Giám sát và kiểm soát những rủi ro là quá trình thực hiện những kế hoạch ứng phó rủi ro, theo dõi những rủi ro được phát hiện, giám sát những rủi ro còn lại, và nhận diện những rủi ro mới, và đánh giá hiệu quả quy trình rủi ro trong suốt dự án. (xem hình ở 11-19 và 11-20 ).
Việc ứng phó rủi ro theo kế họach - nằm trong kế hoạch quản lý dự án - được thực hiện trong suốt chu kỳ tồn tại của dự án, những công việc của dự án nên được giám sát một cách liên tục cho những cái mới, những sự thay đổi và những rủi ro của quá khứ.
Quy trình giám sát và kiểm sốt rủi ro áp dụng những kỹ thuật như là sự sai khác và phân tích xu hướng, chúng yêu cầu sử dụng những thông tin hoạt động đã tạo ra trong suốt q trình thực hiện dự án. Những mục đính khác của q trình giám sát và kiểm soát rủi ro được xác định nếu:
• Những giả thiết của dự án vẫn cịn có giá trị.
• Phân tích cho thấy một sự đánh giá rủi ro đã được thay đổi hoặc có thể bị đào thải.
• Những chính sách và thủ tục quản lý rủi ro được theo dõi.
• Những dự phịng của chi phí và kế hoạch nên được điều chỉnh trong sự liên kết với việc đánh giá rủi ro hiện tại.
Giám sát và kiểm sốt rủi ro có thể bao gồm việc lựa chọn những chiến lược khác nhau, thực hiện một kế hoạch dự phịng, thực hiện cơng tác khắc phục, và điều chỉnh kế hoạch quản trị dự án. Nguồn ứng phó rủi ro báo cáo hàng kỳ đến nhà quản lý dự án dựa trên hiệu quả của kế hoạch, một vài những ảnh hưởng bất ngờ, một vài sự điều chỉnh cần thiết để xử ý rủi ro một cách thích hợp. Giám sát và kiểm sốt rủi ro cũng bao gồm việc cập nhật quy trình tổ chức tài sản, bao gồm
những bài học về dự án có được từ những dữ liệu và những kiểu mẫu quản lý rủi ro, cho những lợi ích của những dự án trong tương lai
Đầu vào
.1 Ghi nhận rủi ro
.2 Kế hoạch quản lí dự án
.3 Thơng tin thực hiện công việc
.4 Báo cáo thực hiện
Công cụ và kĩ thuật
.1 Đánh giá lại rủi ro
.2 Kiểm toán rủi ro
.3 Phân tích phương sai và xu hướng
.4 Đo hiệu xuất kĩ thuật
.5 Phân tích dự trữ .6 Họp bàn, thảo luận Đầu ra .1 Cập nhật rủi ro .2 Cập nhật quá trình tỗ chức tài sản
.3 Những yêu cầu thay đổi
.4 Cập nhật kế hoạch quản lí dự án
.5 Cập nhật nguồn tài liệu dữ án
Hình 11 – 19: Giám sát và kiểm sốt rủi ro: đầu vào, công cụ và kĩ thuật, đầu ra
Hình 11 – 20: Biểu đồ dịng dữ liệu của q trình giám sát và kiểm sốt rủi ro
6.1. Giám sát và kiểm soát rủi ro: đầu vào
6.1.1.Lên danh sách rủi ro
Lên danh sách rủi ro là việc nhập liệu quan trọng, bao gồm những rủi ro và nguồn rủi ro, những thỏa thuận trên sự phản hồi rủi ro, những việc làm thực hiện cụ thể, những dấu hiệu và những biểu tượng cảnh báo rủi ro, và những rủi ro thứ yếu, một danh sách theo dõi những rủi ro ít được quan tâm, thời gian và chi phí dự phịng.
6.1.2.Kế hoạch quản trị dự án
Kế hoạch quản trị dự án đã mô tả trong phần 4.2.3.1 bao gồm kế hoạch quản lý rủi ro, nó bao gồm những rủi ro có thể chấp nhận được, những điều khoản và sự phân công lao động (bao gồm cả nguồn rủi ro), thời gian, và những nguồn khác đến quản trị rủi ro dự án.
6.1.3.Thông tin hoạt động
Thơng tin hoạt động có liên quan đến những kết quả thực hiện khác nhau bao gồm nhưng khơng giới hạn
• Tình trạng phân phối. • Tiến độ thực hiện kế hoạch. • Chi phí phải gánh chịu
6.1.4.Báo cáo thực hiện
Những báo cáo thực hiện (phần 10.5.3.1) gồm những thông tin từ việc đo lường hoạt động và phân tích nó để cung cấp thơng tin thực hiện của dự án
Cập nhật D/S rủi ro Báo cáo thực hiện
Thông tin thực hiện
D/S rủi ro
Yêu cầu biến đổi
Cập nhật quá trình tổ chức tài sản Cập nhật tài liệu dự án Cập nhật k/h quản lí Kế hoạch quản lí rủi ro Giám sát và kiểm sốt rủi ro Cơng ty/tổ chức 4.5 Thực hiện kiểm soát những biến đổi
đồng bộ Tài liệu về dự án 11.2 Xác định rủi ro 4.3 chỉ dạo và quản lí q trình thi hành dự an 10.5 Báo cáo thực hiện 4.2 Phát triển kế hoạch quản lí dự án Quản lí rủi ro dự án
bao gồm những phân tích khác nhau, thu được những dữ liệu có giá trị, và dữ liệu dự báo.
6.2. Giám sát và kiểm sốt rủi ro: cơng cụ và kĩ thuật
6.2.1.Đánh giá lại rủi ro
Giám sát và kiểm soát rủi ro thường thu được trong việc xác định những rủi ro mới, đánh giá lại những rủi ro hiện tại, và khóa lại những rủi ro đã được xử lý. Đánh giá lại rủi ro dự án nên được lên kế hoạch thường xuyên. Số lượng và chi tiết của việc lặp lại này tùy thuộc vào mối liên quan giữa tiến triển của dự án và những mục tiêu của nó.
6.2.2.Kiểm toán rủi ro
Kiểm toán rủi thẩm tra và thu thập dữ liệu về hiệu quả của các biện pháp ứng phó với những rủi ro đã xác định, những nguyên nhân gốc rễ của chúng cũng như hiệu quả của quy trình quản lý rủi ro. Nhà quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo rằng kiểm tốn rủi ro được thực hiện với một tần suất thích hợp. Kiểm tốn rủi ro có thể được đưa vào trong những cuộc họp định kỳ để xem xét, hoặc các cuộc họp kiểm tốn rủi ro riêng có thể được tổ chức nếu cần thiết. Những định dạng cho việc kiểm toán và mục tiêu cần được xác định rõ ràng trước khi kiểm tốn được thực hiện.
6.2.3.Phân tích phương sai và xu hướng
Nhiều quy trình kiểm sốt sử dụng phân tích phương sai để so sánh những kế quả theo kế hoạch và thực tế đạt được. Đối với mục đích theo dõi và kiểm sốt những biến cố rủi ro, xu hướng trong thực hiện của dự án nên được xem xét bằng cách sử dụng thơng tin hoạt động. Phân tích giá trị thu được (Mục 7.3.2.1) và các phương pháp phân tích phương sai và xu hướng của dự án có thể được sử dụng để theo dõi việc thực hiện toàn bộ dự án. Kết quả từ những phân tích có thể dự báo sai lệch tiềm năng của việc hồn thành dự án từ chi phí và mục tiêu tiến độ. Độ lệch so với kế hoạch ban đầu có thể chỉ ra các tác động tiềm ẩn của những mối đe dọa hay những cơ hội của dự án.
6.2.4.Đo lường hiệu suât kỹ thuật
Đo lường hiệu suất kỹ thuật so sánh những thành tựu kỹ thuật trong suốt quá trình thực hiện dự án với những thành tựu kỹ thuật theo tiến độ trong kế hoạch thực hiện dự án. Nó địi hỏi phải xác định các biện pháp nhằm định lượng các mục tiêu về hiệu suất kỹ thuậtcó thể đượcsử dụng để so sánhkết quả thực tế đối với các mục tiêu.Sự đo lường hiệu suất kỹ thuật có thể bao gồm
khối lượng, thời gian giao dịch, số lượng sai sót trong phân phối, khả năng lưu trữ, ….Sự sai lệch giữa thành tựu thực tế và trên kế hoạch, giúp dự báo mức độ thành cơng có thể đạt được trong phạm vi của dự ánvà nó có thể cho thấy mức độ rủi ro kỹ thuật mà dự án đang phải đối mặt.
6.2.5.Phân tích dự phịng
Trong suốt q trình thực hiện dự án một vài rủi ro có thể xảy ra, với những tác động tích cực hay tiêu cực đến ngân sách dự phòng hoặc kế hoạch dự phịng (mục 6.5.3.3 và 7.1.2.6). Phân tích dự phịng so sánhlượng dự phòng còn lại ngẫu nhiên với mức độ rủi ro còn lại tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thực hiện dự án để xác định xem dự trữ cịn lại là phù hợp hay khơng.
