Mục đích của nhà tổ chức, người tiêu dùng, khách tham dự khi đến Hội chợ Triển lãm Thương mại là giới thiệu hoạt động, sản xuất kinh doanh, sản phẩm dịch vụ của đơn vị mình. ở đây hoạt động XNK cũng là 1 hình thức đặc biệt của hoạt động kinh doanh xảy ra ngoài phạm vi một nước. Để tiếp cận được thị trường nhanh và hiệu quả tìm được khách hàng và đưa ra mục tiêu chủ yếu cho một thị trường nhằm thâm nhập trong trong tương lai thì Hội chợ Triển lãm Thương mại là một nơi có đầy đủ các yếu tố tốt nhất qiúp các doanh nghiệp đề ra các yêu cầu cụ thể.
Như các phần trước đã phân tích 1 Hội chợ Triển lãm Thương mại có thể tổng hợp, chuyên đề, bổ trợ hay tiêu dùng thì đối tượng tham dự và khách tham
quan đều có thể gặp nhau để thực hiện những nhu cầu riêng đã đề ra. Tại Hội chợ Triển lãm Thương mại các nhà XNK có thể trực tiếp xem mẫu, trao đổi các điều kiện làm ăn thậm trí có thể ký kết ngay hợp đồng, nhận biết các phong tục, thị hiếu. Đặc biệt các Hội chợ Triển lãm Thương mại chuyên ngành tập hợp các doanh nghiệp từ các nơi có cùng chuyên ngành là cơ hội tốt nhất để gặp gỡ trao đổi những ưu việt của nhau để xác định mục đích phấn đấu, tăng cường khả năng cạnh tranh, còn đối với khách tham quan thì cũng là điều kiện tốt để lựa chọn sản phẩm của mình nhằm tiết kiệm thời gian.
2. Tạo môi trường giữa các nhà sản xuất và các thương nhân qóp phần nâng cao qui cách và chất lượng sản phẩm:
Một sản phẩm hay một dịch vụ của một doanh nghiệp tại Hội chợ Triển lãm Thương mại sẽ được phản ánh ngay lập tức sau khi kết thúc Hội chợ Triển lãm Thương mại. Vì ở đây tập trung các doanh nghiệp cùng lĩnh vực và khách tham quan sành điệu nhất. Nếu sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp được quan tâm chú ý nhiều hoặc bán chạy thì coi như việc thâm nhập thị trường thì không có vấn đề gì. Xong việc không được quan tâm, chú ý nhiều hoặc không bán chạy sẽ giúp cho các doanh nghiệp có kết luận và đưa ra ngay các biện pháp giải quyết tồn tại.
Các doanh nghiệp cùng sản phẩm và dịch vụ của mình khi trưng bày, giới thiệu có thể thấy được các mặt hàng tương tự được quan tâm, chú ý bán chạy khác gì với mặt hàng của mình và người tiêu dùng thích màu sắc, kiểu dáng giá cả thậm trí cả cách mua ra sao. Sau khi kết thúc Hội chợ Triển lãm Thương mại doanh nghiệp có thể có những biện pháp cải tiến qui cách mẫu mã và chất lượng đáp ứng nhu cầu thị trường. Đây là yếu tố quan trọng quyết định việc thâm nhập thị trường .
3. Giúp các DN nắm thông tin để nâng cao hiệu quả kinh doanh :
Tại Hội chợ Triển lãm Thương mại các Doanh nghiệp có cùng một lúc có đầy đủ các thông tin về các Doanh nghiệp cùng ngành (các đối thủ cạnh tranh thị trường định thâm nhập) qua việc nhìn bằng mắt, nói chuyện, và các tài liệu do Ban tổ chức phát, các tài liệu khách tham dự phát. Một công việc mà nếu các Doanh nghiệp không tham dự thì cũng phải mất nhiều tiền và công sức cũng không thể có được. Ngoài ra khách tham dự cũng cung cấp nhiều thông tin trực tiếp thông qua cách hỏi và xem cũng như yêu cầu của người tiêu dùng. Điều này đặc biệt dễ nhận thấy đối với những sản phẩm như may mặc, trang sức, đồ dùng, ăn uống ... Qua các thông tin này các Doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các giải pháp nhanh, tiết kiệm và hiệu quả. Đặc biệt là việc định giá hàng cho người tiêu dùng
4. Gắn thị trường trong nước và nước ngoài
Thị trưòng trong nước nhiều khi khác xa so với thị trường nước ngoài đặc biệt ở những nước ở khu vực xa nước chủ nhà doanh nghiệp. Thí dụ như các nước Châu Âu, Mĩ lạnh nhiều yêu cầu về hàng khác so với các nước nóng nhiều ..
..Nhưng khi tham dự một cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại tại các nước, khu vực này sẽ xác định được qui cách, phẩm chất, thị hiếu.. .. Điều quan trọng là tại Hội chợ Triển lãm Thương mại chúng ta có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình mà lại có thể xem xét các mặt hàng của các Doanh nghiệp khác để nghiên cứu, phục vụ người tiêu dùng trong nước. Qua Hội chợ Triển lãm Thương mại Doanh nghiệp có thể thấy được những sản phẩm, dịch vụ của mình có thể xuất khẩu sang thị trường này và những sản phảm và dịch vụ nào có thể nhập khẩu từ thị trường này. Mặt hàng giữa thị trường trong nước và thị trường nước ngoài được Doanh nghiệp xem xét tổng hợp, khép kín do vậy hiệu quả kinh doanh cao. Thí dụ : một Doanh nghiệp có thể Xuất khẩu sản phẩm, dịch vụ sang một thị trường và nhập khẩu các nguyên vật liệu, phụ kiện về nước mình .
5. Giúp cho người tiêu dùng hiểu biết về giá trị sử dụng của sản phẩm, nâng cao doanh số bán hàng :
Tại Hội chợ Triển lãm Thương mại các đợn vị có điều kiện giới thiệu sản phẩm của mình một cách cụ thể đặc biệt là giá trị sử dụng của nó thông qua việc giới thiệu trực tiếp bằng miệng bằng hình, bằng hình ảnh thậm trí có thể trực tiếp sử dụng đối với những sản phẩm có giá trị nhỏ như ăn uống, đồ chơi, quà tặng...
Việc bán hàng trong một số Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng có thể cho phép góp phần tăng doanh thu. Có những Hội chợ Triển lãm Thương mại một doanh nghiệp có thể thu về hàng trăm triệu đồng trong một kỳ Hội chợ.
Chương III
Các giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm
1. Chiến lược của Cty VINEXAD trong công tác tổ chức HCTL và đào tạo cán bộ nghiệp vụ năm 2000 - 2005
a) HCTL tổ chức trong nước :
* Tập trung tổ chức các HCTL chuyên ngành tại Hà Nội và Tp Hồ Chí Minh. Do Hà Nội và Tp Hồ Chí Minhlà đô thị lớn và HCTLQT chuyên ngành sẽ có hiệu quả hơn trong việc hợp tác đầu tư, chuyển giao công nghệ ... Đây là cơ hội cho các nhà sản xuất , các chuyên gia Việt Nam tiếp cận với khoa học công nghệ tiên tiến. Là dịp giới thiệu những dự án kêu gọi đầu tư, liên doanh liên kết... Song song với việc tổ chức các HCTMQT thường mang lại nhiều kết quả hơn cho các nhà kinh doanh, xuất nhập khẩu. Ví dụ : các HCTL chuyên ngành như TLQT về bưu chính viễn thông và Phát thanh truyền hình, TLQT về Xây dựng và Giao thông Vận tải, TLQT về Công nghiệp Hoá chất, Y Dược... HCTMQT Việt Nam Expo hàng năm...
* Tổ chức HCTM tại các địa phương tiến tới chọn một số địa phương trọng điểm nhằm góp phần vào mục tiêu lưu thông hàng hoá trong nước đạt khoảng 200 000 tỷ đồng mối năm, VINEXAD tiếp tục tổ chức nhiều Hội chợ tại các địa phương trong cả nước, tiến tới chọn một số địa phương hạt nhân tại các vùng, miền có vị trí và cơ sở hạ tầng tương đối tốt đáp ứng được yêu cầu nhất định để tổ chức đinh kỳ các hội chợ đồng thời chú trọng việc kêu gọi các tỉnh, thành phố có quan hệ hoặc kết nghĩa với các địa phương trên tổ chức cho các doanh nghiệp vào Việt Nam tham dự hội chợ địa phương, thí dụ : các HC tổ chức tại Quảng ninh, Hải Phòng ... Hội chợ Hải Phòng Expo ‘99 đã thu hút được 40 doanh nghiệp từ Thiên Tân Trung Quốc ...
b) HCTL tổ chức ở nước ngoài :
* Tổ chức mỗi năm một hội chợ triển lãm riêng về Việt Nam tại nước ngoài.
Để tổ chức những HCTL riêng này đòi hỏi rất nhiều về tài chính trong khi nước ta chưa có nguồn tài trợ nào cho hoạt động này. Do vậy VIEXAD thường phải tìm nguồn hỗ trợ từ phía đối tác nước ngoài như bạn ưu đãi về giá thuê mặt bằng, tuyên truyền quảng cáo ... nhờ đó các doanh nghiệp Việt Nam mới giảm được chi phí tham dự, đảm được yêu cầu đề ra, thí dụ VINEXAD đã tổ chức triển lãm riêng về hàng Việt Nam tại Canada năm 1996 và tại Belarusia năm 1998.
* Tăng cường tố chức các đoàn doanh nghiệp Việt Nam đi tham dự các HCQT tại các thị trường truyền thống và mỏ thêm hướng vào các thị trường mới như Bắc Mỹ, Châu Phi và Đông Âu cũ.
Đây là hoạt động thường xuyên của Công ty, trung bình hàng năm tổ chức từ 10 - 15 đoàn đi tham dự HCQT ở nước ngoài, tạo môi trường tổta cho các DN Việt Nam tiếp xúc với thế giới, mở rộng giao lưu kinh tế quốc tế. Ngoài các thị trường truyền thống như Pháp, CHLB Đức, Hàn Quốc, các nước ASEAN Cô Oðt, Tiểu vương quốc ả Rập Thống nhất ... Trong những năm tói sẽ tổ chức đoàn vào các thị trường Bắc Mỹ, Châu Phi và Đông Âu cũ (nơi mà trước đây các sản phẩm Việt Nam đã quên thuốc và chiếm được cảm tình của người tiêu dùng). Thị trường này chủ yếu bị hạng chế do chưa có hình thức thanh toán ổ định, thường chịu rủi ro cao. Việc trao đổi hàng hoá thông qua những tổng công ty lớn được nhà nước chỉ định cũng là một biện pháp tình thế để tháo gỡ khó khăn trên.
c) Đạo tạo chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ hoạt động về lĩnh vực HCTL
* Tranh thủ sự giúp đỡ của các đối tác nước ngoài để cử cán bộ sang học tập, bồi dưỡng qua các khoá ngắn hạn.
* Cử cán bộ đi theo các đoàn để tìm hiểu học tập kinh nghiệm tại các kỳ HCTLQT lớn.
* Mời các chuyên gia nước ngoài vào làm việc và hướng dẫn nghiệp vụ.
d) Tham mưu đề xuất với các cơ quan chức năng, các cấp có thẩm quyền về các chính sách nhằm đẩy mạnh xúc tiến thương mại nói chung và hoạt động HCTL nói riêng, thí dụ như đề án xây dựng khu Trung tâm HCTLTMQT và quỹ xúc tiến thương mại (quỹ này có thể trích từ nguồn thu lệ phí hạn nghạch vào EU...)
2. Hoàn thiện công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại ở trong nước ở các góc độ
- Người tổ chức : Organizer - Người tham dự: Exhibitior - Người tham quan : Visitor
- Các cơ quan quản lý, các nhà lãnh đạo
- Các cơ quan Báo chí, Đài truyền hình, Đài tiếng nói Cụ thể như sau:
- Sự quyết định tổ chức do các cơ quan lãnh đạo chuyên ngành quyết định ở đây gồm : Văn phòng chính phủ , Bộ Thương mại, UBND các Tỉnh, Tổng cục Hải quan, Bộ Công an .. .. Những đơn vị trực tiếp chỉ đạo và các văn bản qui định hiện hành .
