1.2. Hạch toán nguyên vật liệu 1. Chứng từ kế toán nguyên vật liệu
1.2.4. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu 1. Sổ kế toán
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cụ thể để hệ thống hóa số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu liên quan khác. Thực chất sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản kế toán và ghi chép trên sổ kế
TK 159 TK 632
Trích lập dự phòng cuối niên độ hoặc trích dự phòng bổ sung
Hoàn nhập dự phòng
toán, là sự biểu hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép trong đó các thông tin kế toán được phản ánh một cách có hệ thống theo trình tự thời gian, không gian cũng như theo đối tượng.
Đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ khác nhau cả về kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán.
1.2.4.2. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán nguyên vật liệu
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Hình thức Nhật ký - Sổ cái là hình thức sổ kế toán dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái dùng để lập Báo cáo tài chính.
Theo hình thức này, việc ghi sổ được kết hợp theo thời gian và theo hệ thống trên cùng một loại sổ duy nhất là Nhật ký - Sổ cái. Hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết thực hiện trên hai loại sổ khác nhau.
Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký sổ cái: Nhật ký – Sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, không thuận tiện cho phân công lao động kế toán, khó áp dụng máy vi tính trong kế toán
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng lao động kế toán ít, trình độ quản lý không cao và thực hiện kế toán thủ công.
Sơ đồ1.07: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức Nhật ký chung là hình thức mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào Sổ nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh. Số liệu trên Nhật ký chung được dùng để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Theo hình thức này, việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết được tách rời. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, hoặc Nhật ký đặc biệt theo trình tự thời gian phát sinh, sau đó lấy số liệu trên Sổ nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chung: Nhật ký chung, Nhật ký mua vật tư, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, rất dễ áp dụng máy vi tính vào kế toán, thuận lợi cho phân công lao động kế toán.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, không thích hợp ghi sổ bằng tay.
Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu quản lý cao, áp dụng kế toán máy.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
NVL
Sổ kế toán chi tiết vật tư Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê
Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết vật tư
Báo cáo kế toán
Sơ đồ 1.08: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và dùng để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
Theo hình thức này, việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết được tách rời. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Tránh việc ghi trùng lặp trong ghi sổ kế toán, thuận tiện trong phân công lao động kế toán, dễ áp dụng máy vi tính.
Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót thì khó đối chiếu, kiểm tra.
Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê
Sổ cái TK 151, 152, 611 Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Nhật ký chung
Báo cáo kế toán Nhật ký
mua vật tư
Hình thức sổ này thích hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, việc ghi sổ thủ công hoặc áp dụng kế toán máy.
Sơ đồ1.09: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức sổ kế toán tổng hợp mà hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, sau đó tiến hành kiểm tra đối chiếu với số liệu trên các Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng ghi vào Sổ cái các tài khoản.
Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên Nhật ký chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập hợp và hệ thống hoá theo bên Có của các TK, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê
Sổ cái TK 151,152,611 Bảng cân đối TK
Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Chứng từ ghi sổ
Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Sổ sách sử dụng trong hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái TK 151, 152, 611; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Tránh việc ghi trùng lặp giữa các sổ kế toán, thuận lợi cho phân công lao động kế toán
Nhược điểm: Khó khăn trong áp dụng kế toán máy
Hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều, nhân viên kế toán có trình độ cao, áp dụng kế toán thủ công.
Sơ đồ1.10: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán ở trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán
Chứng từ gốc về vật tư
NKCT
liên quan Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5
Bảng kê số 3 Sổ cái TK 151,152,611 Báo cáo kế toán
Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT
số 7
Sổ chi tiết TK 151,152,
611
Bảng tổng hợp
chi tiết
nhưng các sổ kế toán và báo cáo tài chính phải được in đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.
Ưu điểm của hình thức này là thông tin cung cấp nhanh, chính xác, công việc của kế toán giảm đi rất nhiều nhưng muốn áp dụng được hình thức này thì yêu cầu nhân viên kế toán phải có trình độ tương xứng.
Sơ đồ 1.11: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ sách, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
1.3. So sánh chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán