3.1. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Trung tâm Phụ nữ và phát triển
3.1.1 Nhóm giải pháp về tuyển mộ 3.1.1.1 Đa dạng hóa nguồn tuyển mộ
- Thay đổi mức độ ưu tiên đối với các nguồn tuyển mộ. Trên thực tế, mức độ ưu tiên đang được sắp xếp theo cách: nguồn bên trong sau đó đến nguồn ưu tiên và cuối cùng là nguồn bên ngoài. Việc sắp xếp mức độ ưu tiên cho nguồn bên trong rồi mới đến bên ngoài là hợp lý, là cách để sử dụng tối đa hiệu quả nhân lực (tiết kiệm thời gian, chi phí…). Tuy nhiên sự xuất hiện của “nguồn ưu tiên” lại là yếu tố làm mất đi sự hợp lý đó. Nó có thể làm nảy sinh các vấn đề tiêu cực trong không chỉ tuyển mộ mà trong toàn bộ quá trình tuyển dụng. Vì vậy cần giảm bớt vai trò của “nguồn ưu tiên”
trong tuyển dụng, chỉ nên đặt các đối tượng này ở vai trò lực lượng “tham khảo” đối với nhà tuyển dụng, không vì nguồn này mà thu hẹp lại quá trình tìm kiếm ứng viên ứng tuyển vào vị trí còn trống.
- Do đặc điểm là tổ chức có quy mô nhỏ nên việc tuyển mộ chỉ được thực hiện bằng việc đăng tuyển trên một số website hay được tìm kiếm. Cũng do đặc điểm là một tổ chức không thực sự có tiếng tăm trên thị trường lao động nên lượng hồ sơ cũng như chất lượng hồ sơ dự tuyển còn bị hạn chế. Tâm lý người lao động chất lượng cao, kỹ năng nghề nghiệp tốt thường muốn tìm cơ hội làm việc ở các tổ chức lớn, có uy tín và tên tuổi trong lĩnh vực ngành nghề của mình. Do đó, không nên chỉ thu hẹp việc tuyển mộ trong một vài website, Trung tâm cần mở rộng phạm vi tìm kiếm ứng viên
thông qua các kênh thông tin khác: báo, đài, băng rôn, … như vậy mới có thể tạo ra nhiều con đường để Trung tâm có thể tiếp cận với người lao động trên thị trường.
- Ngoài việc thu hút lao động tự do bằng cách tự quảng cáo, Trung tâm có thể sử dụng thêm dịch vụ hỗ trợ của các công ty môi giới để tăng cơ hội tìm kiếm ứng viên phù hợp. Hiện nay dịch vụ này đã trở nên phổ biến, do đó Trung tâm nên cân nhắc giữa chi phí và hiệu quả để có thể tận dụng được lợi ích do sự chuyên môn hóa mang lại
3.1.1.2 Nâng cao chất lượng quảng cáo tuyển dụng
- Quảng cáo tuyển dụng cần đặt đúng nơi để thu hút được đúng đối tượng mà Trung tâm đang cần tuyển dụng. Với kênh tuyển mộ chính của Trung tâm là website và email, có một số vị trí công việc mà việc tuyển mộ là chưa thực sự hợp lý. Trung tâm là một tổ hợp hoạt động trong nhiều lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn, nhà trẻ. Do đó Trung tâm cũng cần tuyển lao động ở nhiều loại trình độ và nhiều ngành nghề khác nhau: nhân viên văn phòng, nhân viên tư vấn, nhân viên buồng, nhân viên bếp… Đối với các vị trí yêu cầu trình độ cao như nhân viên văn phòng, nhân viên tư vấn thì việc quảng cáo tuyển dụng qua website có thể coi là tạm ổn. Nhưng với các loại lao động phổ thông: phục vụ, quét dọn… thì đó không phải là cách hiệu quả. Trong trường hợp này, đặt quảng cáo theo kiểu tờ rơi là một lựa chọn, nhưng cũng phải đặt tại những nơi tập trung lao động phổ thông thì mới thu hút được đúng đối tượng.
