Một thực tế đặt ra là công nghệ thông tin đang trong giai đoạn phát triển nhanh chóng cả trong nƣớc lẫn ngoài nƣớc. Vấn đề áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đã, đang và sẽ là một trong những nhu cầu và xu hƣớng nhằm giảm thiểu thời gian, chi phí trong các công đoạn quản lý. Bên cạnh đó, cùng với việc phát triển của kinh tế thị trƣờng thì công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh của mình, công ty với các cơ sở làm việc không chỉ trong địa bàn một tỉnh thành mà là trên các tỉnh thành khác nhau, có vị trí địa lý cách xa nhau. Vì vậy để các nhà quản lý có thể nắm bắt mọi tình hình ở khắp mọi nơi là điều khó khăn, để làm đƣợc điều này đòi hỏi phải dựa vào công nghệ máy tính với mọt hệ thống thông tin hiện đại. Do đó, nhu cầu cho việc quản lý là thoát dần với thủ công truyền thống, tiến dần đến ứng dụng công nghệ thông tin để đem lại hiệu qủa cao. Trƣớc xu thế chung của thời đại lãnh đạo Công ty cũng có những định hƣớng phát triển riêng cho mình.
Nhận thấy, Công ty đã có những đầu tƣ ban đầu về công nghệ thông tin và cũng đã có đƣợc những hiệu quả nhất định. Nhƣng những chi phí đầu tƣ ban đầu đó vẫncòn nhiều hạn chế và chƣa thực sự phát huy đƣợc hết hiệu quả và tiềm năng nhằm khai thác tối đa sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Công ty mới chỉ có những hệ thống con phục vụ cho từng quá trình quản lý mà thiếu mất một hệ thống thông tin có thể quản lý và thực hiện tốt các hoạt động quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp. Lãnh đao Công ty nhận thấy cần xây dựng và phát triển các dự án đầu tƣ cho công nghệ thông tin bài bản và có hệ thống hơn.. Dự tính trong những năm tiếp theo công ty tiếp tục có những đầu tƣ cho công nghệ thông tin để phát triển và hoàn thiện thêm hệ thống thống tin của mình. Những đầu tƣ này sẽ đƣợc quản lý và sử dụng hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất.
Đăc biệt đứng trƣớc tình hình quản lý nhân sự hiện tại của công ty là các khâu trong quản lý nhân sự vẫn chỉ đƣợc làm một cách thủ công gây tốn nhiều thời gian và chi phí. Đặc biệt việc theo dõi nhân sự, chấm công, tính lƣơng đều đƣợc làm theo phƣơng pháp thủ công. Các trƣởng phòng hoặc các phòng ban hàng ngày phải theo dõi thời gian làm việc của các nhân viên, ghi chép lại rồi cuối mỗi kì, mỗi tháng phải tổng
29
hợp số liệu rồi gửi cho các phòng ban khác. Từ những số liệu đó, bộ phận kế toán phải nhập lại số liệu vào máy rồi dùng Excel để tính toán tiền lƣơng để trả cho mỗi công nhân viên. Quá trình nhƣ vậy làm tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức của công ty cũng nhƣ của doanh nghiệp. Chính vì vậy nhu cầu một hệ thống thông tin quản lý nhân sự, chấm công, tính lƣơng cho công ty là rất lớn. Xuất phát từ mong muốn có thể giải quyết đƣợc những khó khăn, những bất cập trong khâu quản lý nhân sự, cụ thể là có khả năng thống nhất các chức năng quản lý nhân sự, tin học hóa các nghiệp vụ quản lý nhằm phù hợp với tình hình phát triển hiện tại của công ty, cũng nhƣ giảm thiểu thời gian, công sức và chi phí cho hoạt động quản lý nhân sự. Công ty nhận thấy nhu cầu cần thiết đầu tiên phải có một hệ thống quản lý nhân sự.