Quản lý số đọc và sản lượng

L ời mở đầu

3.3.2Quản lý số đọc và sản lượng

 Có 2 cách để lưu thông tin khi đi ghi chỉ số đồng hồ là dùng tờ ghi chỉ số hoặc dùng thiết bị ghi chỉ số cầm tay.

 Đối với trường hợp sử dụng tờ ghi chỉ số, các thông tin cơ bản về khách hàng cũng như chỉ số đồng hồ các kỳ của khách hàng đó được in trên giấy và tổ chức theo một mẫu nhất định. Các tờ ghi chỉ số được ghộp lại với nhau thành quyển ghi chỉ số theo các điều kiện khác nhau : cùng phiên ghi chỉ số, cùng lộ trình ghi chỉ số, một kỳ, nhiều kỳ... Bộ phận quản lý sổ ghi chỉ số thực hiện việc tạo danh mục sổ và lịch ghi chỉ số cho các quyển tương ứng cũng như xếp tờ ghi chỉ số vào sổ, đánh số thứ tự các tờ ghi chỉ số cho phù hợp hoặc chuyển tờ ghi giữa các quyển ghi chỉ số, in mới tờ ghi/sổ ghi/bảng kê ghi chỉ số.

 Đối với trường hợp sử dụng thiết bị cầm tay, các thông tin khi đi ghi chỉ số được lưu ở dạng text theo một định dạng nhất định. Các thông tin này được cập nhật thẳng vào hệ thống. Hệ thống sẽ phân tích file này phục vụ cho việc lập hóa đơn. Đồng thời, các thông tin cần cho việc đi ghi chỉ số sẽ được nạp trở lại vào HHC.

 Để ra hóa đơn hàng kỳ, bộ phận ghi chỉ số sẽ đi ghi chỉ số trong 1 phiên (ngày ghi chỉ số) đó được xếp theo lịch. Bộ phận này sẽ ghi lại chỉ số mới và tình trạng của đồng hồ lúc ghi chỉ số vào tờ ghi chỉ số của khách hàng tương ứng -trong trường hợp sử dụng quyển ghi chỉ số; hoặc nhập vào bản ghi của khách hàng tương ứng - trong trường hợp sử dụng thiết bị cầm tay. Sau đó, bộ phận ghi chỉ số có thể gửi thông báo chỉ số mới và sản lượng tạm tính tới khách hàng theo mẫu có sẵn hoặc in trực tiếp từ HHC.

 Bộ phận ghi chỉ số sau khi ghi chỉ số xong sẽ chuyển quyển ghi chỉ số

hoặc HHC cho bộ phận nhập chỉ số. Bộ phận nhập chỉ số sẽ nhập các thông tin khi đi ghi chỉ số vào hệ thống lập hóa đơn. Việc nhập các thông tin này được thực hiện bằng tay đối với quyển ghi chỉ số; hoặc từ file dữ liệu đối với Hệ thống đo đếm tự động.

 Bộ phận nhập chỉ số sẽ cập nhật chỉ số mới, tình trạng đồng hồ và các

thông tin khác khi đi ghi chỉ số của từng khách hàng theo quyển ghi chỉ số, phiên, lộ trình ghi chỉ số cho kỳ hoặc ngày ghi chỉ số hiện tại tương ứng với kỳ ghi chỉ số của khách hàng đó. Hệ thống sẽ kiểm tra tình trạng kỳ hiện tại (đã/chưa nhập chỉ số, đã lập hóa đơn, đã phát hành hóa đơn) của từng khách hàng trong sổ ghi chỉ số và chỉ cho phép nhập chỉ số cho các khách hàng chưa được tính hóa đơn.

 Trong khi nhập thông tin về chỉ số, hệ thống sẽ kiểm tra tính đúng đắn của

dữ liệu : không âm, không vượt qúa số cửa số đã khai báo của đồng hồ,

chỉ số mới lớn hơn chỉ số cũ,...; đồng thời cảnh báo bộ phận nhập chỉ số

xác nhận các trường hợp cá biệt : chỉ số mới nhỏ hơn chỉ số cũ khi đồng hồ quay vòng, sản lượng kỳ hiện tại quá lớn/nhỏ so với các kỳ trước,....

 Trường hợp đồng hồ hỏng, cháy, không đọc được chỉ số (khi khách hàng vắng nhà), hệ thống cho phép nhập sản lượng trực tiếp.

 Khi có sự thay đổi giá giữa kỳ hóa đơn, thay đổi tỷ lệ giá ứng với các mức

ngành nghề và các thay đổi khác liên quan đến việc tính toán sản lượng, phục vụ cho việc tính hóa đơn, bộ phận nhập chỉ số sẽ nhập chỉ số chốt và tình trạng đồng hồ khi ghi chỉ số chốt hoặc không quan tâm đến chỉ số chốt trong trường hợp nội suy theo sản lượng trung bình của các ngày

 Sau khi nhập xong chỉ số đồng hồ, bộ phận nhập chỉ số in bảng kê chỉ số phục vụ cho công tác kiểm tra sản lượng trước khi chuyển số liệu cho bộ phận khác. Đồng thời, các bảng kê biến động thông tin khách hàng cũng được in để phục vụ công tác quản lý.

3.3.3 Lập hóa đơn

Căn cứ trên thông tin được chuyển từ bộ phận nhập chỉ số và các thông tin liên quan thuộc các module khách hàng, đồng hồ và công nợ, hệ thống thực hiện việc tính sản lượng nước tiêu thụ và tiền nước cho từng đồng hồ.

Nguyên tắc chung của hệ thống tính hóa đơn:

 Nước tiêu thụ và tiền nước của khách hàng được tính toán cho từng bộ chỉ số của mỗi đồng hồ.

 Xác định trạng thái cho phép tính hóa đơn. Hệ thống phải kiểm tra và chỉ cho phép tính toán đối với các khách hàng, đồng hồ chưa tính hóa đơn. Trường hợp muốn tính lại phải huỷ hóa đơn đã tính.

 Hệ thống cho phép chọn tính hóa đơn cho 1 khách hàng, 1 hay nhiều

quyển ghi chỉ số

 Sản lượng nước, tiền nước, tiền VAT được làm tròn tới hàng đơn vị theo

phương pháp số học đối với tiền Việt.

 Hóa đơn có các loại sau : hóa đơn tiền nước, hóa đơn lập trực tiếp, hóa đơn truy thu thoái hoàn.

 Cách tính hóa đơn sẽ được trình bày chi tiết trong phần phân tích chức năng tính hóa đơn.

 In hóa đơn : các hóa đơn sau khi được lập và được kiểm tra tính chính xác sẽ được in thành hóa đơn giấy theo mẫu nhất định và có số serial của tổng cục thuế.

 In bảng kê : sau khi tính xong hóa đơn, hệ thống cho phép in các bảng kê

tổng hợp theo quyển, theo ngày, theo đơn vị quản lý, bảng kê hóa đơn truy thu thóai hoàn, lập trực tiếp. Các bảng kê này phục vụ mục đích quản lý, kiểm tra tính chính xác của hóa đơn cũng như là chứng từ giao nhận hóa đơn giữa các bộ phận quản lý hóa đơn.