2.2 Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty
2.2.1.1 Phương thức bán hàng
Mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng và nhiều chủng loại hàng hóa về các thiết bị kỹ thuật khác nhau, được nhập từ các nguồn khác nhau có thể mua trong nước hoặc nhập khẩu. Đó là những mặt hàng có giá trị cao, nhiều chủng loại. Lĩnh vực kinh doanh chính của cơng ty là bn bán các máy móc, thiết bị xây dựng, cơng nghiệp, Cơng ty TNHH Lê Nga nhận được các đơn đặt hàng từ các doanh nghiệp trong nước, trên cơ sở đó phịng kinh doanh của cơng ty tìm kiếm các nhà cung cấp nguồn hàng. Cơng ty chủ yếu nhập khẩu hàng từ Trung Quốc, sau khi tìm được nguồn hàng theo u cầu khách hàng cơng ty sẽ gửi bảng báo giá, mẫu hàng cho khách hàng. Khách hàng đồng ý thì cơng ty và khách hàng sẽ ký kết hợp đồng kinh tế, cơng ty có nhiệm vụ nhập hàng về rồi chuyển giao hàng cho khách hàng theo đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết. Mạng lưới phân phối ở khắp các tỉnh thành trong cả nước. Hiện nay, số lượng các mặt hàng của công ty rất đa dạng. Một số thiết bị tiêu biểu đã cung cấp đến nay:
Biểu 2.1
STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính
01 AZ320 Máy khoan từ Cái
02 PJ400 Máy chấn thủy lực Cái
03 JW2500 Máy phát điện Cái
04 TZ141 Máy tráng bánh Cái
05 CK300 Máy mài hai đá Cái
06 KP1000 Búa thủy lực Chiếc
07 A03200 Máy khoan đế Cái
Phương thức bán hàng được áp dụng chủ yếu là phương thức giao bán trực tiếp qua kho theo hợp đồng kinh tế.
− Thời điểm xác định doanh thu: Theo phương thức này, thời điểm bên mua nhận đủ hàng và ký xác nhận đầy đủ, hợp lệ vào các chứng từ hóa đơn GTGT, PXK, phiếu thu và các giấy tờ liên quan theo quy định của công ty là thời điểm hàng được coi là bán (tiêu thụ).
− Thủ tục chứng từ: Theo phương thức này thì khách hàng sẽ đến kho của cơng ty để nhận hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả như đã xác định trong hợp đồng kinh tế. Khi khách hàng xuất trình hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) và các giấy tờ theo quy định của công ty. Công ty thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các chứng từ và tiến hành giao hàng cho khách hàng. Các chi phí liên quan như: Chi phí bốc xếp, vận chuyển có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thoả thuận trước. Trong trường hợp bán chịu cho khách hàng (thanh tốn trả chậm khơng có lãi). Khi khách hàng chấp nhận thanh tốn thì hàng xuất kho giao cho khách hàng được coi là tiêu thụ và công ty sẽ thu hồi tiền trong khoảng từ 10 đến 15 ngày.
2.2.1.2 Kế tốn doanh thu bán hàng ở cơng ty
Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu của cơng ty được ghi nhận khi hồn thiện việc giao hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Doanh thu bán hàng: là số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ việc doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Hiện nay, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do vậy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT.
Chứng từ kế toán
Để tiến hành hạch toán doanh thu, các chứng từ ban đầu kế toán sử dụng để ghi sổ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu xuất kho.
- Các chứng từ khác: Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh tốn, UNC, giấy báo Có…
Tài khoản kế toán
− Kế toán sử dụng các tài khoản:
+ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp. + TK 111- Tiền mặt.
+ TK 112- Tiền gửi ngân hàng. + TK 131- Phải thu khách hàng.
− Các sổ kế toán được sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng bao gồm các sổ kế toán chi tiết và các sổ kế toán tổng hợp:
+ Nhật ký chung.
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua. + Sổ tổng hợp thanh toán với người mua. + Sổ cái TK 511, sổ Cái TK 131.
