Cách lập “Phiếu nhận in”: Căn cứ vào lệnh in bài mà khách hàng yêu cầu qua mail, điện thoại hay trực tiếp tại cơng ty mà kế tốn sẽ tiến hành lập “Phiếu nhận in”.
“Phiếu nhận in” gồm 2 liên (liên 1: do người lập phiếu giữ, liên 2: mang xuống xưởng in), nhằm tránh sai sót khơng đáng có nên Cơng ty đã chia ra hai “sổ Phiếu nhận in” gồm: sổ máy in 2 màu và máy in 4 màu. Sau khi nhận được đầy đủ thông tin cũng như yêu cầu của khách hàng, kế toán tiến hành điền đầy đủ vào “Phiếu nhận in”. Việc đó thực hiện như sau:
• Máy in: Gồm máy in 2 màu và máy in 4 màu, dựa vào số màu mà khách hàng yêu cầu để xác định máy in màu nào.
• Khách hàng, SĐT, Công ty: Nhập đầy đủ thông tin của khách hàng. • Đặt in: Tên bài in của khách hàng (Ví dụ: Bao thư, Folder Hutech…)
37
• Loại giấy, khổ đổ, SL khổ đổ, Khổ in, SL giấy in: Theo yêu cầu từ phía khách hàng. • SLTP: Phụ thuộc vào quy cách in:
- Nếu quy cách in là tự trở hoặc trở nhíp thì SLTP = SL giấy in x2 - Nếu các quy cách cịn lại thì SLTP = SL giấy in
• Quy cách in: In 2 màu hoặc 4 màu với 4 quy cách là 1 mặt, tự trở, trở nhíp và AB ( hiện tại Cơng ty vẫn chưa có quy cách xuất phim và xuất kẽm). Nhập theo u cầu từ phía khách hàng.
• Gia cơng: Gồm cắt TP, cán bóng và cán mờ. Nếu khách hàng có yêu cầu cán bóng hoặc cán mờ thì cần phải xác định được số mặt cán.
Sau khi lập xong “Phiếu nhận in” người lập sẽ giữ liên 1, còn liên 2 sẽ mang xuống xưởng in (Lưu ý: “Phiếu nhận in của máy in màu nào thì để ở máy in màu đó). Khi hồn thành bài in thì nhân viên đứng máy sẽ báo xuống cho bộ phận kế tốn để tiến hành tính lương sản phẩm. Việc tính lương cho nhân viên sẽ dựa trên Số kẽm và SLTP thợ chạy. Cách xác định như sau:
• Số kẽm: - TH1: Nếu quy cách in là AB: Số kẽm = Số màu in x 2 - TH2: Nếu là các quy cách in còn lại: Số kẽm = Số màu in
• SLTP thợ chạy: Thơng thường thì SLTP thợ chạy = SLTP trong “Phiếu nhận in”. Nhưng do trong lúc in ấn có thể xảy ra lỗi giấy in hoặc in từ khổ đổ lớn sang khổ đổ nhỏ hơn nên SLTP thợ chạy có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn SLTP trong “Phiếu nhận in” một khoảng giá trị nhỏ. Nếu điều đó xảy ra nhân viên đứng máy in nhận in bài đó sẽ báo cáo lên cho kế toán để tiến hành sửa chửa trên “Bảng tính lương nhân viên”.
Do khác nhau cả về chất lượng, màu sắc lẫn độ nét trong bài in nên giá thành tiền của bài in 2 màu và bài in 4 màu khác nhau, từ đó dẫn đến việc cách tính lương theo sản phẩm của nhân viên đứng máy in 2 màu và nhân viên đứng máy in 4 màu cũng khác nhau.
38
Cách tính lương theo sản phẩm của máy in 2 màu áp dụng cho việc tính lương nhân viên đứng máy in 2 màu, cách tính như sau:
Lương phải trả = Tổng lương bài in + tổng lương tăng ca + các khoản tiền thưởng
- Để tính được tổng lương bài in trong tháng phải tính được lương từng bài in, tính lương từng bài in gồm 2 trường hợp sau:
• TH1: Nếu SLTP thợ in nhỏ hơn hoặc bằng 5000 thì:
Lương bài in = Số kẽm x đơn giá (với đơn giá là 40.000đ do công ty quy định và được
áp dụng từ 01/06/2015)
Ví dụ: Ngày 01/09/2016, sau khi hoàn thành xong bài in của khách hàng Huy Hoàng sản
phẩm: Giấy tiêu đề DBS, quy cách in: 2 màu 1 mặt, loại giấy đổ: F100-1250, khổ in: 43x63, SLTP: 2500. Và được nhân viên đứng máy in báo SLTP thợ chạy là: 2500. Kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên.
Quy cách in: 2 màu 1 mặt => số kẽm = số màu in = 2
SLTP thợ chạy = 2500<5000 => Lương bài in = 2 x 40.000 = 80.000đ • TH2: Nếu SLTP thợ in lớn hơn 5000 thì:
Lương bài in = SLTP thợ in x số kẽm x đơn giá (với đơn giá là 8đ do công ty quy định
và được áp dụng từ 01/06/2015)
Ví dụ: Ngày 03/09/2016 sau khi hoàn thành xong bài in của khách hàng Huy Hoàng sản
phẩm: Bao thư lớn A4, quy cách in: 1 màu mặt B, khổ in: 39x54, SLTP: 5280. Và được nhân viên đứng máy in báo SLTP thợ chạy là: 5280. Kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên.
Quy cách in: 1 màu mặt B => số kẽm = số màu in = 1
SLTP thợ chạy = 5280>5000 => Lương bài in = 5280 x 1 x 8 = 42.240đ
Tổng lương tăng ca: Việc tính tổng lương tăng ca cũng dựa trên tổng số lương tăng ca
39
Lương tăng ca = Lương bài in (giờ hành chính) + lương bài in (tăng ca) Lương bài in (tăng ca) = lương bài in (giờ hành chính) x 0.5
Ví dụ: Ngày 09/09/2016 nhân viên tăng ca để hoàn thành sản phẩm Ruy băng của khách
hàng Anh Luân với quy cách in: chạy bóng 1 màu, loại giấy đổ: C100 - 4,1r, khổ in: 39,5x54,5, SLTP: 8200. Sau khi hoàn thành nhân viên báo SLTP thợ chạy là 8200. Kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên.
Quy cách in: chạy bóng 1 màu => số kẽm = số màu in = 1
SLTP thợ chạy = 8200>5000 => Lương bài in (giờ hành chính) = 8200 x 1 x 8 = 65.600đ
Lương bài in (tăng ca) = 65.600 x 0.5 = 32.800đ Lương tăng ca = 65.600 + 32.800 = 98.400đ
Các khoản tiền thưởng: Bao gồm thưởng bảo trì máy móc, thưởng doanh thu…
Lưu ý: Trong trường hợp Tổng lương bài in (giờ hành chính) mà nhỏ hơn 12.000.000 thì
nhân viên đứng máy in 2 màu sẽ được hưởng mức lương căn bản là: 12.000.000 (khơng tính lương tăng ca và các khoản tiền thưởng). Vậy Lương phải trả nhân viên được tính như sau:
Lương phải trả = 12.000.000 + lương tăng ca + các khoản tiền thưởng
Ví dụ: Trong thánh 09/2016 anh Lê Ngọc Tiên và anh Lâm Thành Tuấn (cả 2 điều đứng
chung máy in 2 màu) có:
Tổng lương bài in : 20.962.240 đồng
Lương bài in (giờ hành chính): 11.285.440 đồng
Lương tăng ca (giờ hành chính + tăng ca): 9.676.800 đồng Trong đó, Tách lương tăng ca ta được:
40
- Lương bài in (tăng ca) = 9.676.800 – 6.451.200 = 3.225.600 đồng
Tổng lương bài in (giờ hành chính): 11.285.440 + 6.451.200 = 17.736.640 đồng.
