3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh
❖ Kế tốn trưởng: Tổ chức điều hành tồn bộ kế tốn tài chính trong cơng ty, kiểm
tra giám sát các hoạt động tài chính, xử lý các vấn đề phát sinh trong kế toán, giúp Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và vật tư Kế tốn lương và các khoản trích theo lương Kế tốn chi phí và giá thành Kế tốn vốn bằng tiền và thanh toán
26
việc báo cáo cho Ban giám đốc về hoạt động tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
❖ Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu từ các kế toán phần hành khác
để xác định kết quả kinh doanh của Công ty. Đến kỳ báo cáo (quý, năm) lập báo cáo gửi đến cơ quan chức năng.
❖ Kế toán TSCĐ và vật tư: Theo dõi chi tiết và phân tích khấu hao TSCĐ và tình
hình tăng giảm TSCĐ. Theo dõi tình hình xuất, nhập kho nguyên liệu, phụ liệu, vật tư và hóa chất.
❖ Kế tốn lương và các khoản trích theo lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng
hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động; tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp; phân bổ tiền lương và BHXH.
❖ Kế toán chi phí và giá thành: Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp chi phí sản
xuất, xác định giá vị sản phẩm dở dang, tính giá thành thực tế của sản phẩm hồn thành.
❖ Kế tốn vốn bằng tiền và thanh toán: Theo dõi các khoản thu, chi về vốn bằng
tiền, theo dõi thu, chi tạm ứng, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thanh toán vốn vay và chi trả lãi tiền vay.
3.4.3 Chế độ và chính sách kế tốn tại cơng ty
3.4.3.1 Chế độ kế tốn tại Cơng ty
- Chế độ kế tốn áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC - Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung
27
Sơ đồ 3.3. Hình thức nhật ký chung tại công ty
Ghi chú:
: ghi hàng ngày
: đối chiếu
: ghi cuối kỳ kế tốn
3.4.3.2 Chính sách kế tốn tại cơng ty
- Niên độ kế tốn: Được tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam - Phương pháp kế tốn hàng tồn kho:
• Ngun tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc
• Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình qn gia quyền • Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Đường thẳng
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI
28
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Theo chi phí thực tế phải trả - Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu:
• Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu
• Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch đánh giá lại tài sản • Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
• Doanh thu bán hàng
• Doanh thu cung cấp dịch vụ • Doanh thu hoạt động tài chính
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế TNDN hiện hành, chi phí thuế thu nhập hỗn lại
- Các nguyên tắc và phương pháp kế toán khác
3.5 Tình hình cơng ty những năm gần đây
Những năm đầu hoạt động cơng ty gặp khơng ít những khó khăn, nhưng tập thể công ty vẫn cố gắng hồn thành cơng việc dù kết quả không đạt như mục tiêu kỳ vọng.
29
Bảng 3.1: Tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam từ năm 2015 đến năm 2016 (ĐVT: Đồng)
CHỈ TIÊU NĂM 2016 NĂM 2015 CHÊNH
LỆCH TỶ LỆ (%) 1. Tổng doanh thu 2. Giá vốn hàng bán 3. Lãi gộp
4. Doanh thu hoạt động tài chính 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6. Chi phí tài chính 7. Lợi nhuận thuần 8. Thu nhập khác 9. Chi phí khác 10. Lợi nhuận khác 5.241.744.658 5.149.272.854 92.471.804 476.034 167.996.557 174.818.769 (249.867.488) 0 369.851 (369.851) 2.564.232.833 2.659.992.218 (95.759.385) 169.007 102.395.130 0 (197.985.508) 0 0 0 2.677.511.825 2.489.280.636 188.231.189 307.027 65.601.427 174.818.769 (51.881.980) 0 369.851 (369.851) 104.41 93.58 196.56 181.66 64.07 26.2
30
11. Lợi nhuận kế toán trước thuế 12. Lợi nhuận sau
thuế TNDN (250.237.339) (250.237.339) (197.985.508) (197.985.508) (52.251.831) (52.251.831) 26.39 26.39 (Nguồn: Phịng kế tốn ) Qua bảng tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam từ năm 2015 đến năm 2016 thấy được:
Năm 2016, doanh thu của công ty là 5.241.744.658 đồng tăng 104.41% về tỷ trọng so với năm 2015 và tăng là 2.677.511.825 đồng về giá trị.
Nguyên nhân là do mối quan hệ kinh doanh càng rộng, khách hàng càng nhiều, số lượng hợp đồng càng tăng, doanh thu tăng lên. Doanh thu tăng dẫn đến lãi gộp tăng 196.56% về tỷ trọng có nghĩa là doanh nghiệp giảm lỗ và tăng 188.231.189 đồng về giá trị so với năm 2015.
Điều này chứng tỏ rằng trong năm 2016, quy mô kinh doanh của cơng ty đã gia tăng. Nhưng cũng chính sự gia tăng quy mô hoạt động kinh doanh kèm theo gia tăng về chi phí quản lý doanh nghiệp và khooản chi phí tài chính đối với cơng ty là rất lớn: về phần chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2016 tăng 64.07% tương ứng với 65.601.427 đồng . Công ty cần tìm biện pháp khắc phục để cắt giảm chi phí một cách tối ưu nhất, sử dụng tiết kiện nguồn vốn hiện có và tìm kiếm, thu hút nguốn vốn khác.
Vì vậy, dù hoạt động kinh doanh được mở rộng, doanh thu tăng nhưng lợi nhuận của công ty lại là một con số âm nhưng lợi nhuận đã tăng (giảm khoản lỗ) mức tăng 26.39% về tỷ trọng so với năm trước, nhìn chung cho thấy Cơng ty cũng có phát triển, hoạt động của cơng ty khá hiệu quả khâu quản lý chưa phát huy hết chức năng, nhiệm vụ của mình; các bộ phận cũng vậy cần phải tích cực hơn trong hoạt động, hồn thành tốt nhiệm, kiểm sóat tốt chi phí.
31
Tuy lỗ, nhưng cơng ty vẫn hoạt động trong tình trạng kiểm soát được, tạo được niền tin ở nhân viên cố gắng tăng lợi nhuận ở những năm sau.
3.6 Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển
3.6.1 Thuận lợi
Vị trí thuận lợi nằm tại Thành phố Hồ Chí Minh, có cơ hội tìm kiếm khách hàng dễ dàng, vì phần đơng là các cơng ty, doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố, do đó, cắt giảm bớt các chi phí đi cơng tác, liên hệ khách hàng.
Tập thể nhân viên còn trẻ, làm việc rất nhiệt tình, năng động sáng tạo, ln ln gắn bó với cơng ty những lúc khó khăn.
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho công ty tương đối ổn định, chủ yếu là mua ở các nhà cung ứng trong nước. Chính vì vậy những cơng ty này thường có chính sách ưu đãi giá cho cơng ty.
Cơng ty có bộ máy lãnh đạo giỏi, giàu kinh nghiệm, có đội ngũ cán bộ cơng nhân viên có tay nghề cao.
3.6.2 Khó khăn
Khó khăn lớn nhất của Công ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam là công ty mới hoạt động không lâu, lại trong lĩnh vực sản xuất in ấn rất nhạy cảm, nhiều đối thủ cạnh tranh lớn, khách hàng chưa biết nhiều đến nên phải tự tìm thị trường, khách hàng.
Thời điểm hiện nay, giá cá thị trường thường xuyên biến động sẽ ảnh hưởng đáng kể đến kế hoạch sản xuất, phát triển của Công ty.
3.6.3 Phương hướng phát triển
Để phát huy tối đa thuận lợi và giải quyết những khó khăn, Cơng ty đã đưa ra những định hướng phát triển:
- Thường xuyên nâng cao kiến thức cho bộ phận quản lý cũng như nâng cao tay nghề cho công nhân đứng máy in và gia công.
32
- Đảm bảo và cải tiến chất lượng, kiểm sốt mọi q trình, đảm bảo và không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm - dịch vụ.
- Cải tiến bộ máy tổ chức - kiểm sốt chi phí - cải tiến kỹ thuật giảm giá thành, tạo sức mạnh cạnh tranh & nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Đầu tư thêm nhiều máy in tiên tiến và máy gia công nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của ngành in ấn nói chung nhu cầu của khách hàng nói riêng.
- Khơng ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ mới nhiều tiềm năng mang sản phẩm đến với nhiều khách hàng.
