2.1 Đặc điểm chung của công ty TNHH Lê Nga
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh, quản lý, phù hợp với khả năng, trình độ của các nhân viên kế toán đồng thời nhằm xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng và chất lượng công ty đã lựa chọn áp dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Phịng kế tốn - Tài chính của Cơng ty TNHH Lê Nga gồm 5 người.
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Lê Nga.
Chức năng của từng phịng kế tốn :
− Kế toán trưởng (Trưởng phịng kiêm kế tốn tổng hợp):
+ Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty thực hiện việc tổ chức và chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê thông tin kinh tế và hạch tốn kinh tế của cơng ty, tham mưu cho Giám đốc phân tích tình hình hoạt động kinh tế, đánh giá kết quả kinh doanh.
+ Tổng hợp số liệu tồn cơng ty.
− Phó phịng - Kế tốn thanh tốn (kiêm kế tốn tiền lương): KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn thanh tốn (kiêm kế toán tiền lương) Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt (kiêm kế toán tiền gửi ngân hàng)
+ Là người thay mặt kế tốn trưởng giải quyết các cơng việc khi kế toán trưởng vắng mặt, hàng tháng căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh về các khoản chi phí ở các đơn vị để lập nên các bảng tập hợp chi phí.
+ Là người tính lương và các khoản trích theo lương của các cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
− Kế tốn tiền mặt (kiêm kế tốn tiền gửi ngân hàng):
+ Là người khi có các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt thì tiến hành kiểm tra các chứng từ. Nếu hợp lệ thì lập các phiếu thu, phiếu chi. Cuối tháng lập các báo cáo và nộp cho kế toán trưởng.
+ Hàng tháng lập kế hoạch chi tiêu bằng tiền gửi ngân hàng, phát hành séc vay vốn tín dụng ngân hàng. Nếu khách hàng mua hàng trả bằng séc thì kiểm tra, thu nhận và làm thủ tục nộp séc vào ngân hàng.
- Kế toán bán hàng:
+ Là người căn cứ vào các chứng từ liên quan quá trình bán hàng ghi sổ, lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty.
+ Là người hàng tháng phải lập báo cáo thuế và gửi lên cục thuế dựa vào các chứng từ, hóa đơn GTGT của các bộ phận.
− Thủ quỹ:
+ Quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ. + Kiểm kê tiền tại quỹ.
+ Thực hiện việc thu, chi tiền tại quỹ.
2.1.4.2 Tổ chức hệ thống kế tốn tại cơng ty
Các chính sách kế tốn chung
Hiện nay, Công ty TNHH Lê Nga đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính- Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
− Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo nguyên tắc giá gốc (giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến, và các chi phí khác có liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại).
+ Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền cố định. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
− Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ.
− Ngun tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vơ hình, thuê tài chính): Được tn thủ Chuẩn mực kế tốn số 03 - Tài sản cố định hữu hình, thơng tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 hướng dẫn thực hiện chuẩn mực này và Quyết định số 206/2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đơn vị áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng đối với TSCĐ hữu hình.
− Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng: Được ghi nhận theo đoạn 11, 12, 13, 14 và 15 của mục Doanh thu bán hàng Thông tư số 89/2002/TT - BTC ngày 06/10/2002 hướng dẫn Chuẩn mực số 14 - doanh thu và thu nhập khác ban hành kèm theo QĐ số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính.
− Kỳ kế tốn: Cơng ty thực hiện kỳ kế tốn theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
− Đơn vị tiền tệ kế tốn là: Cơng ty thực hiện ghi sổ và lập báo cáo bằng đồng Việt Nam.
− Phương pháp kê khai và nộp thuế GTGT: Công ty TNHH Lê Nga nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
− Hình thức sổ kế tốn mà Cơng ty áp dụng: Nhật kí chung Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán được dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế của công ty, phản ánh kịp thời trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán. Hệ thống chứng từ kế tốn được tổ chức ở cơng ty theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn giúp cho phịng giám đốc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của cơng ty.
− Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. + Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn.
− Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn. Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải báo với người có thẩm quyền để xử lý kịp thời, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại Cơng ty TNHH Lê Nga được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế tốn cơng ty hiện hành được quy định tại Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp được sử dụng theo hình thức kế tốn Nhật kí chung đối với kế tốn thủ cơng. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đơn vị mở sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Kỳ lập báo cáo tài chính là cuối năm tài chính.
Thời gian nộp báo cáo vào ngày 31 tháng 3 năm kế tiếp.
Áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Cơng ty bao gồm:
−Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DNN) −Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F02 - DNN)
−Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 -
DNN)
−Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DNN)
Tất cả các báo cáo này đều được lập theo đúng quy định về cách thức, biểu mẫu, thời gian, số lượng.
