Đơn vị: đồng
2018 2019 2020
Doanh thu 224.600.000 20.741.577.053 19.374.838.412
Chi phí 143.144.310 19.163.613.280 17.537.427.464
Lợi nhuận sau thuế
81.455.690 1.577.963.773 1.837.410.948
Nguồn: Báo cáo kế tốn của Cơng ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh năm 2020
Qua báo cáo kết khỏa hoạt động kinh doanh trên ta có thể thấy được rằng:
- So với năm 2018 thì năm 2019 có sự tăng trưởng rất lớn, lên tới 10000%. Đó là một con số khó tưởng.
- So với năm 2019, năm 2020 có sự sụt giảm nhẹ trong doanh thu và lợi nhuận nhưng không thực sự quá lớn, vnn giữ ở mức tạm ổn cho thấy sự được “phong độ” của công ty rất ổn định.
Từ đó ta thấy được rằng hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh là rất tốt, cực kì ổn định trước nhiều sự biến đổi lớn của thị trường và đặc biệt là sự ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid-19. Để đạt được sự ổn định này thì ban giám đốc và tồn thể nhân viên đã có sự chuẩn bị k~ càng và kế hoạch hành động kịp thời ứng phó với những sự thay đổi này. Và những con số đã chứng minh năng lực của công tác tổ chức bộ máy của cơng ty hiện nay.
2.2. THC TRẠNG CƠNG TC TỔ CHỨC BỘ MY CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơng ty
Hình 2. 1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh
Nhận xét chung: Giám đốc Ban kiểm sốt Phó giám đốc P.Hành chính nhân sự P.Kế tốn hành chính P.Kinh tế tổng hợp Phịng k~ thuật Đội xây lắp cơng trình thủy lợi Đội xây lắp cơng trình hạ tầng Đội xây lắp cơng trình giao thơng Ban điều hành Đội xây lắp cơng trình dân dụng
Ưu điểm:
Có sự phân cơng việc rõ ràng, cụ thể, tính chun mơn hóa cao, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy được khả năng của bản thân trong công việc tốt hơn, tạo ra năng suất cao cho công ty, bộ máy nhân lực hoạt động hiệu quả.
Mỗi đội, mỗi phòng ban đều chịu sự quản lk của ban điều hành. Vì thế cấp dưới dễ dàng trong việc báo cáo tiến độ công việc, đề xuất k kiến lên cấp trên thông qua ban điều hành, và đồng thời cấp trên cũng dễ dàng nắm được các thông tin một cách có chọn lọc và có hệ thống.
Dưới giám đốc cịn có Ban kiểm sốt, Phó giám đốc và ban điều hành vì thế việc quản lk, kiểm sốt cơng việc s• hiệu quả và dễ dàng hơn.
Với cơ cấu bộ máy tổ chức không quá nhiều cấp bậc, gọn nhẹ, mức độ chun mơn hóa cao nên việc thích nghi với sự biến đổi của thị trường và mơi trường là khơng q khó khăn. Các phịng ban, các đội có quyền và trách nhiệm riêng, từ đó tạo được sự ổn định và cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận.
Trong quá trình hoạt động và phát triển, cơng ty ln thực hiện công tác thẩm định và tái tổ chức lại nhằm hướng tới việc hoàn thiện dần cơ cấu tổ chức trong công ty và nhiệm vụ cho từng bộ phận để thực hiện mục tiêu tối ưu hóa hệ thống vận hành của cơng ty.
Nhược điểm:
Việc cịn phân nhánh nhiều cấp bậc từ giám đốc xuống các phòng ban, các đội thi cơng cịn phải qua nhiều cấp khác nên s• gây ra khó khăn trong việc truyền đạt mệnh lệnh, có thể gây sai lệch trong thơng tin khi được truyền xuống. Bên cạnh đó, ban điều hành và giám đốc cũng khó khăn trong việc quản lk hoạt động thực tế của nhân viên phục vụ cho hoạt động ra quyết định.
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc công ty là người lãnh đạo, chịu trách nhiệm quản lk và điều hành mọi hoạt động của công ty theo pháp luật, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, các chủ trương, chính sách, chiến lược của công ty đạt hiệu quả cao, giám sát, kiểm tra các hoạt động kinh doanh và tồn bộ hệ thống trong cơng ty.