Vậy lương tháng 09/2016 của anh Lê Ngọc Tiên và anh Lâm Thành Tuấn chính bằng tổng số lương bài in (giờ hành chính) + lương tăng ca + các khoản tiền thưởng. Trong trường hợp Tổng lương bài in (giờ hành chính) mà nhỏ hơn 12.000.000 thì anh Tiên và anh Tuấn sẽ được hưởng mức lương căn bản là 12.000.000 (chưa tính tăng ca và các khoản tiền thưởng)
Lương bài in (tăng ca): 3.225.600 đồng Thưởng bảo trì máy móc: 1.000.000 đồng
Thưởng doanh thu: 1.000.000 đồng (đối với trường hợp trong tháng mà có Tổng lương bài in (giờ hành chính) lớn hơn 15.000.000 đồng thì anh Tiên và anh Tuấn sẽ được thưởng doanh thu là 1.000.000 đồng)
Tổng thu nhập (anh Tiên và anh Tuấn) = 17.736.640 + 3.225.600 + 1.000.000 + 1.000.000 = 22.962.240
4.1.5.2.2 Cách tính lương theo sản phẩm của máy in 4 màu
Cách tính lương theo sản phẩm của máy in 4 màu áp dụng cho việc tính lương nhân viên đứng máy in 4 màu, cách tính như sau:
Lương phải trả = Tổng lương bài in trong tháng + các khoản tiền thưởng
Để tính được tổng lương bài in trong tháng phải tính được lương từng bài in, tính lương từng bài in gồm 4 trường hợp sau:
• TH1: Với SLTP thợ chạy nhỏ hơn hoặc bằng 5.000 và 6 kẽm trở xuống thì:
Lương bài in = số kẽm x đơn giá (với đơn giá là 30.000đ do công ty quy định và
được áp dụng từ 01/06/2015)
Ví dụ: Ngày 01/09/2016 nhân viên báo hoàn thành bài in ngày 31/08/2016 của khách hàng
41
loại giấy đổ: Decal – 1110, khổ đổ: 47,5x65, SLTP: 1100, SLTP thợ chạy được nhân viên báo là 1100. Kế tốn tiến hành tính lương cho nhân viên.
Quy cách in: 4 màu 1 mặt + cán bóng 1 mặt => Số kẽm = số màu in = 4 (1) SLTP thợ chạy = 1100 < 5000 (2)
Từ (1) và (2) => Lương bài in = 4 x 30.000 = 120.000đ
• TH2: Nếu SLTP thợ chạy nhỏ hơn hoặc bằng 5.000 và 7 kẽm trở lên thì:
Lương bài in = số kẽm x đơn giá (với đơn giá là 25.000đ do công ty quy định và được áp
dụng từ 01/06/2015)
Ví dụ: Ngày 03/09/2016 nhân viên báo hoàn thành bài in ngày 02/08/2016 của khách hàng
Hưng Thịnh Phát với sản phẩm: Thẻ treo Unisex, quy cách in: 4 màu AB, loại giấy đổ: B400-610, khổ đổ: 39x54, SLTP: 2440, SLTP thợ chạy được nhân viên báo là 2400. Kế tốn tiến hành tính lương cho nhân viên.
Quy cách in: 4 màu AB => Số kẽm = số màu in x 2 = 4 x 2 = 8 (3) SLTP thợ chạy = 2400<5000 (4)
Từ (3) và (4) => Lương bài in = 8 x 25.000 = 200.000đ
• TH3: Nếu SLTP thợ chạy lớn hơn 5.000 và nhỏ hơn hoặc bằng 10.000 thì:
Lương bài in = SLTP thợ chạy x số kẽm x đơn giá (với đơn giá là 6đ theo quy định của
công ty và được áp dụng từ 01/06/2016)
Ví dụ: Ngày 12/09/2016 nhân viên báo hoành thành bài in cùng ngày của khách hàng Vũ
Khoa với sản phẩm: Danh thiếp Dong Sun Bình Triệu, quy cách in: 4 màu tự trở, loại giấy đổ: C250 – 750, khổ đổ: 39,5x54,5, SLTP: 6.000, SLTP thợ chạy được nhân viên báo là 6000. Kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên.
Quy cách in: 4 màu tự trở => Số kẽm = số màu in = 4
42
• TH4: Nếu SLTP thợ chạy lớn hơn 10.000 thì
Lương bài in = SLTP thợ chạy x số kẽm x đơn giá (với đơn giá là 5đ theo quy định của
công ty và được áp dụng từ 01/06/2016)
Ví dụ: Ngày 10/09/2016 nhân viên báo hoàn thành bài in ngày 09/09/2016 của khách hàng
Lâm Việt với sản phẩm: Phiếu tích điểm Gong Cha, quy cách in: 4 màu tự trở, loại giấy đổ: F250 – 1650, khổ đổ: 39,5x54,5, SLTP: 12.900, SLTP thợ chạy được nhân viên báo là 12.800. Kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên.
Quy cách in: 4 màu tự trở => Số kẽm = số màu in = 4
SLTP thợ chạy: 12.800>10.000 => Lương bài in = 12.800 x 4 x 5 = 256.000đ
Sau khi hồn thành việc tính lương bài in trong ngày thì cuối tháng kế toán sẽ tổng hợp lại lượng bài in đó và tính được Tổng lương bài in trong tháng. Có được tổng lương bài in trong tháng cộng với các khoản tiền thưởng sẽ ra được lương phải trả cho nhân viên.
Ví dụ: Trong thánh 09/2016 anh Nguyễn Văn Hanh và anh Nguyễn Văn Khoan (cả 2 điều
đứng chung máy in 4 màu) có: Tổng lương bài in: 39.944.800 đồng
Trong tháng 09/2016 cả anh Hanh và anh Khoan khơng có các khoản tiền thưởng. Vậy Tổng thu nhập (anh Hanh và anh Khoan) = 39.944.800 đồng
4.1.6 Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của Công ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam bao gồm:
- Tiền lương phải trả cho nhân viên gia công cán màng, nhân viên đứng máy in 2 màu, nhân viên đứng máy in 4 màu và kế toán viên (gồm tiền lương theo thời gian và lương theo sản phẩm)
- Tiền lương trả cho nhân viên đứng máy in 2 màu và nhân viên đứng máy in 4 màu trong trường hợp sản xuất ra bài in hỏng trong phạm vi quy định của Công ty (số bài in hỏng không vượt quá 5% tổng số bài in trong phiếu nhận in. Tức là SLTP thợ chạy ≤ SLTP x 1,05%)
43
4.1.7 Căn cứ trích các quỹ BHXH, BHYT, BHTN.
Theo quy định thì Cơng ty và nhân viên chỉ tham gia trích các quỹ BHXH, BHYT, BHTN và khơng tham gia trích quỹ KPCĐ. Cơng ty và Nhân viên sẽ đóng trên mức lương chính và theo luật pháp Việt Nam quy định.