2.2 Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ởcông ty TNHH Lê Nga công ty TNHH Lê Nga
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1.1 Phương thức bán hàng
Mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng và nhiều chủng loại hàng hóa về các thiết bị kỹ thuật khác nhau, được nhập từ các nguồn khác nhau có thể mua trong nước hoặc nhập khẩu. Đó là những mặt hàng có giá trị cao, nhiều chủng loại. Lĩnh vực kinh doanh chính của cơng ty là bn bán các máy móc, thiết bị xây dựng, cơng nghiệp, Cơng ty TNHH Lê Nga nhận được các đơn đặt hàng từ các doanh nghiệp trong nước, trên cơ sở đó phịng kinh doanh của cơng ty tìm kiếm các nhà cung cấp nguồn hàng. Cơng ty chủ yếu nhập khẩu hàng từ Trung Quốc, sau khi tìm được nguồn hàng theo u cầu khách hàng cơng ty sẽ gửi bảng báo giá, mẫu hàng cho khách hàng. Khách hàng đồng ý thì cơng ty và khách hàng sẽ ký kết hợp đồng kinh tế, cơng ty có nhiệm vụ nhập hàng về rồi chuyển giao hàng cho khách hàng theo đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết. Mạng lưới phân phối ở khắp các tỉnh thành trong cả nước. Hiện nay, số lượng các mặt hàng của công ty rất đa dạng. Một số thiết bị tiêu biểu đã cung cấp đến nay:
Biểu 2.1
STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính
01 AZ320 Máy khoan từ Cái
02 PJ400 Máy chấn thủy lực Cái
03 JW2500 Máy phát điện Cái
04 TZ141 Máy tráng bánh Cái
05 CK300 Máy mài hai đá Cái
06 KP1000 Búa thủy lực Chiếc
07 A03200 Máy khoan đế Cái
Phương thức bán hàng được áp dụng chủ yếu là phương thức giao bán trực tiếp qua kho theo hợp đồng kinh tế.
− Thời điểm xác định doanh thu: Theo phương thức này, thời điểm bên mua nhận đủ hàng và ký xác nhận đầy đủ, hợp lệ vào các chứng từ hóa đơn GTGT, PXK, phiếu thu và các giấy tờ liên quan theo quy định của công ty là thời điểm hàng được coi là bán (tiêu thụ).
− Thủ tục chứng từ: Theo phương thức này thì khách hàng sẽ đến kho của cơng ty để nhận hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả như đã xác định trong hợp đồng kinh tế. Khi khách hàng xuất trình hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) và các giấy tờ theo quy định của công ty. Công ty thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các chứng từ và tiến hành giao hàng cho khách hàng. Các chi phí liên quan như: Chi phí bốc xếp, vận chuyển có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thoả thuận trước. Trong trường hợp bán chịu cho khách hàng (thanh tốn trả chậm khơng có lãi). Khi khách hàng chấp nhận thanh tốn thì hàng xuất kho giao cho khách hàng được coi là tiêu thụ và công ty sẽ thu hồi tiền trong khoảng từ 10 đến 15 ngày.
2.2.1.2 Kế tốn doanh thu bán hàng ở cơng ty
Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu của cơng ty được ghi nhận khi hồn thiện việc giao hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Doanh thu bán hàng: là số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ việc doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Hiện nay, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do vậy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT.
Chứng từ kế toán
Để tiến hành hạch toán doanh thu, các chứng từ ban đầu kế toán sử dụng để ghi sổ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu xuất kho.
- Các chứng từ khác: Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh tốn, UNC, giấy báo Có…
Tài khoản kế toán
− Kế toán sử dụng các tài khoản:
+ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp. + TK 111- Tiền mặt.
+ TK 112- Tiền gửi ngân hàng. + TK 131- Phải thu khách hàng.
− Các sổ kế toán được sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng bao gồm các sổ kế toán chi tiết và các sổ kế toán tổng hợp:
+ Nhật ký chung.
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua. + Sổ tổng hợp thanh toán với người mua. + Sổ cái TK 511, sổ Cái TK 131.
Sơ đồ 2.5
Khách hàng có nhu cầu mua
hàng Phịng kinh doanh lập hợp đồng kinh tế Kế toán lập HĐ GTGT, phiếu xuất kho
Chứng từ PT, HĐ GTGT
GBC
Phịng Kế tốn phân loại và tiến
hành ghi sổ Sổ tổng hợp TK 131 Sổ chi tiết TK 131 Sổ Nhật ký chung Các sổ liên quan khác Sổ cái TK 131 Sổ cái TK 511
Ghi chú :
Ghi hàng ngày
Ghi cuối quý Đối chiếu
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa của cơng ty thì giao dịch với cơng ty thông qua các đơn đặt hàng. Căn cứ vào các đơn đặt hàng, các nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng kinh tế. Đến thời hạn giao hàng ghi trong hợp đồng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, kế tốn bán hàng lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT giao cho khách hàng.
Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên và có chữ kí của người lập, kế tốn trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ kho và người nhận:
−Liên 1 : Do thủ kho giữ.
−Liên 2 : Lưu tại nơi lập và đồng thời được sử dụng để ghi sổ.
Hóa đơn GTGT được kế tốn lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người mua, người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị:
−Liên 1 : Lưu làm cuống.
−Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng. −Liên 3 : Dùng để luân chuyển.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, kế tốn bán hàng tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn và ký nhận vào hóa đơn, sau đó phân loại hóa đơn theo 2 hình thức thanh tốn (bán hàng thanh toán ngay và bán hàng trả chậm). Tùy theo hình thức thanh tốn, kế tốn sẽ lập các chứng từ liên quan và tiến hành ghi sổ thích hợp.
Ví dụ 1: Ngày 06/12/2012, xuất hàng bán cho công ty TNHH TM Lam Duy theo hợp đồng số 12-12/TA - TN đã kí kết ngày 18/11/2012 04 chiếc máy mài hai đá, đơn giá chưa có thuế GTGT: 4.500.000đ/chiếc, thuế suất thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (theo phiếu XK N02112-