Sơ đồ 2.5
Khách hàng có nhu cầu mua
hàng Phịng kinh doanh lập hợp đồng kinh tế Kế toán lập HĐ GTGT, phiếu xuất kho
Chứng từ PT, HĐ GTGT
GBC
Phịng Kế tốn phân loại và tiến
hành ghi sổ Sổ tổng hợp TK 131 Sổ chi tiết TK 131 Sổ Nhật ký chung Các sổ liên quan khác Sổ cái TK 131 Sổ cái TK 511
Ghi chú :
Ghi hàng ngày
Ghi cuối quý Đối chiếu
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa của cơng ty thì giao dịch với cơng ty thông qua các đơn đặt hàng. Căn cứ vào các đơn đặt hàng, các nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng kinh tế. Đến thời hạn giao hàng ghi trong hợp đồng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, kế tốn bán hàng lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT giao cho khách hàng.
Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên và có chữ kí của người lập, kế tốn trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ kho và người nhận:
−Liên 1 : Do thủ kho giữ.
−Liên 2 : Lưu tại nơi lập và đồng thời được sử dụng để ghi sổ.
Hóa đơn GTGT được kế tốn lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người mua, người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị:
−Liên 1 : Lưu làm cuống.
−Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng. −Liên 3 : Dùng để luân chuyển.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, kế tốn bán hàng tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn và ký nhận vào hóa đơn, sau đó phân loại hóa đơn theo 2 hình thức thanh tốn (bán hàng thanh toán ngay và bán hàng trả chậm). Tùy theo hình thức thanh tốn, kế tốn sẽ lập các chứng từ liên quan và tiến hành ghi sổ thích hợp.
Ví dụ 1: Ngày 06/12/2012, xuất hàng bán cho công ty TNHH TM Lam Duy theo hợp đồng số 12-12/TA - TN đã kí kết ngày 18/11/2012 04 chiếc máy mài hai đá, đơn giá chưa có thuế GTGT: 4.500.000đ/chiếc, thuế suất thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (theo phiếu XK N02112-
Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho:
Biểu 2.2 Công ty TNHH Lê Nga
Số 154 Nguyễn Viết Xuân- Hà Đông- Hà Nội
Mẫu số 02- VT
Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 06 tháng 12 năm 2012 Nợ TK : 632 Số : N 02112 Có TK : 156 Họ và tên người nhận hàng: Công ty TNHH TM Lam Duy
Địa chỉ : Số 9A7 Trần Quốc Hoàn – Đường Dịch Vọng – Cầu Giấy – Hà Nội. Lý do xuất hàng : Bán hàng
Xuất tại kho : Kho hàng hóa Địa điểm : S
TT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) ê Yêu cầu Thực xuất
1 Máy mài hai đá CK300 Chiếc
0 4 04 4.500.000 18.000.000 Cộng 04 4.500.000 18.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Mười tám triệu đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo………………..
Ngày 06 tháng 12 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng
Giám đốc
Biểu 2.3
GIÁ TRỊ GIA TĂNG MD/2012C
Liên 1: Lưu 062137
Ngày 06 tháng 12 năm 2012 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Lê Nga
Địa chỉ : Số 154 Nguyễn Viết Xuân- Hà Đông- Hà Nội Số tài khoản : 108.20826717.012
Điện thoại : 04.2005567 Mã số : 0104880768
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Quang Anh Tên đơn vị : Công ty TNHH TM Lam Duy
Địa chỉ : 9A7 Trần Quốc Hoàn – Dịch Vọng – Cầu Giấy – Hà Nội.
Số tài khoản : 0641002574
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt Mã số :0102353131
S
TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
Máy mài hai đá
Chiếc 04 4.500.000 18.000.000
Cộng tiền hàng : 18.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 1.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán 19.800.000 Số tiền viết bằng chữ : Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Kí rõ họ tên) (Kí rõ họ tên) (Kí đóng dấu, ghi rõ họ tên)
• Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt:
Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu (gồm 3 liên):
−Liên 1: Kế toán tiền mặt lưu.
−Liên 2: Chuyển cho thủ quỹ ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế
tốn tiền. mặt ghi sổ kế toán tiền mặt.
−Liên 3: Người nộp tiền giữ. Biểu 2.4
Công ty TNHH Lê Nga.
Số 154 Nguyễn Viết Xuân- Hà Đông- Hà Nội Mẫu số 01- TT
Ban hành theo QĐ số48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU THU Liên 2 Quyển số:.............. Ngày 06 tháng 12 năm 2012 Số : 359 Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 3331 Họ và tên người nộp tiền : Trần Văn Hùng
Địa chỉ : Phòng kinh doanh Lý do thu: Bán hàng
Số tiền: …….19.800.000…(Viết bằng chữ): Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo…………………………….chứng từ gốc.
Ngày 06 tháng 12 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười tám triệu chín trăm nghìn đồng chẵn./
+ Tỉ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý).............................................................. + Số tiền quy đổi :....................................................................................
Khách hàng nộp tiền và ký nhận vào phiếu thu. Khi khách hàng xuất trình hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành giao hàng. Kế tốn bán hàng tập hợp hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu sau khi kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các chứng từ, xác định đủ điều kiện ghi nhận doanh thu tiến hành ghi sổ Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 111 : 19.800.000 (đ) Có TK 511 : 18.000.000 (đ) Có TK 3311 : 1.800.000 (đ)
• Nếu khách hàng thanh tốn bằng séc hoặc khi khách hàng thơng báo trả tiền qua tài khoản.
Ví dụ 2: Ngày 13/12, Cơng ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng về việc Cơng ty cổ phần Hồng Hoa thanh tốn tiền hàng số tiền 77.450.500 đ
Biểu 2.5
NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VN HKM-TCB HỒN KIẾM
Theo cơng văn số 21208/CT/AC Cục thuế Hà nội
PHIẾU BÁO CÓ Trang 1/1
Ngày 13 tháng 12 năm 2012
Kính gửi : CTY TNHH Lê Nga Số tài khoản : 108.20826717.01.2
Địa chỉ: 154 Nguyễn Viết Xuân- HĐ Loại tiền : VND
Mã số thuế: : 0104880768 Loại TK : TIỀN GỬI THANH
TOÁN
Số ID khách hàng: 20826717 Số bút toán hạch toán : TT1001200083/CLH Chúng tơi xin thơng báo đã ghi có tài khoản của Quý khách số tiền theo chi tiết sau:
Nội dung Số tiền
Chuyển khoản 77.450.500
Tổng số tiền 77.450.500
Số tiền bằng chữ: (Bảy mươi bảy triệu bốn trăm năm mươi nghìn năm trăm đồng). Trích yếu: CƠNG TY CỔ PHẦN HỒNG HOA THANH TỐN TIỀN MUA HÀNG
Người lập phiếu Kiểm soát Kế tốn trưởng
Khi nhận được thơng báo Có của ngân hàng về việc khách hàng đã chuyển tiền vào tài khoản của công ty hoặc khi đã chuyển séc thành tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán và theo dõi số tiền này qua TK 112.
Kế toán tiền mặt (kiêm kế toán tiền gửi ngân hàng) căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng ghi sổ Nhật ký chung( Biểu 2.8) theo định khoản:
Nợ TK 112 85.195.550 (đ) Có TK 511 77.450.500 (đ) Có TK 3331 7.745.050 (đ)
• Nếu khách hàng thanh tốn trả chậm:
Khi viết hóa đơn thì trên hóa đơn GTGT, ở phần “Hình thức thanh tốn” kế toán phải ghi thanh toán sau hoặc trả chậm, kế tốn căn cứ vào các hóa đơn bán hàng đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, các chứng từ thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua để theo dõi chi tiết các khoản
công nợ phải thu theo từng khách hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người mua được mở cho từng khách hàng thanh tốn.
Ví dụ 3: Ngày 04/12/2012 bán cho Công ty cổ phần Sông Đà 7 mua 5 cái máy khoan từ theo hóa đơn GTGT số 062136 chưa thu tiền, giá bán chưa có thuế là 35.000.000đ, thuế suất 10%, tổng giá thanh toán là 38.500.000đ (PXK N 02120).
Căn cứ hóa đơn GTGT để phản ánh vào số phát sinh bên nợ cột số phát sinh trong sổ chi tiết phải thu khách hàng(Công ty cổ phần Sông Đà-Biểu 2.6)
theo định khoản:
Nợ TK 131 : 38.500.000 (đ) Có TK 511 : 35.000.000 (đ) Có TK 3311: 3.500.000 (đ)
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt kế toán thanh toán căn cứ phiếu thu tiền mặt để ghi giảm khoản nợ phải thu khách hàng vào sổ chi tiết thanh toán với người mua theo định khoản:
Nợ TK 111: 38.500.000 (đ) Có TK 131 : 38.500.000 (đ)
Sau mỗi nghiệp vụ mua hàng hay thanh tốn, kế tốn thanh tốn sẽ tính ra số dư công nợ của khách hàng.
Cuối tháng, kế tốn thanh tốn tính tổng cộng: số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có và xác định số dư cuối tháng của từng khách hàng trên các sổ chi tiết thanh toán với người mua.
Cuối mỗi quý, trên sổ chi tiết thanh tốn với người mua, kế tốn thanh tốn tính dịng tổng cộng q IV/2012 theo từng cột: số phát sinh bên Nợ, bên Có. Dựa vào các số liệu này và số dư đầu q, kế tốn tính và ghi sổ số dư cuối quý của từng khách hàng.
Căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối quý của các sổ chi tiết thanh toán với người mua, cuối quý, kế toán thanh toán lập sổ tổng hợp phải thu của khách hàng. Mỗi khách hàng có quan hệ thanh tốn với cơng ty được ghi trên một dịng trên sổ tổng hợp. Kế tốn lấy số dư đầu quý, số dư cuối quý và tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có trên các sổ chi tiết TK 131 để ghi vào các dòng và các cột tương ứng trên sổ tổng hợp phải thu khách hàng. Sau khi ghi số liệu xong, kế toán cộng sổ tổng hợp TK 131 (Biểu 2.7).
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho, giấy báo Có và các chứng từ liên quan khác kế tốn tiến hành ghi sổ Nhật kí chung. Căn cứ vào Nhật ký chung, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế kế toán ghi sổ vào sổ cái TK 131, sổ cái TK 511, TK 111, TK112…
Căn cứ Nhật ký chung ghi sổ Cái TK 131( Biểu số 2.8) tương tự cách ghi sổ Cái TK 511( Biểu số 2.9). Cuối tháng kế tốn tính tổng cộng số phát sinh trên các sổ Cái để xác định doanh thu bán hàng trong tháng. Cuối quý, căn cứ vào tổng doanh số bán hàng của từng tháng trong quý, kế toán cộng các số liệu để xác định tổng doanh thu bán hàng trong quý.
Theo khảo sát tình hình thực tế thì Cơng ty TNHH Lê Nga vẫn chưa lập sổ chi tiết TK 511 và em sẽ trình bày sổ chi tiết TK 511 phần một số kiến nghị ở chương 3 ( Biểu 3.1).
Biểu 2.6
Đơn vị : Công ty TNHH Lê Nga
Địa chỉ: Số 154 Nguyễn Viết Xuân- Hà Đơng- Hà Nội
(TRÍCH ) SỔ CHI TIẾT THANH TỐN VỚI NGƯỜI MUA(131)
Địa chỉ: Xã Ít Ong- Huyện Mường La- Tỉnh Sơn La Qúy IV năm 2012 Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng ghi Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu quý IV -
Cộng tháng 10 - - - Cộng tháng 11 45.645.000 35.305.000 10.340.000 Số phát sinh tháng 12 : 04/12 062136 04/12 Công ty CP Sông Đà 7 mua hàng 511 35.000.000 45.340.000 Thuế GTGT 3331 3.500.000 48.840.000 14/12 PT512 14/12 Công ty trả nợ 111 38.500.000 10.340.000 ………. ……. ……….. …….. 27/12 062174 27/12 Công ty CP Sông Đà 7 mua hàng 511 150.000.000 169.750.000 Thuế GTGT 3331 15.000.000 184.750.000 …………….. ………….. ………. ……… Cộng phát sinh 331.800.000 298.840.000 Dư cuối tháng 12: 43.300.000 Cộng tháng 12 331.800.000 298.840.000 43.300.000 Tổng cộng quý IV/2012 377.445.000 334.145.000