- Bên cạnh đó Trung tâm tiến hành đăng tuyển thông tin tuyển dụng trên website của Trung tâm.Cách làm này tốn ít chi phí nhất do đây là website của Trung tâm. Đây là kênh thông tin được cập nhật rất thường xuyên. Website là nơi cung cấp đầy đủ nhất các thông tin về vị trí tuyển dụng, về thủ tục để ứng tuyển và là nơi ứng viên có thể tìm hiểu về môi trường hoạt động và làm việc tại Trung tâm. Nó chính là cầu nối một chiều giữa Trung tâm và ứng viên. Đây là một cách làm phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp có website riêng đều áp dụng. Nhưng nó chỉ thực sự phát huy được hiệu quả khi đó là doanh nghiệp có tiếng tăm trên thị trường và được nhiều người chú ý tới.
- Việc xây dựng các quảng cáo tuyển dụng của Trung tâm cần phải được cải thiện để tạo sức hấp dẫn với các ứng viên.Quảng cáo tuyển dụng phải có đầy đủ thông tin về tổ chức, chi tiết cụng việc, chế độ lương, thưởng, phỳc lợi rừ ràng, mụi trường làm việc, chính sách đào tạo phát triển.
3.2.2 Nhóm giải pháp về tuyển chọn
3.2.2.1 Nâng cao chất lượng của bài thi đầu vào
Nên thiết kế riêng các bài thi đối với các loại công việc khác nhau để nâng cao tính sàng lọc ở vòng thi viết. Thiết kế ngân hàng đề thi, để khi tiến hành kiểm tra hội đồng tuyển dụng sẽ tiến hành chọn một đề trong số đó để làm đề thị chính thức
- Bổ sung hình thức kiểm tra trắc nghiệm
Nâng cao tỷ lệ lựa chọn qua các vòng. Những ứng cử viên vựơt qua vòng loại hồ sơ sẽ đuợc gọi đi thi viết và trắc nghiệm. Cần quy định cho họ thời gian để thi một cỏch rừ ràng.
Cần soạn lại Bộ đề thi để luợng câu hỏi phong phú hơn, bám sát với yêu cầu của công việc hơn. Đó cũng là một giải pháp để hoàn thiện công tác tuyển dụng. Nên thành lập nhóm tham gia soạn thảo đề chuyên môn hiểu biết và thành thạo các kỹ năng và nghiệp vụ nghề nghiệp trong công ty. Các đề thi nên có sự tham gia đóng góp ý kiến của các chuyên gia trong ngành.
Trung tâm nên triển khai thêm các bài thi trắc nghiệm về nội dung như: Trắc nghiệm về khả năng chuyên môn, trắc nghiệm về thái độ, các hinh thức kiểm tra này cũng phải linh hoạt, từng vị trí sẽ phù hợp với hinh thức thi nào: ví dụ nhân viên kế toán tổng hợp phải kết hợp hai hình thức là thi trắc nghiệm kiểm tra IQ và kiểm tra chuyên môn nhưng với vị trí nhân viên thu ngân thì chỉ nên áp dụng hình thức thi kiểm tra chuyên môn.Việc bổ sung hình thức thi trắc nghiệm này tuy nó làm tăng chi phí tuyển chọn nhưng lại đánh giá được ứng viên trên nhiều khía cạnh, đồng thời cũng là một trong những kết quả đánh giá được ứng viên.
Với hình thức trắc nghiệm trí thông minh nhằm mục đích đánh giá sự thông minh và sáng tạo của các ứng viên nên nó rất cần thiết cho nhu cầu tuyển cán bộ chuyên môn, kỹ thuật. Trác nghiệm có thể là trắc nghiệm toán thông minh bằng Tiếng anh…
Các bài thi trắc nghiệm phải được xây dựng phù hợp với thực tiễn các bài thi trắc nghiệm không nên được thực hiện một cách riêng lẻ mà nên phối hợp lại thành một bài tổng hợp nhằm đánh giá ứng viên về nhiều mặt theo yêu cầu công việc.
