CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP KIM KHÍ TPHCM
2.2. Tổ chức sản xuất kinh doanh
Văn phịng Cơng ty cổ phần Kim Khí TP. Hồ Chí Minh bao gồm bốn phịng ban chính: Phịng Hành Chính Nhân Sự, phịng Kế Hoạch Kinh Doanh, phịng Tài Chính Kế Tốn và phịng Đầu Tư Phát Triển.
Trong số các phòng ban nêu trên, phòng Kế Hoạch Kinh Doanh là bộ phận có mối liên hệ mật thiết với phòng kế tốn, nhất là kế tốn lưu chuyển hàng hóa, thơng qua cá hoạt động như: mua bán hàng hóa, theo dõi hoạt động kinh doanh, xây dựng chính sách bán hàng, kế hoạch hoạt động, tồn kho hàng hóa.
2.2.1. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 2.1: Bộ máy sản xuất kinh doanh của Cơng ty
2.2.2. Hình thức và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Đại hội đồng cổ đơng: là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của Cơng ty, mỗi năm họp ít nhất một lần, quyết định mọi vấn đề được luật pháp và điều lệ Công ty quy định. Đặc biệt, đại hội cổ đơng sẽ thơng báo các báo cáo tài chính hàng năm của Cơng ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, sẽ bầu hoặc bãi nhiệm thành viên HĐQT và Ban kiểm soát.
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHCĐ). HĐQT có trách nhiệm giám sát ban tổng giám đốc và những người quản lý khác.
P HÒ NG Đ Ầ U T Ư P HÁ T TRI Ể N P HỊ NG K Ế TO Á N T ÀI C HÍ NH P HỊ NG HÀ NH C H ÍN H NH ÂN S Ự P HỊ NG K Ế HO Ạ C H KI NH DOANH HỆ THỐNG CÁC XÍ NGHIỆP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG GIÁM ĐỐC
Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do pháp luật và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và nghị quyết ĐHĐCĐ quy định.
Ban kiểm soát: là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra. Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Cơng ty. Ban kiểm sốt của Cơng ty hoạt động độc lập với HĐQT và ban tổng giám đốc.
Ban Giám đốc bao gồm tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc.
+ Tổng Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, do HĐQT bổ nhiệm. Vừa đại diện cho Nhà nước, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên trong Cơng ty, có quyền quyết định, điều hành các hoạt động theo đúng pháp luật.
+ Các Phó Tổng Giám đốc: là những người tham mưu, hỗ trợ Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và cấp trên về việc được phân công theo chức trách, nhiệm vụ. Được ủy quyền để phụ trách một số lĩnh vực chuyên môn hoặc thay thể Tổng Giám đốc xử lý công việc khi Tổng Giám đốc đi vắng.
2.2.3. Chức năng của các phòng ban
Phịng Hành chính Nhân sự: tổ chức bộ máy quản lý Công ty, đánh giá chất lượng cán bộ, xây dựng, lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, xây dựng và xét duyệt mức lương, đề xuất hay bãi nhiệm cán bộ trong Công ty, quản lý công tác tuyên truyền và thi đua khen thưởng và tổ chức cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
Phịng Kế hoạch Kinh doanh: tham mưu cho Tổng Giám đốc về xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch điều hòa, phối hợp và tổ chức xét duyệt kế hoạch trong các đơn vị thành viên của Công ty, tổ chức hợp lý và chỉ đạo chặt chẽ công tác thống kê nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thơng tin kinh tế và nhận ủy thác cho các đơn vị khác ngồi Cơng ty.
Phịng Tài chính Kế tốn: thu nhập, xử lý thơng tin, ghi chép số liệu và hạch toán kế toán theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán và phù hợp với đặc điểm kinh doanh riêng có của Cơng ty; kiểm tra giám sát tình hình các đơn vị trực thuộc, xây dựng kế hoạch tài chính sáu tháng, năm và dài hạn, cung cấp và phân tích các thơng tin tài chính giúp lãnh đạo Cơng ty đưa ra những quyết định về chính sách kinh tế tài chính phù hợp và tổ chức xét duyệt và quyết toán hàng năm cho các đơn vị thành viên và tổng quyết tốn hồn tồn Cơng ty.
