(trước năm 1986, 1987 - 1990, 1991 đến nay)
1986 trở về trước, nền kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp tác động trực tiếp đề hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại của Công ty , Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng hoạt động theo sự chỉ đạo của Bộ chủ quản , nhằm mục đích thực hiện nhiệm vụ chính trị, tuyên truyền vận động thuần tuý không mang tính chất thương mại. Việc tổ chức HCTL do Bộ chỉ đạo khi cần nói chung không được quan tâm cũng từ phía các doanh nghiệp.
1987 - 1990 : sau khi xoá bỏ chế độ quan liêu bao cấp, kế hoạch tâp trung, theo tình hình chung, các doanh nghiệp, công ty nhà nước tự tổ chức hoạt động kinh doanh lấy thu bù chi (kinh tế thị trường) thì các hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại bắt đầu có đất phát triển. Đầu tiên là các công ty nước ngoài chuyên ngành Hội chợ Triển lãm Thương mại vào Việt Nam và cùng phối hợp với các Bộ, ngành, các công ty chuyên ngành trong đó VINEXAD tự hào là một đơn vị đầu tiên được chọn là đối tác thực hiện. Dần dần các đơn vị khác như VCCI,VEFAC, TRAFAC, cả Cần Thơ cũng được các đối tác nước ngoài chọn phối hợp tổ chức.
Hội chợ Thương mại Quốc tế tháng 4 hàng năm là một ví dụ điển hình nổi bật về hoạt động tổ chức HC TL tại Việt Nam. Thời gian này các công ty, trung tâm chuyên ngành Hội chợ Triển lãm Thương mại bắt đầu được tập dượt, được hướng dẫn và đào tạo cán bộ. Song hiệu quả chưa cao vì các đối tác nước ngoài nắm phần chủ động và chia lãi theo phần việc được giao. Cái quý giá ở đây là việc học tập, nâng cao nghiệp vụ tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại không mất tiền, rút ngắn thời gian tạo điều kiện cho các đơn vị tổ chức HC TL trong nước nắm bắt các giai đoạn, các nghiệp vụ và lấy kinh phí ban đầu trang trải các thiết bị, cơ sở vật chất ban đầu tạo đà phát triển. Từ năm 1987 - 1990, mỗi năm chỉ có một vài cuộc HC TL trong nước tại Hà nội và thành phố Hồ Chí Minh. Đứng đầu về các đối tác nước ngoài vào Việt Nam tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại phải kể đến công lao của công ty ADSALE Hồng Kông, ABR Singapore các tổ chức xúc tiến thương mại của Pháp, Đức và Trung Quốc.
Từ năm 1991 đến nay: Chia làm 2 giai đoạn từ 1991 đến 1995 là giai đoạn mà chính sách mở cửa của Việt Nam bắt đầu thực hiện, luật dự thảo đầu tư, các chính sách mở cửa, hội nhập kinh tế khu vực và toàn cầu đã giúp các tổ chức chuyên ngành Hội chợ Triển lãm Thương mại phát triển nhanh. Đồng thời chính sách mới thu hút sự chú ý, quan tâm, đầu tư của nhiều nước, nhiều tập đoàn, nhiều hãng trên thế giới đặc biệt là về : cơ sở hạ tầng, Bưu chính Viễn thông, may mặc, giầy dép, in ấn và các ngành sản xuất hàng tiêu dùng.,... Xuất hiện kéo theo các tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại bắt đầu ra đời từ 2 - 3 đơn vị, đến lúc này đã có 7 - 8 đơn vị và hàng năm tổ chức hàng trăm cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại. Đặc điểm nổi bật là ở giai đoạn này, các tổ chức HC TL Việt Nam đã tự đứng ra tổ chức các hoạt động kinh doanh đa dạng và phức tạp này và đã thành công về
mọi phương diện. Thu hút đông đảo các bạn hàng nước ngoài, khách tham dự, tham quan trong nước. Đứng đầu trong các đơn vị tổ chức phải nói đến VINEXAD, sau đó đến VCCI, VEFAC, TRAFAC. Các HC TL lớn tại Việt Nam phải kể đến Hội chợ Thương mại Quốc tế tháng 4 hàng năm, Hội chợ Hàng Công nghiệp hàng năm, Hội chợ Thương mại Quốc tế Tổng hợp, Triển lãm thiết bị y tế, Triển lãm Xây dựng - Giao thông Vận tải, Triển lãm về ôtô... Điểm đáng quan tâm là giai đoạn này các doanh nghiệp tổ chức HC TL đã tích luỹ được nhiều về tiền của nhân lực, thiết bị cơ sở hạ tầng...
