CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU
4.6. So sánh lý thuyết và thực tế cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Kỹ Thuật
4.6.1. Tổ chức cơng tác kế tốn
- Theo lý thuyết: Bộ máy kế tốn của cơng ty đầy đủ các bộ phận kế toán, phù hợp với tình hình của cơng ty.
- Trên thực tế: Do công ty quy mô nhỏ, nên mức độ và tính chất cơng việc cịn giản đơn, do đó đã có sự kiêm nhiệm trong cơng việc (Kế tốn bán hàng kiêm kế tốn cơng nợ, thủ quỹ kiêm ln kế tốn tiền..) điều đó dễ xãy ra rủi ro hoặc nếu nhân viên trung thực thì rủi ro do sai sót vẫn xảy ra vì khơng có người để đối chiếu, kiểm tra chéo nhau.
4.6.2. Phƣơng pháp hạch toán kế toán:
Tài khoản – sổ
- Về lý thuyết: Công ty sử dụng mẫu sổ sách, hệ thống kế tốn tài khoản theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
- Thực tế: Công ty Thịnh An chỉ sử dụng một số tài khoản chi tiết thường phát sinh giúp cho công tác quản lý dễ dàng hơn. Và áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên Excel hỗ trợ.
Ví dụ:
- Tài khoản 521 “ Khoản giảm trừ doanh thu” TK 5213 “hàng bán bị trả lại”
- Tài khoản 641 “ Chi phí bán hàng” Tài khoản 6411- Chi phí nhân viên Tài khoản 6418- Chi phí bằng tiền khác
- Tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác Về vấn đề phân bổ công cụ - dụng cụ:
Cơng ty khơng trích trước cho việc phân bổ cơng cụ – dụng cụ cho nhiều kỳ kế tốn mà doanh nghiệp trích trực tiếp trên TK 153:
Khi mua công cụ – dụng cụ mà phân bổ cho nhiều kỳ: - Lý thuyết: Nợ TK 242 Có TK 153 Sau đó phân bổ: Nợ TK 641, 642 Có TK 242 - Thực tế: Nợ TK 641, 642 Có TK 153
Về các khoản giảm trừ doanh thu
- Lý thuyết:
Tất cả các khoản giảm trừ doanh thu phải hạch toán trên tài khoản 521(TK 5211; TK 5212; TK 5213), cuối kỳ kết chuyển vào 511.
Nợ 521 Nợ 33311 Có 111, 112, 131 Cuối kỳ Nợ 511 Có 521 - Thực tế:
Các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty chủ yếu là hàng bị trả lại do giao hàng sai quy cách. Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán ít xảy ra ở cơng ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An, nên khi xảy ra được hạch toán giảm Tài khoản 511.
Các trường hợp giảm giá hàng bán khi: hàng không đúng hợp đồng, mua số lượng lớn được giảm giá. Kế toán bán hàng dựa vào giá sau khi đã trừ chiết khấu và giảm giá để ghi sổ và hạch toán:
Nợ 5213 Nợ 33311
Có 111; 112; 131
4.6.3. So sánh khác
- Về hàng hóa xuất nhập kho: Theo lý thuyết hàng hóa xuất - nhập kho do phải do kế tốn hàng hóa và thủ kho phụ trách để tránh kiêm nhiệm trong công việc, hạn chế việc xảy ra gian lận và sai xót. Nhưng trên thực tế do quy mơ cơng ty cịn nhỏ nên về việc xuất – nhập – tồn kho do kế tốn hàng hóa phụ trách.
- Về việc hạch tốn chi phí; doanh thu bán hàng: Những việc hạch tốn , kiểm tra hóa đơn, lập phiếu thu chi, ghi nhận doanh thu và chi phí phát sinh,… thường do kế toán bán hàng phụ trách. Nhưng trên thực tế thì những việc này được phân bổ cho nhiều kế toán giúp đỡ lẫn nhau.
CHƢƠNG 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 5.1. Nhận xét 5.1. Nhận xét
5.1.1. Nhận xét chung về tình hình hoạt động tại cơng ty
Ƣu điểm
Có được thành tích như trên, Cơng ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thỏa đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hóa dồi dào vào một thị trường tiêu thụ hàng hóa ln ổn định.
Ngồi ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của cơng ty, trong đó có sự đóng góp khơng nhỏ của phịng tài chính kế tốn. Nhân viên được bố trí cơng việc phù hợp với khả năng, trình độ nên kiểm sốt chặt chẽ được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo được sự chính xác của thơng tin kế tốn, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên ln được đào tạo những kiến thức mới, quy định mới về kế toán do nhà nước ban hành. Với cách bố trí cơng việc khoa học hợp lý như hiện nay, công tác kế tốn nói chung và cơng tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa của công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An đã đi vào nề nếp và đã được những kết quả nhất định.
Nhƣợc điểm
Với quy mô vừa và nhỏ, cơng ty vẫn cịn thiếu vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh, cải tiến nâng cao kỹ thuật,.. đặc biệt công ty lại phải chịu sự cạnh tranh khốc liệt từ các công ty khác trong ngành.
5.1.2. Nhận xét về cơng tác kế tốn tại cơng ty
5.1.2.1. Công tác tổ chức bộ máy kế toán . Ƣu điểm
Phịng kế tốn được tổ chức một hệ thống máy vi tính - phần mềm Excel giúp hỗ trợ rất nhiều cho công tác kế toán. Từ khâu cập nhập xử lý số liệu đến khâu in ấn đều được xử lý hiệu quả, nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp cho cơng tác kế tốn được gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản, tiết kiệm thời gian bảo quản sổ sách.
Cơng ty lựa chọn mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung tạo điều kiện cho Thủ trưởng đơn vị nắm bắt kịp thời tồn bộ thơng tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Tất cả nhân viên kế tốn Cơng ty có trình độ Đại học, nắm vững chế độ kế tốn tài chính. Cơng ty có quy định cứ một năm thì nhân viên kế tốn từng bộ phận sẽ thay đổi vị trí, chức năng và quyền hạn, giúp các nhân viên dễ dàng nắm rõ được cơng việc của phịng kế tốn và hỗ trợ nhau trong cơng việc. Vì vậy, tuy cơng việc của mỗi kế toán viên khác nhiều nhưng vẫn hỗ trợ nhau, hoàn thành kịp thời và đảm bảo hạch tốn chính xác, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng nhằm cung cấp kịp thời số liệu và thơng tin báo cáo cho Kế tốn trưởng.
Nhƣợc điểm
Do cơng ty có quy mơ vừa và nhỏ, nên mức độ và tính chất cơng việc cịn giản đơn, do đó xảy ra sự kiêm nhiệm trong cơng việc (Kế tốn bán hàng kiêm kế tốn cơng nợ, kế tốn hàng hóa) điều đó dễ xảy ra rủi ro hoặc nếu nhân viên trung thực thì vẫn xảy ra rủi ro do sai sót vì khơng có người để đối chiếu, kiểm tra chéo nhau.
Nhân viên trong phịng kế tốn nhìn chung có trình độ khá cao nhưng hầu hết là những người cịn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp nên đơi khi cịn mắc nhiều sai sót do thiếu kinh nghiệm.
5.1.2.2. Cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Ƣu điểm
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Cơng ty hạch tốn, cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý, theo dõi doanh thu bán hàng và theo dõi công nợ đối với từng khách hàng, các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong kỳ. Để giúp Ban giám đốc luôn nắm bắt được tình hình tài chính của Cơng ty để đề ra chiến lựợc phát triển kinh doanh trong thời gian tiếp theo.
Các chứng từ liên quan đến hàng hóa bán ra đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lí của nghiệp vụ. Và được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hồn chỉnh và xử lí kịp thời. Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ, phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của cơng tác quản lý chứng từ. Qúa trình ln chuyển chứng từ tạo điều kiện cho kế tốn phản ánh kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hóa của cơng ty.
