Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm- 123docz.net

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC

1.3 Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán BCTC .1 Mục tiêu, đối tượng

1.3.1.1 Mục tiêu

Tính hiện hữu (có th ực): doanh thu thu bằng tiền và các kho ản phải thu đều phải hiện hữu tại thời điểm lập BCTC.

Tính trọn vẹn (đầy đủ): doanh thu và các kho ản phải thu đã phát sinh đều được phản ánh vào các tài kho ản liên quan và ghi sổ đầy đủ.

Tính đúng đắn của việc tính giá: doanh thu bằng tích số của đơn giá nhân với số lượng hàng bán, trong đó đơn giá là giá đã được phê chuẩn, và số lượng hàng bán là s ố lượng hàng thực tế đã được bán ra.

Tính chính xác về cơ học: tích số giữa đơn giá với số lượng hàng bán ph ải được tính đúng, phản ánh chính xác số tiền vào các tài kho ản và các s ổ liên quan.

Tính đúng đắn trong phân loại và trình bày: doanh thu và khoản phải thu phải được phân loại đúng đắn. Các thông tin này ph ải được trình bày trên BCTC một cách chính xác và hợp lí.

Phản ánh đúng quyền và nghĩa vụ của đơn vị: doanh ng iệp ph ả i có quy ền sở hữu đối với tất cả khoản doanh thu, các khoản doa h t u p át sinh trong kì.

1.3.1.2 Đối tượng

Đối tượng của kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền gồm có :

- - - - - - - - - -

Hệ thống các báo cáo tài chính c ủa đơn vị: Báo cáo k ết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Các đơn đặt hàng, các h ợp đồng đã kí kết về bán hàng và cung c ấp dịch vụ, cho thuê tài s ản hoặc các hợp đồng tín dụng. Các chứng từ v ậ n chuyển.

Các hóa đơn: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,..

Các bản quyết toán, thanh lý h ợp đồng bán hàng, cung c ấp dịch vụ,..

Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm chi,..

Sổ cái các tài kho ản có liên quan.

Sổ nhật kí bán hàng, nhật kí thu tiền.

Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết các khoản phải thu.

Tờ khai nộp thuế GTGT hàng tháng.

Các chứng từ phê chuẩn xóa s ổ khoản nợ phải thu khó đòi.

Bảng kê phân tích lập dự phòng hay hoàn nh ập.

1.3.2 Những sai phạm thường gặp trong quá trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền

- - - - -

- -

Không bù tr ừ cùng đối tượng hoặc bù tr ừ công n ợ không cùng đối tượ ng.

Chưa có quy chế tài chính về thu hồi công n ợ.

Chưa cú sổ chi tiết theo dừi chi ti ết từng đối tượng phải thu.

Cựng m ột đối tượng nhưng theo dừi trờn nhi ều tài khoản khỏc nhau.

Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ, c ưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…

Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công n ợ không đầy đủ vào thời điểm lập báo cáo t ài chính.

Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lí.

Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK 131.

Cơ sở hạch toán công n ợ không nh ất quán theo hóa đơn hay theo phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công n ợ không kh ớp sổ.

Hạch toán giảm công n ợ phải thu hàng bán tr ả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Ghi nhậ các kho ản trả trước cho người bán không có ch ứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có m ối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.

Ghi nhận tăng phải thu không phù h ợp với ghi nhận tăng doanh thu, công tác luận chuyển chứng từ từ kho lên phòng k ế toán chậm, nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có ch ứng từ kho như phiếu xuất hàng..

Có nh ững khoản công n ợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định hạn nộp lại nên bị nhân viên chi ếm dụng vốn hoặc biển thủ.

- -

Nhiều khoản cụng n ợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, khụng rừ đối tượng, tồn đọng nhiều năm nhưng chưa xử lí.

Cuối kì chưa đánh giá lại các khoản phải thu có g ốc ngoại tệ.

Không phân lo ại tuổi nợ, không có chính sách thu h ồi, quản lí nợ hiệ u qu ả. Các khoản xóa n ợ chưa tập hợp được hồ sơ đầy đủ theo quy định, không theo dừi n ợ khú đũi đó xử lớ.

Không h ạch toán lãi thanh toán n ợ quá hạn.

Chưa tiến hành phân lo ại các khoản phải thu theo quy đị mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn.

Hạch toán doanh thu, phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.

- -

Theo dừi kho ản thu đại lớ về lói trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng chưa xác định mức chi tiết từng đối tượng để có bi ện pháp thu hồi.

Chưa lập dự phòng các kho ả n ph ải thu khó đòi ho ặc lập dự phòng nh ưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép. Hồ sơ lập dự phòng ch ưa đầy đủ theo qui định.

Không thành l ậ p h ội đồng xử lí nợ phải thu khó đòi và thu th ập đầy đủ hồ sơ các khoả ợ đ ã xóa n ợ cho người mua.

Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.

1.3.3 Trình tự kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền 1.3.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán

Bước 1: Xem xét chấp nhận khách hàng

Việc chấp nhận kí kết hợp đồng hay không được xem xét dưới góc độ khách hàng.

Đối với khách hàng m ới: KTV tìm hiểu lí do kiểm toán của khách hàng, tìm hiểu các thông tin v ề lĩnh vực kinh doanh, tình hình tài chính.. qua các phương tiện thông tin như internet, báo chí, tạp chí chuyên ngành,… hay các nguồn tin

khác như luật sư, ngân hàng, doanh nghiệp có quan h ệ với khách hàng ho ặc KTV tiền nhiệm.

Đối với khách hàng cũ: Hàng năm sau khi hoàn thành kiểm toán thì KTV sẽ cập nhật thông tin để đánh giá lại khách hàng hi ện tại để xem liệu có nên ti ế p t ục kiểm toán cho họ không ? có c ần thay đổi nội dung gì trong hợp đồng kiểm toán hay không ?

Bước 2: Lập và thảo luận hợp đồng kiểm toán, cử KTV thực iện ki ể m toán.

Theo VSA 220 “ Công việc kiểm toán phải được g ao cho những cán bộ, nhân viên chuyên nghi ệp được đào tạo đầy đủ và có k ĩ năng và năng lực chuyên môn đáp ứng được nhu cầu thực tế”. Cụ thể với hu trình bán hàng – thu tiền, công ty s ẽ lựa chọn những KTV có kinh nghi ệm trong việc kiểm toán doanh thu để kiểm toán phần hành này.

Cuối cùng là kí hợp đồng kiể m toán. Hợp đồng kiểm toán là cơ sở pháp lý để KTV thực hiện các bước tiếp theo của cuộc kiểm toán và có th ể ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lí của KTV đối với khách hàng, đảm bảo cuộc kiểm toán được thực thi và diễn ra suôn s ẻ.

Bước 3: Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động.

Nhận diện các bên liên quan : trong quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền, các bên liên quan mà KTV quan tâm ch ủ yếu là khách hàng l ớn và thường xuyên, các đại lí có số dư công nợ đến thời điểm cuối kì có số dư lớn.

Bước 4: Tìm hiểu chu trình bán hàng – thu tiền.

KTV tìm hiểu về thủ tục kiểm soát của chu trình bán hàng – thu tiền. Thủ tục kiểm soát là các quy ch ế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lí cụ thể.

Qua việc tìm hiểu các vấn đề trên, KTV đánh giá xem HTKSNB của khách hàng hoạt động có hi ệu quả không, HTKSNB không hi ệu quả, rủi ro kiểm soát cao khi nó được thiết kế và thưc hiện không đầy đủ. Ngược lại, khi HTKSNB có thể ngăn ngừa, phát hiện, sửa chữa các sai sót tr ọng yếu thì KTV đánh giá rủ i ro kiểm soát ở mức thấp hoặc trung bình, HTKSNB hữu hiệu.

Bước 5: Phân tích sơ bộ BCTC:

Mục đích là để KTV có th ể nhìn nhận được tình hình tài c ính của đơn vị khách hàng m ột cách khái quát, toàn di ện, xác định được vù g có r ủi ro sai sót trọng yếu, từ đó có thể xác định nội dung, thời gian và phạm vi sử dụng các phương pháp kiểm toán.

Khi thực hiện phân tích sơ bộ BCTC, KTV thực hiện phân tích biến động, phân tích hệ số, phân tích các số dư bất t ường,… dựa trên số liệu của các BCTC.

Ở bước này, KTV thường chủ yế u phân tích Bảng CĐKT và Báo cáo KQHĐSXKD, còn Báo cáo LCTT thì phân tích khi cần thiết.

Bước 6: Đánh giá chung về HTKSNB và rủi ro:

Việc nghiên cứ u HTKSNB của khách hàng, đánh giá rủi ro rất quan trọng vì chỉ khi có đủ hiểu biết về HTKSNB thì KTV mới có th ể lập kế hoạch tổng thể và xây dựng chương trình kiểm toán phù h ợp với khách hàng.

KTV cần có s ự hiểu biết về HTKSNB trên cả hai mặt, đó là HTKSNB có được thiết kế phù h ợp không và trên th ực tế có được đơn vị thực hiện hay không.

Các nội dung cần tìm hiểu: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; thông tin và truyền thông; ho ạt động kiểm soát; việc giám sát; nghiên c ứu công vi ệc, tài liệu của KTV nội bộ.

KTV phải lập hồ sơ về những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiểu về KSNB. Hồ sơ thường được thực hiện và hoàn thành dưới dạng bảng tường thuật, bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ và lưu đồ. Sau đó KTV thường sử dụng

phép thử walk-through để kiểm tra lại xem đã mô t ả đúng hiện trạng của từng chu trình nghiệp vụ hay chưa. Nếu có s ự khác biệt thì KTV sẽ điều chỉnh lại các mô t ả cho đúng với hiện trạng.

Tất cả các rủi ro tiềm tàng và r ủi ro kiểm soát đều được đánh giá dự a trên kinh nghiệm, nhận định nghề nghiệp và có ch ứng minh cụ thể. Rủi ro kiể m soát thường được KTV dự kiến ở mức cao nhất có th ể ngay cả khi KTV đ ã hiểu khá rừ về hệ thống. Đồng thời KTV cần đưa ra mức rủi ro kiểm toỏn. T ừ đú KTV xỏc định được rủi ro phát hiện, trên cơ sở đó thiết kế các thử ghiệm cơ bản thích hợp để rủi ro kiểm toán sau cùng ch ỉ nằm trong giới hạn được phép. Rủi ro phát hiện tỷ lệ nghịch với rủi ro tiềm tàng và r ủi ro kiểm soát. Đố i với các khoản mục mà rủi ro phát hiện chấp nhận được là thấp, KTV sẽ tăng cường thử nghiệm chi tiết, mở rộng mẫu, số lượng bằng chứng kiểm t án cần thu thập nhiều hơn. Ngược lại, đối với các khoản mục có th ể cho phép m ứ c rủi ro phát hiện cao, phạm vi kiểm toán hẹp hơn, số lượng bằng chứng cần thu thập ít hơn, KTV có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản, giảm cỡ mẫu để tăng tính hiệu quả kinh tế.

Mô hình rủi ro kiểm toán được thiết lập và có th ể biểu thị bởi công th ức sau:

AR = IR x CR x DR Hoặc DR = AR / (IR x CR) Trong đó: AR: rủi ro kiểm toán

CR: rủi ro kiểm soát Bước 7: Xác định mức trọng yếu

Trên thực tế việc ước lượng và phân bổ mức trong yếu cho các tài kho ản 1à vấn đề hết sức phức tạp, đòi h ỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Thông thường ước lượng và phân bổ mức trong yếu do trưởng đoàn kiểm toán đảm nhiệm.

Bước 8: Đánh giá rủi ro kiểm toán

Dựa vào công th ức rủi ro: AR = IR X CR X DR

Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn cho toàn bộ BCTC được kiểm toán để điều chính các thủ tục kiểm toán một cách thích hợp sao cho rủi ro này giảm xuống ở mức thấ p nh ất có th ể.

Bước 9: Lập kế hoạch kiểm toán và thi ết kế chương trình kiểm toán

KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tíc , triển khai kế hoạch và soạn thảo chương trình kiểm toán cho chu trình. Thực chất đây chính 1à việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghi ệm cơ bản với bốn nội dung chính: xác định thủ tục kiểm toán, quy mô m ẫu h ọ n , khoản mục được chọn và thời gian thực hiện.

Trong đó, phương pháp chọn mẫ u và cỡ mẫu được trình bày như sau:

Khi thiết kế thủ tục kiểm toán, kiểm toán viên ph ải xác định được các phương pháp thích hợp để lự chọn các phần tử thử nghiệm nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán thoã mãn m ục tiêu thử nghiệm kiểm toán.

Các phương pháp lựa ch ọ n phần tử kiểm tra bao gồm:

- Chọn toàn bộ (kiểm tra 100%).

- Lựa chọn các phần tử đặc biệt.

- Lấy mẫu kiểm toán: lấy mẫu kiểm toán có th ể áp dụng phương pháp thống kê hoặc phương pháp phi thống kê, việc lựa chọn phương pháp lấy mẫu nào là tu ỳ thuộc vào các xét đoán của kiểm toán viên xem phương pháp nào có hi ệu quả hơn.

Trong khi đó, chương trình kiểm toán mẫu có đưa ra một số phương pháp chọn mẫu áp dụng cho các cuộc kiểm toán. Đối với các thử nghiệm cơ bản, số mẫu lựa chọn thường áp dụng chọn mẫu theo kỹ thuật CMA (Chọn mẫu theo đơn

vị tiền tệ). Theo phương pháp này, KTV có thể thực hiện các cách th ức để chọn mẫu:

- Chọn mẫu không phân nhóm: T ất cả các phần tử đều đưa vào để xác đị nh cỡ mẫu và chọn mẫu.

- Chọn mẫu có phân nhóm:

 Nhóm 1: ph ần tử đặc biệt và có giá tr ị lớn hơn khoảng cách m ẫu: Kiểm tra 100%

 Nhóm 2: ph ần tử không đặc biệt và có giá trị nhỏ hơn khoảng cách mẫu:

Tính cỡ mẫu và chọn mẫu Xác định cỡ mẫu:

Khoảng cách mẫu (J) = (Mức trọng yếu chi tiết (MP))/(Nhân tố R)

Số mẫu có th ể chọn (Ss) = (Giá trị tổng thể (P))/(Mức trọng yếu chi tiết (MP)) x Nhân tố R

KTV xác định nhân tố R dựa vào phương pháp tiếp cận kiểm toán dựa trên rủi ro khi xem xét thi ế t k ế và triển khai của HTKSNB.

Bảng 1.1: Xác định nhân tố R

Xem xét về mặt thiết kế và triển khai của HTKSNB (D&I)

Khoản mục chu trình

R xác định

Khoản mục CĐKT Khoản mục KQKD

HTKSNB có thi ết kế và triển khai (D&I)

Không th ực

nghiệm kiểm

Theo cách này, mẫu được chọn có mang tính chất đại diện cao do khả năng được lựa chọn của một đơn vị tiền tệ là như nhau, đồng thời số mẫu được chọn chịu ảnh

hưởng của chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết do đó số mẫu chọn có th ể giảm xuống trong trường hợp hệ thống kiểm soát được cho là tốt và ngược lại. Điều này phù h ợp với các quy định chuẩn mực:

“Trong quá trình thu thập bằng chứng, kiểm toán viên ph ải sử dụng khả năng xét đoán nghề nghiệp để đánh giá rủi ro kiểm toán và thi ết kế các thủ tục kiểm toán để bảo đảm rủi ro kiểm toán giảm xuống mức có th ể chấp nhận được”

1.3.3.2 Thực hiện kiểm toán

 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình bán hà g và thu tiền KTV thực hiện các TNKS khi rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ là thấp hoặc trung bình. Mục đích thực hiện các TNKS nhằm thu th ập bằng chứng về thiết kế các thủ tục kiểm soát của KH 1à thích hợp để ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm trong yếu trên BCTC và ho ạt động ki ểm s át được triển khai trong thực tế đúng yêu cầu của thủ tục kiểm soát. Nếu KTV nhận thấy rủi ro kiểm soát cần được đánh giá lại ở mức cao (thấp) hơn thì KTV có thể giảm (tăng cường) mức độ kiểm tra chi tiết so với kế hoạch.

Mục tiêu kiểm soát

Thủ tục kiểm soát

Tính hiện hữu:

Doanh thu ghi sổ là có th ật (thực tế có x ảy ra)

-Quá trình vào sổ doanh thu được chứng minh bằng hóa

đơn bán hàng, các chứng từ

vận chuyển (nếu có ), các đơn đặt hàng có phê chu ẩn.

-Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ tự và theo dừi ch ặt chẽ.

- Đối chiếu các bút toán trên s ổ nhật kí bán hàng vớ các chứng từ liên quan như:

hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận huyể n.

- Đồng thời xem xét các hóa đơn có được đánh số liên tục hay không, đầy

đủ chữ kí không.

Tính đúng đắn: Các nghiệp vụ được phê chuẩn và cho phép m ột cách đúng đắn.

Một nghi ệ p vụ phải được phê chu ẩ n v ề các vấn đề:

+ Phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng.

+ Phê chuẩn về giá bán, phương thức

thanh toán, chi phí vận chuyển, tỉ lệ chiết khấu.