“Bước 1: Bước đầu tiên trong quy trình in offset là thiết kế chế bản sản phẩm. Thiết kế sản phẩm cần in ấn, có thể là túi giấy, hộp giấy, tờ rơi, thẻ cào, voucher… trên máy vi tính. Bước này khá quan trọng, người thiết kế phải thiết kế ấn phẩm đẹp mắt và thể hiện được đầy đủ nội dung, thông tin.”
Bước 2: Output Film
“Bước tiếp theo chính là Out Film, đối với những ấn phẩm có hình ảnh thì film sẽ được out ra thành 4 tấm đại diện cho 4 lớp màu C (Cyan), M (Magenta), Y (Yellow), K (Black). Hệ màu được sử dụng trong in offset là CMYK, và tất cả các màu sắc cần để in được ra thành sản phẩm đều có thể được pha từ 4 màu này.”
Bước 3: Phơi bản kẽm
“Sau khi đã Out Film ra thành 4 tấm, DN đem phơi từng tấm một lên bản kẽm (hoặc chụp hình ảnh của từng tấm phim lên từng tấm bản kẽm bằng máy phơi kẽm). Khi đó, tiếp tục có được 4 bản kẽm đại diện cho 4 màu trong hệ màu MYK để in ấn.”
Bước 4: In Offset
“In offset là bước quan trọng nhất trong quy trình in offset. Trong bước này, người ta sẽ tiến hành in từng màu một, không quan trọng màu nào in trước, màu nào in sau, điều này phụ thuộc vào kinh nghiệm của mỗi người thợ in.”
“Đầu tiên, lựa chọn một trong 4 kẽm màu đó để lắp lên quả lô máy in Offset, ở phần vào mực của máy sẽ cho loại mực tương ứng với bản kẽm được chọn. Ví dụ bản kẽm màu ( yan) thì người ta cũng cho mực C và tiến hành in. Quả lô quay qua tờ giấy sẽ đập phần tử in xuống tờ giấy in.”
“Sau khi chạy xong hết số lượng định in, tháo kẽm ra, vệ sinh hết mực cũ và lắp kẽm mới vào. Ví dụ màu vừa in xong là màu C (Cyan) thì giờ sẽ lắp kẽm Y (Yellow) vào, phần vào mực sẽ cho mực Y (vàng). Sau đó cho giấy đã in màu đầu tiên vào và lại tiếp tục in như quy trình cũ. ứ thế tuần tự cho đến khi hết cả bốn màu, bốn màu này sau khi được in xong và chồng lên nhau sẽ cho ra bản in cuối cùng.”
“Bước 5: Gia công sau in”
“Sau khi đã in ấn xong thì bước tiếp theo cũng khơng kém phần quan trọng đó là gia cơng các sản phẩm sau in. Gồm một số công việc như sau:”
“Cán láng: Cán láng là việc cán lớp màng mỏng lên bề mặt của sản phẩm sau khi in, cán láng sẽ tạo ra cho sản phẩm in độ mịn nhất định là cho hình ảnh trở nên đẹp hơn so với thông thường. Công việc này giúp cho sản phẩm trở nên đẹp hơn sau khi in và khơng hề bắt buộc, có thể làm hoặc khơng, tuy nhiên khuyến khích nên làm. Cán láng có 2 kiểu là cán bóng và cán mờ. Cán bóng sẽ làm cho bề mặt sản phẩm in bóng lên còn cán mờ sẽ tạo ra bề mặt mịn và mềm hơn.”
“Xén: Thông thường khi in người ta sẽ để tờ giấy to (phù hợp với khổ máy) để in; Sau khi in xong sẽ sử dụng máy xén để xén thành phẩm.”
“Như vậy quy trình in trải qua khá nhiều cơng đoạn thì mới có thể cho ra được những sản phẩm hoàn hảo. Để quá trình in ấn diễn ra một cách hồn thiện và khơng xảy ra lỗi, địi hỏi người kỹ thuật viên, thợ in cần phải hết sức tỉ mỉ trong từng công đoạn.”
“2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản l Công ty cổ phần In Hà Nội”
Sơ đồ 2.2. Bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần In Hà Nội
Chức năng n iệm vụ chủ yếu của các bộ phận:
“- Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của cơng ty, có tồn quyền nhân danh công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của công ty. Hội đồng quản trị quyết định tầm nhìn, các chiến lược, các kế hoạch kinh doanh của công ty.”
“- Ban Tổng Giám đốc: gồm có Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc là người quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà khơng cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị:”
+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; + Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; “+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;”
“+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng giám đốc;”
+ Tuyển dụng lao động;
+ Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
“+ Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng quản trị.”
“Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho cơng ty thì Tổng giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho cơng ty.”
“Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, tham mưu hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các hoạt động kinh doanh, cơng tác tài chính, hoạt động kỹ thuật của cơng ty trong từng mảng được giao.”
“- Phịng Hành chính nhân sự: bao gồm các hoạt động hành chính tổng hợp, văn thư lưu trữ, thực hiện tuyển dụng lao động, cập nhật thông tin hồ sơ cán bộ, luân chuyển cán bộ khi cần. Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ. Phịng phụ trách cơng tác thi đua khen thưởng, kỷ luật…”
- Phịng Kế tốn:
“+ Thực hiện hạch tốn kịp thời, chính xác các hoạt động kinh tế phát sinh; tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ;”
“+ Lập kế hoạch và thực hiện công tác quản lý thu chi hàng tháng, hàng quý, hàng năm;”
“+ Kịp thời báo cáo và tham mưu cho Ban lãnh đạo về tình hình thu chi nhằm sử dụng nguồn vốn có hiệu quả và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển;”
+ Thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho người LĐ;
“+ Lập Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.”
“- Nhà máy Công ty CP In Hà Nội: bao gồm đầy đủ các phòng ban (cả phịng tổ chức hành chính và phịng kế tốn), trực tiếp thực hiện hoạt động in ấn, sản xuất ra các sản phẩm.”
“- Chi nhánh Công ty CP In Hà Nội: bao gồm phòng kinh doanh, phòng kế tốn và phịng thiết kế với nhiệm vụ mở rộng thị trường vào khu vực phía nam, tăng thị phần của cơng ty trong cả nước.”
2.1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần In Hà Nội
2.1.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tại công ty
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy kế tốn Cơng ty CP In Hà Nội
(Nguồn: Công ty CP In Hà Nội)
Bộ máy kế tốn cơng ty gồm 5 người, bao gồm: - Kế toán trưởng (đồng thời là kế toán tổng hợp):
Kế toán Tiền lương, TS Đ
Kế toán hàng tồn kho và thanh toán
với người bán
Kế toán bán hàng và thanh toán với người mua
Thủ quỹ Kế toán trưởng
“+ Tổ chức, kiểm tra cơng tác kế tốn tại cơng ty, là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của Tơng Giám đốc cơng ty đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc về hoạt động tài chính, tình hình thu chi của công ty, công tác quản lý, sử dụng vốn và các phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả cho công ty;”
“+ Chỉ đạo mọi cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty cũng như chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp lý của các thơng tin tài chính.”
“+ Bên cạnh đó nhiệm vụ kế tốn tổng hơp là người chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu kế toán, lập Báo cáo tài chính, căn cứ vào số liệu phản ánh trên sổ kế toán chi tiết để ghi sổ tổng hợp.”
- Kế toán tiền lương và tài sản cố định:
“+ Theo dõi tính tốn lương theo từng tháng để trả nhân viên, trích bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước;”
“+ Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định, định kỳ kiểm kê tài sản cố định của cơng ty, trích hao mòn tài sản cố định một cách phù hợp với tình hình sử dụng của cơng ty.”
- Kế toán hàng tồn kho và thanh toán với người bán:
“+ Kế toán hàng tồn kho theo dõi số lượng hành tồn kho, hạch toán về mặt số lượng và giá trị trên sổ kế toán khi nhập xuất hàng tồn kho, định kỳ kiểm kê hàng tồn kho xem có khớp đúng số lượng giữa thực tế với sổ sách khơng.”
“+ Kế tốn thanh tốn với người bán phải theo dõi thanh toán với nhà cung cấp về giá trị cần thanh toán và hạn thanh toán để tham mưu cho lãnh đạo thực hiện thanh toán kịp tiến độ.”
- Kế toán bán hàng và thanh toán với người mua:
“Theo dõi, ghi nhận doanh thu bán hàng, hạch toán ghi giảm doanh thu nếu có; theo dõi các khoản phải thu khách hàng cả về giá trị lẫn thời hạn, các khoản phải thu khách hàng quá hạn chưa trả cần phải báo cáo lãnh đạo để có hướng xử lý.”
- Thủ quỹ:
“ ăn cứ phiếu thu chi do kế toán lập tiến hành thu chi tền mặt đề ghi vào sổ quỹ, đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ cái và sổ chi tiết tiền mặt tương ứng. Hàng ngày phải kiểm kê quỹ nhằm phát hiện thừa thiếu để kịp thời xử lý.”
2.1.4.2. Chính sách kế tốn áp dụng tại công ty
Cơng ty sử dụng loại tiền tệ trong kế tốn là đồng Việt Nam.
Công ty áp dụng niên độ kế tốn là năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm, kỳ hạch toán là tháng”
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ
Hình thức kế tốn áp dụng: công ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung, cụ thể căn cứ vào chứng từ, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh, sau đó vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp.”
“Cuối tháng, cuối quý, cuối năm công ty sẽ căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu số liệu với sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, căn cứ số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính (Phụ lục 2.1).”
“Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BT ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp của Bộ Tài chính và Thơng tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/03/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC.”
“ ông ty đã áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do Nhà nước ban hành, các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành”
“Nguyên tắc kế toán nợ phải thu: Các khoản nợ phải thu được trình bày theo giá trị ghi sổ trừ đi các khoản dự phịng phải thu khó địi.”
“Ngun tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc; trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được; giá trị hàng xuất kho và tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền; hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.”
“Dự phịng giảm giá hàng tồn kho của cơng ty được trích lập theo các quy định hiện hành. Theo đó, cơng ty được trích lập theo các quy định hiện hành. Theo đó, cơng ty được phép trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lỗi thời, hỏng, kém phẩm chất và trong trường hợp giá gốc của hàng tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được tại ngày kết thúc niên độ kế toán.”
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định:
“+ Nguyên tắc ghi nhận nguyên giá tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vơ hình: tài sản cố định được ghi nhận ban đầu theo nguyên giá. Nguyên giá của tài sản cố định là tồn bộ chi phí mà đơn vị đã bỏ ra để có được tài sản đó tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.”
“+ Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng là phương pháp trích khấu hao theo mức tính ổn định từng năm vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.”
“Nguyên tắc kế toán ghi nhận vay và nợ phải trả thuê tài chính: Các khoản vay và nợ thuê tài chính được ghi nhận trên cơ sở các phiếu thu, chứng từ ngân hàng, các khế ước và các hợp đồng vay, nợ thuê tài chính.”
“Ngun tắc kế tốn giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán được ghi nhận và tập hợp theo giá trị và số lượng thành phẩm, hàng hóa, vật tư xuất bá cho khách hàng, phù hợp với doanh thu ghi nhận trong kỳ.”
“Nguyên tắc ghi nhận lãi vay: Lãi vay được ghi nhận theo tổng số phát sinh trong kỳ, không bù trừ với doanh thu hoạt động tài chính.”
2.2. Thực trạng kế tốn quản trị chi phí tại Cơng ty cổ phần In Hà Nội
2.2.1. Phân loại chi phí
“Cơng ty có chu kỳ sản xuất tương đối ngắn, vốn lưu động quay vòng nhanh và sản phẩm sản xuất của công ty theo đơn đặt hàng. ác đơn đặt hàng này thường khác nhau về loại, mã sản phẩm nhưng thường khơng có u cầu chất lượng riêng, nên chi phí cho đơn vị sản phẩm tương đối ổn định, ít có đột biến. Trong công tác quản lý đơn vị đã xây dựng kế hoạch chi phí và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại, căn cứ vào kế hoạch chi phí để ra các quyết định kinh tế nhằm đem lại hiệu quả sản xuất cao nhất cho công ty.”
“Công ty phân loại chi phí theo chức năng và cơng dụng chi phí, cụ thể gồm những khoản mục như sau:”
2.2.1.1. Chi phí sản xuất
“Cơng ty cổ phần In Hà Nội chia chi phí sản xuất thành ba khoản mục chi đó, đó là chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Trong đó:”
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
“Các nguyên vật liệu trực tiếp có thể xuất ra từ kho để sử dụng và cũng có thể mua về đưa vào sử dụng ngay. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm tồn bộ chi phí ngun vật liệu phát sinh trong kỳ để sản xuất ra sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau:”
“+ Giấy: Giấy dùng cho sản xuất có nhiều khổ giấy khác nhau, trong đó sử dụng phổ biến nhất là khổ 43x65, 65x86, 79x109 và khi có nhu cầu sử dụng khổ nhỏ hơn thì dùng khổ giấy to để chia ra thành các khổ giấy nhỏ. Mặt khác giấy thì có nhiều loại giấy khác nhau như giấy Bãi Bằng, giấy coucher, giấy offset, giấy Ivory, giấy krap… và mỗi loại giấy lại có định lượng khác nhau từ 60g/m2 đến 350g/m2…Tùy thuộc vào loại giấy và định lượng mà giấy có độ dày mỏng khác nhau. Do đó căn cứ vào từng đơn hàng cần sản xuất để lựa chọn loại giấy