Theo quy định của Cơng ty thì mức lương tham gia BHXH, BHYT, BHTN đối với: - Nhân viên gia công cán màng, đứng máy in 2 màu và 4 màu là: 4.092.000 đồng - Kế toán viên là: 4.185.000 đồng
Do hiện tại Cơng ty có một số nhân viên đang trong giai đoạn thử việc nên những nhân viên đó sẽ khơng tham gia trích các quỹ BHXH, BHYT, BHTN. Tổng số nhân viên tham gia vào việc trích các quỹ BHXH, BHYT, BHTN là: 9. Trong đó nhân viên gia cơng cán màng, đứng máy in 2 màu và 4 màu là: 8, kế toán viên là: 1. Vậy Tổng mức lương tham gia vào việc trích các quỹ BHXH, BHYT, BHTN của tồn bộ nhân viên trong Công ty là:
4.092.000 x 8 + 4.185.000 x 1 = 36.921.000 đồng
4.1.8 Cách tính các khoản trích theo lương tại Cơng ty
Tổng số tiền trích các quỹ BHXH, BHYT, BHTN vào chi phí Cơng ty là: BHXH: 36.921.000 x 18% = 6.645.780 đồng
BHYT : 36.921.000 x 3% = 1.107.630 đồng BHTN: 36.921.000 x 1% = 369.210 đồng
Tổng số tiền trích các quỹ BHXH, BHYT, BHTN vào lương nhân viên là: BHXH: 36.921.000 x 8% = 2.953.680 đồng
BHYT : 36.921.000 x 1,5% = 553.815 đồng BHTN: 36.921.000 x 1% = 369.210 đồng
44
Trong đó, đối với từng nhân viên trong Cơng ty ta trích các quỹ BHXH, BHYT, BHTN như sau:
Đối với nhân viên gia công cán màng, đứng máy in 2 màu và 4 màu BHXH = 4.092.000 × 8% = 327.360 đồng
BHYT = 4.092.000 × 1.5% = 61.380 đồng BHTN = 4.092.000 × 1% = 40.920 đồng Đối với kế toán viên
BHXH = 4.185.000 × 8% = 334.800 đồng BHYT = 4.185.000 × 1.5% = 62.775 đồng BHTN = 4.185.000 × 1% = 41.850 đồng
4.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam
Hằng ngày, vào lúc 7h sáng của ngày làm việc kế tốn tiến hành chấm cơng đối với nhân viên gia cơng cán màng và kế tốn viên.
Cuối ngày, sau khi được thơng báo về số lượng bài in hồn thành trong ngày của nhân viên đứng máy in 2 màu và nhân viên đứng máy in 4 màu, kế tốn tiến hành tính lương cần phải trả cho nhân viên trong Bảng tính lương nhân viên máy 2 màu và Bảng tính lương nhân viên máy 4 màu. Đồng thời đối chiếu với sổ chấm công của nhân viên.
Cuối tháng, kế tốn tính lương và thanh tốn cho tồn thể CNV trong Cơng ty cùng với việc tính trợ cấp BHXH và các khoản trích nộp theo đúng quy định.
4.3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam Xuất In Ấn Tuấn Nam
45
Để quản lý nhân viên về mặt số lượng Công ty sử dụng danh sách nhân viên Công ty. Danh sách này do bộ phận kế toán tiền lương lập để nắm tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có trong Cơng ty. Chứng từ sử dụng để hạch tốn lao động gồm có:
- Bảng chấm cơng (đối với nhân viên gia công cán màng và kế tốn viên) - Sổ chấm cơng (đối với nhân viên đứng máy in 2 màu và 4 màu)
- Bảng tính lương máy 2 màu và máy 4 màu - Hợp đồng lao động, bảng cam kết
- Bảng thanh toán lương CNV
4.3.2 Kế toán tổng hợp
4.3.2.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng để hạch tốn tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh tốn với nhân viên là TK 3341.
Tài khoản sử dụng để hạch toán BHXH là TK 3382, của BHYT là TK 3383 và của BHTN là TK 3389.
46
4.3.2.2 Trình tự hạch tốn
Sơ đồ 4.1 Trình tự hạch tốn kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Sản Xuất In Ấn Tuấn Nam
Chú thích:
: ghi hàng ngày
: đối chiếu
: ghi cuối tháng hoặc cuối năm Băng chấm công Bảng tính lương tăng ca Bảng thanh tốn lương CNV Sổ chấm cơng Bảng tính lương NV Sổ Nhất ký