3.2 .Tuyển dụng thêm nhân sự cho bộ phận văn thư
3.4. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong cơ quan về vai trò của
của công tác văn thư
Công tác văn thư không đơn thuần chỉ là công việc của những người làm văn thư, mà tất cả các cán bộ, nhân viên trong cơ quan đều phải có trách nhiệm thực hiện công tác này. Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân
khi được giao giải quyết cơng việc. Chính vì vậy mỗi cán bộ nhân viên đều phải có ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện cơng việc của mình, tránh đùn đẩy, ỷ lại cho nhân viên văn thư.
Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư trong thời gian gần đây tuy đã có những chuyển biến tích cực nhưng vẫn cịn một số khơng nhỏ cán bộ, cơng chức, viên chức vẫn chưa có nhận thức đầy đủ về công tác này, coi công tác văn thư là sự vụ đơn giản ai cũng có thể làm được thậm chí khơng cần được đào tạo.
Để có nhận thức đúng đắn về cơng tác văn thư cần phải tập trung phổ biến một số văn bản đã được cơ quan nhà nước ban hành về công tác văn thư như: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và ký thuật trình bày văn bản hành chính, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về cơng tac văn thư , Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định công tác văn thư,…
Lãnh đạo cơ quan phải là người đầu tiên có cái nhìn đúng đắn về vị trí và vai trị của cơng tác văn thư , lưu trữ. Từ đó, tăng cường tuyên truyền và nâng cao nhận thức tới các nhân viên, khích lệ cán bộ nhân viên không ngừng trau dồi kiến thức luôn cập nhật những thông tin cần thiết phục vụ cho cơng tác văn thư. Bên cạnh đó, đẩy mạnh việc kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, xử lý những sai xót, đồng thời nhắc nhở thậm chí có những biện pháp kỷ luật đối với những cá nhân coi nhẹ công tác văn thư. Trong các cuộc họp cần phải đánh giá vai trị của cơng tác văn thư đối với hoạt động của Cục từ đó rút ra nhận xét và đưa ra những giải pháp để hồn thiện hơn cơng tác văn thư.
Hơn ai hết, nhân viên văn thư là người hiểu rõ nhất về tầm quan trọng của cơng tác văn thư việc mình đang làm. Cơng tác văn thư khơng đơn thuần chỉ là công tác văn thư việc sự vụ, giấy tờ. Để văn bản đến được chuyể giao đúng thời gian, văn bản đi phat hành kịp thời, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được nhanh chóng, chính xác, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin…địi
hỏi người làm công tác văn thư luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, nhiết huyết với công tác văn thư việc của mình. Chính vì vậy cán bộ văn thư có trách nhiệm trước mọi nhiệm vụ được giao, không né tránh, đùn đẩy trách nhiệm. Cán bộ văn thư phải tự đánh giá các hoạt động về văn thư, xem cơng tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt trong quá trình hoạt đơng của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị đình trệ.
Cán bộ, cơng chức, viên chức phải có nhận thức đúng đắn về vai trị của cơng tác văn thư tại cơ qua mình, đó là cơng việc của tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của khơng ít người, đặc biệt là các cấp lãnh đạo của Cục, đừng vì nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư.