5. KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI RỦI RO
5.2.Kế hoạch ứng phó rủi ro: cơng cụ và kĩ thuật
Một số chiến lược ứng phó rủi ro có sẵn. Chiến lược kết hợp các chiến lược có khả năng nhất để có hiệu quả nên được chọn cho mỗi rủi ro. Cơng cụ phân tích rủi ro, chẳng hạn như phân tích cây quyết định (Phần 11.4.2.2), có thể được sử dụng để lựa chọn các câu trả lời thích hợp nhất. Hành động cụ thể được phát triển để thực hiện chiến lược, bao gồm cả chiến lược chính và dự phịng, khi cần thiết. Một kế hoạch dự phịng có thể được phát triển để thực hiện nếu chiến lược được lựa chọn hóa ra khơng được đầy đủ hiệu quả hoặc nếu chấp nhận rủi ro xảy ra. Rủi ro thứ cấp (rủi ro thúc đẩy bởi chiến lược) cũng nên được xem xét. Một khoản dự phòng thường được phân bổ cho thời gian hoặc chi phí là thường nếu được phát triển, nó có thể bao gồm xác định các điều kiện kích hoạt sử dụng của nó.
5.2.1.Chiến lược cho các rủi ro tiêu cực hoặc các mối đe dọa
Ba trong số những chiến lược sau đây thường đối phó với mối đe dọa hoặc rủi ro có thể có tác động tiêu cực về mục tiêu của dự án nếu chúng xảy ra. Chiến lược thứ tư, chấp nhận, có thể được sử dụng cho những rủi ro tiêu cực hay các mối đe dọa cũng như tích cực rủi ro hay cơ hội. Những chiến lược này, được mô tả dưới đây, để tránh, chuyển nhượng, giảm thiểu, hoặc chấp nhận.
• Tránh: tránh rủi ro liên quan đến việc thay đổi kế hoạch quản lý dự
án để loại bỏ mối đe dọa hồn tồn. Quản lý dự án cũng có thể cơ lập các mục tiêu dự án từ tác động của rủi ro hoặc thay đổi mục tiêu vào nguy hiểm. Ví dụ này bao gồm việc gia hạn tiến độ, thay đổi chiến lược, hoặc làm giảm phạm vi. Chiến lược tránh triệt để nhất là tắt dự án hoàn toàn. Một số rủi ro phát sinh sớm trong dự án có thể tránh
được bằng việc làm rõ yêu cầu, thu thập thông tin, cải thiện thông tin liên lạc, hoặc có được chun mơn.
• Chuyển giao: chuyển giao rủi ro đòi hỏi phải chuyển một số hoặc tất
cả các tác động tiêu cực của một mối đe dọa, cùng với quyền sở hữu của phản ứng, cho một bên thứ ba. Chuyển rủi ro chỉ đơn giản là cung cấp cho khác bên chịu trách nhiệm quản lý, nó khơng loại bỏ nó. Chuyển giao trách nhiệm đối với rủi ro hiệu quả nhất trong việc đối phó với nguy cơ rủi ro tài chính. Rủi ro chuyển giao gần như luôn luôn liên quan đến thanh tốn phí bảo hiểm rủi ro cho các bên tham gia vào nguy cơ. Công cụ chuyển nhượng có thể được khá đa dạng và bao gồm, nhưng không giới hạn, việc sử dụng bảo hiểm, trái phiếu thực hiện, bảo đảm, bảo lãnh, Hợp đồng có thể được sử dụng để chuyển giao trách nhiệm cho những rủi ro quy định cho một bên khác. Ví dụ, khi một người mua có khả năng mà người bán khơng có, nó có thể được thận trọng hợp đồng chuyển giao một số công việc và nguy cơ đồng thời trở lại cho người mua. Trong nhiều trường hợp, sử dụng của một hợp đồng với chi phí có thể chuyển rủi ro chi phí cho người mua, trong khi một hợp đồng giá cố định có thể chuyển giao rủi ro cho người bán.
• Giảm thiểu: Giảm thiểu rủi ro ngụ ý giảm xác suất (và/hoặc) tác
động của một bất lợi nguy cơ sự kiện để được trong giới hạn ngưỡng chấp nhận được. Hành động sớm để giảm xác suất (và/hoặc) tác động của rủi ro xảy ra trong dự án này thường hiệu quả hơn vì cố gắng để sửa chữa thiệt hại sau khi rủi ro đã xảy ra. Thơng qua các q trình ít phức tạp hơn, tiến hành thử nghiệm thêm, hoặc lựa chọn một nhà cung cấp ổn định hơn là những ví dụ của những hành động giảm nhẹ. Giảm nhẹ có thể yêu cầu nguyên mẫu phát triển để giảm nguy cơ mở rộng quy mơ từ một mơ hình băng ghế dự bị quy mơ của một q trình hoặc sản phẩm. Trường hợp không thể làm giảm xác suất, giảm thiểu một phản ứng có thể địa chỉ tác động rủi ro bằng cách nhắm mục tiêu liên kết xác định mức độ nghiêm trọng. Ví dụ:
thiết kế dự phịng thành một hệ thống có thể làm giảm tác động từ một thất bại của các thành phần gốc.
