3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR của Công ty Cổ phần
3.2.5 Đối với xử lý khủng hoảng
Trong kinh doanh luôn tồn tại những rủi ro mà chúng ta khó có thể lường trước, đặc biệt trong thời đại cơng nghệ thơng tin lan truyền nhanh chóng và khó kiểm sốt. Tuy VASS đã từng vượt qua cơn khủng hoảng giai đoạn từ năm 2009 đến 2011, ca khúc ca khải hoàn nhờ vào việc thực hiện tái cơ cấu kịp thời nhưng cũng không thể khơng cơng nhận những tổn hại của nó ảnh hưởng đến VASS. Qua đó chúng ta nhận thấy rằng tính quan trọng trong việc đề ra các chiến lược phòng ngừa kịp thời sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro và hiệu quả cao hơn là giải quyết khủng hoảng. VASS cần xây dựng hệ thống quản lý khủng hoảng, huấn luyện đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và biết nhận diện những rủi ro, ngăn ngừa khủng hoảng xảy ra.
Đầu tư vào các kế hoạch nghiên cứu để đề phòng và ứng phó với khủng hoảng, hệ thống cơng ty phải có sự minh bạch và quản lý nhất quán, quan tâm đến phản hồi của dư luận. Khi xảy ra khủng hoảng, cần đưa ra kịch bản xử lý, thống nhất phương án triển khai sau khi cân nhắc và quyết định, thiết lập đường dây nóng, thường trực giữa công ty và các thành viên, chuẩn bị đơn vị hậu cần để phục vụ 24/24 khi có sự cố xảy ra, chuẩn bị kinh phí cho q trình xử lý khủng hoảng.
Điều đặc biệt là khi khủng hoảng xảy ra, cách thức xử lý truyền thông khủng hoảng cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Gồm các nguyên tắc cần thực hiện như sau:
Thành lập đội truyền thơng khủng hoảng
Khi tình huống xấu xảy ra cần lập tức liên hệ với người điều hành, người phụ trách quan hệ cơng chúng (PR), người có trách nhiệm pháp lí. Với trường hợp bộ phận không đủ chuyên môn cần thuê chuyên gia truyền thơng bên ngồi để giải quyết các vần đề công ty đang gặp phải.
Nhóm truyền thơng khủng hoảng sẽ chỉ định người phát ngôn trước khủng hoảng. Người phát ngôn trung thực, đáng tin, bình tĩnh và ứng xử với cơng chúng, kỷ năng thuyết trình, biết thuyết phục, có kiến thức về tổ chức (thường là người có quyền hành cấp cao của công ty Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT của VASS).
Đào tạo người phát ngôn
Thảo luận và luyện tập cách thức xử lý các vấn đề, cách thức trả lời câu hỏi, cung cấp các thơng tin chính xác về cơng ty, giúp người phát ngơn nắm rõ và tự tin hơn từ đó tác động tích cực đến cơng chúng – khách hàng mục tiêu.
Thiết lập hệ thống cấp báo (hệ thống các phương tiện truyền thông). Xác định hiểu rõ nhóm cơng chúng của cơng ty.
Xây dựng thơng điệp chủ chốt, thông tin cần thiết.
Luôn sẵn sàng chiến đấu với mọi tình huống dù là xấu nhất.
3.2.6 Đối với quan hệ truyền thông và báo chí
Cuộc cách mạng cơng nghệ thơng tin Internet vào giai đoạn nửa cuối thế XX ngày càng phát triển, thông tin phải được phổ biến nhanh chóng và kịp thời bằng nhiều loại hình báo chí khác nhau. Chính vì vậy, khơng chỉ dừng lại việc thiết lập mối quan hệ với truyền thơng, báo chí mà duy trì hiệu quả mối quan hệ đó là điều cấp thiết nhất đối với bất kì doanh nghiệp nào.
Doanh nghiệp cần chủ động cung cấp thơng tin chính xác, thường xun đối với giới truyền thông. Các chuyên viên PR cần chủ động nhắc nhở, làm thơng cáo báo chí để PR về công ty, tránh việc chỉ tập trung vào người nổi tiếng hay hướng đến một sự kiện nào đó. Giới truyền thơng cũng như người bình thường cần thiết lập mối quan hệ với họ như những người bạn, thăm hỏi về cuộc sống cũng như công việc, tránh việc hiểu lầm, cần bình tĩnh và kiên nhẫn đối với các tình huống ngồi ý muốn hay tin đồn xấu về doanh nghiệp. Và trong trường hợp bất đắc dĩ hãy giải quyết các vấn đề bằng sự chân thành. Vì tất cả những nỗ lực trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thống là cần thiết cho việc xử lý khủng hoảng khơng lường trước được, giúp doanh nghiệp vượt qua tình thế khó khăn, khẳng định vị thế thương hiệu của mình trên thị trường.
3.3 Một số kiến nghị khác
Đầu tƣ thêm cho phịng quan hệ cơng chúng
Tuy đã có phịng PR riêng biệt nhưng đội ngũ nhân viên và ngân sách còn nhiều hạn chế, trong khi khối lượng công việc thì nhiều và địi hỏi năng suất cao. Đa số mọi người thường quan niệm rằng công việc PR đơn thuần chỉ là quan hệ với báo chí, giúp đăng tải thông tin cho công ty nên không cần chú trọng nhiều vào nhân lực và cũng không đầu tư nhiều kinh phí dẫn đến các hoạt động PR không mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, VASS cần cân nhắc đầu tư thêm nhân sự có nghiệp vụ và tác phong chuyên nghiệp để hỗ trợ phịng PR hồn tất tốt các cơng tác quan hệ cơng chúng góp phần quảng bá thương hiệu lớn mạnh hơn.