Từ 1995 đến nay do bung ra nhiều đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại (khoảng gần 20 đơn vị) và hơn 200 Hội chợ Triển lãm Thương mại hàng năm ở khắp các nơi trong nước, kèm theo sự khủng hoảng và suy thoái kinh tế khu vực bắt đầu từ Thái Lan là nước nằm gần Việt Nam. Một nguyên nhân khách quan nữa là do hiệu quả đầu tư của các đối tác cũng không cao, chưa kể đến các chính sách đầu tư, các thay đổi và chưa tạo được điều kiện thuận lợi,.... Do vây khách nước ngoài cũng vào tham dự ít dần. Phần cũng vì nhiều Hội chợ Triển lãm chuyên ngành, do vậy lượng khách cũng dãn ra ở từng Hội chợ Triển lãm Thương mại.
Nhìn chung cơ sở hạ tầng về Hội chợ Triển lãm Thương mại cũng còn rất yếu và lạc hậu. Các hoạt động dịch vụ còn hạn chế cũng ảnh hưởng đến chất lượng, quy mô và nội dung của từng Hội chợ Triển lãm Thương mại. Chưa kể đến tầm lãnh đạo vĩ mô của các Bộ, ngành, Chính phủ, chưa đủ trình độ để lái và điều khiển các hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại - một loại hình xúc tiến thương mại hiệu quả nhanh để đưa vào quỹ đạo và phải tính đến lợi ích tổng thể của xã hội và đất nước.
Bảng thống kê các đơn vị tổ chức các triển lãm ( xem phần phụ lục) 2. Tổ chức hoạt đông Hội chợ Triển lãm Thương mại của VINEXAD.
- Giai đoạn trước 1986 : do tình hình chung của đất nước hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại do công ty VINEXAD đảm nhiệm không phản ánh đúng tác dụng và hệu quả của nó. Hội chợ Triển lãm Thương mại không được mọi doanh nghiệp, người dân quan tâm và biết đến, chỉ phục vụ các mục đích chính trị và tuyên truyền thuần tuý. Bởi vì nó không phát huy công cụ maketing, xúc tiến thương mại, không thúc đẩy được các hoạt động kinh doanh và XNK nhằm đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh và người tiêu dùng. Có thể nói Hội chợ Triển lãm Thương mại ở gia đoạn này bị lu mờ.
- Giai đoạn 87 - 90 : Sau khi đất nước chuyển sang cơ chế thị trường Vinexad cũng được xáo trộn lại do việc sát nhập lại giữa hai công ty theo trình bày trên. Hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung cũng tác động mạnh vào hoạt động Hội chợ Triển lãm thương mại, đòi hỏi yêu cầu Vinexad phải
tạo ra các hình thức hoạt động mới, thay đổi cách suy nghĩ và làm ăn đảm bảo lấy thu bù chi. Đặc biệt phải làm cho Hội chợ Triển lãm Thương mại phải là một công cụ xúc tiến thương mại đắc lực. Gặp được đối tác quan trọng cùng nghề đó là Adsale Hồng Kông. Vinexad đã được đào tạo trang bị và thực hành qua Hội chợ Triển lãm Thương mại Quốc tế tháng 4 năm 1987. Một hội chợ Triển lãm Thương mại đến nay vẫn để lại cho khách tham dự, khách tham quan công chúng và các nhà tổ chức trong và ngoài nước hình ảnh một ngành thương mại dịch vụ đầy triển vọng.
- Giai đoạn 1991 đến nay : các hoạt động tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại do Vinexad thực hiện tăng về số lượng, phạm vi, qui mô và chất lượng. Đặc biệt giai đoạn 91 - 95 là đỉnh cao cho các hoạt động hội chợ triển lãm thương mại.
Sau thời kỳ trên Vinexad đã chuẩn bị mọi lực lượng để tự tổ chức thành công Hội chợ Triển lãm Thương mại quốc tế tháng 4 hàng năm do Bộ thương mại chủ trì thu hút số lượng lớn các công ty nước ngoài tham dự. Ngoài ra tổ chức triển lãm Ô tô, Triển lãm xây dựng, Triển lãm bưu chính viễn thông cộng tác cùng Adsale 2 năm 1 lần cũng là những triển lãm đáng được quan tâm. Hiệu quả kinh tế cùng chất lượng hoạt động cũng được tăng nhanh thể hiện qua các số liệu phần chương III mục 1.
Chính tại giai đoạn này uy tín và tên tuổi của Vinexad được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước biết đến . Nhiều nhà lãnh đạo của VINEXAD đã được ghi vào các danh mục các nhà nổi tiếng trên thế giới . Và chính VINEXAD cũng đã được công nhận là doanh nghiệp chuyên ngành Hội chợ Triển lãm Thương mại hoạt động có kết quả trong khu vực và trên thế giới. Số lượng Hôi chợ triển lãm doVinexad đảm nhiệm thực hiện trong và ngoài nước lên đến trên 50 cuộc trên tổng số 200 cuộc của nhà nước (theo bảng thống kê phần I của chương này).Trong hơn 50 cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại có hơn 30 cuộc tổ chức trong nước còn lại là tổ chức đoàn tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại ở các nước từ Châu Âu, á, Phi, Mỹ. Vinexad là thành viên của APECC.
Những hoạt đụng này sẽ được phõn tớch rừ sau đõy, mặc dự vậy mấy năm gần đây (96 tới nay) hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại do Vinexad tổ chức thực hiện có tăng về số lượng nhưng lại giảm về quy mô chất lượng, khách tham dự kể cả Hội chợ Thương mại Quốc tế tháng 4 hàng năm. Có nhiều lý do khách quan lẫn chủ quan, do sự bùng nổ Hội chợ Triển lãm Thương mại ở trong nước, nhiều đơn vị được phép đăng cai tổ chức thực hiện do vậy làm cho khách tham dự giãn ra và tản mạn cùng với sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế khu vực hạn chế khách tham dự nước ngoài. Nhưng cũng phải kể đến những yếu kém đã đến lúc bộc lộ của Vinexad trong thời điểm này tổ chức của Công ty không ổn định, trình độ chuyên môn chưa cao chưa đồng đều khắp các công đoạn thực hiện. Công tác tiếp thị và tuyên truyền , quảng cáoh còn hạn, chưa có chiến lược marketing ,....
a/ Các Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức trong nước :
- Địa điểm tổ chức : không có do vậy phải đi thuê , thường thuê ở Trung Tõm Triển lóm Giảng Vừ, Cung Văn hoỏ Hữu nghị Hà nội, Trung tõm Triẻn lóm Vân hồ , Trung tâm Hội chợ triển lãm nông nghiệp tại Hà nội, tại TP Hồ chí Minh thuê tại Trung tâm Triển lãm Quốc tế , Trung tâm Triển lãm Phan Đình Phùng , Dinh độc lập .. .. do vậy bị động về giá cả, khả năng cạnh tranh kém, bị động trong các khâu chuẩn bị , phục vụ và bị mất uy tín nhiều ở các dịch vụ chung.
- Công tác tổ chức : Cán bộ không được đào tạo chính qui thường là do làm việc thực tế một thời gian có kinh nghiệm, quá trình triển khai các công việc trong quá trình khép kín chưa đều tay và chất lượng có lúc chênh lệch . Khâu điều hành và triển khai tại Hội chợ Triển lãm Thương mại còn lủng củng, người đông nhưng hiệu quả chưa cao .. ..
- Các giai đoạn trong quá trình triển khai thực hiện :
+ Trước Hội chợ Triển lãm Thương mại nghiên cứu thị trường, khách hàng và yếu tố tham gia vào Hội chợ Triển lãm Thương mại chưa triệt để sau sắc. Chưa tìm được các yếu tố quyết định thành công, những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hiệu quả do vậy chưa đưa ra được các chiến lược và chiến thuật về :
- Quảng cáo và tuyên truyền qui mô rộng khắp - Vận động khách và mời khách chưa khoa học
- Chuẩn bị các công việc tiếp theo về mời khách,..còn thụ động.
- Thiết kế giàn dựng còn phụ thuộc.
+ Trong Hội chợ Triển lãm Thương mại
- Các thông tin về các hoạt động của Ban tổ chức còn chậm và không chu đáo .
- Các hoạt động dịch vụ cũng còn nhiều tắc trách kể cả thái độ, giá cả và hình thức các vật dụng
- Các chỉ dẫn, ý thức phục vụ và trách nhiệm của nhà tổ chức cũng còn đáng bàn luận nhiều.
+ Sau Hội chợ Triển lãm Thương mại - Công tác đánh giá còn yếu
- Các thông số đánh giá kết quả thành công còn mơ hồ - Đề ra biện pháp và phương pháp khắc phục còn yếu
- Những mặt mạnh và yếu trong việc tổ chức hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại
+ Mạnh : Có uy tín và tên tuổi trên thị trường
Đội ngũ cán bộ đông đảo và nhiều lĩnh vực
Là tổ chức chuyên ngành lâu đời nhất tại Việt nam
Có nhiều cộng tác viên quan trọng ở khắp nơi trong và ngoài nước
Địa bàn hoạt động rộng, hoạt động trên nhiêù lĩnh vực khác nhau
+ Yếu :
Không có địa điểm tổ chức hội chợ triển lãm
Cán bộ không được đào tạo chuyên sâu và phân bổ chưa chuyên ngành
Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ chưa cao Cơ sở vật chất kỹ thuật đầu tư chưa sâu
Sự điều phối tổng thể các sức mạnh, các sở trường của các bộ phận trong công ty chưa hết để cùng góp sức vào thành công còn kém
Bỏ qua nhiều đối tác quan trọng
b) Các Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức ở nước ngoài.
