CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG
2.2. Đánh giá và phân tích thực trạng hệ thống thông tin tại Công ty Cổ Phần Kỹ
2.2.3. Thực trạng về hệ thống thông tin hiện tại của công ty
Sau khi tiến hành phỏng vấn 3 lãnh đạo cấp cao trong công ty, những người sẽ đƣa ra quyết định và các chiến lƣợc kinh doanh cũng nhƣ đầu tƣ về công nghệ thông tin. Thu đƣợc các thông tin liên quan đến kế hoạch phát triển trong những năm tới, đây là cơ sở để định hướng trong việc phát triển hệ thống thông tin đáp ứng sự phát triển lâu dài của công ty. Qua kết quả phỏng vấn về tình hình đầu tƣ cho công nghệ thông tin của công ty từ năm 2009-2011, ta thu được kết quả dưới. Và kết quả này cho ta thấy lãnh đạo công ty đã rất quan tâm tới việc đầu tƣ cho việc phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Ban lãnh đạo công ty sẵn sàng bỏ chi phí lớn để đầu tƣ vào công nghệ thông tin.
19
Hình 2.5 Kinh phí đầu tư vào công nghệ thông tin của Công ty trong ba năm ĐVT: Triệu đồng
(Nguồn: Kết quả phỏng vấn lãnh đạo Công ty)
2.2.3.1 Thực trạng về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty
Dựa trên những kết quả từ việc quan sát và phân tích phiếu điều tra giai đoạn thực tập tốt nghiệp, có những đánh giá về hiện trạng hệ thống thông tin của Công ty nhƣ sau:
Hiện trạng về hạ tầng mạng và truyền thông
Máy chủ đƣợc đặt tại FPT, máy tính có kết nối Internet băng thông rộng (kết nối Internet thông qua đường truyền băng thông rộng ADSL,… hoặc chia sẻ qua mạng LAN). Hình thức truy cập Internet: Đường truyền riêng, ADSL. Mạng cục bộ của cơ quan (LAN) đã có hệ thống an ninh mạng (tường lửa-Firewall, phòng chống virus, bảo mật…). Doanh nghiệp có website riêng: http://thegioianninh.com.vn . Doanh nghiệp sử dụng website để giới thiệu hình ảnh, sản phẩm, đã tận dụng đƣợc những lợi ích khác nhƣ hỗ trợ đặt hàng, mua hàng, tƣ vấn và thanh toán trực tuyến
Các công cụ truyền thông được sử dụng trong công ty
Công ty cổ phần Kỹ thuật số Sài Gòn đã đề ra các biện pháp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Cụ thể từ các nguồn sau:
- Thông qua phương tiện thông tin đại chúng như: sách, báo, tạp chí, tivi,…
- Chủ yếu là thông qua tin tức quảng cáo trên báo để thu thập thông tin, có thể biết đƣợc địa chỉ, điện thoại liên lạc, tên đơn vị của khách hàng.
- Thông qua mạng Internet
- Thông qua việc tìm kiếm trên mạng để thu thập thông tin, thông qua máy tìm kiếm Google để tra cứu thông tin khách hàng. Qua các trang mạng mang tính chuyên nghiệp, các trang chuyên đề về thiết bị an ninh, các trang tin tức của các nghành nghề
20
tổng hợp. Trực tiếp vào trang mạng của doanh nghiệp: tìm địa chỉ của doanh nghiệp nào đấy trên mạng, sau đó trực tiếp vào xem trang web của doanh nghiệp này.
- Thông qua các mối quan hệ của các khách hàng quen thuộc để tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới.
- Thông qua sự giới thiệu của bạn hàng, đối tác.
Công ty có hệ thống truyền nhận thông tin nội bộ để phục vụ công tác điều hành tác nghiệp của lãnh đạo và các chuyên viên trong nội bộ nhƣng còn khá sơ khai.
Quá trình trao đổi, tiếp nhận thông tin trong nội bộ Công ty, nâng cao chất lƣợng xử lý công việc của lãnh đạo và nhân viên thông qua việc tạo lập một kho tƣ liệu điện tử dùng chung đƣợc tổ chức phân cấp sử dụng theo từng chủ đề, chuyên mục thông tin và các công cụ cập nhật, tra cứu thông tin tiện lợi kèm theo.
Việc áp dụng hệ thống truyền dẫn thông tin nội bộ trên đã có những lợi ích cho Công ty:
- Trợ giúp lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên của Công ty trong các hoạt động chỉ đạo, tác nghiệp thường ngày như: Quản lý lịch làm việc, đăng ký lịch làm việc với lãnh đạo, giao việc, ghi nhớ công việc, báo cáo tiến độ công việc, đăng ký, sắp xếp, thông báo lịch sử dụng phương tiện làm việc.
- Hỗ trợ việc tra cứu: Cập nhật, tra cứu các thông tin có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty và các văn bản do Công ty ban hành.
- Thống nhất công nghệ để dễ dàng tích hợp, kết xuất thông tin từ các hệ cơ sở dữ liệu của các phần mềm ứng dụng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cũng nhƣ các hoạt động tác nghiệp của lãnh đạo và các chuyên viên.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Hình 2.6 Số máy tính được sử dụng trong công ty (Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm Excel)
21
Tổng số máy tính trong công ty: 50 máy (bao gồm máy chủ, máy tính để bàn và máy tính xách tay ). Máy chủ/server là: 1 máy. Tất cả các phòng ban đều đƣợc trang bị máy tính nối mạng, máy in, máy fax.
Các phần mềm ứng dụng
Hình 2.7 Các phần mềm về hệ thống thông tin được sử dụng trong công ty (Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm Excel)
Các phầm mềm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng): giúp Công ty tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng nhƣ thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, Công ty có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lƣợc chăm sóc khách hàng hợp lý.
Ngoài ra, Công ty còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phần mềm SCM (phần mềm quản lý quan hệ nhà cung ứng): SCM cung cấp giải pháp cho toàn bộ các hoạt động đầu vào của Công ty, từ việc đặt mua hàng của nhà cung cấp, cho đến các giải pháp tồn kho an toàn của công ty. Trong hoạt động quản trị nguồn cung ứng, SCM cung cấp những giải pháp mà theo đó, các nhà cung cấp và công ty sản xuất sẽ làm việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các bên nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phân phối sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010, và phần mềm sử dụng trong văn phòng nhƣ: Microsoft Office, Foxit Reader,…
22
2.2.2.2 Thực trạng về tình hình quản lý nhân sự của công ty Kết quả khảo sát bằng phương pháp bảng câu hỏi
Thông qua phương pháp bảng câu hỏi (phiếu điều tra), tác giả đã tiến hành điều tra và khảo sát các cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Số Sài Gòn. Việc sử dụng phương pháp bảng câu hỏi đã giúp khảo sát được hầu hết các bộ phận có liên quan đến các hoạt động quản lý nhân sự tại công ty. Công tác khảo sát đã đƣợc tiến hành và thu thập đƣợc kết quả từ 10 cán bộ, nhân viên tại các bộ phận trực thuộc: 5 cán bộ và nhân viên bộ phận quản lý nhân sự; 5 cán bộ công nghệ thông tin.
Tình hình quản lý nhân sự hiện tại của công ty
Dựa vào kết quả phân tích phiếu điều tra thu đƣợc từ câu hỏi: Công ty đã áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự nào chƣa? Kết quả là không có ai chọn có, 2 người trả lười không biết, và còn lại 8 người trả lời là không. Kết quả ở bên dưới cho thấy đƣợc hiện tại công ty chƣa có áp dụng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự nào cả.
Bảng 2.2 Thực trạng sử dụng phần mền quản lý nhân sự (Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS)
Frequency Percent
Valid Percent
Cumulative Percent
Valid co 0 0 0 0
khong 8 80.0 80.0 80.0
khong
biet 2 20 20 100.0
Total 10 100.0 100.0
Với câu hỏi công ty quản lý nhân sự bằng phương pháp nào?. Có 5 người chọn phương án là làm thủ công hoàn toàn và 5 người sử dụng kết hợp với một số phần mền phân tích xử lý dữ liệu như Excel. Điều này thể hiện trong bảng kết quả: Phương thức quản lý nhân sự tại công ty. Điều này cho thấy việc quản lý nhân sự của công ty chủ yếu làm theo phương pháp thủ công, hoặc là có kết hợp giữa thủ công và phần mền
23
Excel. Và với phương pháp thủ công này thì gây lên nhiều khó khăn trong công tác quản lý nhân sự.
Bảng 2.3 Phương thức quản lý nhân sự tại công ty (Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS)
Công ty đã có những đầu tƣ đáng kể về CNTT trong một số khâu nhƣ kế toán và bán hàng, ở những khâu này quá trình thu thập và xử lý dữ liệu là tốt, nhƣng những đầu tƣ đó vẫn chƣa thật sự phát huy tác dụng một cách tốt nhất. Trong khâu quản lý nhân sự chƣa đƣợc chú trọng đầu tƣ, điều này dẫn tới thời gian và nhân lực dành cho bộ phần nhân sự là hơi nhiều gây tốn kém. Cụ thể thời gian để nhập dữ liệu từ sổ sách và máy chiếm thời gian rất lớn (hơn 4 tiếng). Điều này không chỉ gây mất thời gian mà còn chứa rất nhiều rủi do, nhầm lẫn khiến thông tin nhập bị sai lệch, không chính xác hoặc mất mát thông tin. Thời gian nhập dữ liệu của nhân viên phòng quản lý nhân sự được thể hiện dưới hình dưới:
Hình 2.8 Thời gian nhập dữ liệu của nhân viên quản lý nhân sự (Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS)
Frequency
Perce nt
Valid
Percent Cumulative Percent Valid thu cong 5 50.0 50.0 50.0
ket hop 5 50.0 50.0 100.0
Total 10 100.0 100.0
24
Xét về việc lưu trữ và thời gian lưu trữ dữ liệu về nhân sự tại công ty: Việc lưu dữ thông tin chủ yếu trên máy nhập liệu và trên giấy tờ sổ sách, việc lưu thông tin cán bộ công nhân viên trong công ty là hết sức cần thiết và cần lưu trữ trong một thời gian dài. Việc lưu thông tin trong thời gian dài mà lại lưu trữ chủ yếu trên giấy tờ sổ sách và máy nhập liệu sẽ gây ra nhiều rùi ro cho công ty. Rủi ro về việc mất mát hỏng hóc thông tin, thông tin lưu trên giấy tờ sẽ gây khó khăn trong công tác bảo quản lưu trữ thông tin, hơn nữa khi có nhu cầu tìm lại những hồ sơ cũ thì điều này là rất không có tính khả thi. Còn việc lưu trữ thông tin trên máy nhập liệu cũng có rủi ro về tính an toàn và toàn vẹn của thông tin. Từ những điều trên cần thiết công ty nên có dự án đầu tư để có hệ thống quản lý nhân sự. Hình 3.8 biểu diễn về thời gian lưu trữ thông tin nhân sự. Như đã biết, thông tin về nhân sự là những thông tin cần được lưu trữ một cách lâu dài, nó không chỉ liên quan tới những nhân viên đang trực tiếp làm việc mà nó còn liên quan tới những nhân viên đã về hưu, nó liên quan tới lương và hưu của người lao động. Theo như khảo sát thì thông tin nhân sự thường được lưu với khoảng thời gian là lớn hơn 3 năm. Thời gian lưu lâu dẫn đến lượng thông tin ngày càng nhiều lên. Nếu chỉ lưu trữ một cách thủ công trên giấy tờ sẽ không đảm bảo thông tin được lưu trữ không bị mất mát, hỏng hóc. Thông tin lưu thời gian lâu nếu không được cấu trúc một cách khoa học sẽ rất khó khăn cho việc tìm kiềm lại thông tin.
Hình 2.9 Thời gian lưu trữ dữ liệu tại công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS)
25
Trước tình hình quản lý nhân sự hiện tại của Công ty tác giả đã có câu hỏi để đánh giá rmức độ hài lòng của cám bộ nhân viên phòng quản lý nhân sự và thu đƣợc kết quả: Có 22% thì cho là tương đối chấp nhận được, còn 78% thì khẳng định là không hài lòng và không có ai đánh giá là hài lòng trước tình hình quản lý nhân sự hiện tại. Kết quảu thể hiện ở hình dưới:
Hình 2.10 Mức độ hài lòng đối với tình hình quản lý nhân sự hiện tại của Công ty (Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm EXCEL)
Với câu hỏi: Có cần thiết xây dựng hệ thống quản lý nhân sự? Theo kết quả phiếu điều tra: thấy đƣợc có 90% thấy cần thiết và 10% là thấy chƣa cần thiết. Nhƣ vậy thấy đƣợc nhu cầu của công ty là cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp với công ty, có thể giải quyết đƣợc những vấn đề tồn tại trong quản lý nhân sự của công ty hiện tại.
Hình 2.11 Nhu cầu xây dựng httt quản lý nhân sự tại Công ty (Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm EXCEL)
26
2.2.4. Đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin tại Công ty