Trước khi đưa bài thi trắc nghiệm ra áp dụng Trung tâm có thể áp dụng thử với nhân viên , vị trí công việc đang thực hiện công việc và đối chiếu kết quả thực hiện công việc với kết quả thi trắc nghiệm. Sau khi đưa bài thi trắc nghiệm vào áp dụng thử
sai đó đánh giá và rút kinh nghiệm để điều chỉnh, sửa đổi bài trắc nghiệm cho hợp lý.
Việc xây dụng các bài thi trắc nghiệm nên do Phòng Hành Chính Tổ chức hướng dẫn cơ quan đơn vị thực hiện. Dựa vào nhu cầu thực tế về nhân lực mà công ty có thể có cách ứng dụng bài thi và chấm thi một cách linh hoạt để đạt hiệu quả.
Tuy nhiên việc áp dụng hình thức kiểm tra trắc nghiệm cũng nên áp dụng với một số vị trí ứng tuyển chứ không phải vị trí nào cũng áp dụng. Việc áp dụng hình thức này phải linh hoạt.
3.2.2.2 Bổ sung khâu phỏng vấn sơ bộ vào quy trình tuyển chọn của Trung tâm
Hiện tại công tác tuyển dụng của Trung tâm chưa có bước phỏng vấn sơ bộ, thế nên cán bộ chuyên trách công tác nhân sự nên bổ sung bước này vì nếu không có phỏng vấn tuyển chọn thì sẽ mất nhiều thời gian, khó khăn cho việc thi tuyển. Quá trình phỏng vấn tuyển chọn đem lại nhiều lợi ích như tìm hiểu được thêm thông tin hoặc kiểm tra được một phần thông tin của về người xin việc, gián tiếp quảng cáo cho tổ chức, qua quá trình phỏng vấn tuyển chọn nhân viên tuyển dụng đánh giá được sơ bộ ứng viên về các yêu cầu tuyển dụng từ đó cũng có thể loại bỏ hay cho ứng viên đi tiếp vào vòng sau.
3.2.2.3. Hoàn thiện bản mô tả công việc, lấy đó làm cơ sở cho việc lựa chọn ứng viên phù hợp
- Tại trung tâm hiện nay, quy trình tuyển dụng được tổ chức chặt chẽ, qua nhiều khâu với nhiều sự đánh giá của các thành viên hội đồng tuyển dụng. Tuy nhiên việc chọn ra người phù hợp chỉ dựa vào kinh nghiệm cũng như đánh giá mang tính chủ quan của mỗi người trong hội đồng nên chưa có cơ sở khoa học, đôi khi khó quyết định nếu có sự bất đồng ý kiến giữa các thành viên.
- Các tiêu chí để lựa chọn ứng viên chủ yếu do người trưởng bộ phận đưa ra, phụ thuộc vào mong muốn chủ quan của người đó dẫn đến việc không phải lúc nào cũng phù hợp với công việc thực tế. Đặc biệt đối với vòng phỏng vấn lần đầu do cán bộ nhõn sự thực hiện, tiờu chớ lựa chọn khụng rừ ràng làm cho những ứng viờn cú thể rất được kỳ vọng ở vòng đầu lại không trở thành lựa chọn của người trưởng bộ phận ở vòng sau dẫn đến lãng phí thời gian, có thể dẫn đến phải tuyển lại từ đầu.
- Cần thiết phải hoàn thiện bản mô tả công việc cho một số công việc còn thiếu trong trung tâm dưới sự trợ giúp của cán bộ chuyên môn để lấy đó làm thước đo
chuẩn cho việc tuyển người, để qua mỗi vòng tuyển thì việc sàng lọc trở nên chuẩn xác hơn, kết quả cuối cùng là nhanh chóng tìm ra được người phù hợp nhất với vị trí công việc đang cần tuyển.
3.2.2.4 Bỏ thu lệ phí đối với ứng viên thi tuyển kế toán
Hiện tại Trung tâm đang áp dụng việc thu lệ phí đối với nhân viên phòng kế toán điều này làm cản trở lớn cho quá trình tuyển dụng của Trung tâm, bởi vì tâm lý các ứng viên khi họ tham gia ứng tuyển đều không phải mất chi phí, họ chỉ mất thời gian và công sức để tham gia ứng tuyển. Bên cạnh đó việc thu lệ phí cũng có thể làm ứng viên hiểu lầm là Trung tâm tổ chức không khoa học, lạm dụng. Một thực tế nữa cho thấy hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp khi tiến hành tuyển dụng ứng viên đều không phải nộp bất cứ một khoản lệ phí nào cả thế nên Trung tâm nên bỏ lệ phí thi tuyển thay vào đó Trung tâm nên tăng kinh phí tuyển dụng, để đảm bảo thực hiện tốt quy trình tuyển dụng. Với việc bỏ lệ phí thi tuyển đối với ứng viên kế toán như thế chắc chắn Trung tâm sẽ thu hút được nhiều ứng viên, chất lượng ứng viên cũng cao hơn và khả năng đảm bảo công việc của các ứng viên cũng tốt hơn.
3.2.2.5 Tăng cường nhân sự làm công tác tuyển dụng nhân lực
- Hiện tại nhân viên phụ trách công tác nhân sự trong phòng là rất ít đặc biệt là nhân viên phụ trách công tác tuyển dụng, không những thế nhân viên tuyển dụng tại Trung tâm còn kiêm nhiệm nhiều việc như chấm công, chế độ phúc lợi cho ngươi lao động, so với định biên nhân sự của Trung tâm phòng Hành chính tổ chức cũng đang thiếu nhân sự vì thế cần phải bổ sung thêm nhân sự đặc biệt là nhân sự cho công tác tuyển dụng. Việc tìm người chuyên trách về công tác tuyển dụng phải đúng chuyên nghành, có đủ kỹ năng cần thiết đảm bảo thực hiện tốt công việc. Việc bổ sung thêm nhân sự chắc chắn sẽ giúp công tác tuyển dụng của phòng Hành chính được hiệu quả hơn, không những thế công việc nhân sự khác trong phòng cũng có thể chia sẻ để mọi việc đúng tiến độ và đạt tính chính xác cao.
- Bên cạnh đó cũng cần nâng cao hơn nữa năng lực cán bộ chuyên trách tuyển dụng. Với hai nhiệm vụ chủ yếu hiện này vừa phải hoàn thành nhiệm vụ của Trung ương Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam vừa phải đảm bảo thực hiện hoạt động kinh doanh của Trung tâm thì việc tuyển nhân sự có chất lượng, đảm bảo yêu cầu là vấn đề nan giải thế nên cán bộ chuyên trách cần phải chuyên nghiệp hơn, có ý tưởng sáng tạo
hơn việc đó đòi hỏi cán bộ chuyên trách cần dược đào tạo, bổ sung những kỹ năng cần thiết để công tác tuyển dụng phát huy hết hiệu quả.
3.2.2.6. Đầu tư chi phí cho tuyển dụng và lập kế hoạch sử dụng chi phí có hiệu quả
Trong thời gian tới, Trung tâm cần quan tâm hơn nữa đến việc đầu tư chi phí cho công tác quản trị nhân sự nói chung và công tác tuyển dụng nhân lực nói riêng vì chi phí tuyển dụng cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình này thành công.
Cùng với chiến lược mở rộng quy mô kinh doanh và nâng cao chất lượng nhân lực, Trung tâm cần tăng tỷ trọng chi phí tuyển dụng trong tổng các chi phí cho việc phục vụ Trung ương Hội, hoạt động kinh doanh tận thu của Trung tâm. Tuy nhiên, Trung tâm nên tìm mọi phương pháp để chi phí này là tối thiểu bằng cách xác định kênh tiếp cận ứng viên chính xác nhất để tránh lãng phí ở các kênh khác không hiệu quả.
Quan trọng hơn là khi thực hiện kế hoạch tuyển dụng, nhân viên phòng hành chính – tổ chức cũng xây dựng kinh phí dự trù và kế hoạch sử dụng kinh phí đó một cách chi tiết, cụ thể, khoa học. Trong kế hoạch sử dụng kinh phí tuyển dụng đó, nhân viên tuyển dụng cần kê khai từng chi phí cho từng công việc cụ thể sau khi đã tính đến các phương pháp tối thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả của công việc thực hiện.
Kế hoạch sử dụng chi phí tuyển dụng được xác định qua mỗi đợt tuyển dụng của công ty một cách công khai, minh bạch và được trưởng phòng hành chính – tổ chức xem xét để trình duyệt lên giám đốc Trung tâm phê duyệt. Trong quá trình xem xét, nếu thấy chưa phù hợp giám đốc cần phản ánh, bàn bạc với trưởng phòng Hành chính – tổ chức để xây dựng lại hoặc giám đốc điều hành cũng có thể yêu cầu trưởng phũng hành chớnh – tổ chức trỡnh bày, làm rừ cỏc chi phớ chưa rừ ràng.
Cuối mỗi đợt tuyển dụng, trong quá trình đánh giá hiệu quả tuyển dụng trưởng phòng hành chính – tổ chức, nhân viên tuyển dụng và các phòng ban có liên quan trong Trung tâm cần tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí tuyển dụng để rút kinh nghiệm cho những đợt tuyển dụng tiếp theo. Nếu việc xây dựng kinh phí tuyển dụng dự trù và lập kế hoạch sử dụng chi phí tuyển dụng hiệu quả được thực hiện tại Trung tâm theo trình tự như trên chắc chắn sẽ giúp công tác tuyển dụng đạt hiệu quả hơn, tránh gây thất thoát, tổn hại về vật chất, tài sản cho Trung tâm.
3.2.2.7 Tiến hành đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng tại Trung tâm
Việc đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng nhân lực tại Trung tâm trên thực tế chưa được coi trọng đúng mức. Trung tâm chưa tiến hành xây dựng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cụ thể, do vậy có những hạn chế trong công tác tuyển dụng thể hiện qua các chỉ tiêu đó chưa được khắc phục, được giải quyết trong các đợt tuyển dụng tiếp theo.
Trong thời gian tới, Trung tâm cần thực hiện đánh giá kết quả tuyển dụng định kì sau mỗi đợt tuyển dụng trong năm, theo từng năm tuyển dụng. Việc đánh giá trên dựa trên cơ sở các chỉ tiêu tuyển dụng (đánh giá chỉ số Kpi trong tuyển dụng). Các chỉ số Kpi trong tuyển dụng Trung tâm có thể tham khảo để xây dựng nhằm đnáh giá hiệu quả tuyển dụng trong thời gian tới:
- Tổng số CV / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh): chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của Trung tâm, số lượng CV Trung tâm nhận được nhiều có thể là do danh tiếng Trung tâm có thể do truyền thông tốt, có thể do công việc hấp dẫn.
- Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: đó là mức các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của Trung tâm
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số ứng viên đạt yêu cầu/ Tổng số ứng viên
Nếu tỷ lệ này càng cao thỡ chứng tỏ cụng ty đó truyền thụng những cốt lừi của công ty đến các ứng viên, điều này giúp công ty đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ ứng viên. Nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ công ty đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và ðiều kiện công việc.
- Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng:
Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng = Tổng chi phí / Tổng số CV.
Chỉ tiêu này xác định xem để thu được một CV, công ty phải mất bao nhiêu chi phí.
- Thời gian để tuyển nhân viên: chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.
- Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng: chỉ số này đo lường số CV nhận được, số CV đạt yêu cầu trên mỗi chức danh.