Chương 2 Khảo sát hệ thống
2.1 Khảo sát hiện trạng
2.1.1 Bảng giá nước
Bảng 2.0 Bảng giá nước sạch
2.1.2 Các đối tượng cần quản lý & quan hệ giữa chúng
Hệ thống phải thể hiện được các đối tượng cùng với các thuộc tính của chúng cũng như mối quan hệ của chúng với các đối tượng khác. Có các đối tượng chính như sau:
a Khách hàng mua nước
Là khách hàng ký hợp đồng mua nước với Công ty. Một hợp đồng thuộc một khách hàng mua nước và ngược lại.
b Đơn vị thanh toán tiền hóa đơn tiền nước
Là cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm trả tiền cho hoá đơn tiền nước. Nhiều hợp đồng mua nước có thể ra chung 01 hoá đơn tiền nước. Một đơn vị thanh toán có thể trả tiền cho nhiều hợp đồng
c Điểm đo
Điểm đo là nơi bên bán nước đặt thiết bị đo đếm nhằm đo sản lượng nước bán ra cho khách hàng theo từng dịch vụ. Tại mỗi điểm đo có nhiều nhất là 1 đồng hồ.
Đồng hồ tại điểm đo có thể thay đổi do tháo lắp (hỏng hóc, kiểm tra định kỳ…) . Điểm đo xác định thuộc vào đồng hồ tổng, lộ đường ống, đai khởi thủy nào….
d Hợp đồng
Là căn cứ pháp lý để thực hiện các thoả thuận mua bán giữa bên mua và bán nước. Hợp đồng có thể được ký lại hoặc bổ sung phụ lục trong trường hợp thay đổi thông tin hợp đồng.
e Quan hệ giữa các đối tượng
Các điểm đo có thể có quan hệ với nhau, từ đó dẫn tới cách tính hoá đơn khác nhau:
Ghép tổng: Các điểm đo khác nhau (cùng quyển hoặc khác quyển) được in chung tiền nước của các đồng hồ trên cùng một hoá đơn.
Ghép chính phụ: điểm đo của khách hàng phụ thuộc đồng hồ khách hàng chính nên sản lượng đồng hồ chính được tính trừ đi sản lượng đồng hồ phụ (trừ phụ), bắt buộc 2 đồng hồ thuộc cùng quyển ghi chỉ số.
Ghép sản lượng: Các điểm đo của một khách hàng có cùng cách tính toán hoá đơn (chính sách giá) thì gộp chung sản lượng đo được tại các điểm đo đó và tính hoá đơn 1 lần.
2.1.3 Đọc chỉ số công tơ
Các thông tin cơ bản về khách hàng cũng như chỉ số đồng hồ các kỳ của khách hàng đó được in trên giấy và tổ chức theo một mẫu nhất định. Các tờ ghi chỉ số được ghộp lại với nhau thành quyển ghi chỉ số theo các điều kiện khác nhau : cùng phiên ghi chỉ số, cùng lộ trình ghi chỉ số, một kỳ, nhiều kỳ... Bộ phận quản lý sổ ghi chỉ số thực hiện việc tạo danh mục sổ và lịch ghi chỉ số cho các quyển tương ứng cũng như xếp tờ ghi chỉ số vào sổ, đánh số thứ tự các tờ ghi chỉ số cho phù hợp hoặc chuyển tờ ghi giữa các quyển ghi chỉ số, in mới tờ ghi/sổ ghi/bảng kê ghi chỉ số.
a Đọc chỉ số công tơ không có sự thay đổi giá
Nhân viên nhập chỉ số nhập tình trạng đồng hồ và chỉ số của từng đồng hồ:
Nếu không có tháo/lắp trong kỳ: Nhân viên chỉ nhập chỉ số cuối kỳ của đồng hồ đó
Nếu có tháo/lắp trong kỳ:
Trường hợp phân hệ đồng hồ chưa chuyển được các số liệu tháo lắp (chỉ số tháo, chỉ số lắp, hệ số nhân) sang phân hệ Hoá đơn thì : Nhân viên nhập chỉ số phải thực hiện chức năng tháo lắp đồng hồ (nhập chỉ số tháo của đồng hồ
cũ, chỉ số lắp của đồng hồ mới, hệ số nhân của đồng hồ mới (dựa theo biên bản tháo lắp ) và chỉ số cuối kỳ của đồng hồ mới.
Trường hợp phân hệ đồng hồ đã chuyển số liệu tháo lắp (chỉ số tháo, chỉ só lắp, hệ số nhân, . . .) sang phân hệ Hoá đơn thì nhân viên nhập chỉ số chỉ phải nhập chỉ số cuối kỳ của đồng hồ mới ,nhưng hệ thống có hiển thị tình trạng tháo lắp của các đồng hồ.
Cảnh báo các trường hợp nhập sai sót (sử dụng bất thường) b Nhập chỉ số chốt khi có sự thay đổi giá
Chức năng này cho phép NSD thuộc nhóm QLCS thực hiện nhập chỉ số chốt đồng hồ cho kỳ tính hóa đơn trong trường hợp có thay đổi giá
Chỉ số chốt: Là chỉ số ghi vào giữa hai kỳ ghi chỉ số bình thường:
Thông thường việc nhập chỉ số chốt cùng lúc với nhập chỉ số cuối kỳ, khi đó hệ thống phải kiểm tra tính hợp lệ của số liệu:
Chỉ số đầu kỳ < chỉ số chốt (nếu có) < chỉ số cuối kỳ (của cùng một đồng hồ). Hệ thống lưu các thông tin: Quyển, năm, tháng, kỳ, chỉ số mới, mã ghi chỉ số,sản lượng trực tiếp, tình trạng đồng hồ, ngày ghi, người ghi, người nhập vào Hệ thống
2.1.4 Lập hóa đơn
Căn cứ trên thông tin được chuyển từ bộ phận nhập chỉ số và các thông tin liên quan thuộc các module khách hàng, đồng hồ và công nợ, hệ thống thực hiện việc tính sản lượng nước tiêu thụ và tiền nước cho từng đồng hồ.
Nguyên tắc chung của hệ thống tính hóa đơn:
Nước tiêu thụ và tiền nước của khách hàng được tính toán cho từng bộ chỉ số của mỗi đồng hồ.
Xác định trạng thái cho phép tính hóa đơn. Hệ thống phải kiểm tra và chỉ cho phép tính toán đối với các khách hàng, đồng hồ chưa tính hóa đơn.
Trường hợp muốn tính lại phải huỷ hóa đơn đã tính.
Hệ thống cho phép chọn tính hóa đơn cho 1 khách hàng, 1 hay nhiều quyển ghi chỉ số
Sản lượng nước, tiền nước, tiền VAT
a Tính sản lượng nước tiêu thụ
Tính sản lượng nước tiêu thụ của điểm đo trên từng tờ ghi chỉ số theo công thức :
Nước tiêu thụ(SLTT) = (Chỉ số mới – Chỉ số cũ) * Hệ số nhân + SL trực tiếp (Sản lượng trực tiếp cho phép nhập số âm)
Nếu mã tình trạng qua vòng là True, Nước tiêu thụ được tính như sau :
SL=
n
hesonhan chisodau
Chisocuoi
1
* )
( + sản lượng trực tiếp nếu có
n : số lần lắp tháo đồng hồ trong kỳ (n>=1)) b Tính tiền nước tiêu thụ
Dựa vào định mức tiêu thụ cho từng mục đích sử dụng của từng khách hàng để tính tiên nước cho khách hàng đó.
Dựa vào sản lượng nước tiêu thụ, giá nước cho từng mục đích sử dụng để tính tiền nước tiêu thụ theo công thức:
Tiền nước=SLTT*Đơn giá
* Đối với đồng hồ có quan hệ:
Ghép tổng, ghép sản lượng: Các đồng hồ của cùng 1 KH có chung quan hệ ghép tổng, ghép sản lượng tính ra chung 1 mã hóa đơn.
Ghép chính phụ
Hình 2.0
Sản lượng (Đồng hồ chính)=Tổng sản lượng – Tổng (Đồng hồ phụ)
Đồng hồ phụ 1.N Đồng hồ chính
Đồng hồ phụ 0 Đồng hồ phụ 1 Đồng hồ phụ N
Đồng hồ phụ 1.0
….
…
* Đối với trường hợp tính tiền nước khi có thay đổi giá:Tùy thuộc vào từng khách hàng có những chính sách giá khác nhau. Mỗi khách hàng lại được tính qua các bước:
Tính số ngày áp dụng giá cũ=ngày thay áp dụng giá mới-ngày đầu kỳ
Tính số ngày áp dụng giá mới=ngày cuối kỳ-ngày áp dụng giá mới
Tính số ngày tiêu thụ trong kỳ=ngày cuối kỳ -ngày đầu kỳ
Tính sản lượng áp dụng cho giá cũ=Tổng SLTT*số ngày áp dụng giá cũ/tồng số ngày tiêu thụ
Tính sản lượng áp dụng cho giá mới=SLTT-SL áp dụng cho giá cũ
Tiền nước áp dụng giá cũ=SL áp dụng giá cũ*Giá cũ
Tiền nước áp dụng giá mới=SL áp dụng giá mới*Giá mới
Tiền nước tiêu thụ=Tiền nước áp dụng giá cũ + Tiền nước áp dụng giá mới