2.1 Giới thiệu tổng quan về Tập đoàn Indo – Trans Logistics (ITL) và công ty TNHH Dash Logistics. Dash Logistics.
2.1.1 Lịch sử hình thành và q trình phát triển 2.1.1.1 Tập đồn Indo – Trans Logistics: 2.1.1.1 Tập đoàn Indo – Trans Logistics:
Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (gọi tắt là công ty ITL) - được quản lý bởi những chuyên gia hàng đầu trong ngành.
Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp giấy phép số 4102000063 vào ngày 26 tháng 01 năm 2000.
Đại diện pháp luật:Ông Trần Tuấn Anh (Mr. Ben) – Giám đốc điều hành Vốn điều lệ : 35.000.000.000 VND
Cổđông: Ông Trần Tuấn Anh sỡ hữu 38%, Singapore Post sỡ hữu 30%
Ông Zullkifli Bin Baharudin sở hữu 19%, Bà Nguyễn Thị Như Mai sỡ hữu 13% Văn phịng chính:
Địa chỉ: 52–54–56 Trường Sơn, Phường 2, Q.Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: (08) 3948 6888
Fax: (08) 38488593 Website: www.itlvn.com Mã số thuế: 0301909173
Những cột mốc lịch sử của công ty ITL :
- 06/2015: ITL được chỉ định làm đại lý hàng hóa chính thức cho hãng hàng không Thai Cargo tại Việt Nam và khu vực Đông Dương.
- 03/2007: ITL được chỉ định làm đại lý hàng hóa chính thức cho hãng hàng khơng Qatar Airways tại Việt Nam.
- 01/2010: ITL trở thành đại lý hàng hóa chính thức cho hãng hàng khơng Northwest Airlines (hiện tại trực thuộc hãng hàng không Delta Airlines).
42
- 05/2010: Khánh thành LDC Hiệp Phước (4,000 m2) và LDC Tiên Sơn (3,000m2)
- 06/2011: Singapore Post công bố mua 30% cổ phần tại ITL ($10.8 triệu) - 11/2012: CEVA Logistics – một trong những công ty quản lý chuỗi cung ứng
hàng đầu thế giới, công bố thành lập liên doanh mới tại Việt Nam với ITL CEVA Logistics.
2.1.1.2 Công ty TNHH Dash Logistics
Công ty TNHH Dash Logistics là công ty con được thành lập từ chiến lược hợp tác hai cơng ty mẹ tập đồn Indo-Trans Logistics và tập đồn Singapore Post. Địa chỉ: Lầu 2, tòa ITL Building, 54 Trường Sơn, phường 2,
quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: 08 3048 6899
Website: www.dash.vn Mã số thuế: 0311253204
Giám đốc: Edwin Chee
Giấy phép kinh doanh: 0311253204 – ngày cấp 18/10/2011
Lĩnh vực hoạt động: Cung cấp giải pháp dịch vụ vận chuyển đường dài giữa ba khu vực kinh tế chính của Việt Nam
Mạng lưới hoạt động: 3 trung tâm khai thác hàng chínhđể phân phối 13 điểm tỉnh thành trong cảnước.
Logo:
Dash Logistics đánh vào thị trường đang phát triển mạnh và nhiều thử thách để đáp ứng nhu cầu phân phối hàng hóa trong phạm vi nội địa. Dash Logistics tự hào được kế thừa chuyên môn cũng như kinh nghiệm của những cơng ty mẹ với bề dày thành tích, tận tâm mang lại những giá trị dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, với điểm nổi bật là cung cấp giải pháp với giá cả cạnh tranh và chất lượng đảm bảo. 2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
2.1.2.1 Tập đoàn Indo – Trans logistics - Lĩnh vực hoạt động kinh doanh - Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
43
Công ty là một trong những công ty dẫn đầu thị trường trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp và làm tổng đại lý hàng hóa (GSA) tại Việt Nam và Đơng Nam Á.
Tập đồn Indo – Trans Logistics cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp về vận chuyển và phân phối hàng hóa bằng đường biển, hàng không và đường bộ cũng như cung cấp các dịch vụ giao nhận kho bãi Logistics.
