứng viên không đạt đạt yêu cầu sẽ không được ký hợp đồng chính thức,ứng viên đáp ứng được yêu cầu công việc thì sẽ được Giám đốc ra quyêt định tuyển dụng chính thức. Nhân viên tuyển dụng có nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng lao động và ký kết với người lao động
2.5 Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng nhân lực tại Trung tâm phụ nữ và phát triển
2.5.1 Đánh giá hiệu quả tuyển mộ nhân lực
Biểu 2.4 Bảng số liệu phản ánh hiệu quả công tác tuyển dụng của Trung tâm Phụ nữ và phát triển.
Chỉ tiêu 2009 2010 2011
Số lượng hồ sơ ứng tuyển
86 98 150
Số lượng được tuyển chọn (người)
15 19 28
Tỉ lệ tuyển chọn (%) 17.4 19.4 18.7
Kinh phí tuyển mộ (
đồng) 8.579.000 12.200.500 15.500.000
mộ/người
Nguồn: Phòng Hành chính – Tổ chức Về số lượng hồ sơ ứng tuyển:
Số lượng hồ sơ ứng tuyển tăng từ năm 2009 – 2011. Cụ thể là có 86 hồ sơ ứng tuyển vào năm 2009 và 98 hồ sơ vào năm 2010 và số lượng hồ sơ úng tuyển năm 2011 là 110 từ tăng lên 24 hồ sơ.
Xét đến chỉ tiêu số lượng hồ sơ ứng tuyển qua việc so sánh giữa hồ sơ ứng tuyển với số lượng cần tuyển của Trung tâm có thể thấy số lượng hồ sơ tham gia dự tuyển so với lượng người thực tế cần tuyển là chưa đạt yêu cầu. Tỷ lệ sàng lọc tính từ vòng tiếp nhận hồ sơ cho đến kết quả tuyển dụng cuối cùng của Trung tâm chỉ dao động từ 17% đến 19% là con số thấp, thể hiện việc thu hút ứng viên vào các vị trí công việc của Trung tâm chưa tốt. Theo số liệu trên, tính trung bình cứ khoảng 6 hồ sơ nộp ứng tuyển lại chọn ra một người vào làm việc, như vậy tính cạnh tranh và sàng lọc không cao, không thực sự chọn ra được những ứng viên có sự khác biệt so với mức trung bình.
Tuy nhiên lượng hồ sơ tham gia ứng tuyển qua các năm có tăng lên, như vậy kết quả tuyển dụng đã có sự cải thiện. Mặc dù tỷ lệ sàng lọc thấp do nhu cầu tuyển cao lên, tuy nhiên việc thu hút được số lượng lao động lớn hơn để đáp ứng cho nhu cầu tăng thêm đó cũng cho thấy được sự nỗ lực và tiến bộ trong công tác tuyển mộ tại Trung tâm.
Về chỉ tiêu tỷ lệ tuyển mộ:
Qua bảng số liệu trên ta thấy tỉ lệ sàng lọc có sự biến động nhẹ. Năm 2009 số ứng viên đạt chiếm 17,5%, năm 2010 tỷ lệ đạt là 19,4% và năm 2011 tỷ lệ này là 18,8%. Như vậy, sau khi mức độ thu hút ứng viên tăng dần lên thì tỉ lệ sàng lọc của năm 2010 tăng so với năm 2009 là 2,1% khi số lượng cần tuyển chỉ tăng thêm 4 người.
Cho đến năm 2011, mặc dù lượng hồ sơ tăng lên đáng kể (tăng 53% so với 2010 nhưng nhu cầu tuyển cũng tăng lên 117% so với 2010 nên tỷ lệ sàng lọc có xu hướng giảm nhẹ. Vì tốc độ tăng của nhu cầu lớn hơn rất nhiều so với tốc độ tăng của lượng hồ sơ thu hút được, do đó mặc dù tỷ lệ sàng lọc năm 2011 có phần giảm so với 2010 nhưng vẫn có thể thấy được xu hướng đi lên về chất lượng trong công tác tuyển dụng.
Tuy nhiên xét về mặt bằng chung thì tỷ lệ lựa chọn như vậy là chưa đạt hiệu quả cao, với tỷ lệ sàng lọc như vậy thì rất khó khăn cho người tuyển dụng trong việc tìm ra những ứng viên thực sự sáng giá.
Về kinh phí tuyển mộ:
Kinh phí tuyển mộ của Trung tâm rất thấp cụ thể là năm 2009 kinh phí tuyển mộ là 8.579.000 đồng, bình quân 572.000 đ/người; năm 2010 là 12.200.500 đồng, bình quân 642.000 đ/người và năm 2011 là 15.500.000 đồng, bình quân 554.000 đ/người.
Kết quả này cho thấy rằng kinh phí dành cho tuyển dụng của Trung tâm là không cao.