Giám đốc có quyền phân cơng nhân viên cấp dưới, quyết định lương, thưởng
hoặc kỷ luật đối với tất cả nhân viên trong công ty, phê duyệt các quy định áp dụng trong nội bộ công ty.
Bên cạnh đó, giám đốc cần quan tâm, động viên, khuyến khích nhân viên nhiệt huyết trong cơng việc,… phát huy tối đa năng lực của mỗi cá nhân, tận tâm phục vụ cho công ty, đồng thời ổn định, nâng cao đời sống của nhân viên.
Cụ thể
o Quản lk hoạt động chung của công ty.
o Phối hợp với Ban kiểm sốt và xây dựng kế hoạch thi cơng.
o Tổ chức công tác quản lk dự án: đánh giá cơng trình, thiết kế kỹ thuật, kết th|c cơng trình đưa vào sử dụng.
o Nghiệm thu chất lượng cơng trình, kiểm tra hồ sơ khối lượng.
o Điều hành hoạt động thi công xây lắp, quản lk k~ thuật, các loại hồ sơ, tài liệu kỹ thuật.
o Làm việc trực tiếp với các cơ quan chức năng về thủ tục pháp lk.
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát là hội đồng hỗ trợ giám đốc trong việc ra quyết định, hoạch
định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện, là hội đồng đôn đốc, tiếp nhận và xử lk thông tin báo lại cho Giám đốc.
Báo cáo kết quả hoạt động công ty cho giám đốc.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và hỗ trợ cho ban kiểm soát trong việc
quản lk hoạt động hàng ngày tại công ty: về tài sản/ hàng hóa, về tiền, về nhân sự.
Hỗ trợ Ban kiểm soát và ban điều hành nắm bắt các hoạt động của các phịng
ban trong cơng ty, định kỳ đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận, đề xuất tuyển dụng, nhận thử việc, nhận chính thức, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các công nhân viên.
Chịu trách nhiệm liên quan tới ngoại giao của công ty. Đại diện Công ty khi
Giám đốc vắng mặt để tiếp đón các đồn thanh tra, quản lk thị trường khi tới công ty thực hiện công tác kiểm tra; tạo mối quan hệ và làm việc với các cơ quan quản lk địa phương.
Phịng hành chính nhân sự
Phân cơng nhiệm vụ cho từng nhân viên
Hoạch định nhân sự và chiến lược, thực hiện triển khai thành kế hoạch, hành động cụ thể.
Xây dựng các chính sách về nguồn nhân lực cho cơng ty và hệ thống thông
tin về nhân sự.
Quản lk, triển khai công tác tuyển dụng và sử dụng lao động. Quản lk, triển khai công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Quản lk các quan hệ lao động ( kỷ luật, đề bạt, tranh chấp, bổ nhiệm, đề bạt,
v.v…..)
Quản lí hệ thống lương bổng, các chính sách đãi ngộ, khen thưởng đối với
người lao động.
Giải quyết các vấn đề phát sinh về mặt nhân sự.
Quản lí hệ thống kế tốn của công ty.
Tham mưu cho giám đốc các vấn đề có liên quan đến hoạt động tài chính và
đầu tư của cơng ty.
Quản lí tiền mặt, dịng tiền, tiền gửi ngân hàng và các khoản tương đương
tiền.
Quản lí tài sản cố định.
Quản lí cơng cụ nợ, tiền lương và các khoản liên quan.
Quản lí các loại quỹ ( đầu tư phát triển, khen thưởng, ph|c lợi, dự phịng). Quản lí các khoản chi phí.
Thực hiện các quyết toán tháng, quk, năm theo các quy định về chế độ kế
tốn.
Quản lí các chứng từ liên quan đến b|t toán.
Hạch tốn tồn bộ các nghiệp vụ phát sinh tại công ty.
Lập kế hoạch tài chính, triển khai và theo dõi các hoạt động tài chính, kiểm
sốt ngân quỹ.
Xây dựng chính sách phân chia lợi nhuận.