Phòng Đầu tư Phát triển: tham mưu cho Tổng Giám đốc về lĩnh vực đầu tư xây dựng và cho thuê văn phòng, kho bãi, thẩm định giá các dự án đầu tư, đấu thầu theo phân cấp quản lý, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về lĩnh vực đầu tư, xây dựng cơ bản; chức năng quản lý về nhà, đất và kho theo quy định của Cơng ty.
Các xí nghiệp kinh doanh kim khí: tổ chức và thực hiện công việc mua bán các mặt hàng kim khí theo kế hoạch của Cơng ty giao hàng năm, quản lý các cửa hàng bán lẻ và chịu sự quản lý trực tiếp của văn phịng Cơng ty, khai thác, mua kim khí ngồi xã hội để tăng thêm nguồn kinh doanh của Công ty dưới sự cho phép của Công ty.
Các kho kim khí: có chức năng tổ chức thực hiện việc nhập, xuất, tồn và bảo quản các mặt hàng kim khí của Cơng ty và tổ chức khai thác dịch vụ cho thuê kho bãi.
2.3. TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 2.3.1. Tổ chức cơng tác kế tốn
Chế độ kế tốn
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại Công ty là đồng Việt Nam. Kỳ kế tốn tính theo tháng, niên độ kế tốn tính theo năm.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong Chế độ kế tốn doanh nghiệp và do đặc thù có nhiều xí nghiệp trực thuộc nên Cơng ty đã mở thêm các tài khoản cấp 3 và các tài khoản cấp 4 ngoài danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã quy định trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh.
Bảng 2.1: Trích một số tài khoản cấp ba, cấp bốn được sử dụng ở công ty
Tài khoản Tên tài khoản Tk mẹ Bậc
111190 Tiền mặt Việt Nam: Văn phịng Cơng ty 1111 3
1121001 Tiền VND gửi ngân hàng Standard Chartered 1121 3
112201 Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng: USD - Standard Char 1122 3
133190 Thuế GTGT được khấu trừ: Văn phịng Cơng ty 1331 3
136801 Phải thu nội bộ khác : XN1 1368 3
138190 Tài sản thiếu chờ xử lý: Văn phịng Cơng ty 1381 3
138890 Phải thu khác 1388 3
1388901 Phải thu khác: Văn phịng Cơng ty 138890 4
142901 Chi phí trả trước: CCDC xuất dùng 14290 3
1449001 Thế chấp, ký cựơc, ký quỹ ngắn hạn: Hàng Hải – C 14490 3
153901 Công cụ, dụng cụ: Văn phịng Cơng ty (P.TC theo d 15390 3
156190 Giá mua hàng hóa: VP Cơng ty 1561 3
156290 Chi phí mua hàng: VP Cơng ty 1562 3
241201 Dự án Cắt phá tàu cũ 2412 3
311101 Vay ngắn hạn VNĐ: Công ty TNHH Đầu tư Kinh Đô 3111 3
311201 Vay ngắn hạn Ngoại tệ: OCB Chợ Lớn (USD) 3112 3
333190 Thuế GTGT đầu ra phải nộp: Văn phịng Cơng ty 3331 3
33331 Thuế xuất khẩu 3333 3
33371 Thuế nhà đất 3337 3
33391 Các khoản phụ thu 3339 3
334190 Lương phải trả cho CNV: Văn Phịng Cơng ty 3341 3
334290 Thu nhập khác phải trả CNV: VPCT 3342 3
338190 Tài sản thừa chờ giải quyết: Văn phịng Cơng ty 3381 3
338690 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn: VPCTy 3386 3
338790 Doanh thu chưa thực hiện: VP Công ty 3387 3
338890 Phải trả, phải nộp khác: Văn phịng Cơng ty 3388 3
421190 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước – VPCTY 4211 3
421290 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay – VPCTY 4212 3
511190 Doanh thu bán hàng: Văn phòng 5111 3
511390 Doanh thu cung cấp dịch vụ: Văn phịng Cơng ty 5113 3
512902 D/thu hàng nội bộ: VP hàng nhập khẩu 51290 3
5129031 D/thu hàng khai thác XH: VinaKyoei 512903 4
531190 Hàng bán bị trả lại: Văn phịng Cơng ty 5311 3
532190 Giảm giá hàng bán: Văn phịng Cơng ty 5321 3
632190 Giá vốn hàng bán: Văn phịng Cơng ty 6321 3
641901 Chi phí nhân viên 64190 4
641902 Chi phí nhiên liệu, xăng dầu 64190 4
641903 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 64190 4
641904 CP khấu hao 64190 4
641905 Chi phí nhân viên bán hàng 64190 4
641907 CP dịch vụ mua ngoài 64190 4
642901 Chi phí nhân viên 64290 3
6429011 CP lương cơ bản 642901 4
6429013 CP ăn trưa 642901 4
6429014 CP BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN 642901 4
642902 Chi phí nhiên liệu, xăng dầu 64290 3
642903 Chi phí đồ dùng văn phịng 64290 3
6429071 CP thuê kho, thuê đất 642907 4
642908 CP bằng tiền khác 64290 3
911190 Xác định KQKD: Bán hàng VPCT 9111 3
Hình thức kế tốn áp dụng
Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting 2012 nhằm nâng cao hiệu quả trong cơng tác kế tốn. Phần mềm kế toán này được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn Nhật ký chung. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng in ra đầy đủ sổ sách kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. Ở Cơng ty các loại sổ sách in ra đều là sổ sách theo hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này, phịng kế tốn của Công ty là trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời thực hiện tổng hợp các số liệu kế tốn từ các xí nghiệp trực thuộc gửi đến, lập báo cáo kế toán, hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn trong tồn đơn vị. Các bộ phận kế tốn ở xí nghiệp trực thuộc thực hiện tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng xí nghiệp và có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra và hạch tốn tồn bộ hoạt động kinh doanh của xí nghiệp và định kỳ gửi báo cáo kế tốn về phịng kế tốn của Cơng ty.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy:
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tại Công ty
Nhập số liệu hàng ngày In sổ báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Diễn giải:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được nhập vào máy theo
từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan)
Chứng từ kế tốn Phần mềm kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khố sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kì kế tốn, sổ kế tốn được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Tổ chức sổ kế tốn
Với hình thức kế tốn Nhật ký chung, Cơng ty sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung
- Các sổ nhật ký đặt biệt (nhật ký thu tiền/ chi tiền, nhật ký bán hàng/ mua hàng) - Sổ cái
- Các sổ, thẻ chi tiết.
Cùng với hình thức kế tốn trên máy vi tính, các sổ kế tốn trên khơng được ghi bằng tay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà chỉ được in ra từ phần mềm vào cuối kỳ kế toán theo quy định của chế độ kế toán áp dụng.
Tổ chức lập báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ và báo cáo tài chính tổng hợp.
Báo cáo tài chính năm gồm:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Vì Cơng ty có tham gia niêm yết trên thị trường chứng khốn nên cịn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ. Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính (khơng bao gồm q IV).
Cơng ty cịn có các đơn vị kế tốn trực thuộc, ngồi báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ, Cơng ty cịn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp vào cuối kỳ kế tốn năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế tốn trực thuộc.
Các chính sách kế tốn áp dụng
Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền: các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn khơng q 3 tháng kể từ ngày mua, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định.
Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: tuân thủ chuẩn mực số 10 (đoạn 8,10,12): các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng đồng tiền khác được chuyển đổi ra tiền VNĐ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: nguyên tắc giá gốc. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp thực tế đích danh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: theo nguyên tắc tài sản khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc.
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hình, vơ hình: theo nguyên tắc giá gốc. Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình: khấu hao đường thẳng quy định tại thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ tài chính.
Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: phân bổ theo tiêu thức thời gian và phương pháp đường thẳng.
Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu:
Vốn đầu tư của chủ sở hữu: được ghi nhận theo số vốn thực góp của chủ sở hữu. Lợi nhuận chưa phân phối: lợi nhuận chưa phân phối phản ánh trên Bảng cân đối kế toán là số lượi nhuận từ các hoạt động của doanh nghiệp sau khi trừ chi phí thuế TNDN của năm nay và các khoản điều chỉnh do áp dụng hồi tố thay đổi chính sách kế tốn và điều chỉnh hồi tố sai sót trọng yếu của các năm trước.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng: Việc ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đã tuân thủ đầy đủ năm điều kiện ghi nhận doanh thu quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “doanh thu và thu nhập khác”.
Doanh thu cung cấp dịch vụ: Việc ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ đã tuẩn thủ đầy đủ bốn điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
Doanh thu hoạt động tài chính: Việc ghi nhận doanh thu tài chính đã tuân thủ đủ hai điều kiện ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
2.3.2. Tổ chức bộ máy kế tốn:
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn