CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU
2.2. Kiểm toán tiền
2.2.1.4. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền
Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền:
Trường hợp thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Trong trường hợp này việc áp dụng chính sách thu tiền tập trung và phân công cho 1 nhân viên thực đảm nhận rất phổ biến, vì vậy cần phải tách rời chức năng bán hàng và thu tiền. Trong đó, việc các biên lai được đánh số trước sẽ là một phương tiện hữu hiệu để ngăn ngừa gian lận, đồng thời khuyến khích việc giao dịch qua ngân hàng.
- Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, thủ tục kiểm toán tốt nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền. Nếu không trang bị được hệ thống máy móc tiên tiến, thì phải quản lý được số thu trong ngày thông qua việc lập ra các báo cáo bán hàng hằng ngày.
Trường hợp thu nợ của khách hàng :
- Nếu khách hàng đến nộp tiền : khuyến khích họ yêu cầu được cấp phiếu thu hoặc biên lai.
18
- Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng: quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu và thường xuyên đối chiếu giấy công nợ
- Nếu thu tiền qua bưu điện: cần phân nhiệm cho các nhân viên khác nhau đảm nhận các nhiệm vụ như lập hóa đơn bán hàng- theo dõi cơng nợ- đối chiếu giữa số tổng hợp và chi tiết về công nợ - mở thư và liệt kê các séc nhận được – nộp các séc vào ngân hàng – thu tiền.
Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền :
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán: nguyên tắc chung là đa số các khoản chi nên thực hiện bằng hình thức chuyển khoản, ngoại trừ một số khoản chi nhỏ mới chi bằng tiền mặt.
- Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: người quản lý nên thực hiện sự ủy quyền cho cấp dưới trong một số cơng việc. Vì thế đối với tiền, phải phân công cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời cần ban hành văn bản chính thức về sự phân công.
- Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng: số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của sổ phụ tại ngân hàng. Mọi khoản chênh lệch sẽ được tìm hiểu nguyên nhân hoặc kết chuyển vào tài khoản phải thu khác ( TK 1381), hay phải trả khác ( TK 3381)