• Chấp nhận: Chiến lược này được thơng qua bởi vì nó là hiếm khi có
thể để loại bỏ tất cả các mối đe dọa từ một dự án. Chiến lược này chỉ ra rằng các nhóm dự án đã quyết định không thay đổi dự án quản lý kế hoạch để đối phó với một nguy cơ, hoặc là không thể xác định bất kỳ chiến lược phản ứng khác phù hợp. Chiến lược này có thể là thụ động hoặc hoạt động. Chấp nhận thụ động không yêu cầu phải hành động ngoại trừ việc tài liệu chiến lược, để lại các nhóm dự án để đối phó với những rủi ro khi chúng xảy ra. Nhất chấp nhận chiến lược thông thường hoạt động là để thiết lập một khoản dự phòng, bao gồm cả số lượng thời gian, tiền bạc, nguồn lực để xử lý các rủi ro.
5.2.2.Chiến lược cho các rủi ro tích cực hay cơ hội
Ba trong số bốn câu chiến lược được đề nghị để đối phó với những rủi ro với những tác động có khả năng tích cực vời mục tiêu dự á. Chiến lược thứ tư, chấp nhận, có thể được sử dụng cho những rủi ro tiêu cực hay các mối đe dọa cũng như tích cực rủi ro hay cơ hội. Những chiến lược này, được mô tả dưới đây, để khai thác, chia sẻ, nâng cao, hoặc chấp nhận.
• Khai thác: chiến lược này có thể được lựa chọn cho những rủi ro có
tác động tích cực, nơi tổ chức muốn đảm bảo rằng cơ hội được thực hiện. Chiến lược này tìm kiếm để loại bỏ sự không chắc chắn liên quan với nguy cơ đảo ngược đặc biệt bằng cách đảm bảo cơ hội chắc chắn sẽ xảy ra. Ví dụ câu trả lời trực tiếp khai thác bao gồm phân bổ tài nguyên của một tổ chức lớn các dự án để giảm thời gian hoàn thành hoặc cung cấp chi phí thấp hơn so với kế hoạch ban đầu.
• Chia sẻ: Chia sẻ rủi ro tích cực liên quan đến việc phân bổ một số
hoặc tất cả các quyền sở hữu cơ hội cho một phần thứ ba là tốt nhất có thể để nắm bắt cơ hội vì lợi ích của dự án. Ví dụ về các hành động chia sẻ bao gồm hình thành quan hệ đối tác chia sẻ rủi ro, các đội, đặc biệt mục đích các cơng ty, hoặc liên doanh, có thể được thành lập với mục đích rõ ràng của việc lợi dụng cơ hội để tất cả các bên đạt được từ hành động của họ.
• Tăng cường: Chiến lược này được sử dụng để tăng khả năng và / hoặc các tác động tích cực của một cơ hội. Xác định và tối đa hóa các trình điều khiển chính của những rủi ro này tác động tích cực có thể làm tăng xác suất xảy ra của họ. Ví dụ về các cơ hội tăng cường bao gồm bổ sung thêm nguồn lực để một hoạt động để kết thúc sớm. • Chấp nhận: Chấp nhận một cơ hội là sẵn sàng để tận dụng lợi thế
của nó nếu nó đến cùng, nhưng khơng chủ động theo đuổi nó.
5.2.3.Những chiến lược ứng phó ngẫu nhiên
Một số trả lời được thiết kế để sử dụng chỉ khi sự kiện nào đó xảy ra. Đối với một số rủi ro, nó là thích hợp cho các nhóm dự án để thực hiện một kế hoạch phản ứng đó sẽ chỉ được thực hiện theo một số được xác định trước điều kiện, nếu người ta tin rằng sẽ có cảnh báo đầy đủ để thực hiện kế hoạch. Những sự kiện kích hoạt các phản ứng bất ngờ, chẳng hạn như thiếu cột mốc trung gian hoặc sau khi được ưu tiên cao hơn với một nhà cung cấp, cần được xác định và theo dõi.
5.2.4.Đánh giá về mặt chuyên môn
Theo đánh giá về mặt chuyên môn là đầu vào từ các thông tin liên quan đến các hành động được đưa vào một cụ thể và xác định. Những chun mơn có thể được cung cấp bởi bất kỳ nhóm hoặc cá nhân với sự những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt hoặc bởi các khóa học về việc lập kế hoạch ứng phó rủi ro.