- Quy mô kinh doanh
Tập đoàn ITL thu hút những thương hiệu hàng đầu đầu tư và thiết lập quan hệ hợp tác với: Sing Post, CEVA Logistics, Mitsubishi Logistics, Qatar Airways, Thai Airways, Delta Airlines, Keppel.
Tập đoàn Indo – Trans Logistics có 20 văn phịng tiêu chuẩn trải dài khắp Việt Nam và Đông Nam Á bao gồm cả Singapore, Thái Lan, Lào, Campuchia, Myanmar; 8 trung tâm Logistics tại Việt Nam; đồng thời trang bị hệ thống quản trị mạng và các ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến dùng trong văn phòng và khu vực hiện trường ( hệ thống định vị toàn cầu GPS sử dụng cho đội xe, TMS, WMS, CRM) cùng với 70 xe đầu kéo và 60 romooc chạy từ Bắc tới Nam và chạy xuyên biên giới.
2.1.2.2 Công ty TNHH Dash Logistics - Lĩnh vực hoạt động kinh doanh. - Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Cung cấp giải pháp giao hàng nội địa với các lựa chọn linh hoạt khác nhau: Từ Cửa tới Cửa (Door-Door)
Từ Kho tới Kho (Hub-Hub) Từ Kho tới Cửa (Hub-Door) Từ Cửa tới Kho (Door-Hub)
- Quản lý kho bãi
Cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hoá: Thực hiện dịch vụ xuất nhập kho, giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, quản lý lượng hàng tồn kho, quấn màng co, đóng pallet, quản lý hệ thống mã vạch …
44
Cung ứng dịch vụlưu kho hàng bách hoá, xếp dỡ hàng hố, quản lý sản lượng hàng, đóng gói bao bì, phân loại, sắp xếp hàng hố theo chủng loại.
- Quy mơ kinh doanh cảnước.
Hình 2.1. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa đường bộ cơng ty Dash Logistics
Nguồn: Website www.dash.vn
2.1.3 Tổ chức kinh doanh
Sơ đồ2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Cơng ty Dash Logistics
• Ban Giám đốc Giám đốc Phó giám đốc Quản lý kho bãi Bán hàng Kế toán IT GĐ chi nhánh Điều phối xe Kho bãi Nhân viên Nhân viên Bán hàng Điều phiếu xe Quản lý kho bãi
45
Ban Giám đốc chịu trách nhiệm về các hoạt động của chính cơng ty, đồng thời thực hiện việc giám sát hoạt động của những kho bãi và các phòng ban khác. Quyền hành của Ban Giám đốc được phân định rõ ràng. Thành phần Ban Tổng Giám đốc bao gồm Giám đốc, Phó Giám đốc.Các cuộc họp hàng tháng được tổ chức giữa Ban Giám đốc và Ban Điều hành của từng bộ phận nhằm đánh giá tình hình hoạt động thường kỳcủa việc kinh doanh và thảo luận các vấn đề quan trọng khác.
• Bộ phận Sales – Marketing
Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trị chủ chốt trong cơng ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thịtrường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo cung cấp dịch vụ đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án cải thiện kinh doanh hiệu quả nhất.
Lập và phân bổ kế hoạch kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các kho bãi. Đề xuất đơn hàng và thiết lập thời gian, thời hạn cho bộ phận kho. Duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Marketing trong từng thời điểm.
• Bộ phận IT
Thiết lập và duy trì hoạt động của server, host, máy chủ hệ thống công nghệ thông tin để đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả của hệ thống quản lý nhân viên, hệ thống quản lý thông tin LMS và hệ thống truyền thông trang Web. Quản trị và tổ chức khai thác có hiệu quả hệ thống máy chủ, hệ thống mạng Internet của công ty. Quản trị Website, cung cấp các dịch vụ thông tin - tư liệu điện tử của công ty, quản trị kỹ thuật các phần mềm quản lý khác phục vụcông tác điều hành quản lý chung và công tác đối nội, đối ngoại của công ty.