Với hệ thống Tài khoản sử dụng, công ty áp dụng đầy đủ các TK có liên quan đến q trình bán hàng, tiêu thụ hàng hóa. Ngồi ra Cơng ty có mở thêm một số tài khoản chi tiết về chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng để thuận tiện cho việc ghi chép, quản lý các khoản doanh thu, chi phí phát sinh.
Cơng ty hiện đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho đảm bảo cung cấp thơng tin thường xun, liên tục và chính xác lượng hàng hóa xuất- nhập- tồn trong kỳ, tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hóa về chất lượng và số lượng.
Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả trong cơng tác tổ chức kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mà kế tốn cơng ty đã được, thì vẫn cịn tồn tại một số vấn đề mà công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An cần cải tiến và hoàn thiện:
Trong việc xác định kết quả kinh doanh, kế toán chỉ hạch toán tổng hợp kết quả kinh doanh của tồn Cơng ty mà chưa hạch toán được kết quả của chi tiết từng loại sản phẩm, hàng hóa.
Trong kế tốn bán hàng, đối với khoản giảm trừ doanh thu: Công ty chỉ sử dụng tài khoản cấp 2: 5312 “ Hàng bán bị trả lại”. Còn Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Cơng ty hạch tốn ngay vào giảm Tài khoản 511. Gây khó khăn cho cơng tác quản lý, nắm bắt về khuyến mãi đối với những khách hàng lớn, quen của công ty.
Về giá vốn hàng bán: Công ty chỉ sử dụng tài khoản 632 “ Gía vốn hàng bán” mà khơng sử dụng tài khoản cấp 2 để dễ theo dõi giá vốn bán ra của từng loại hàng hóa.
Việc ghi chép, hạch tốn bằng phần mềm máy tính rất có nguy cơ bị mất dữ liệu do virus mà sổ sách lại không in vào cuối tháng lưu trữ mà in vào cuối quý.
5.2. Kiến nghị
Dựa trên những thông tin thu thập, với những ưu và nhược điểm nêu trên, em cũng xin đề xuất những phương pháp để khắc phục mặt hạn chế tồn tại và phát huy những điểm mạnh nhằm làm cho hoạt động cơng ty nói chung và hệ thống kế tốn nói riêng được hồn thiện, phát triển tốt hơn, cụ thể như sau:
5.2.1 Kiến nghị về cơng tác kế tốn
5.2.1.1 Cơng tác kế tốn
Theo em cần phải tách vị trí kế tốn bán hàng và theo dõi cơng nợ để tránh tình trạng kiêm nhiệm những vị trí yêu cầu bất kiêm nhiệm, bảo quản tài sản (tiền và ghi chép sổ sách kế tốn). Cần có thêm một thủ kho để tránh việc gian lận có thể xảy ra trong việc lưu trữ, xuất- nhập hàng hóa.
Cần tăng cường công tác kế tốn cơng nợ và thanh toán, đối với những khách hàng đến hạn phải thanh tốn, cơng ty gửi thơng báo nhắc nhở khách
thanh toán khoản phải trả, cịn đối với những khoản nợ khó địi thì cần có những biện pháp cứng rắn hơn.
5.2.1.2. Cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Việc chi phí bỏ ra trong kỳ rất lớn để thu về các khoản doanh thu nên khiến công ty bị lỗ 1 khoản lớn, thiết nghĩ kế tốn trưởng nên có những đề xuất thiết thực với cấp trên để cải thiện, nâng cao tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Cơng ty cần có chính sách chiết khấu đối với những khách hàng thanh toán sớm và mua với số lượng lớn. Để thu hút thêm nhiều khách hàng tăng thêm phần doanh thu cho cơng ty.
Chi phí giá vốn: nếu giảm được chi phí này sẽ giúp tăng lợi nhuận đáng kể cho cơng ty. Để làm được điều đó, công ty cần thiết lập tốt mối quan hệ với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển để có những hợp đồng giao dịch với mức giá ưu đãi nhất. Công ty nên sử dụng tài khoản cấp 2 để dễ theo dõi giá vốn bán ra của từng loại hàng hóa. Giúp nắm bắt được giá vốn doanh thu thuần của từng mặt hàng bán ra, để triển khai phát triển các sản phẩm bán chạy hay hạn chế các sản phẩm tồn kho lâu dài.
Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp trong kỳ tăng nhanh, làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp, cho nên cần có những chính sách để hạn chế và tiết kiệm khoản chi phí này. Cơng ty nên mở các tài khoản chi tiết các loại chi phí, lên kế hoạch tài chính rõ ràng đối với các khoản chi tiêu: chi phí tiếp khách, chi phí văn phịng,... để đưa ra các biện pháp nhằm tránh lãng phí, hạn chế những chi phí khơng cần thiết.
Cơng ty cần thiết lập chương trình phịng chống virus kỹ càng và kế toán nên in sổ sách vào cuối mỗi tháng phịng khi dữ liệu có bị mất cũng khơng cần phải nhập lại từ đâu.
5.2.1.3 Một số vấn đề khác
Nhằm khuyến khích sự làm việc của nhân viên cũng như sự gắn bó lâu dài với công ty, công ty nên có những chính sách như: thành lập cơng đồn, các chính sách khuyến khích như thi đua bán hàng…
Cơng ty cần có thêm sổ giao nhận chứng từ, để kiểm soát chứng từ chặt chẻ, tránh tình trạng bị mất, nhầm lẫn với những chứng từ quan trọng (Ví dụ: Nhân viên giao hàng sau khi giao hàng, nhận chứng từ có ký xác nhận khách hàng về nhưng đánh mất hoặc qn khơng nộp lại phịng kế tốn, hoặc là đã giao nộp nhưng phòng kế tốn lại đánh mất… và khơng biết trách nhiệm thuộc về bộ phận, cá nhân nào.. ảnh hưởng khơng tốt đến tình hình chung cơng ty.
Kế toán nên gởi báo cáo tồn kho mỗi ngày hỗ trợ phòng kinh doanh để biết lượng tồn kho chủ động trong việc bán hàng cho khách hàng, tránh tình trạng phịng kinh doanh khi giao dịch khách hàng lại khơng cịn hàng trong kho vì khơng cập nhật được tình hình kho.
Hàng tuần kế toán cần cung cấp về báo cáo công nợ tổng hợp theo từng mặt hàng quản lý của nhân viên kinh doanh, để cấp trên nắm được tình hình và đơn đốc thu hồi cơng nợ, tránh được hiện tượng nợ lâu, nợ khó địi hay những tiêu cực khác phát sinh để giải quyết kịp thời.
Cuối cùng, công ty cần cố gắng thực hiện tốt mọi kế hoạch, mục tiêu đề ra; không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh; đáp ứng nhu cầu càng cao của thị trường; mở rộng liên kết liên doanh trong nước để đủ sức chống chọi với nền kinh tế thế giới hiện nay.
KẾT LUẬN
Trong doanh nghiệp, kế tốn có vai trị hết sức quan trọng và tích cực trong cơng tác điều hành, quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh chính xác đã góp phần vào việc cung cấp thơng tin có độ tin cậy cao, nhằm phát hiện được những ưu và nhược điểm trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh, và có ý nghĩa quan trọng trong việc phát huy các yếu tố tích cực, khắc phục và cải tiến những khiếm khuyết để duy trì phát triển doanh nghiệp, trên cơ sở đó đề ra các biện pháp cải tiến công tác quản lý trong hoạt động kinh doanh, đề những sách lược quan trọng nhằm tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp, giúp Ban Lãnh Đạo công ty đưa ra các hoạt động chiến lược đúng đắn, đưa công ty ngày càng phát triển.
Do quy mô công ty vừa và nhỏ, cùng với nguồn vốn cịn hạn chế, bên cạnh đó, doanh nghiệp thương mại ra đời ngày càng nhiều, môi trường cạnh tranh ngày càng cao. Nhưng với sự nỗ lực khơng ngừng của Ban lãnh đạo với tồn thể nhân viên trong công ty em tin rằng sẽ phát triển hơn, đủ sức cạnh tranh trên thị