Cụng ty cổ phần HểA CHẤT THIẾT BỊ VÀ VẬT TƯ KHKT NGHỆ AN là một công ty thương mại hoạt động trên lĩnh vực lưu thông phân phối, thực hiện chức năng tổ chức lưu thông hàng hóa thông qua hoạt động mua, bán và dự trữ hàng hóa. Trong công ty thương mại, lưu chuyển hàng hóa là hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế, tài chính khác của công ty. Vì vậy việc tiêu thụ hàng hóa là rất quan trọng, đó là điều kiện để công ty tồn tại và phát triển.
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì cần thiết phải xây dựng mạng lưới tiêu thụ hàng hóa hợp lý, sử dụng các phương thức bán hàng hợp lý, nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí thu lại lợi nhuận tối đa là điều vô cùng cần thiết.
Công ty muốn tiêu thụ hàng hóa của mình thì công ty phải nghiên cứu thị trường, đưa ra các chính sách bán hàng thật hợp lý, và quan trọng chất lượng, mẫu mã hàng hóa phải cần được chú ý. Chính vì vậy mà trong những năm qua ban lãnh đạo của công ty đã đưa ra những quyết định đúng đắn giúp công tác tiêu thụ hàng hóa được tốt hơn
Hàng hóa của công ty chủ yếu là
+ Mua bán, Hoá chất, Thiết bị vật tư KHKT dùng cho thí nghiệm, NCKH.
+ Hoá chất tinh khiết phân tích, Hoá chất thông dụng phục vụ SX và đời sống hoá chất chỉ thị, nhuộm màu …
+ Hoá chất công nghiệp và các sản phẩm, chế phẩm của hoá chất phục vụ Công nghiệp,Nông nghiệp, xử lí môi trường, Bảo quản nông sản, chế biến nông, lâm, hải sản
+ Dụng cụ thí nghiệm thuỷ tinh, gỗ, cao cấp, trung tính các loại, vật tư KHKT khác cho các phòng thí nghiệm và các lĩnh vực nghiên cứu chuyên sau
+ Dịch vụ KHKT và công nghệ mới ứng dụng triển khai vào sản xuất đời sống.
+ Ứng dụng kĩ thuật bảo quản, xử lí mẫu vật, tiêu bản nhồi, ngâm, ép, phục dựng tu chỉnh về chim, thú, cá, lưỡng cư, bò sát, côn trùng, các tiêu bản ngâm, ép thực vật, phục chế tôn tạo các hiện vật cho Bảo tàng và các phòng thí nghiệm.
+ Sưu tầm, bảo quản, trưng bày và giới thiệu các tài liệu hiện vật mẫu vật tiêu bản cho các Bảo tàng, phòng mẫu tiêu bản và các phòng truyền thống của các cơ quan, trường học, công ty…
2.1.2. Các phương thức bán hàng mà công ty áp dụng hiện nay
Phương thức tiêu thụ hàng hóa là qua kho, sản phẩm hàng hóa mua về được nhập kho trước khi xuất bán cho khách hàng khi có nhu cầu. Công ty mua sản phẩm hàng hóa theo kế hoạch của phòng kinh doanh. Để phù hợp với công tác bán hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng công ty sử dụng các phương thức bán hàng : SV: Nguyễn Thị Hằng -1054018292 Lớp 51B14 - Kế toán17
+ Bán buôn qua kho: Là phương thức mà hàng hóa mua về nhập kho sau đó xuất kho để bán. Đây là một hình thức không thể thiếu được nó chiếm tỷ trọng cũng lớn trong quá trình tiêu thụ hàng hóa của công ty. Với hình thức này giúp cho hàng hóa tiêu thụ nhanh vì khối lượng bán lớn, tránh sự tồn đọng hàng hóa, và công ty sẽ mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau. Từ đó có thể mở rộng kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và tạo uy tín trên thị trường. Trong bán buôn qua kho thì công ty sử dụng bán buôn trực tiếp nghĩa là công ty không cần chuyển hàng đến địa điểm người mua mà người mua phải đến tại kho của công ty để mua hàng và trực tiếp thanh toán hoặc ký nhận nợ.
Ví dụ :Ngày 01/11/2011 công ty tiến hành xuất kho hàng hóa với PXK số XK0204 cho Bảo tàng Xô Viết Nghệ Tĩnh với hóa đơn giá trị gia tăng số 0000195 với số tiền thuế suất GTGT 5% đã thu qua tiền gửi ngân hàng
+ Nợ TK 632 : 4.725.291 Có TK 156 : 4.725.291 + Nợ TK 1121: 20.622.000 Có TK 5111: 19.640.000 Có TK 333 : 982.000
+ Bán lẻ trực tiếp: Là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Qua khâu bán lẻ háng hóa vĩnh viển rời khỏi lưu thông, giá trị của nó được thực hiện đầy đủ.Với hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách
Ví dụ : Ngày 20/12/2013 công ty bán 2 nhiệt kế cho cho chị Nguyễn thanh hằng với giá 1.500.000 đồng/1 cái đã thu bằng tiền mặt
2.1.3. Phương thức thanh toán, thời điểm ghi nhận hàng bán
Tùy thuộc vào phương thức bán hàng và mối quan hệ của công ty với khách hàng mà công ty áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp và thuận lợi cho khách hàng nên công ty áp dụng :
+ Phương thức thanh toán trực tiếp :Là phương thức mà người đến công ty mua hàng sau khi nhận hàng thì người mua thanh toán bằng tiền mặt. Phương thức này thường áp dụng bán lẻ trực tiếp hoặc khách hàng không thường xuyên mua hàng với khối lượng ít, đơn lẻ
+ Phương thức thanh toán trả sau : Là phương thức là người đến công ty mua hàng sau khi nhận hàng thì người mua ký nhận nợ sau một thời gian thì người mua thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Phương thức này thường chủ yếu áp dụng với bán buôn, mua hàng với số lượng lớn
Phạm vi xác định hàng bán :
+ Hàng bán phải là hàng mua về với mục đích bán ra + Doanh nghiệp mất đi quyền sở hữu về hàng hóa
+ Quá trình bán hàng phải được diễn ra theo những phương thức và thể thức nhất định
SV: Nguyễn Thị Hằng -1054018292 Lớp 51B14 - Kế toán18
Thời điểm ghi nhận hàng bán ( ghi nhận doanh thu ) là khi quyền sở hữu về hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng bất kể khách hàng đã thanh toán hay chưa thanh toán
2.1.4. Công tác quản lý hàng hóa của công ty
+ Hàng hóa được công ty mua về tiến hành nhập kho trước khi nhập kho thì công ty tiến hành kiểm kê hàng hóa xem đã đúng chủng lọaị hàng hóa chưa, số lượng hàng hóa đã đúng như trong hóa đơn hay chưa, chất lượng như thế nào và xem hạn sử dụng của các loại hàng hóa thế nào. Sau khi đã kiêm kê hàng hóa xong thì thủ kho tiến hành nhập kho, phiếu nhập kho sẽ chuyển đến phòng kế toán để tiến hành theo dừi và ghi sổ
+ Khi hàng húa ở trong kho thỡ kế toỏn hàng tồn kho phải thường xuyờn theo dừi, xem có bị hao hụt, hư hỏng, mất cắp không. Hàng hóa phải được bảo quản thật tốt + Khi công ty tiến hành xuất hàng hóa bán cho khách hàng thì thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành xuất hàng cho khách hàng
2.1.5. Đặc điểm tổ chức quản lý công tác bán hàng
Bán hàng là giai đoạn có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy phải quản lý chặt chẽ quá trình này.
- Theo dừi hàng húa bỏn ra cỏc chỉ tiờu
+ Khối lượng hàng hoỏ: theo dừi thường xuyờn số lượng từng loại hàng hoá tồn kho, nhập và xuất trong kỳ, lượng dự trữ cần thiết để có kế hoạch bán hàng.
+ Giá vốn hàng hoá xuất bán: phải xác định chính xác vì đây là cơ sở xác định giá bán.
+ Giá bán và doanh thu bán hàng: Giá bán phải linh hoạt, tuỳ từng điều kiện cụ thể; đảm bảo bù đắp các khoản chi phí, đem lại lãi cho đơn vị, được khách hàng chấp nhận. Doanh thu bán hàng tuân thủ những điều kiện quy định trong chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Chất lượng, mẫu mã hàng hóa
Hàng hóa của công ty khi mua về với mục đích bán ra cần phải lựa chọn những mặt hàng có chất lượng, mẫu mã phong phú phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng
- Thị trường
Tìm kiếm, mở rộng thị trường nhằm đạt kết quả cao trong quá trình tiêu thụ sản phẩm cũng là công việc được chú trọng. Đối với từng thị trường riêng biệt, có những phương thức bán hàng phù hợp và những chính sách ưu đãi.