+ Vì uy tín của một Hội chợ Triển lãm Thương mại bất kỳ do đơn vị tổ chức trực tiếp tạo ra. Có những trường hợp các đơn vị không có chuyên môn tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng được cấp phép để được tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại. Điều này cần được các nhà lãnh đạo vĩ mô khi xem xét quyết định cho phép đơn vị nào được phép tổ chức. Theo tôi cũng có thể cho phép nhiều đơn vị tổ chức song phải tính đến các yếu tố bắt buộc để được phép tổ chức như :
- Chức năng hoạt động - Trình độ cán bộ
- Thiết bị và cơ sở vật chất
- Các mối quan hệ trong lĩnh vực hoạt động - Khu vực hoạt động
Có như vậy, khách tham dự đặc biệt là khách nước ngoài không bị mất hy vọng khi vào thị trường Việt Nam làm ăn vì chỉ cần tham dự một Hội chợ Triển lãm Thương mại (do đơn vị không đủ chuyên nghiệp tổ chức) do việc phục vụ không đúng yêu cầu, họ có thể đánh giá ngay về các tổ chức khác ở Việt Nam (đặc biệt đối với doanh nghiệp vào một lần và chưa có thời gian cọ sát với các Hội chợ Triển lãm Thương mại khác).
Do vậy cần xem xét kỹ một đơn vị được phép tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng như làm thủ tục sát hạch các Doanh nghiệp chuyên ngành khác.
+ Ngoài ra việc xét duyệt cho phép tổ chức một Hội chợ Triển lãm Thương mại được tiến hành cũng không kém phần quan trọng: Thời gian gần đây và sau này sẽ còn nhiều đơn vị (tổ chức mới) đăng ký các Hội chợ Triển lãm Thương mại, việc thay mặt các cơ quan nhà nước xem xét, duyệt và ký quyết định cho tổ chức cần phải lưu ý để tránh tình trạng như những năm vừa qua : Trùng thời gian, chồng chéo nội dung, lặp lại nội dung và các chủ đề và thực chất khác nhau... Điều này cũng làm cho hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại bị phương hại uy tín chung. Theo tôi cũng cần lưu ý các điểm sau khi xét duyệt một cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại :
- Địa điểm tổ chức - Thời gian tổ chức - Nội dung
- Qui mô tổ chức
Trên cơ sở những yêu cầu này cần phân tích để đảm bảo Hội chợ Triển lãm Thương mại được tổ chức đúng nơ, đúng thời gian và phù hợp với từng nội dung.
Nghiêm cấm hiện tượng:
+ Nội dung khác thực tế
+ Các nội dung trùng nhau trong một khu vực (địa phương)
+ Thời gian các Hội chợ Triển lãm Thương mại được tổ chức xát nhau và gần nhau
+ Tuyên truyền sai sự thực ...
Các đợn vị liên quan khác như: Hải quan, Công an, UBND thành phố, tỉnh phải coi đây là một hoạt động xúc tiến thương mại quan trọng trong tỉnh, Địa phương, trong nước. Do vậy ủng hộ và hỗ trợ hết sức nhưng phải sao cho đúng nội dung và mục đích của từng Hội chợ Triển lãm Thương mại. Vì ở đây do quan niệm không quan trọng và có lồng nhiều vấn đề chủ quan (không chính xác) do vậy sự giúp đỡ, ủng hộ có phần thiên lệch. Chỉ là những đơn vị liên quan không quyết định, xong ý thức của khách tham dự, đặc biệt là khách nước ngoài rất nhạy bén, cũng làm ảnh hưởng một phần đến việc thu hút khách vào tham gia.
- Xét về khía cạch nhà tổ chức :
Thực tế tại Việt Nam hiện nay có hơn 200 cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại và tất cả đều được thực hiện, trôi chảy, đôi khi có những Hội chợ Triển lãm Thương mại được giới báo chí nhắc đến không hay, không đẹp... Nhưng chưa có những cuộc họp nội bộ trong ngành giữa các nhà tổ chức để cùng bàn bạc trao đổi kinh nghiệm. Do vậy cũng không tốt vì chỉ cần một đơn vị làm không tốt thì ảnh hưởng đến các đơn vị khác .
+ Thành lập một Hiệp hội các nhà tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại Việt Nam: là một tổ chức chuyên ngành, hoạt động thu lợi nhuận, phi chính phủ giúp các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực chuyên môn:
Mở rộng quan hệ giữa các nhà tổ chức trong và ngoài nước
Thu thập và nghiên cứu các tài liệu chuyên ngành
Tập hợp toàn bộ các đơn vị tổ chức HCTLThương mại trong nước
Phối hợp và nhân sức mạnh tổng thể khi cần
Trau dồi và nâng cao nghiệp vụ cho các đơn vị tổ chức
Họp thường kỳ để kiểm điểm và giúp đỡ lẫn nhau
- Đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại cần phải lưu ý những vấn đề nghiệp vụ và kỹ thuật (ở đây không nhắc lại những hoạt động không quan trọng và tạm thời đã ổn định).
+ Khi đưa ra những nội dung tên Hội chợ Triển lãm Thương mại cần nghiên cứu các ngành nghề liên quan để đảm bảo khách tham dự trong và ngoài nước đủ về qui mô và hình thức: ở đây cần lưu ý :
Thị trường trong nước đang cần thiết bị máy móc, đầu tư, nâng cao, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đời sống người tiêu dùng
Thị trường nước, nào khu vực nào, doanh nghiệp nào có thể đáp ứng
Nhu cầu của địa phương, tỉnh, doanh nghiệp trong nước và người tiêu dùng.
Ghi chú: Những thông tin này lấy qua các ngành, Bộ chủ quản, các tỉnh, địa phương các doanh nghiệp và người tiêu dùng. Đặc biệt là tài liệu, báo chí... một nguồn quan trọng là các Đại sư quán, các Lãnh sự quán, Thương vụ, Phòng Thương mại của các nước, thậm trí qua các Hội chợ Triển lãm Thương mại trong và ngoài nước. Phải nhớ rằng việc nghiên cứu vĩ mô này tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại rất phức tạp và mang tính quyết định cho các hoạt động tiếp theo của các Hội chợ Triển lãm Thương mại. Có những cuộc Hội chợ Triển lãm chưa được thực hiện tiếp do các thông tin trên chưa chắc chắn cụ thể. Hiện nay ở Việt nam vấn đề này còn rất nan giải, chưa được các lãnh đạo các doanh nghiệp cũng như cán bộ chuyên trách của các bộ phận coi trọng. Đây cũng là nguyên nhân đẫn đến đa số các Hội chợ Triển lãm Thương mại gần đây khách tham dự ít hơn 50 đơn vị mà vẫn được và phải được tổ chức.
+ Tuyên truyền Quảng cáo vận động khách tham dự: Cần lưu ý nội dung, hình thức và thời gian tuyên truyền quảng cáo. Trước hết nội dung phải phản ánh rừ mục đớch, thu hỳt sự quan tõm của khỏch tham dự, khỏch tham quan và thời gian phải có trước 1 năm. ở đây tôi không nói đến việc tuyên truyền quảng cáo trong nước mà đi sâu nói đến những khu vực mà nước Hội chợ Triển lãm Thương mại chọn là mục đích chủ yếu. ở trong nước việc gửi đơn đăng ký mời có chồng chéo trùng lập. Có khi một đơn vị nhận được từ 2 - 10 form mời . Việc này làm cho khách tham dự rất khó chịu và lãng phí có lúc từ 3 - 5 người đến làm việc tại một công ty mời tham dự 1 HCTL. Riêng từ việc gửi form tới các doanh nghiệp ở các nước, các khu vực thì chưa được nghiên cứu sâu sắc cụ thể. Thông qua Đại sứ quán hay Thương vụ của Việt Nam và một số danh sách mà dựa vào các quyển Catalogue Hội chợ Triển lãm Thương mại các năm của Việt Nam hoặc của nước ngoài. Việc làm này chưa đạt hiệu quả cao, theo tôi công việc đầu tiên phải bám theo mục đích, nội dung nghiên cứu nhóm thị trường và mặt hàng chủ yếu từ đó