2.1.1. Phân loại NVL-CCDC
Để tạo ra sản phẩm cuối cùng công ty phải sử dụng 1 khối lượng NVL-CCDC rất lớn bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có tính năng lý hoá riêng.
Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu, dụng cụ thì phải tiến hành phân loại 1 cách khoa học, hợp lý. Vật liệu, dụng cụ ở Công ty được phân thành các loại như sau :
* Vật liệu : - Vật liệu chính : Gỗ, Bất động sản, dầu mỏ - Vật liệu phụ : các loại nông sản
- Nhiên liệu : xăng, dầu các loại…
- Phụ tùng thay thế : là các chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị mà Công ty mua để sửa chữa máy móc.
Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, báo có UNC, UNT
Nhật ký chung
Sổ Cái TK 111, 112
Bảng cân đối TK
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bảng CĐKT
- Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ
- Sổ chi tiết tiền mặt Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
Bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt,
tiền gửi
Nghiệp
- Vật liệu thu hồi :
- Vật liệu khác như : văn phòng phẩm, đồ dùng y tế…
* Dụng cụ : - Dụng cụ đồ nghề - Dụng cụ quản lý
- Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động - Khuôn mẫu các loại
- Lán trại tạm thời
- Các loại bao bì dùng đựng sản phẩm.
2.1.2 Đánh giá NVL-CCDC
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán, ghi sổ kế toán NVL theo giá thực tế. Do vậy việc hạch toán vừa chính xác vừa giảm được khối lượng ghi chép và xác định đúng đắn chi phí đầu vào.
- Giá thực tế VL-CCDC nhập kho : Đối với NVL-CCDC
nhập kho do mua ngoài
=
Giá mua theo hoá đơn
+
Chi phí thu mua
-
CKTM, giảm giá hàng mua Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm : chi phí vận chuyển bốc dỡ lô hàng phải trả cho bên thứ 3 ( Trường hợp vận chuyển thuê ngoài), chi phí xăng dầu, chi phí thuê kho bãi…
Đối với NVL công ty tự khai thác
=
Giá thực tế xuất Ra từ chế biến
+
Chi phí chế biến khai thác
- Giá thực tế VL-CCDC xuất kho :
Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính gía thực tế VL-CCDC xuất kho
Trị giá thực tế NVL- CCDC xuất kho
=
Số lượng NVL-CCDC xuất kho
*
Đơn giá bình quân
Đơn giá bình
quân =
Trị giá thực tế NVL- CCDC tồn đầu kỳ
+ Trị giá thực tế NVL-CCDC nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL-CCDC tồn đầu kỳ
+ Số lượng NVL-CCDC nhập kho trong kỳ
Phương pháp này cho giá tương đối chính xác vì nó sát với giá thị trường nhưng có nhược điểm là chỉ đến cuối kỳ mới tính được giá vật tư xuất kho.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc, hàng xuất kho và hàng tông kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền
Nghiệp
Để thực hiện được toàn bộ công tác kế toán NVL nói chung, công tác kế toán chi tiết NVL-CCDC nói riêng phải dựa trên các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến Nhập - Xuất - Tồn kho NVL – CCDC. Hiện nay, các chứng từ được sử dụng để hạch toán NVL bao gồm :
- Hoá đơn GTGT ( do Bộ tài chính phát hành) - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT)
- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT) - Thẻ kho ( Mẫu số 06 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu số 05 – VT) - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá.
- Bảng kê nhập - xuất - tồn vật tư.
2.1.3 Thủ tục nhập xuất kho NVL-CCDC a. Thủ tục nhập kho NVL-CCDC
Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi tới, phòng Kế hoạch- Vật tư sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng Kế hoạch - Vật tư sẽ cùng với thủ kho phòng kế toán kiểm tra rồi lập biên bản kểm nghiệm vật tư.
Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số lượng thực nhập. Trên cơ sở các chúng tư đã lập phòng Kế hoạch - Vật tư sẽ lập phiếu nhập kho. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu hoặc thừa sẽ được xử lý theo quy định. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc thì 1 bản sẽ được giữ lại phong Kế hoạch - Vật tư bản còn lại sẽ để ghi thẻ kho sau đó chuyển kế toán vật tư để ghi sổ và lưu.
QUY TRÌNH NHẬP KHO VẬT LIỆU
Bộ phận phụ trách cung ứng
vật tư
- Giấy đề nghị cấp vật tư
- HĐ, phiếu nhập, biên bản kiểm nghiệm, phiếu chi…
Phòng kế hoạch duyệt giấy cấp
vật tư
Thủ kho nhập vật tư ghi thẻ
kho
Kế toán tổng hợp vật tư, hàng
hoá
Kế toán vật tư , hàng hoá
Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá
Bảng tổng hợp chi tiết
vật tư
Nghiệp
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
b. Thủ tục xuất kho vật tư
Vật tư của công ty được dùng cho nhiều mục đích khác nhau như sản xuất sản phẩm hoặc xuất bán. Khi các phòng ban, phân xưởng có nhu cầu sử dụng, người phụ trách bộ phận sẽ lập “ Giấy đề nghị cấp vật tư” gửi cho phòng kế hoạch duyệt. Căn cứ vào kết quả đã duyệt, phòng kế toán lập phiếu xuất kho (2liên) :
- Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
- Liên 2 : Giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư.
Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết vật tư, đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.
QUY TRÌNH XUẤT KHO VẬT LIỆU
Ghi chú : Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu 2.1.4 Sổ kế toán chi tiết
Để thuận tiện cho việc hạch toán Công ty đã sử dụng các sổ kế toán chi tiết sau :
Bộ phận sản xuất giấy đề nghị cấp vật
tư
thủ kho xuất vật tư, ghi thẻ kho
kế toán vật tư, hàng hoá
Sổ chi tiết vật tư hàng hoá
kế toán tổng hợp vật tư, hàng
hoá
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Phòng kế hoạch
duyệt giấy đề nghị cấp vật tư
Nghiệp
- Sổ ( thẻ ) kho (S12 – DN)
- Sổ kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hóa ( S10 – DN)
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S11- DN) - Sổ đối chiếu luân chuyển
Ngoài các sổ kế toán nêu trên Công ty còn mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu, dụng cụ để phục vụ việc ghi sổ nhanh chóng , kịp thời. - Sổ số dư
Tại công ty, kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận kế toán như sau :
* Tại kho :
Căn cứ vào phiếu nhập - xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho do kế toán mở để theo dừi chi tiết từng loại vật tư theo chỉ tiờu số lượng, định kỳ sau khi đó ghi chép đầy đủ vào thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ nhập xuất cho kế toán NVL.
* Tại phòng kế toán :
Sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán NVL tiến hành nhập đầy đủ thông tin của từng đối tượng vào các sổ thẻ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung, lên bảng cân đối số phát sinh và báo cáo kế toán.
Sơ đồ :
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
2.2 Hạch toán tổng hợp NVL-CCDC
* Tài khoản sử dụng
Ở công ty cổ phần tập đoàn Đại Châu, do vật liệu rất đa dạng và phong phú, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên. Các Tk kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ về NVL-CCDC bao gồm :
TK 152 – Nguyên liệu vật liệu TK 153 - Công cụ dụng cụ
TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ TK 331 - Phải trả người bán
TK 111,112 - Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng Chứng từ
gốc phiếu nhập
phiếu xuất
Thẻ kho Sổ thẻ chi
tiết vật liệu Bảng tổng
hợp N-X-T
Nghiệp
TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp
Tk 217 – nguyên giá bất động sản đầu tư
Bên cạnh đó Công ty cũng sử dụng 1 số TK có liên quan khác như : TK 131 , TK 641, 642 …
Song song với các nghiệp vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ (thẻ) chi tiết, kế toán tổng hợp còn ghi chép vao Nhật ký chung là căn cứ để ghi vào số Cái các Tk.
Trình tự ghi sổ kế toán NVL – CCDC :
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3. Kế toán Tài sản cố định