Việc giảm chi phí trong bất cứ hoạt động nào của các tổ chức đều là việc nên làm, tuy nhiên cũng cần nghiên cứu xem chi phí bỏ ra và hiệu quả thu lại đã hợp lý chưa để có được kết quả công việc tốt nhất. Trong trường hợp này, kinh phí bỏ ra đối với tuyển dụng như vậy là chưa thỏa đáng, nó cũng là một trong những lý do khiến cho công tác tuyển dụng tại trung tâm ít có sự cải thiện qua các năm.
2.5.2 Đánh giá quá trình tuyển chọn của Trung tâm Phụ nữ và phát triển.
- Quy trình tuyển chọn
. Nhìn vào quy trình tuyển dụng của Trung tâm ta thấy quy trình tương đối đầy đủ, các ứng viên đều phải trải qua những bước trong quy trình nhưng quy trình trên vẫn chưa đầy đủ còn thiếu khâu phỏng vấn sơ bộ, khâu tương đối quan trọng vì quy khâu phỏng vấn sơ bộ nhân viên tuyển dụng có thể đánh giá sơ bộ được ứng viên xem họ đáp ứng được phần nào yêu cầu của tổ chức, có khâu này giúp tổ chức giảm chị phí và thời gian tuyển dụng.
- Chi phí tuyển chọn
Biểu 2.5 Thống kê chi phí tuyển chọn nhân lực của Trung tâm
Chỉ tiêu 2010 2011
Số người được tuyển dụng ( người)
21 28
Chi phí tuyển chọn ( đồng) 20.600.0 00
30.900 .900
Nguồn: Phòng Hành chính – Tổ chức Dựa vào bảng thống kê ta thấy chi phí tuyển chọn của Trung tâm tăng từ 20.600.000 đồng năm 2010 lên 30.900.000 đồng năm 2011. Chi phí tuyển dụng bình quân trên người khá thấp, cụ thể năm 2010 là 980.952 đồng trên người, năm 2011 là
1.103.571 đồng trên người , qua 2 năm chi phí bình quân tăng lên 122.619 đồng trên người.
Chi phí bình quân trên một người mới tuyển qua các năm phụ thuộc vào số lượng lao động tuyển dụng, giá cả của các dịch vụ tuyển mộ và các chi phí khác có liên quan phục vụ cho công tác tuyển dụng. Vì thế năm 2011 chi phí bình quân tăng lên do nhu cầu cần tuyển lao động tăng lên so với năm 2010, bên cạnh đó chi phí cho công tác tuyển dụng như đăng thông báo tuyển dụng, in ấn tài liệu liên quan, tiếp đón ứng viên..cũng tăng nên dẫn đến kinh phí tăng. Thực trạng trên cũng cho thấy Trung tâm đầu tư cho công tác tuyển dụng là khá thấp, dẫn đến hiệu quả công tác tuyển dụng chưa cao. Trung tâm cần đầu tư, tăng chi phí cho công tác tuyển dụng.
2.6 Đánh giá chung về công tác tuyển dụng của Trung tâm Phụ nữ và phát triển
2.6.1 Mặt đạt được
• Công tác tuyển mộ nhân lực của Trung tâm - Về quy trình tuyển mộ.
Trong cụng tỏc tuyển mộ Trung tõm cú quy trỡnh tuyển mộ rừ ràng. Cụ thể Trung tõm xỏc định rừ kế hoạch tuyển mộ, những tiờu chớ trong việc tuyển chọn hồ sơ và xác định nguồn tuyển, phương pháp tuyển, dự trù kinh phí tuyển . Đồng thời xác định chú trọng vào phương pháp tuyển mộ nào để phù hợp với kinh phí cho phép và phát huy hiệu quả nhất công tác tuyển dụng.
- Số lượng lao động nộp đơn xin việc tại Trung tâm tăng theo từng năm. Điều này chứng tỏ rằng bước quảng cáo ngày càng hiệu quả. Hơn nữa cũng thấy rằng Trung tâm ngày càng được biết đến nhiều hơn về cả mặt chính trị lẫn kinh doanh, việc thu hút nhiều ứng viên ứng tuyển tăng thêm lựa chọn cho Trung tâm.
- Về phương pháp tuyển mộ: Trung tâm đang ngày càng mở rộng phương pháp tuyển mộ và tập trung vào những điểm mạnh của mình để phát huy hiệu quả công tác tuyển dụng. Việc đăng tin trên các website tìm việc không những góp phần đẩy mạnh quảng cáo hình ảnh của Trung tâm mà còn phục vụ đắc lực cho công tác tuyển mộ, thu hút được nhiều ứng viên và việc thu nhận hồ sơ cũng trở nên đơn giản hơn.
- Chiến lược tuyển mộ ưu tiên tuyển mộ từ nguồn nội bộ giúp Trung tâm vừa tiết kiệm chi phí tuyển dụng vừa tuyển được nhân viên phù hợp với yêu cầu vị trí công