2.1.1 .Vị trí và chức năng
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài gồm Cục trưởng và một số Phó Cục trưởng.
Cục trưởng Cục Đầu tư nước ngoài chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của Cục. Các Phó Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về lĩnh vực công tác được phân cơng. Cục trưởng, các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm.
Các đơn vị trực thuộc Cục Đầu tư nước ngoài bao gồm: - Phịng Tổng hợp và Thơng tin;
- Phịng Chính sách;
- Phịng Đầu tư nước ngồi; - Phịng Đầu tư ra nước ngồi. - Phòng Xúc tiến đầu tư; - Văn phòng;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc; - Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung; - Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam.
2.2. Giới thiệu sơ lược về Văn phịng Cục Đầu tư nước ngồi
2.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phịng Cục là đơn vị thuộc Cục Đầu tư nước ngồi, có chức năng giúp Cục trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các phòng và đơn vị thuộc Cục theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, quản trị, kế tốn, tài vụ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, văn thư lưu trữ và tổ chức cán bộ của Cục Đầu tư nước ngoài.
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác định kỳ;
- Làm đầu mối theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của Cục Đầu tư nước ngồi, báo cáo tuần; lập lịch công tác tuần của Lãnh đạo Cục
- Tiếp nhận và chuyển hồ sơ các dự án BOT, BTO, BT; các dự án đầu tư ra nước ngồi đến phịng chức năng để xử lý theo đúng quy trình;
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư; tiếp nhận cơng văn đến; phân phối công văn và hồ sơ dự án đến các phịng chức năng; phát hành cơng văn sau khi đã được phê duyệt;
- Lập dự toán ngân sách hàng năm của Cục; hỗ trợ các đơn vị thuộc Cục thực hiện giải ngân nguồn vốn ngân sách được cấp;
- Thực hiện cơng tác kế tốn, tài vụ, phối hợp với đơn vị dự toán cấp trên kiểm tra báo cáo quyết toán các Trung tâm trực thuộc Cục; lập báo cáo định kỳ và báo cáo quyết toán hàng năm của Cục;
- Hướng dẫn quy trình, thủ tục liên quan đến việc lập dự toán, thanh quyết toán các hoạt động do Cục Đầu tư nước ngồi chủ trì thuộc Chương tình Xúc tiến đầu tư sử dụng ngân sách nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Chương trình Xúc tiến đầu tư Quốc gia hằng năm. Phối hợp với Phòng Xúc tiến đầu tư tổng hợp tình hình thực hiện thanh quyết toán của các hoạt động này;
- Thực hiện công tác quản trị, quản lý cơ sở vật chất và tài chính của Cục, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Cục, cán bộ, công chức, viên chức trong Cục; giám sát việc thực hiện kỷ luật lao động của các tập thể và cá nhân trong Cục; phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan của các Trung tâm trực thuộc Cục;
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ;
- Tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng; thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân theo phân cấp;
- Làm đầu mối giúp Cục trưởng trong công tác văn thư tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, thi đua, khen thưởng, xử lý kỉ luật đối với cán bộ và nhân viên của Cục;
- Thường trực bộ phận “Một cửa”đối với đầu tư ra nước ngoài: tiếp nhận hồ sơ; hướng dẫn thủ tục đầu tư; tiếp nhận các kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đế đầu tư ra nước ngoài để chuyển cho các bộ phận chức năng để xử lý; đơn đốc việc thực hiện quy trình cấp Giấy chúng nhận đầu tư ra nước ngoài;
- Làm đầu mối bố trí các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Cục và các đoàn cơng tác của Cục Đầu tư nước ngồi;
- Thực hiện các công tác khác theo phân công của Cục Trưởng.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Chánh Văn phòng;
- Các Phó Chánh Văn phịng;
- Các chuyên viên, nhân viên phục vụ.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của Văn phịng Cục; các Phó Chánh Văn phịng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng về lĩnh vực cơng tác được phân cơng.
2.3. Thực trạng cơng tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngồi
2.3.1. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư
Trong những năm vừa qua, Cục Đầu tư nước ngoài đã quan tâm chỉ đạo, triển khai tương đối đầy đủ các văn bản quy định của Nhà nước và được sử dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt động về văn thư. Trong đó có Văn bản số 01/BNV-BNV ban hành ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất hai văn bản Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/05/2004 về công tác văn thư; Nghị
định Số: 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…..
