1.2. Hạch toán nguyên vật liệu 1. Chứng từ kế toán nguyên vật liệu
1.2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Hạch toán tổng hợp NVL là ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp. Để hạch toán NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng các phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp.
1.2.3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX
Phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phương phỏp theo dừi và phản ỏnh tỡnh hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp quy định.
Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất kho mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Vì vậy, phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có vật tư có giá trị lớn.
Tài khoản sử dụng trong phương pháp KKTX:
• TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại NVL tại doanh nghiệp, được mở chi tiết cho từng loại vật liệu tuỳ theo yêu cầu của quản lý.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: - Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ
- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại cho người bán
- Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho
• TK 151- Hàng mua đang đi đường: phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng đến cuối kỳ hạch toán, hàng chưa về nhập kho doanh nghiệp hoặc đã về đến kho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường.
Bên Có: Giá trị vật tư, hàng hóa đi đường kỳ trước về nhập kho Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 331, 111, 112, 141, 1331, 621, 627, 641, 642,...
Trình tự hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKTX:
Sơ đồ 1.04: Trình tự hạch toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp KKTX
1.2.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của hàng tồn kho mà chỉ phản ánh
Xuất NVL trả vốn góp đầu tư
Xuất NVL thuê ngoài gia công NVL đi đường
về nhập kho TK 133
TK 412 TK 412
TK 221, 222, 223, 228 TK 154
TK 221, 222, 223, 228
TK 3381, 711,…
TK 711
TK 1381, 632,…
TK 632 Nhận cấp, góp vốn
bằng NVL
NVL thừa khi kiểm kê
NVL được tài trợ, biếu tặng
Chênh lệch đánh giá tăng NVL
Chênh lệch đánh giá giảm NVL Xuất bán NVL NVL thiếu khi kiểm kê
CL tăng Nhận lại vốn góp đầu
tư bằng NVL CL giảm
Xuất NVL đem góp vốn Nhập kho NVL tự chế,
thuê ngoài gia công, phế liệu thu hồi
Xuất kho NVL sử dụng trong DN
VAT đầu vào(nếu có) CKTM, GGHB, hàng
trả lại
VAT đầu vào (nếu có)
Nhập kho NVL mua ngoài
NVL mua đang đi đường
TK 811 TK 151
TK 152
TK 3387, 711
TK 111, 112, 331,…
TK 411
TK 111, 112, 331,…
TK 621, 627, 641, 642,…
TK 154
TK 411 TK 133
giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê định kỳ. Từ đó, xác định lượng xuất hàng tồn kho.
Đối với NVL, giá trị NVL xuất dùng trong kỳ được xác định theo công thức:
Giá trị NVL xuất
dùng trong kỳ = Giá trị NVL
tồn đầu kỳ + Tổng giá trị NVL
nhập trong kỳ - Giá trị NVL tồn cuối kỳ Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, ít tốn công sức ghi chép nhưng lại có độ chính xác không cao. Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chủng loại vật tư có giá trị thấp, thường xuyên xuất bán, xuất dùng.
Tài khoản sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kỳ:
• TK 611- Mua hàng: theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm vật tư, hàng húa trong kỳ theo giá thực tế, được chi tiết thành 2 TK: TK 6111-Mua nguyên liệu, vật liệu; TK 6112- Mua hàng hoá.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ Bên Có: - Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất dùng trong kỳ
- Trị giá thực tế hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ
- Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, thiếu hụt…
- Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn cuối kỳ TK 611 không có số dư cuối kỳ.
• TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ Dư Nợ : Giá trị thực tế NVL tồn cuối kỳ
• TK 151- Hàng mua đang đi đường Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế NVL đang đi đường cuối kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế NVL đang đi đường đầu kỳ Dư Nợ : Giá trị thực tế NVL đang đi đường cuối kỳ
Ngoài ra , trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK 133, 111, 112, 331...
Trình tự hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKĐK:
Sơ đồ1.05: Trình tự hạch toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp KKĐK
1.2.3.3. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.
Về mặt kinh tế, dự phòng cho phép phản ánh chính xác hơn giá trị thực của tài sản đồng thời làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Về mặt tài chính, dự phòng hình thành nên khoản tiền dùng để bù đắp thiệt hại khi thực tế xảy ra giảm giá, đó là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực thụ. Về mặt thuế, dự phòng là một chi phí hợp lý được trừ vào lợi nhuận khi tính lợi tức chịu thuế.
Nguyên tắc lập dự phòng: Kế toán thực hiện trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán cho từng loại NVL, căn cứ vào biến động của giá cả NVL và bằng chứng
NVL nhập từ các nguồn khác VAT
đầu vào(nếu có)
Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ
NVL nhập mua trong kỳ
Kết chuyển NVL đi đường và tồnkho cuối kỳ
VAT đầu vào(nếu có) CKTM, GGHB, hàng
trả lại Kết chuyển NVL đi đường
và tồnkho đầu kỳ
TK 621, 627,…
TK 133
TK 411, 221, 222,…
TK 111, 112, 331,…
TK 151, 152
TK 133
TK 151,152 TK 111, 112, 331,…
TK 611
tin cậy tại thời điểm lập dự phòng. NVL không được coi là giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất ra từ chúng được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó.
Số được lập dự phòng được tính cho từng loại NVL là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thị trường theo công thức:
Mức dự phòng giảm giá NVL cho năm kế
hoạch
=
Lượng NVL tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài
chính năm
x
Giá hạch toán trên sổ kế toán
-
Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính
năm Tài khoản sử dụng:
TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: - Số tổn thất thực tế do giảm giá phát sinh trong kỳ trừ vào dự phòng đã lập
- Hoàn nhập số dự phòng đã lập, không dùng đến Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá vào cuối niên độ kế toán Dư Có : Số dự phòng đã trích còn lại chưa sử dụng
Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá NVL được khái quát qua sơ đồ:
Sơ đồ 1.06: Hạch toán dự phòng giảm giá NVL
1.2.4. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu