1.3.1 Hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở cácdoanh nghiệp thương mại doanh nghiệp thương mại
Hình thức kế tốn Sổ kế tốn
Nhật Ký Chung − Sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt TK 632
TK 642
TK 911 TK 511
Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán
Doanh thu thuần
Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh
TK 4211 Lỗ
− Sổ cái các tài khoản: 131, 511, 156, 632, 642, 911, 421 theo hình thức nhật ký chung − Các sổ thẻ chi tiết bán hàng. Chứng từ ghi sổ − Chứng từ ghi sổ − Bảng kê chứng từ − Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
− Sổ cái tài khoản: 131, 511, 156, 632, 642, 911, 421 theo hình thức chứng từ ghi sổ.
− Sổ, thẻ kế toán chi tiết: thẻ kho kế toán; sổ chi tiết bán hàng, thanh toán với người mua.
Nhật ký sổ cái − Sổ nhật ký sổ cái
− Các sổ thẻ kế toán chi tiết TSCĐ, thẻ kho Nhật ký chứng từ − Sổ nhật ký chứng từ
− Sổ cái các TK: 131, 511, 156, 632, 642, 911, 421
− Sổ chi tiết TK 511,642, sổ chi tiết thanh toán
− Các bảng kê số 8, số 9, số 10, số 11… Kế toán trên máy vi
tính
Tùy vào hình thức kế tốn phần mềm. Kế tốn có các loại sổ, khơng bắt buộc giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
1.3.2 Trình bày thơng tin trên báo cáo tài chính về kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại
Bảng cân đối kế toán gồm các khoản mục:
− Tiền và các khoản tương đương tiền
− Các khoản phải thu ngắn hạn
+ Phải thu của khách hàng
+ Dự phịng phải thu khó địi
− Hàng tồn kho
+ Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
− Tài sản ngắn hạn khác
+ Thuế GTGT được khấu trừ
+ Thuế và các khoản phải thu nhà nước
− Tài sản cố định
− Nợ ngắn hạn
− Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
− Vốn chủ sở hữu
− Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh gồm các khoản mục:
− Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
− Các khoản giảm trừ doanh thu
− Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
− Giá vốn hàng bán
− Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
− Chi phí quản lý kinh doanh
− Tổng lợi nhuận kế tốn trước thuế
− Chi phí thuế TNDN
− Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thuyết minh báo cáo tài chính gồm các khoản mục:
− Tiền và các khoản tương đương tiền
− Hàng tồn kho
− Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
− Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
− Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Chương 2:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LÊ NGA
2.1 Đặc điểm chung của công ty TNHH Lê Nga
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Lê Nga
Tên công ty : Công Ty TNHH Lê Nga
Tên giao dịch : LE NGA CO.,LTD
Địa chỉ : Số154 phố Nguyễn Viết Xuân,
phường Quang Trung, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.
Điện thoại : (04) 37.524.160
Fax : (04) 37.524.163
Mã số thuế : 0104880768
Tên Giám đốc : Lê Thị Thu Nga
Công ty TNHH Lê Nga được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0103088579 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 26/02/2010 với mơ hình cơng ty cổ phần với số vốn điều lệ là 6.750 triệu đồng.
Vốn điều lệ của cơng ty là 6.750 triệu đồng, trong đó:
− Vốn của các cổ đông là cán bộ công nhân viên trong công ty là: 4.260
triệu đồng chiếm 63,11% vốn điều lệ.
− Vốn của cổ đông ngồi cơng ty là 2.490 triệu đồng chiếm 36,89%.
Trong quá trình hoạt động kể từ khi thành lập đến nay cơng ty khơng có sự thay đổi nào về tên cũng như hình thức pháp lý. Cơng ty chun nhập khẩu và phân phối máy móc thiết bị do các tập đồn cơng nghiệp trên khắp thế giới sản xuất, phục vụ cho thị trường nội địa Việt Nam.
Là một công ty mới thành lập nhưng công ty đang từng bước ổn định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sắp xếp lại cho phù hợp với quy mô và khả năng kinh doanh của công ty. Công ty TNHH Lê Nga được biết đến như là một đối tác năng động, đáng tin cậy và mạnh mẽ với tiềm năng phát triển khơng ngừng. Bên cạnh đó cơng ty khơng ngừng nâng cao năng lực quản lý của ban lãnh đạo, tăng cường bồi dưỡng kĩ thuật, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên trong công ty. Với sự sắp xếp và đổi mới đó thì cơng ty đang dần tự khẳng định mình trên thị trường là một doanh nghiệp liên tục kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và tăng được vốn, nộp ngân sách mỗi năm một tăng, đời sống người lao động được cải thiện. Trong mấy năm vừa qua công ty đã đạt được những thành tựu sau:
(đơn vị:VND)
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012
So sánh Số tiền Tỷ lệ (%) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 12.814.025.10 0 13.945.848.720 1.131.823.620 8,32 Giá vốn hàng bán 9.974.407.854 10.819.047.170 844.639.316 8,47 Mức đóng góp vào ngân sách nhà nước 470.477.963 498.941.880 28.463.976 6,05
Lợi nhuận sau thuế
1.384.494.659 1.618.026.805 233.532.146 16,87 Thu nhập bình quân đầu
ngưới /tháng 4.420.540 4.924.720 504.180 11,4
Qua bảng báo cáo trên: Các chỉ tiêu của công ty năm 2012 so với năm 2011 đều tăng trưởng rõ rệt. Doanh thu bán hàng năm 2012 so với năm 2011 tăng 8,32%. Mức đóng góp vào ngân sách Nhà nước tăng từ 470.477.963 đồng (năm 2011) lên 498.941.880 đồng (năm 2012) tương ứng với tỷ lệ tăng 6,05% phản ánh hoạt động kinh doanh năm 2012 có hiệu quả tốt hơn năm 2012, cơng ty đã có nhiều cố gắng để nâng cao kết quả kinh doanh. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2012 so với năm 2011 tăng 16,87%, đồng thời giúp cho thu nhập bình quân đầu người của nhân viên trong công ty được cải thiện tăng lên từ 4.420.540 đ/người đến 4.924.720 đ/người.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH Lê Nga
2.1.2.1 Chức năng của Công ty TNHH Lê Nga
Công ty THHH Lê Nga là công ty thương mại hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh về vật liệu sản xuất, xây dựng, nội ngoại thất, vật tư thiết bị điện nước, sắt thép, inox, nhơm, kính, văn phịng phẩm,các thiết bị, phụ tùng máy thi công hạ tầng, máy xây dựng, thiết bị vệ sinh môi trường, thiết bị an tồn trong các ngành cơng nghiệp, máy gia cơng, cơ khí…
Với đội ngũ nhân viên là các kỹ sư, cử nhân được đào tạo chính quy có tay nghề cao có thể đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của khách hàng như cung cấp thiết bị, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH Lê Nga
Về lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh:
− Buôn bán vật liệu, tư liệu sản xuất, xây dựng, nội ngoại thất, vật tư thiết bị điện nước, sắt thép, inox, nhơm, kính, văn phịng phẩm.
− Cung cấp các thiết bị, phụ tùng máy thi công hạ tầng, máy xây dựng.
− Cung cấp thiết bị vệ sinh môi trường, thiết bị an tồn trong các ngành cơng nghiệp, máy gia cơng, cơ khí.
− Sửa chữa, cải tạo thiết bị giao thông vận tải, cơ giới đường bộ, sửa chữa các sản phẩm cơ khí, máy móc trong xây dựng và chuyển giao cơng nghệ…
Về đặc điểm quản lý tiêu thụ hàng hóa:
Để tồn tại và đứng vững được trong nền kinh tế thị trường hiện nay, công ty đang từng bước cố gắng, nỗ lực đưa ra những biện pháp cụ thể để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm với phương châm “Uy tín - chất lượng - hiệu quả”. Biện pháp tổ chức tiêu thụ và quản lý khâu tiêu thụ là vấn đề cần quan tâm hàng đầu với mục tiêu thuận lợi, hiệu quả nhất đối với khách hàng.
Vài năm gần đây, cơng ty đã áp dụng một số chính sách khuyến khích việc tiêu thụ như thường xuyên quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, tham gia các hội chợ, hội thảo về giới thiệu sản phẩm. Bên cạnh đó cơng ty cịn có các biện pháp quản lý tiêu thụ như:
- Quy cách, chất lượng của hàng hóa nhập kho được kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt.
- Giá bán là nhân tố quan trọng được xác định riêng cho từng hình thức bán. Theo đó giá bán trong cơng ty được xác định trên cơ sở giá mua hàng hóa cộng với các chi phí phù hợp với sự biến động của thị trường đảm bảo giá bán bù đắp được chi phí và có lãi. Để thu hút khách hàng cơng ty có chính sách giá cả rất linh hoạt, được đảm bảo cam kết thực hiện bảo hành và bảo trì hàng hóa trong thời gian dài.
- Về vận chuyển: Khách hàng có thể tự vận chuyển hoặc nếu yêu cầu công ty sẽ cung cấp phương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển sẽ được tính vào chi phí bán hàng.
2.1.2.3 Quy trình tổ chức kinh doanh tại Công ty TNHH Lê Nga
Mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng và nhiều chủng loại hàng hóa về các thiết bị kỹ thuật khác nhau, được nhập từ các nguồn khác nhau có thể mua trong nước hoặc nhập khẩu. Đó là những mặt hàng có giá trị cao, nhiều chủng loại. Lĩnh vực kinh doanh chính của cơng ty là bn bán các máy
móc, thiết bị xây dựng, cơng nghiệp. Cũng giống như các công ty thương mại khác, Cơng ty TNHH Lê Nga tự tìm kiếm khách hàng thông qua website, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và đội ngũ nhân viên kinh doanh của công ty. Đặc biệt thông qua website của cơng ty, khách hàng xem mẫu hàng hóa và gọi điện đến công ty để đặt hàng hoặc cần tư vấn thêm. Đội ngũ nhân viên kinh doanh của công ty sẽ gửi báo giá và xác nhận đặt hàng của khách hàng, chuyển cho bộ phận điều phối hàng hóa cho chuyển và lắp đặt hàng hóa đến cho khách hàng.