Phải kể đến các Hội chợ Triển lãm Thương mại lớn do Vinexad cùng đối tác nước ngoài thực hiện là Expo Tajeon'93 (Triều Tiên). Admonton Canada'96, Foire de Pais (Pháp) hàng năm. Những Hội chợ Triển lãm Thương mại này là điểm bắt đầu để gây dựng uy tín cho Vinexad ở tầm quốc tế.
Các Hội chợ Triển lãm Thương mại tại các nước do Vinexad thực hiện theo cách khi các tổ chức quốc tế, các nước có lịch và mời tham dự, Vinexad xem xét, chọn lọc và xin phép Bộ Thương mại sau đó mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự. Hàng năm có hàng chục đoàn đi tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại các nước. Đây là một hình thức giúp các doanh nghiệp VIệt Nam có điều kiện tiếp cận thị trường các nước để thúc đẩy xuất nhập khẩu và nâng cao chất lượng hàng hoá trong nước. Nói chung việc thực hiện này có kết quả và Vinexad là một đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực này. Mặc dù vậy cùng còn có nhiều nhược điểm cần khắc phục:
- Qui mô các gian hàng tại các nước còn nhỏ. Cũng có một số nguyên nhân : thủ tục xuất cảnh còn phức tạp, các doanh nghiệp Việt Nam chưa thực sự mạnh để đủ trang trải các kinh phí tham dự, công tác tổ chức tiếp thị còn hạn chế , việc đào tạo cán bộ chuyên nghiệp chưa nhiều do vậy khâu tổ chức còn vấp váp.
- Nghiên cứu và tiếp thị còn kém. Chưa có các đối tác tích cực tại các miền và các khu vực, do vậy khi có thư mời cũng phỏng đoán và tìm hiểu sơ qua và sau đó mời tham dự. Dẫn đến một số các Hội chợ Triển lãm Thương mại các doanh nghiệp Việt Nam tham dự rất hoan nghênh, song cũng có những Hội chợ Triển lãm Thương mại các doanh nghiệp Việt Nam kêu ca nhiều. Không được sự hỗ trợ từ các cơ quan chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương mà thường trông chờ vào các đơn vị nước ngoài như Ban Tổ chức nước ngoài miễn hoặc giảm giá gian hàng, xin miễn giảm các phí dịch vụ, xin vé đi lại,....
Tóm lại : Về hoạt động tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại ở Việt Nam nói chung và Vinexd nói riêng còn nhiều vấn đề cần tranh luận và bàn cãi thì mới mở ra được con đường đi đúng, sáng lạn cho hoạt động HCTL nói chung của Việt Nam trong tương lai.
c. Phân tích cụ thể quá trình hoạt động của một Hội chợ Triển lãm thương mại của công ty Vinexad
- Bất kỳ một Hội chợ Triển lãm thương mại nào được tổ chức đều phải được tiến hành theo từng bước quy định. hiệu quả, chất lượng của toàn bộ một hội chợ triển lãm thương mại sẽ phụ thuộc vào từng phần việc cụ thể quyết định. Sau đây để nắm chắc vai trò của Hội chợ Triển lãm thương mại và cũng để hiểu sâu sắc về Hội chợ Triển lãm thương mại chúng ta cần tìm hiểu quá trình này. Ơ đây chúng ta phân tích hoạt động của HCTL do Vinexad tiến hành có liên hệ với hoạt động chung của loại hình xúc tiến hiện nay.
1) Quy trình tóm tắt các hoạt động hội chợ triển lãm thương mại như sau:
- Công ty chủ động tổ chức thực hiện:
Nghiên cứu thị trường → lập dự án → xin phép tổ chức → chuẩn bị các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, danh sách mời → vận động và mời khách tham dự, chỉ đạo công việc vận động khách → quảng cáo, tuyên truyền → chuẩn bị khu triển lãm: Xây dựng gian hàng, trưng bày hàng hoá, giao diện tích cho khách tham dự → hoạt động hội chợ triển lãm thương mại → kết thúc , tháo dỡ gian hàng → tổng hết + rút kinh nghiệm + báo cáo.