Hoạch định và phân bổ các ch€ tiêu tài chính cho các đơn vị. Quản trị các rủi ro về mặt tài chính.
Phân tích hoạt động kinh doanh của cơng ty dựa trên các ch€ tiêu tài chính. Lập báo cáo tài chính định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên.
Quản trị tồn bộ các hoạt động tài chính - kế tốn của cơng ty. Phòng kinh tế tổng hợp
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kì và theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
Lên kế hoạch và triển khai các hoạt động Marketing cho công ty.
Tổ chức triển khai các công việc kinh doanh tại công ty về x|c tiến bán hàng,
chăm sóc khách hàng, thăm dị k kiến khách hàng…
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh, đẩy mạnh doanh thu, tìm kiếm các dự án đầu tư cơng trình.
Thiết lập và duy trì các quan hệ kinh doanh thương mại với khách hàng, đối
tác, và các ban ngành địa phương.
Phòng kỹ thuật
Lập hồ sơ thiết kế dự toán, quản lk, giám sát kỹ thuật các cơng trình xây dựng
mới, bảo đảm an tồn thi cơng. Thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật được giao trong phạm vi được phân cấp.
Nghiên cứu biên soạn các văn bản quản lk về kỹ thuật trong l~nh vực cơng
trình, và sử dụng thiết bị kỹ thuật. Nghiên cứu biên soạn các tài liệu nghiệp vụ đào tạo công nhân kỹ thuật ngành xây dựng.
Lập thủ tục chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư các dự án đầu tư trang thiết
bị, phương tiện phục vụ cơng tác bảo đảm an tồn xây dựng.
Theo dõi công tác đăng kk, đăng kiểm phương tiện thủy, bộ và các trang thiết
bị theo quy định.
Kiểm tra chất lượng các sản phẩm l~nh vực cơng trình và l~nh vực cơ khí. Xử lk các sự cố đột xuất về kỹ thuật và trang thiết bị.
2.2.3. Đặc điểm hoạt động nhân sự của công ty
Số nhân viên điều hành công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh là 7 người.
Bảng 2. 3: Ban giám đốc & Ban điều hành của công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh
STT Chức danh Chuyên môn Thâm niên cơng tác
1 Giám đốc Kỹ sư cơ khí chế tạo 17
2 Trưởng phịng KHKT Kỹ sư giao thơng 13
3 Kỹ sư Kỹ sư xây dựng 9
4 Kỹ sư Kỹ sư giao thông 11
5 Kỹ sư Kỹ sư giao thông 9
6 Kế toán trưởng Cử nhân kinh tế 8
7 Kế toán viên Cử nhân kinh tế 7
Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty Thái Linh
Công ty Thái Linh huy động nguồn vốn vào hoạt động kinh doanh nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận cho cổ đơng, tạo việc làm, đóng góp vào ngân sách của nhà nước.
Nhận xét:
Từ báo cáo trên cho thấy trình độ nhân viên đều từ Cử nhân đại học trở lên. Đội ngũ nhân viên của Cơng ty đảm bảo về chất lượng, có đủ kiến thức và kinh nghiệm để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Có thể thấy thâm niên cơng tác của các cán bộ là trên 7 năm cho thấy rằng cơng ty có đội ngũ nhân lực giàu kinh nghiệm, chất lượng cao, tay nghề giỏi. Do đó, khả năng thích ứng với sự thay đổi của mơi trường và tiến bộ khoa học là rất tốt, nâng cao chất lượng kinh doanh và cả hệ thống quản trị tổ chức. Với đội ngũ nhân viên chất lượng đã gi|p công ty đã vượt qua được những khó khăn trong suốt q trình hoạt động và phát triển.
2.3. THC TRẠNG CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY TẠI CÔNG TY
TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH 2.3.1. Công tác xác định mục tiêu tại cơng ty
Q trình tổ chức bộ máy của Chi nhánh Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh đã phân tích các tính chất và yếu tố của cơng việc.
Mục tiêu chiến lược hoạt động của mỗi công ty phụ thuộc vào nhận thức cũng như tầm nhìn của ban lãnh đạo và giám đốc. Cơng ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất
nhập khẩu Thái Linh đã đặt ra mục tiêu trong năm 2020 đạt doanh thu hơn 12% so với năm 2019. Mặc d{ chưa thể đạt được tăng trưởng nhưng công ty đã giữ ổn định được doanh thu của mình trước sự khó khăn của đại dịch, để làm được điều này ngoài khả năng hoạch định hiệu quả các chiến lược và vận hành tốt bộ máy tổ chức cịn có sự nỗ lực và cố gắng của đội ngũ công nhân viên của công ty.
2.3.2. Cơng tác phân tích cơng việc tại cơng ty
Phân tích cơng việc là một hoạt động quan trọng để tiến hành các đề ra các dự thảo cơng ty như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển chọn, đào tạo phát triển, đánh giá thực hiện công việc,…
Thực tế cho thấy, cơng tác phân tích cơng việc của cơng ty đã tiến hành tốt. Ban lãnh đạo công ty đã dựa trên cơ sở phân tích mục tiêu chiến lược được hoạch định đồng thời kết hợp với các yếu tố về hồn cảnh thực tiễn mơi trường kinh doanh trong công việc gi|p cho cơng việc diễn ra thuận lợi, từ đó tạo nên tiền đề, cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức.
Trong hệ thống tổ chức của công ty, Giám đốc là người chịu trách nhiệm về tất cả các thông tin hay quyết định quan trọng. Sự thành công hay thất bại của tổ chức là do tâm sức và khả năng nhìn xa trơng rộng của Giám đốc quyết định. Vì thế, Giám Đốc có vai trị cực kì quan trọng và mang tính quyết định nhất trong công ty trong viê lc ra chiến lược, kiểm sốt các hoạt đơ lng của công ty, lãnh đạo, điều phối hoạt đô lng chung của cơng ty để hồn thành tốt mục tiêu đã đề ra.
Các Ban và phịng ban cũng cực kì quan trọng trong mọi hoạt động của công ty, là nhân tố tham mưu cho quyết định của giám đốc, đưa ra những phương án cải thiện bộ máy tổ chức hoạt động tối ưu và hiệu quả. Bên cạnh đó, các ban và phịng ban cũng chịu trách nhiệm trong việc phân tích các hoạt động thuộc về chuyên môn, nhằm cung cấp những thông tin hữu ích nhất, ph{ hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty phục vụ trong việc ra quyết định của giám đốc.
Công nhân viên phải được đào tạo, rèn luyện và huấn luyện k~ càng để đáp ứng nhu cầu của ban lãnh đạo và cả khách hàng của công ty.
Cơng tác phân tích cơng việc tại cơng ty do ban lãnh đạo quyết định, đồng thời kết hợp với k kiến tham mưu từ phịng kế tốn c{ng các thành viên khác, đã tạo sự đồng bộ chặt ch•, đi đ|ng hướng khiến cho mối quan hệ giữa các phòng ban ngày càng tốt hơn, làm việc có hiệu quả hơn và tối ưu hơn trong hoạt động kinh doanh.
2.3.3. Cơng tác thiết lập phịng ban tại cơng ty
Phịng ban cơng ty gồm có Ban Giám đốc, phịng hành chính nhân sự, phịng kế tốn tài chính, phịng kinh tế tổng hợp, phịng kỹ thuật. Các phịng ban được phân chia dựa trên tính chất hoạt động của công ty, Ban giám đốc đã đề ra các phòng ban cụ thể để đảm bảo được yêu cầu trên qua các cuộc họp nội bộ
Có thể thấy được sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty phân bố khá rõ ràng, sự chuyên mơn hóa cao và đảm nhận nhiệm vụ cụ thể.
Các phịng ban có sự rõ ràng trong trách nhiệm và nhiệm vụ chuyên biệt để có thể hồn thành tốt nhất các nhiệm vụ cụ thể được giao.
Nhìn chung bộ máy tổ chức phịng ban tại Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thiết lập tốt và tương đối hồn ch€nh, đáp ứng được mục tiêu chung.
2.3.4. Cơng tác định biên nhân viên tại cơng ty
Q trình định biên của Cơng ty Thái Linh như sau:
- Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực. Các phịng ban s• dựa vào nhu cầu