6.2.6.Cuộc họp phân tích tình trạng
Quản lý rủi ro dự án nên được bàn tại các cuộc họp định kỳ. Lượng thời gian cần thiết cho việc này khác nhau, tùy thuộc vào các rủi ro đã được xác định, tính ưu tiên của những rủi ro đó và nhứng khó khăn để ứng phó với những rủi ro. Quản lý rủi ro trở nên dễ dàng hơn nếu nó được thực hành thường xuyên. Những thảo luận thường xuyên về rủi ro sẽ giúp mọi người xác định được những nguồn rủi ro hay những cơ hội.
6.3. Giám sát và kiểm soát rủi ro: đầu ra
6.3.1.Cập nhật lại danh sách rủi ro
Cập nhật lại những rủi ro bao gồm nhưng khơng giới hạn:
• Kết quả của việc đánh giá lại rủi ro, kiểm toán rủi ro, và xem xét lại rủi ro định kỳ. Những kết quả này có thể bao gồm việc xác định những sự kiện rủi ro mới, cập nhật xác suất, tác động, ưu tiên, kế hoạch ứng phó, quyền sở hữu, và các yếu tố khác của việc đăng ký rủi ro. Kết quả cũng có thể bao gồm loại bỏ những rủi ro cái mà khơng cịn áp dụng và giảm bớt những khoản dự phịng có liên quan. • Kết quả thực tế từ những rủi ro của dự án và của việc ứng phó với
những rủi ro. Thơng tin nàycó thể giúp quản lý dự án lập kế hoạch cho rủi ro trên toàn bộ tổ chức của họ, cũng như các dự án trong tương lai.
6.3.2.Cập nhật quá trình tổ chức tài sản
Sáu quy trình quản lý rủi ro tài sản đưa ra những thơng tin có thể được sử dụng cho những dự án tương lai, và phải nắm giữ trong quá trình tổ chức tài sản. Quá trình tổ chức quản lý tài sản có thể được cập nhật bao gồm nhưng không giới hạn:
• Những mẫu cho kế hoạch quản lý rủi ro, bao gồm những khả năng và tác động, và những rủi ro.
• Rủi ro phá vỡ cấu trúc.
• Bài học kinh nghiệm từ các hoạt độngquản lý rủi ro dự án.
Những tài liệu này nên được cập nhật khi cần thiết và dự án kết thúc. Bản cuối cùng của danh sách rủi ro và các mẫu kế hoạchquản lý rủi ro, danh sách kiểm tra, và bao gồm cả những rủi ro phá vỡ cấu trúc.
6.3.3.Những yêu cầu thay đổi
Những kế hoạch dự phòng hoạt động hoặc những giải pháp đôi khi đưa ra trong một yêu cầu thay đổi. Những yêu cầu thay đổi được chuẩn bị và đưa đến q trình tiến hành tích hợp kiểm sốt thay đổi (Phần 4.5). Những u cầu thay đổi có thể bao gồm những đề nghị biện pháp khắc phục và phịng tránh.
• Đề nghị những biện pháp khắc phục: bao gồm những kế hoạch dự phịng và giải pháp. Sau đó là các biện pháp ứng phó,điều mà khơng được dự kiến ban đầu nhưng được yêu cầu để xử lý những rủi ro mới xuất hiện, chúng trược đây không xác định được hoặc chấp nhận một cách thụ động.
• Những biện pháp phịng tránh: được chú giải, hướng dẫn để thực hiện những hoạt động cái mà làm giảm khả năng xuất hiện của những hậu quả tiêu cực liên quan đến dự án.
6.3.4.Cập nhật kế hoạch quản trị dự án.
Những yêu cầu thay đổi được chấp nhận có ảnh hưởng đến q trình quản trị rủi ro, phần tài liệu tương ứng của kế hoạch quản lý dự án được sửa đổi và cấp lại để phản ảnh những những thay đổi đã được chấp nhận. Các yếu tố của kế hoạch quản lý dự án có thể được cập nhật giống như những yếu tố trong q trình ứng phó rủi ro kế hoạch (phần 11.5).
6.3.5.Cập nhật dữ liệu dự án
Những dữ liệu dự án cái mà có thể được cập nhật khi kết quả của quá trình giám sát và kiểm sốt rủi ro thì giống như phần quy trình ứng phó rủi ro kế hoạch. (11.5).