Nhập số liệu hàng ngày In sổ báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Diễn giải:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được nhập vào máy theo
từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan)
Chứng từ kế tốn Phần mềm kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kì kế tốn, sổ kế tốn được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Tổ chức sổ kế tốn
Với hình thức kế tốn Nhật ký chung, Cơng ty sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung
- Các sổ nhật ký đặt biệt (nhật ký thu tiền/ chi tiền, nhật ký bán hàng/ mua hàng) - Sổ cái
- Các sổ, thẻ chi tiết.
Cùng với hình thức kế tốn trên máy vi tính, các sổ kế tốn trên khơng được ghi bằng tay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà chỉ được in ra từ phần mềm vào cuối kỳ kế toán theo quy định của chế độ kế toán áp dụng.
Tổ chức lập báo cáo kế tốn
Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ và báo cáo tài chính tổng hợp.
Báo cáo tài chính năm gồm:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Vì Cơng ty có tham gia niêm yết trên thị trường chứng khốn nên cịn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ. Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính (khơng bao gồm q IV).
Cơng ty cịn có các đơn vị kế tốn trực thuộc, ngồi báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ, Cơng ty cịn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp vào cuối kỳ kế tốn năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế tốn trực thuộc.
Các chính sách kế tốn áp dụng
Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền: các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn khơng q 3 tháng kể từ ngày mua, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định.
Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: tuân thủ chuẩn mực số 10 (đoạn 8,10,12): các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng đồng tiền khác được chuyển đổi ra tiền VNĐ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: nguyên tắc giá gốc. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp thực tế đích danh. Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: theo nguyên tắc tài sản khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc.
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hình, vơ hình: theo nguyên tắc giá gốc. Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình: khấu hao đường thẳng quy định tại thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ tài chính.
Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: phân bổ theo tiêu thức thời gian và phương pháp đường thẳng.
Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu:
Vốn đầu tư của chủ sở hữu: được ghi nhận theo số vốn thực góp của chủ sở hữu. Lợi nhuận chưa phân phối: lợi nhuận chưa phân phối phản ánh trên Bảng cân đối kế toán là số lượi nhuận từ các hoạt động của doanh nghiệp sau khi trừ chi phí thuế TNDN của năm nay và các khoản điều chỉnh do áp dụng hồi tố thay đổi chính sách kế tốn và điều chỉnh hồi tố sai sót trọng yếu của các năm trước.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng: Việc ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đã tuân thủ đầy đủ năm điều kiện ghi nhận doanh thu quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “doanh thu và thu nhập khác”.
Doanh thu cung cấp dịch vụ: Việc ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ đã tuẩn thủ đầy đủ bốn điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
Doanh thu hoạt động tài chính: Việc ghi nhận doanh thu tài chính đã tuân thủ đủ hai điều kiện ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính quy định tại chuẩn mực kế tốn số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
2.3.2. Tổ chức bộ máy kế tốn:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán: phịng kế tốn của Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp, đồng thời
thực hiện tổng hợp các tài liệu kế tốn từ các xí nghiệp trực thuộc gửi về, lập báo cáo quyết tốn chung tồn đơn vị (báo cáo tài chính tổng hợp) hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn tồn Cơng ty. Phân tán ở chỗ các bộ phận kế tốn ở các xí nghiệp trực thuộc thực hiện cơng tác kế tốn tương đối hồn chỉnh các nghiệp vụ kế tốn phát sinh ở từng xí nghiệp. Các nhân viên kế tốn xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra và hạch tốn tồn bộ hoạt động kinh doanh của xí nghiệp và định kỳ gửi báo cáo kế toán về phịng kế tốn Cơng ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Nhằm đảm bảo tính chun mơn hóa trong cơng việc và có thể giám sát, kiểm tra lẫn nhau, vai trị của mỗi kế tốn viên được phân chia cụ thể như sau:
Kế tốn trưởng (kiểm trưởng phịng kế tốn)
Phụ trách cơng việc chung của phịng kế tốn
Hoạch định chính sách tài chính của Cơng ty, tìm kiếm nguồn tài trợ vốn phục vụ cho đầu tư và kinh doanh.
Ký duyệt thu chi tiền, chừng từ giải trừ tạm ứng, chứng từ bán hàng hoá tại văn phịng Cơng ty.
Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn trong Cơng ty một cách hợp lý, chính xác trung thực, kịp thời đầy đủ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hiện chế độ kế toán do nhà nước quy định.
Kế toán trưởng Kế tốn cơng nợ Kế toán tổng hợp, báo cáo thuế Kế toán TSCĐ, CCDC, XDCB Kế toán hàng hoá Kế toán tiền mặt, tiền lương Kế tốn ngân hàng Kế tốn cơng nợ nội bộ, NVL, văn thư, quản lý cơng văn Thủ quỹ Phó phịng Phó phịng
Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ xây dựng đội ngũ cán bộ cơng nhân viên kế tốn trong Cơng ty.