- Mặt hàng và chính sách kinh doanh
Công ty cần phải đưa ra những chính sách bán hàng hợp lý như công ty có thể khuyến mại, giảm giá hàng bán. Ngoài ra công ty cần phải chú ý xem những mặt hàng đang bán chạy trên thị trường, những mặt hàng khó bán để từ đó đưa ra những chính sách phù hợp
*Quy trình công tác bán hàng
Công tác kế toán bán hàng được thực hiện theo quy trình
SV: Nguyễn Thị Hằng -1054018292 Lớp 51B14 - Kế toán19
Sơ đồ 2.1.5.1 Quy trình bán hàng
Bước 1: Giới thiệu hàng hoá:
+ Giới thiệu trực tiếp: Căn cứ vào đặc tính của hàng hoá, các quy định chung của Nhà nước về kinh doanh nhóm hàng hoá trên thị trường. Phòng kinh doanh lên phương án giới thiệu các mặt hàng cho các nhân viên kinh doanh. Các nhân viên kinh doanh giới thiệu cho các khách hàng đến xem hàng tại Công ty cũng như đi đến các chi nhánh để giới thiệu về các sản phẩm của Công ty.
+ Giới thiệu gián tiếp: Công ty tiến hành giới thiệu sản phẩm mình phân phối thông qua báo chí, Internet… thông tin đến với các khách hàng một cách khách quan, đầy đủ, chớnh xỏc, nờu rừ được ưu điểm của sản phẩm.
Bước 2: Nhận đơn hàng:
+ Trực tiếp: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ các khách hàng có nhu cầu mua hàng.
+ Gián tiếp: Phòng kinh doanh nhận các đơn hàng thông qua điện thoại, Fax…
Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: Tên và địa chỉ đơn vị bán (Công ty), tên hàng, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận, hình thức thanh toán.
Bước 3: Xem xét đơn đặt hàng
Trưởng phòng kinh doanh hoặc người được phân công tiếp nhận và xem xét đơn đặt hàng.
Bước 4: Ký hợp đồng mua bán: Sau khi giới thiệu hàng hoá, các cơ sở có nhu cầu sử dụng hàng hóa của công ty, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với các cơ sở đó. Hợp đồng được lập thành 4 bản:
+ Một bản phòng kinh doanh giữ lại.
+ Một bản đưa cho phòng kế toán làm căn cứ viết hoá đơn.
+ Hai bản khách hàng giữ lại.
Đối với những khách hàng lẻ, Công ty có thể bỏ qua bước 2 và bước 3.
Bước 5: Xuất hoá đơn: sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh chuyển hợp đồng bán hàng kèm đơn đặt hàng cho phòng kế toán, phòng kế toán nhập số liệu vào máy, in hoá đơn GTGT. Hoá được lập làm 3 liên:
- Liên 1: Lưu.
- Liên 2: Giao cho khách hàng.
- Liên 3: Làm căn cứ để hạch toán.
SV: Nguyễn Thị Hằng -1054018292 Lớp 51B14 - Kế toán20 Giới thiệu hàng
hóa Nhận đơn đặt
hàng
Ký kết hợp đồng mua bán
Xuất hoá đơn Giao nhận hàng
hoá Kế toán xử lý số
liệu và ghi sổ
Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho cũng được lập làm 3 liên:
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Đưa cho thủ kho xuất kho.
- Liên 3: Lưu phòng tài vụ
Bước 6: Xuất hàng, giao nhận vận chuyển sản phẩm. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho do bộ phận bán hàng lập tiến hành xuất hàng, ghi thẻ kho.
* Nguyên tắc xuất hàng hoá:
+ Hàng chỉ được xuất khi có đầy đử các chứng từ: Hoá đơn Công ty.
+ Chỉ xuất hàng đúng loại, quy cách, đạt tiêu chuẩn và được phép lưu hành.
+ Khách nhận hàng phải xuất trình hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Hoá đơn phải đầy đủ nội dung, chữ ký của người lập hoá đơn.
* Vận chuyến hàng hoá: Việc vận chuyển hàng có thể do nhà máy chịu trách nhiệm hoặc do khách hàng tự thuê người vận chuyển là tuỳ vào thoả thuận của hai bên.
Trường hợp 2: Bán lẻ cho cá nhân
Trường hợp này, cá nhân đến trực tiếp tại công ty yêu cầu được mua hàng hóa, nhân viên kinh doanh thương lượng giá cả với khách hàng. Sau đó tiến hành viết phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho giao cho người mua sang thủ kho nhận hàng.
Cuối ngày, nhân viên lập bảng kê số lượng hàng bán trong ngày và lập một hóa đơn cho số hàng bán lẻ đó.
Bước 7: Ký nhận, giao chứng từ, tiền. Người giao nhận hoặc đơn vị được uỷ quyền giao nhận ký nhận hoá đơn, chứng từ theo quy định. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay thì phải nộp tiền đầy đủ và kịp thời về phòng kế toán tài chính.
2.2. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Hóa