Để thống nhất tổ chức hoạt động Nhà nước về văn thư trong toàn cơ quan; Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành các văn bản về văn thư yêu cầu Cục Đầu tư nước ngồi nói riêng cũng như tịan thể các bộ phận nói chung thực hiện như:
- Thông báo số 88/TB-BKH ngày 11/07/2003 về việc thống nhất ký hiệu công văn đi của Cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Công văn số 49/BKH-VP ngày 13/01/2005 về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước;
- Công văn số 432/BKH-VP ngày 19/05/2005 về việc thực hiện Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/05/2005 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12/05/2004 của Bộ trưởng Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành các quy định thực hiện trong nội bộ cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư , trong đó quy định về việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Công văn số 844/BKH ngày 28/09/2007 về việc lưu hồ sơ tài liệu lưu trữ theo pháp lệnh lưu trữ quốc gia và chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ;
- Quyết định số 1183/QĐ- BKH ngày 10/10/2007 về việc ban hành hệ thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 trong đó quy định về văn thư và lưu trữ.
Nhìn chung việc tuyên truyền phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu trữ đã được các đơn vị triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực trong nhận thức về vai trị, ý nghĩa; tầm quan trọng của cơng tác văn thư lưu trữ. Hiện nay, tất cả các cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Đầu tư nước ngoài đều áp dụng chung theo những văn bản về văn thư mà Bộ đưa ra. Chất lượng nghiệp vụ cơng tác văn thư vì thế mà được nâng lên rõ rệt trên các mặt.
2.3.2.Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư
2.3.2.1.Tổ chức bộ phận văn thư
Theo Quyết định số: 436/QĐ-ĐTNN của Cục Đầu tư nước ngoài ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2013 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng Cục Đầu tư nước ngồi, trong đó nêu rõ nói rõ bộ phận quản lý trực tiếp về cơng tác văn thư là Văn phịng Cục Đầu tư nước ngồi mà cụ thể là Chánh văn phịng Cục giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, chỉ đạo cơng tác văn thư của cơ quan.
Văn phịng Cục thực hiện chức năng tham mưu cho Cục quản lý nhà nước về văn thư với một số nhiệm vụ: xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác về văn thư ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về văn thư của Nhà nước; thực hiện các báo cáo thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;
tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư ; quản lý tài liệu lưu trữ của Cục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ; thực hiện một số dịch vụ công về văn thư.
2.3.2.2. Bố trí nhân sự
Hiện nay, cơng tác văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài được tổ chức thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nghĩa là tất cả mọi quan hệ của cơ quan với bên ngoài và trong nội bộ bằng văn bản đều phải qua văn thư. Đây là nơi tiếp nhận văn bản của các cơ quan khác gửi đến, đồng thời là nơi gửi đi các văn bản của cơ quan theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành.
Để đảm bảo các công việc của Cục Đầu tư nước ngồi được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo các văn bản, giấy tờ của cơ quan không bị mất mát, thuận tiện cho việc khai thác thơng tin thì Cục Đầu tư nước ngồi đã bố trí bộ phận làm cơng tác văn thư trực thuộc Văn phịng Cục Đầu tư nước ngồi và Chánh văn phịng là người trực tiếp quản lý. Dưới đây là bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phịng và các vị trí khác trong văn phịng Cục: TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ 101 Ths.Phạm Thanh Bình Chánh Văn phòng
- Điều hành, quản lý hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và Phó Cục trưởng phụ trách văn phịng về tồn bộ các hoạt động của Văn phòng Cục;
- Phân công nhiệm vụ thường xuyên cho các cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong văn phòng sau khi báo cáo xin ý kiến Phó Cục trưởng phụ trách; - Làm đầu mối giúp Cục trưởng trong việc sắp xếp tổ chức, nhân sư, đào tạo, thi đua khen thưởng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ và nhân viên của Cục;
TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ
hành chính, văn thư; tiếp nhận cơng văn đến, hồ sơ dự án không thuộc diện phân cấp; phân phối công văn và hồ sơ dự án đến địa chỉ xử lý; phát hành công văn sau khi đã được phê duyệt.
- Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Lãnh đạo Cục giao;
- Trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp và tổ chức cán bộ; cơng tác hành chính văn thư.