Giúp tổng giám đốc phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh và thực hiện chế độ hạch toán theo yêu cầu đối với chế độ quản lý.
Phó phịng kế tốn
Theo dõi phần hành theo sự phân công của kế toán trưởng. Phụ trách điều hành và giám sát cơng việc của kế tốn viên.
Nhận xét, đưa ra kiến nghị để xây dựng bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn. Thay mặt kế tốn trưởng xem xét cơng việc chung của phịng kế tốn, ký duyệt các chứng từ do kế tốn trưởng uỷ nhiệm, uỷ quyền khi đi cơng tác.
Kế tốn cơng nợ
Theo dõi chi tiết và quản lý hồ sơ các tài khoản nợ phải thu, nợ phải trả tại văn phịng Cơng ty và cơng nợ thu khó địi tồn Cơng ty.
Hàng tuần lập báo cáo tình hình cơng nợ cho trưởng phịng. Nhắc nhở khách hàng các khoản nợ sắp hết hạn.
Vào cuối mỗi tháng trước khi lập báo cáo, phân tích số dư các tài khoản cơng nợ trong đó nêu rõ thời hạn thanh quyết toán của từng trường hợp nợ.
Thực hiện chế độ báo cáo công nợ định kỳ và xác nhận công nợ theo quy định của Cơng ty.
Kế tốn tổng hợp, báo cáo thuế, quản lý cổ đơng
Lập báo cáo tình hình kinh doanh văn phịng Cơng ty và tổng hợp các báo cáo kết quả kinh doanh tồn Cơng ty định kỳ hàng tháng, quý, năm.
Theo dõi các khoản thuế phát sinh tại văn phịng Cơng ty, khai thuế văn phịng Cơng ty và tổng hợp tồn Cơng ty. Kiểm tra các khoản tiền th đất phải nộp.
Hàng tháng lập báo cáo sử dụng hoá đơn, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tồn Cơng ty. Hàng q, năm lập tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trực tiếp theo dõi việc hồn thuế nhập khẩu (nếu có).
Theo dõi tài khoản 515, 635 các khoản thu nhập và chi phí bất thường. Theo dõi sổ cái tồn Cơng ty.
Cơng tác quản lý cổ đơng tồn Cơng ty.
Theo dõi chi tiết các cơng trình đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý hồ sơ, quyết toán các dự án đầu tư xây dựng phát sinh trong Công ty.
Theo dõi tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong văn phịng Cơng ty.
Tham gia công tác thẩm định liên quan đến việc đầu tư tài sản cố định.
Định kỳ tham gia kiểm kê và tập hợp báo cáo kiểm kê tài sản cố định, công cụ lao động.
Kế toán hàng hoá
Theo dõi các tài khoản doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ.
Theo dõi khâu nhập xuất tồn kho hàng hoá văn phịng Cơng ty và tồn Công ty, nhập xuất tồn hàng gia cơng văn phịng Cơng ty. Định kỳ tham gia kiểm kê và tập hợp báo cáo kiểm kê hàng hố tồn Cơng ty.
Kế toán tiền mặt, tiền lương
Theo dõi và hạch toán các khoản thu chi tiền mặt, tập hợp kiểm tra chứng từ thu, chi phát sinh tại văn phịng Cơng ty. Cuối ngày, đối chiếu với thủ quỹ.
Theo dõi các tài khoản 411 tại văn phòng Cơng ty và tồn Cơng ty. Ngày 25 hàng tháng báo cáo kế toán trưởng những trường hợp nợ tạm ứng đến hạn chưa thanh toán.
Theo dõi lương và các khoản trích theo lương tại văn phịng và tồn Cơng ty.
Kế tốn ngân hàng
Theo dõi và hạch toán các khoản tiền gửi ngân hàng, vay dài hạn, vay ngắn hạn, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Hạch tốn và tổng hợp chi phí doanh nghiệp, chi phí bán hàng. Kế tốn cơng nợ nội bộ, nguyên vật liệu, văn thư.
Theo dõi tài khoản nội bộ hàng tháng đối chiếu cơng nợ, tính tốn lãi vay, xác định chính sách vốn lưu động các đơn vị trực thuộc đang quản lý sử dụng.
Theo dõi tài khoản nguyên vật liệu, định lỳ tham gia kiểm kê và tập hợp báo cáo kiểm kê ngun vật liệu tồn Cơng ty.
Quản lý cơng văn đi và đến của phịng tài chính kế tốn.
Thủ quỹ
Hàng ngày báo cáo tồn quỹ cho trưởng phòng.
Kiểm, đếm tiền, các khoản thu chi tiền mặt tại quỹ và ghi vào sổ quỹ. Hằng ngày, hàng tháng đối chiếu sổ sách với kế tốn tiền mặt.