Làm đầu mối và đại diện cho công ty trong các quan hệ mang tính quốc gia, khu vực và quốc tế về lĩnh vực thông tin khoa học - công nghệ, trao đổi thông tin tư liệu với các cơ quan trong ngành Logistics.
46
Xây dựng, quản lý và cập nhật thông tin về các lĩnh vực khoa học - công nghệ - môi trường từ nguồn trong nước và quốc tế.
• Bộ phận Kế tốn
Chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, sửa chữa và tân trang phương tiện vận tải, mua phụ tùng máy móc, trang thiết bị,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữđầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty.
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm đểtrình Ban Giám đốc.
Phối hợp với phòng hành chánh – nhân sự thực hiện trảlương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết tốn cơng nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận..
• Bộ phận quản lý kho bãi và điều phối hàng hóa
Tổ chức việc nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê hàng hóa, bảo quản hàng hóa trong kho ở tất cả các miền; điều phối nhân lực của Ban Kho vận thực hiện các công việc trên đạt hiệu quả cao nhất
Đảm bảo vấn đề kho bãi theo kế hoạch của Công ty, tổ chức, sắp xếp, điều chỉnh hoạt động của Kho vận phục vụ tốt kế hoạch kinh doanh của Công ty;
Quản lý, giám sát các hệ thống về an ninh, phòng cháy chữa cháy …đảm bảo an tồn của hàng hóa, tài sản.
Thực hiện các báo cáo về số lượng hàng xuất, nhập, tồn cho Ban Giám đốc theo định kỳ hoặc đột xuất. Tổ chức thực hiện việc giao hàng cho Viễn thông, đối tác, khách hàng…. theo đơn đặt hàng của bộ phận kinh doanh;
Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng của bên vận chuyển. Tổ chức và chỉ đạo nhân sự thực hiện việc kiểm kê hàng hóa, tài sản theo kế hoạch định kỳ hoặc đột
47
xuất tại tất cả các miền. Thực hiện báo cáo kiểm kê tài sản cho Ban Tài chính – Kế tốn Cơng ty.
2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
- Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức kế tốn Cơng ty Dash Logistics
- Nhiệm vụ của từng vị trí kế tốn
• Quản lý tài chính: Chịu trách nhiệm trong việc trợ giúp lập kế hoạch kinh doanh và quyết định các công việc quản trị. Trách nhiệm công việc bao gồm: đối chiếu, chuẩn bị và giải thích các báo cáo tài chính, ngân sách; tiến hành phân tích chiến lược và hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược, các kế hoạch kinh doanh dài hạn; quản lý ngân sách; kiểm sốt thu nhập, dịng tiền và chi tiêu; đồng thời, chịu trách nhiệm trong việc giám sát, đánh giá nhân viên.
• Quản lý kế toán: Chịu trách nhiệm cho các cơng việc liên quan báo cáo tài chính, đảm bảo việc cung cấp thơng tin tài chính hàng tháng chính xác và kịp thời; xét duyệt các hoạt động thanh toán. Hỗ trợ hoạt động ngân sách và dự báo; cố vấn cho các nhân viên liên quan đến việc xử lý các giao dịch khơng thường xun.
• Kếtốn trưởng: Chịu trách nhiệm báo cáo tài chính kịp thời hàng tháng; xem xét và phê duyệt chứng từ thanh toán và sổ nhật ký; thực hiện dự báo dòng tiền, lập ngân sách và làm việc chặt chẽ với các hoạt động phân tích chi phí, lợi nhuận; xây dựng và duy trì hệ thống kế tốn hiệu quả, chính sách đã thiết
Quản lý tài chính
Quản lý kế toán
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
48
lập; hỗ trợ giám đốc tài chính trong việc đảm bảo phân bổ chi phí phù hợp đồng thời thiết lập và duy trì hệ thống phân bổ chi phí hợp lý.
• Kế toán tổng hợp: Hỗ trợ việc tổng hợp, lập, phân tích và thuyết minh các báo cáo tài chính; thực hiện kê khai thuếtheo quy định nhà nước.
• Nhân viên kế tốn: Thực hiện cơng việc kế tốn hàng ngày: cập nhật thơng tin kế toán vào phần mềm kế toán Bravo 7.0 doanh nghiệp đang áp dụng, xuất hóa đơn, xác nhận thơng tin bảng kê cước vận chuyển với khách hàng, lập chứng từ thanh tốn, theo dõi cơng nợ, báo có, báo nợ ngân hàng cập nhật phần mềm,…
2.1.4.2 Tổ chức công tác kế tốn
• Chếđộ kế tốn doanh nghiệp áp dụng
Chếđộ kế tốn được áp dụng tại cơng ty TNHH Dash Logistics là chếđộ kế toán ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
• Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ Công ty Dash Logistics
Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
49
• Hình thức kế tốn áp dụng
Hình thức kế tốn cơng ty áp dụng là hình thức kế tốn máy, theo hình thức kế tốn Nhật Ký Chung trên phần mềm kế tốn Bravo 7.0.
• Các loại sổ
Tất cả các nghiệp vụ kinh tếphát sinh được nhập liệu vào phần mềm, phần mềm tựđộng cập nhật vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ chi tiết liên quan. Bên cạnh đó, phần mềm cịn hỗ trợ trong việc cung cấp các báo cáo quản trị.
2.1.4.3 Vận dụng chính sách kế tốn
• Chính sách kế tốn áp dụng
Niên độ kế tốn tại cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kếtoán là đồng Việt Nam.
Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ Khấu hao tài sản: theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng
• Hệ thống chứng từ
Theo chế độ kế tốn do Bộ Tài Chính ban hành thì mọi nghiệp vụ kế tốn phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán phải lập chứng từ theo đúng quy định và ghi chép đầy đủ, kịp thời nghiệp vụ kế tốn phát sinh. Cơng ty TNHH Dash Logistics áp dụng tất cả các biểu mẫu chứng từ kế tốn do Bộ Tài Chính và Nhà nước ban hành, bao gồm:
Các chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn cước vận chuyển, hóa đơn bán hàng thơng thường, bảng kê hàng hóa vận chuyển...
Các chứng từ về tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đềnghị thanh toán, …
Chứng từ về tiền gửi ngân hàng: ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, báo có,..
Chứng từ về chi phí hoa hồng: giấy đề nghị thanh tốn, bảng kê hàng hóa mua vào,..
Từ bên ngồi hoặc từng bộ phận trong công ty lập chứng từ theo quy định Nhà nước.Cơng tác kiểm tra, hồn thiện chứng từ được thực hiện ở từng khâu, sau khi được sử dụng cho việc chỉ đạo các nghiệp vụở từng bộ phận, chứng từđược chuyển về phịng kếtốn để ghi sổ.
50
Cuối cùng, chứng từ kếtoán được lưu trữ (sắp xếp, phân loại, bảo quản, cất giữ) tại phịng kế tốn.
• Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản công ty sử dụng hiện tại theo quyết định số 15/2006 GĐ – BTC.
Để vận dụng có hiệu quả và linh động, cơng ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế tốn riêng trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thểcông ty đã lược bỏ và bổ sung thêm một số tài khoản.
Ví dụ: Đặc điểm, quy mô kinh doanh dịch vụ vận tải tại cơng ty, hệ thống tài khoản khơng có tài khoản về hàng tồn kho ( 156, 155, 157,..). hơn nữa để đáp ứng yêu cầu quản lý thiết lập thêm tài khoản chi tiết giá vốn, chi phí có chứng từ và khơng có chứng từ theo dõi ở hai tài khoản riêng biệt,…
• Hệ thống báo cáo kế toán
Bảng cân đối kế toán Mẫu B01 – DN
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mẫu B02 – DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu B03 – DN
Bên cạnh đó, kết hợp cơng cụ Excel hỗ trợ hệ thống báo cáo công ty gồm các báo cáo quản trị: Phân tích lợi nhuận chi phí theo từng khách hàng, từng đơn đặt