Xây dựng thêm bộ phận Marketing chuyên nghiệp
Các hoạt động PR mà VASS đã làm thật sự đã gặt hái được những thành cơng và lợi ích to lớn trong xây dựng thương hiệu và quảng bá hình ảnh đến khách hàng. Tuy nhiên những hoạt động PR này vẫn cịn mang tính chất tự phát, dựa theo kế hoạch ngắn hạn hoặc dựa vào những ngày lễ trong năm để tổ chức sự kiện, hoạt động từ thiện, xã hội… chưa có một chiến lược dài hạn với kế hoạch rõ ràng để quảng bá cả thương hiệu lẫn sản phẩm. Nguyên nhân là do VASS chưa có bộ phận Marketing để hoạch định chiến lược cụ thể, dẫn đường cho PR quảng bá thương hiệu đúng người, đúng chỗ nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất. Vì vậy, em nghĩ rằng VASS nên xây dựng thêm bộ phận marketing chuyên nghiệp để phối hợp cùng phòng PR vạch ra những kế hoạch lâu dài và chi tiết hơn.
Bộ phận Marketing giúp nghiên cứu thị trường và tìm hiểu thị hiếu khách hàng, định vị được nhóm khách hàng mục tiêu và những mong muốn của họ. Nhờ vậy, PR có thể chọn lọc, thiết kế các chương trình, sự kiện hướng tới đúng công chúng mục tiêu với thơng điệp rõ ràng và dễ hiểu. Bên cạnh đó, bộ phận marketing sẽ giúp phát triển ưu thế của những công cụ marketing online như website, mạng xã hội, email marketing, diễn đàn… để tăng độ phủ thương hiệu VASS rộng rãi hơn.
KẾT LUẬN
Sau khi thực hiện đề tài nghiên cứu “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)”, chúng ta có thể nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động quan hệ
công chúng đối với VASS trong việc tạo dựng thương hiệu và củng cố niềm tin của công chúng – khách hàng mục tiêu. Tuy vẫn còn một số hạn chế còn tồn tại nhưng những thành tựu mà hoạt động quan hệ công chúng đem lại là không thể chối cãi, thông qua các hoạt động PR tích cực, hiệu quả và phù hợp nhất đã giúp VASS tăng trưởng doanh thu vượt trội, tần suất truyền thông tăng, mức độ nhận biết về thương hiệu ngày càng phát triển. Thơng qua đó với những kiến thức thu được từ quá trình học tập cùng với những kinh nghiệm thực tiễn, em xin nêu một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của VASS. Những đề xuất này có thể chưa phù hợp với tình hình thực tế của cơng ty do vốn kiến thức của bản thân cịn nhiều hạn chế và thiếu kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, em hy vọng sẽ phần nào giúp cơng ty nhận ra những vấn đề cịn tồn tại để từ đó có những phương án cải thiện kịp thời.
Trong suốt thời gian thực tập tại phịng quan hệ cơng chúng của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông, một môi trường năng động và đầy sáng tạo. Em đã có rất nhiều cơ hội mở rộng thêm kiến thức, rút ra cho mình những bài học kinh nghiệm quý giá thơng qua những gì được làm, được học hỏi, được quan sát, đồng thời nhận biết được điểm mạnh điểm yếu của mình. Từ đó định hướng và lên kế hoạch tham gia các khóa học liên quan đến lĩnh vực mà mình theo đuổi để hoàn thiện bản thân tốt hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đinh Thị Thúy Hằng (2007), PR – Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề
nghiệp, Nhà xuất bản (NXB) Lao động – Xã hội, Hà Nội.
2. Đinh Thị Thúy Hằng (2014), PR Lý luận & Ứng dụng, Nhà xuất bản (NXB) Lao động – Xã hội, Hà Nội.
3. Lưu Văn Nghiêm (2009), Quản trị Quan hệ công chúng, Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội.
4. Nhiều soạn giả (2015), Giáo trình Quan hệ cơng chúng, Bộ giáo dục và đào tạo Đại học Công Nghệ TP.HCM, Lưu hành nội bộ.
5. Tham khảo điện tử:
Nguyễn Trọng Thơ, “Vai trò của PR”, trang web: http://inet.edu.vn/tin-
tuc/2123/vai-tro-cua-pr.html, 02/11/2013.
“Giải pháp PR cho doanh nghiệp vừa và nhỏ”, trang web:
http://vietpr.net/giai-phap-pr-cho-doanh-nghiep-vua-va-nho/.
“PR với bài toán xử lý khủng hoảng”, trang web:
http://vneconomy.vn/doanh-nhan/pr-voi-bai-toan-xu-ly-khung-hoang- 20080816025241213.htm, 16/8/2008.
6. Website của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) http://vass.com.vn/vi/.
7. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2014 (Lưu hành nội bộ).
8. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2015 (Lưu hành nội bộ).
9. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2016 (Lưu hành nội bộ).
10. Tần suất xuất hiện trên các kênh truyền thông qua các năm 2014, 2015, 2016 của VASS (Lưu hành nội bộ).