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN LƯU CHUYỂN HÀNG HĨA VÀ
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CP KIM KHÍ TP.HCM
3.1. KẾ TỐN NHẬP KHO HÀNG HĨA 3.1.1. Những vấn đề chung
Phân loại, đặc điểm hàng hóa
Là một Cơng ty đã trải qua hơn 30 năm hoạt động trong ngành kinh doanh kim khí, Cơng ty đã khẳng định được vị trí là nhà cung cấp thép hàng đầu ở Việt nam, với lượng hàng hóa đa dạng và phong phú đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng lớn nhỏ trong nước. Để đáp ứng yêu cầu về quản lý nhập xuất hàng, công ty đã phân loại hàng hóa theo hai tiêu chí sau:
Cách 1: Phân loại dựa trên đặc điểm hàng hóa:
Thép phế liệu thu mua trong nước và nhập khẩu.
Bán thành phẩm (Quặng sắt/ Sản phẩm phôi thép/ Sản phẩm Gang)
Đặc điểm: là ngun liệu chính trong cơng nghiệp luyện gang lò cao, sản xuất các loại
cán nóng thơng dụng hoặc trong các ngành cơ khí.
Sản phẩm sau cán (Dây thép mạ kẽm/ Sản phẩm lưới rào/ Dây thép gai)
Đặc điểm: đạt tiêu chuẩn chất lượng TCVN 2053-1993 ví dụ như mặt sáng bóng, độ
bền kéo; sử dụng rộng rãi trong việc vảo vệ các cơng trình xây dựng, các trang trại,...
Sản phẩm tôn (Tôn mạ màu/ Tơn mạ kẽm/ Tơn dập sóng)
Đặc điểm: có khả năng chống ăn mịn cao trong mơi trường tự nhiên; được dùng trong
xây dựng.
Thép cây cuộn xây dựng (Thép cuộn/ Thép thanh vằn/ Thép cây tròn trơn)
Đặc điểm: có nhiều chủng loại khác nhau đáp ứng nhu cầu của khách hàng; được dùng
cho xây dựng, kéo dây và chế tạo bulong thông dụng, trong xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, nhà cao tầng, cầu – đường . . .
Thép hình, thép ống (Thép chữ I/ Thép chữ C/ Thép góc/ Thép ống)
Đặc điểm: có kích thước đa dạng theo yêu cầu của khách hàng; được ứng dụng rộng
rãi trong kết cấu xây dựng hay nhà thép tiền chế, giàn giáo, giàn giáo chịu lực, hệ thống cọc siêu âm trong kết cấu nền móng, ống thép được dùng trong kết cấu giàn
không gian, ống thép dùng cho trụ viễn thông, trong đèn chiếu sang đơ thị hoặc được sử dụng móc trong container …
Thép tấm lá:
Đặc điểm: được sử dụng trong các ngành công nghiệp thép ống, tôn mạ, ô tô, xe máy, điện lạnh và đồ gia dụng…
Cách 2: Phân loại dựa trên nguồn nhập hàng
Thép nội: bao gồm tất cả các mặt hàng mua trong nước được phân loại theo nhà cung cấp trong nước:
Hàng nhập từ công ty Vinakioey
Hàng nhập từ công ty gang thép Thái Nguyên
Hàng nhập từ công ty thép Miền Nam
Hàng nhập từ cơng ty Kim Khí Đà Nẵng
Hàng nhập từ các doanh nghiệp trong nước khác
Thép ngoại: được nhập khẩu từ các nước trong khu vực, hàng hóa được phân loại thành ba loại sau: Hàng nhập khẩu chính phẩm Hàng nhập khẩu thứ phẩm Hàng nhập khẩu phế liệu Phương thức mua hàng Mua hàng trực tiếp
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, Công ty cử nhân viên giao nhận đến nhận hàng tại kho của nhà cung cấp. Sau khi ký vào hóa đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng hóa, Cơng ty được chuyển giao rủi ro và lợi ích của lơ hàng, phải chịu trách nhiệm về hàng hóa và các chi phí phát sinh khác.
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng
Nhà cung cấp căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho công ty, giao hàng tại kho của công ty hay tại địa điểm do công ty quy định trước.
Nhập khẩu trực tiếp
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, Công ty tiến hành gửi bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa đến ngân hàng thanh tốn để ngân hàng mở L/C 100% giá trị lơ hàng. Khi có thơng báo của hải quan là hàng hóa đã về đến cảng, hàng hóa được làm thủ tục mang về nhập kho, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào chứng từ hàng hóa và các chứng từ khác có liên quan. Phịng kinh doanh cùng bộ phận nhận hàng sẽ kiểm
tra hàng nhập kho. Điều kiện giao hàng mà Công ty ký kết là CIF (theo điều kiện này, hàng hóa được giao tại cảng của người nhập khẩu, tức là bên bán phải chịu phí bảo