toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính.
Theo phụ lục doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức sau: - Hình thức kế tốn Nhật ký chung;
- Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái; - Hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Tùy theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp được phản ánh trên các sổ kế tốn phù hợp.
1.5.1. Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức Nhật ký- Sổ cái
Ghi chú:
Nhập ( ghi) hàng ngày
Nhập ( ghi) cuối tháng( hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI
TK 131, 331
Báo cáo tài chính Chứng từ gốc (HĐGTGT,PKT…)
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
*Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối q) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
*Về nguyên tắc
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền "Phát sinh" ở phần Nhật Ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản = Tổng số tiền phát sinh Có của các tài khoản
Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
1.5.2 Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú:
Nhập ( ghi) hàng ngày
Nhập ( ghi) cuối tháng( hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
*Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Chứng từ gớc (HĐGTGT,PKT…)
SỞ NHẬT KÝ CHUNG
Sở nhật ký đặc biêt
Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái TK 131, 331… Bảng tổng hợp chi tiết
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
*Về nguyên tắc
Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
1.5.3 .Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Nhập ( ghi) hàng ngày
Nhập ( ghi) cuối tháng( hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
*Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số
Chứng từ gớc (HĐGTGT,PKT…)
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Bảng tổng hợp
chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỞ
Sở cái TK 131, 331…
Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
*Về nguyên tắc
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo:
Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
1.5.4. Kế tốn trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập ( ghi) hàng ngày
Nhập ( ghi) cuối tháng( hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
*Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
- Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN THANH TỐN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI HỮU 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Đại Hữu
2.1.1. Q trình hình thành phát triển của Cơng ty TNHH Đại Hữu
Công ty TNHH Đại Hữu được Ủy ban Nhân dân Thành phố Hải Phòng cấp giấy chứng nhận thành lập ngày 19 tháng 03 năm 2008.
Với tên quốc tế: DAI HUU COMPANY LIMITED.
Địa chỉ: Thôn Kiến Phong, xã Đồng Thái, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng.
Đại diện pháp luật: NGUYỄN THẾ HỮU Mã số thuế: 0200793733
Điện thoại: 02253670305
Quản lý bởi: Chi cục thuế khu vực Hồng Bàng – An Dương
Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN Tình trạng: Đang hoạt động ( đã được cấp GCN ĐKT )
Ngành nghề kinh doanh chính: Bn bán thiết bị điện
Trải qua hơn 12 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Đại Hữu đã và đang ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực buôn bán thiết bị điện và đã đạt được nhiều thành tựu và cột mốc quan trọng trong những năm qua.
Trong thời gian từ năm 2006 tới đầu năm 2008 : Công ty TNHH Đại Hữu mới chỉ là một đại lý bán buôn bán lẻ các thiết bị điện và đèn ngủ các loại. Khách hàng chủ yếu là người tiêu dùng. Đến tháng 3/2008, thành lập Công ty TNHH Đại Hữu, chuyển sang hoạt động kinh doanh có quy mơ và chiến lược cụ thể.
Giai đoạn 2008 – 2010 : Cơng ty TNHH Đại Hữu chính thức đi vào hoạt động với tiêu chí thu hút khách hàng bằng uy tín, chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Thời gian này, cũng gặp phải một số khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như việc tìm kiếm các đối tác và nhà cung cấp. Giai đoạn này, quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn đnag trong giai đoạn định vị thị trường, định vị sản phẩm và xây dựng hình ảnh Công ty. Tuy hoạt động ban đầu của Cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn nhưng vẫn đạt mức doanh thu trung bình trên 10 tỷ/năm.
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
Giai đoạn 2011 – 2013 : Đây là thời kỳ Công ty áp dụng thành công phương án kinh doanh và chiến lược đề ra : Doanh thu tăng vượt bậc trên 30 tỷ đong mỗi năm, với số lượng nhân viên trên 20 người.
Giai đoạn 2014 đến nay : Nhờ sự nỗ lực hết mình của ban giám đốc cũng như tồn thể cán bộ cơng nhân viên, Công ty TNHH Đại Hữu đã gặt hát được nhiều thành công.
Trong suốt quá trình hoạt động, khơng thể kể hết những khó khăn chờng chất cũng như những trở ngại không lường mà tập thể cán bộ công nhân viên Công ty phải vượt qua từ những ngày tháng khởi nghiệp, đổi lại đến nay công ty đã khẳng định được uy tín, vị thế, thương hiệu của mình trong lĩnh vực buôn bán thiết bị điện. Để tồn tại trên thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như sự phát triển không ngừng của đất nước, Công ty đã xây dựng chiến lược riêng cho mình, trong đó trọng tâm là đầu tư vào ng̀n nhân nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, Công ty đã khơng ngừng đổi mới và hồn thiện. Qua đó, đã tạo được uy tín với các chủ đầu tư, địng thời tạo được nền móng vững chắc để Cơng ty phát triển trong điều kiện mới.
Với phương châm “Coi con người là nhân tố trung tâm để quyết định thành công, phồn thịnh và phát triển bền vững”, vì vậy lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến đời sống của người lao động, bằng những việc làm cụ thể như mở rộng quy mơ, đã dạng hóa loại hình kinh doanh góp phần tạo công ăn việc làm ổn định và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên Công ty. Công ty đã tập trung được trí tuệ tập thể, sự nhiệt huyết, đồn kết và phát triển một cách toàn diện.
Đất nước chuyển mình bước sang thời kì đổi mới đặt ra trước mắt Công ty nhiều cơ hội cũng như vô vàn thách thức, địi hỏi Cơng ty phải nhanh chóng thay đổi cơng tác quản lý, tổ chức sản xuất theo hướng gọn nhẹ, năng động để thích nghi, tờn tại và phát triển trong cơ chế thị trường có sứ cạnh tranh quyết liệt. Dẫu biết rằng con đường trước mắt sẽ gặp nhiều khó khăn nhưng lãnh đạo và cán bộ Công nhân viên công ty TNHH Đại Hữu sẽ không ngừng vươn lên những đỉnh cao của sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và quyết tâm thực hiện mục tiêu đã đề ra để thành lập một tập đoàn vững mạnh.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Đại Hữu
Công ty đăng ký nhiều ngành nghề kinh doanh trên các lĩnh vực sau: - Lĩnh vực sản xuất:
Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng + May trang phục (trừ trang phục từ da lông thú)
+ Sản xuất sản phẩm từ da lông thú + Sản xuất giày dép
+ Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác + Sản xuất pin và ắc quy
+ Xây dựng nhà các loại
+ Lắp đặt hệ thống cấp, thốt nước, lị sưởi và điều hồ khơng khí - Lĩnh vực thương mại:
+ Bán buôn đồ uống
+ Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông + Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.
+ Bán bn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan - Lĩnh vực dịch vụ:
+ Kho bãi và lưu giữ hàng hóa + Dịch vụ lưu trú ngắn ngày. + Hoạt động tư vấn quản lý.