33
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ
CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT IN ẤN TUẤN NAM
4.1 Những vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam
4.1.1 Cơ cấu lao động
Tổng số lao động là 12 người, trong đó lao động trực tiếp quản lý là 1 người, lao động chính thức là 8 người cộng với một số sinh viên thực tập và nhân viên thử việc.
Trình độ chuyên môn: Đại học, Cao đẳng
4.1.2 Công tác quản lý lao động
Số lượng lao động của công ty được phản ánh trên “Danh sách nhân viên Công ty”, sổ này được lập chung cho tồn cơng ty để tiện cho việc quản lý. Mỗi người trong công ty đều có mã số nhân viên và mã số này được sử dụng để ghi chép chứng từ.
Vào lúc 7h sáng hàng ngày, kế toán tiến hành chấm cơng cho nhân viên gia cơng cán màng, kế tốn viên. Việc này chỉ thực hiện duy nhất 1 lần trong ngày.
Đối với nhân viên đứng máy in 2 màu và 4 màu, kế toán sẽ căn cứ vào “Sổ chấm công” do nhân viên đứng máy in giữ (mỗi một máy in sẽ có một sổ riêng) để tiến hành kiểm tra và đối chiếu với “Bảng tính lương” (Bảng này được lập riêng cho từng máy in và do kế toán lập) nhằm xác thực số bài in của nhân viên. Việc này được thực hiện vào cuối ngày.
4.1.3 Đặc điểm công tác chi trả lương tại Công ty
Đối với nhân viên gia công cán màng và kế tốn viên Cơng ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với từng nhân viên
Đối với nhân viên đứng máy in 2 màu và 4 màu Cơng ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm và trả theo từng máy. Thông thường 1 máy sẽ gồm 2 nhân viên. Khoảng lương được trả đó sẽ do chính những nhân viên đứng máy phân chia với nhau.
34
4.1.4 Các hình thức trả lương trong Công ty
Công ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam hiện tại đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.
4.1.5 Cách tính lương/thưởng
Hiện nay cơng ty áp dụng 2 hình thức tính lương là: theo thời gian và theo sản phẩm.
4.1.5.1 Cách tính lương theo thời gian
Cách tính lương theo thời gian tại Công ty chủ yếu được áp dụng cho nhân viên gia cơng và nhân viên kế tốn. Cách tính như sau:
Lương giờ = Ngày công chuẩn của thángLương cơ bản
Lương cơ bản: quy định trong HĐLĐ nhưng không nhỏ hơn mức lương tối thiểu vùng do
Nhà nước quy định.
Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ (ví dụ như cơng ty quy định được nghỉ chủ nhật). Ví dụ: Trong tháng 9/2016 ngày công chuẩn của tháng là 26 ngày chủ nhật (4 ngày)
Tăng ca: trong trường hợp Công ty có nhiều đơn hàng cần phải gấp rút in cho khách thì
nhân viên gia cơng sẽ phải tăng ca. Lương tăng ca sẽ được tính:
Lương tăng ca= Số giờ tăng ca x lương giờ
Tổng thu nhập = Lương căn bản + Lương tăng ca (Nếu có)
Ví dụ 1: Lương của cơ Nhẫn làm cơng việc Cán Màng tại công ty và làm 8 tiếng/ngày.
Lương căn bản là: 4.400.000đ. Trong tháng 09/2016 cô không nghỉ một ngày nào ngồi ra cịn tăng ca 20h. Lương tháng của cơ được tính như sau:
Lương giờ (cơ Nhẫn): 4.400.000/(26x8)=21.154đ Lương tăng ca: 21.154x20= 423.076đ
35
Ví dụ 2: Lương của chị Nguyễn Thị Phương thảo làm kế tốn viên tại Cơng ty với
thời gian 8 tiếng/ngày. Lương căn bả là 6.000.000 đồng. Trong tháng 09/2016 chị không nghỉ một ngày nào đồng thời cũng không tăng ca. Lương tháng của chị được tính như sau: Trong tháng 09 năm 2016, chị Thảo kế tốn viên có:
Lương cơ bản qui định: 6.000.000 đồng. Ngày công thực tế: 26 ngày.
Vậy tại tháng 09 năm 2016 lương của Chị Thảo là: - Lương giờ là = 6.000.000/(26x8) = 28.864,15 đồng
- Lương cơ bản theo quy định là = 28.864,15 x (26x8) = 6.000.000 đồng Tổng thu nhập = 6.000.000 đồng
4.1.5.2 Cách tính lương theo sản phẩm
Do đặc thù của ngành in nói chung và Cơng ty nói riêng nên việc tính lương theo sản phẩm cho nhân viên đứng máy in được căn cứ trên lượng bài in trong tháng đó. Lượng bài in của nhân viên được dựa theo yêu cầu của khách hàng qua mail, điện thoại hay trực tiếp tại Công ty thơng qua “Phiếu nhận in” do kế tốn lập. Tức là nhân viên đứng máy in sẽ in bài dựa trên “Phiếu nhận in”.
36
Hình 4.1: Phiếu nhận in tại Công ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam
Cách lập “Phiếu nhận in”: Căn cứ vào lệnh in bài mà khách hàng yêu cầu qua mail, điện thoại hay trực tiếp tại công ty mà kế toán sẽ tiến hành lập “Phiếu nhận in”.
“Phiếu nhận in” gồm 2 liên (liên 1: do người lập phiếu giữ, liên 2: mang xuống xưởng in), nhằm tránh sai sót khơng đáng có nên Cơng ty đã chia ra hai “sổ Phiếu nhận in” gồm: sổ máy in 2 màu và máy in 4 màu. Sau khi nhận được đầy đủ thông tin cũng như yêu cầu của khách hàng, kế toán tiến hành điền đầy đủ vào “Phiếu nhận in”. Việc đó thực hiện như sau:
• Máy in: Gồm máy in 2 màu và máy in 4 màu, dựa vào số màu mà khách hàng yêu cầu để xác định máy in màu nào.
• Khách hàng, SĐT, Công ty: Nhập đầy đủ thông tin của khách hàng. • Đặt in: Tên bài in của khách hàng (Ví dụ: Bao thư, Folder Hutech…)
37
• Loại giấy, khổ đổ, SL khổ đổ, Khổ in, SL giấy in: Theo yêu cầu từ phía khách hàng. • SLTP: Phụ thuộc vào quy cách in:
- Nếu quy cách in là tự trở hoặc trở nhíp thì SLTP = SL giấy in x2 - Nếu các quy cách cịn lại thì SLTP = SL giấy in
• Quy cách in: In 2 màu hoặc 4 màu với 4 quy cách là 1 mặt, tự trở, trở nhíp và AB ( hiện tại Cơng ty vẫn chưa có quy cách xuất phim và xuất kẽm). Nhập theo u cầu từ phía khách hàng.
• Gia cơng: Gồm cắt TP, cán bóng và cán mờ. Nếu khách hàng có yêu cầu cán bóng hoặc cán mờ thì cần phải xác định được số mặt cán.
Sau khi lập xong “Phiếu nhận in” người lập sẽ giữ liên 1, còn liên 2 sẽ mang xuống xưởng in (Lưu ý: “Phiếu nhận in của máy in màu nào thì để ở máy in màu đó). Khi hồn thành bài in thì nhân viên đứng máy sẽ báo xuống cho bộ phận kế toán để tiến hành tính lương sản phẩm. Việc tính lương cho nhân viên sẽ dựa trên Số kẽm và SLTP thợ chạy. Cách xác định như sau:
• Số kẽm: - TH1: Nếu quy cách in là AB: Số kẽm = Số màu in x 2 - TH2: Nếu là các quy cách in còn lại: Số kẽm = Số màu in
• SLTP thợ chạy: Thơng thường thì SLTP thợ chạy = SLTP trong “Phiếu nhận in”. Nhưng do trong lúc in ấn có thể xảy ra lỗi giấy in hoặc in từ khổ đổ lớn sang khổ đổ nhỏ hơn nên SLTP thợ chạy có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn SLTP trong “Phiếu nhận in” một khoảng giá trị nhỏ. Nếu điều đó xảy ra nhân viên đứng máy in nhận in bài đó sẽ báo cáo lên cho kế toán để tiến hành sửa chửa trên “Bảng tính lương nhân viên”.