202 Ths.Đỗ Cao Ngun Phó Chánh Văn phịng
- Phụ trách, điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện các lĩnh vực công tác được phân công;
- Thay mặt Chánh Văn phịng điều hành cơng việc của Văn phòng Cục khi Chánh Văn phòng vắng mặt;
- Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Lãnh đạo Cục giao; - Trực tiếp phụ trách: + Hỗ trợ Cục trưởng, lãnh đạo Cục sắp xếp lịch công tác; + Công tác tổng hợp, lưu trữ; + Công tác lễ tân; + Công tác quản trị;
+ Đôn đốc việc thực hiện chương trình cơng tác chung của tồn Cục;
303 Cao Thị Tần
Phó Chánh văn phịng
- Phụ trách, điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng về việc thực hiện các lĩnh vực cơng tác được phân công;
TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ
việc của Văn phòng Cục khi Chánh Văn phịng và Phó Chánh Văn phịng khác vắng mặt;
- Thực hiện các công tác khác do Cục trưởng, Lãnh đạo Cục giao.
- Trực tiếp phụ trách:
+ Cơng tác tài chính, kế tốn, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của Văn phòng và các Phòng thuộc Cục;
+ Hỗ trợ công tác tài chính cho 03 Trung tâm thuộc Cục.
404 Nguyễn Thị
Hoàng Yến
Chuyên viên
- Ký, tiếp nhận các loại văn bản, hồ sơ dự án và những tài liệu khác gửi trực tiếp đến Cục; nhận cơng văn, văn bản của Văn phịng Bộ hàng ngày vào lúc 9 giờ và 15 giờ hoặc đột xuất theo đề nghị của Văn thư Bộ, tổ thư ký Lãnh đạo Bộ; phối hợp với các phòng chức năng kiểm tra đầu mục hồ sơ và cấp giấy biên nhận đối với dự án tiếp nhận;
- Chuyển lãnh đạo Văn phịng chia cơng văn đến trước 16 giờ hàng ngày; sau khi công văn đến được chia, chuyển Cục trưởng và các Lãnh đạo Cục có ý kiến, chuyển đến các đơn vị được phân công để xử lý; riêng đối với công văn khẩn, thực hiện chuyển ngay theo yêu cầu của Lãnh đạo; - Chuyển và nhận về các hồ sơ, cơng văn trình của Cục đến Thư ký Lãnh đạo Bộ ít nhất 2 lần/ngày vào lúc 9 giờ và 15 giờ hàng ngày; chuyển và nhận ngay đối với các hồ sơ cần
505 Nguyễn Thị Hồng Nhung Chuyên viên 06 Tăng Việt Đức Chuyên viên
TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ
trình/xử lý gấp theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục và Lãnh đạo Bộ;
- Sao chụp các công văn giấy tờ, tài liêu phục vụ cho công tác chuyên môn theo đề nghị của Lãnh đạo Cục;
- Đối với vă bản đi của Cục: kiểm tra thể thức công văn đi và thủ tục trình ký theo đúng quy định, trình Lãnh đạo Văn phịng ký nháy, vào sổ, lấy số, sao chụp, đóng dấu và làm thủ tục khác để phát hành;
- Nhập các cơng văn đi, đến vào máy tính để quản lý, theo dõi và tra cứu;
- Lưu trữ, bảo quản các văn bản, tài liệu theo quy định, đảm bảo tính đầy đủ, khoa học và liên tục trong công tác lưu trữ; thực hiện chế độ bảo mật theo đúng quy định của Nhà nước;
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ; tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng theo phân cấp;
- Trình cấp Giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức trong Cục đi công tác hoặc làm việc với các cơ quan khác;
- Quản lý và sử dụng các con dấu của Cục.
07 Nguyễn Thị
Minh Hà
Nhân viên
- Phối hợp với Phó Chánh Văn phịng Cao Thị Tần làm cơng tác kế tốn.
08 Hoàng Quốc
Phúng
Chuyên viên
- Bảo quản, bảo trì và sử dụng các phương tiện, thiết bị máy móc được trang bị để phục vụ cơng tác chuyên môn của Cục;
TT Họ và tên Chức vụ Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch trang bị tài sản, phương tiện làm việc trình Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Cục phê duyệt;
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch mưa sắm và phân bổ trang thiết bị văn phòng như văn phòng phẩm, bàn ghế, tủ làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, máy in, máy photocopy, máy quét,...; theo dõi tình hình sử dụng các loại trang thiết bị và văn phịng phẩm nói trên;
- Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng theo yêu cầu của từng bộ phận trong Cục; tổng hợp nhu cầu sắp xếp chỗ làm việc cho cán bộ trong Cục.
- Phụ trách thông tin liên lạc trong cơ quan: điện thoại, điện báo, fax đi và đến
- In ấn các loại phong bì, thiếp chúc mừng, giấy đi đường, sổ sách... phục vụ chuyên mơn.
- Quản lý tồn bộ xe ô tô của Cục cùng các dụng