Có thể khái qt quy trình tổ chức kinh doanh của Cơng ty TNHH Lê Nga như sau:
Sơ đồ 2.1 : Quá trình TCKD của Cơng ty
Bán hàng, lắp đặt Tìm kiếm và ký kết
hợp đồng mua bán
Nhân viên đặt hàng, điều phối hàng hóa
Chia hàng theo khu vực bán
Bàn giao và thanh lý hợp đồng
Kho công ty
Đội vận chuyển
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Lê Nga
Để thực hiện tốt các mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của mình địi hỏi cơng ty phải tổ chức tốt bộ máy quản lý cho thật hợp lý, có hiệu quả. Tổ chức bộ máy của cơng ty bao gồm ban lãnh đạo và các phòng chức năng:
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Lê Nga
− Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Cơng ty TNHH Lê Nga, có quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
− Giám đốc: là người trực tiếp điều hành hoạt động hàng ngày của cơng Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc Phịng Kế tốn tài chính Phịng Tổ chức hành chính Phịng Kỹ thuật Phịng Kinh doanh
ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị của công ty về việc thực hiện các quyền hạn, nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc là người giúp Giám đốc điều hành 1 hay một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc. Thay mặt Giám đốc giải quyết công việc được phân, những công việc giải quyết vượt quá thẩm quyền của mình thì phải trao đổi và xin ý kiến của Giám đốc.
− Phịng kế tốn tài chính:
+ Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo đúng luật, chế độ kế toán và quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính tháng, q, năm.
+ Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch vay vốn, thay mặt Giám đốc giám định với ngân hàng về mặt tài chính.
+ Xây dựng và tổ chức bộ máy kế toán cũng như kế hoạch báo cáo định kỳ.
− Phịng tổ chức hành chính:
+Tổ chức quản lý nhân sự tồn cơng ty xây dựng các cơng trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các bộ phận, phòng ban.
+ Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức đào tạo, huấn luyện tuyển chọn nhân sự tồn cơng ty.
+ Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính xác về nhân sự.
− Phịng kinh doanh: Là phịng chun mơn, có chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tổ chức, xây dựng và thực hiện công tác kinh doanh của cơng ty. Thực hiện việc cung ứng các hàng hóa, xây dựng các hợp đồng mua bán, tiếp nhận và tiêu thụ hàng hóa cho cơng ty.
− Phịng kỹ thuật: Là phịng thực hiện chuyên môn liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật, kiểm tra chất lượng máy móc, thiết bị trước khi nhận và giao hàng, thực hiện các nghiệp vụ sửa chữa hoặc bảo hành cho khách hàng.
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế tốn
Để phù hợp với quy mơ, đặc điểm kinh doanh, quản lý, phù hợp với khả năng, trình độ của các nhân viên kế toán đồng thời nhằm xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng và chất lượng công ty đã lựa chọn áp dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Phịng kế tốn - Tài chính của Cơng ty TNHH Lê Nga gồm 5 người.
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Lê Nga.
Chức năng của từng phịng kế tốn :
− Kế toán trưởng (Trưởng phịng kiêm kế tốn tổng hợp):
+ Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty thực hiện việc tổ chức và chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê thông tin kinh tế và hạch tốn kinh tế của cơng ty, tham mưu cho Giám đốc phân tích tình hình hoạt động kinh tế, đánh giá kết quả kinh doanh.
+ Tổng hợp số liệu tồn cơng ty.
− Phó phịng - Kế tốn thanh tốn (kiêm kế tốn tiền lương): KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn thanh tốn (kiêm kế toán tiền lương) Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt (kiêm kế toán tiền gửi ngân hàng)
+ Là người thay mặt kế tốn trưởng giải quyết các cơng việc khi kế toán trưởng vắng mặt, hàng tháng căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh về các khoản chi phí ở các đơn vị để lập nên các bảng tập hợp chi phí.
+ Là người tính lương và các khoản trích theo lương của các cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
− Kế tốn tiền mặt (kiêm kế tốn tiền gửi ngân hàng):
+ Là người khi có các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt thì tiến hành kiểm tra các chứng từ. Nếu hợp lệ thì lập các phiếu thu, phiếu chi. Cuối tháng lập các báo cáo và nộp cho kế toán trưởng.
+ Hàng tháng lập kế hoạch chi tiêu bằng tiền gửi ngân hàng, phát hành séc vay vốn tín dụng ngân hàng. Nếu khách hàng mua hàng trả bằng séc thì kiểm tra, thu nhận và làm thủ tục nộp séc vào ngân hàng.
- Kế toán bán hàng:
+ Là người căn cứ vào các chứng từ liên quan quá trình bán hàng ghi sổ, lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty.
+ Là người hàng tháng phải lập báo cáo thuế và gửi lên cục thuế dựa vào các chứng từ, hóa đơn GTGT của các bộ phận.
− Thủ quỹ:
+ Quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ.