2.3.4.2 .Quản lý và giải quyết văn bản đến
3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác
cơng tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngồi
Hệ thống văn bản quy định nội quy về văn thư sẽ giúp các cán bộ trong Cục nói chung và cán bộ văn thư nói riêng thực hiện các nghiệp vụ văn thư thuận tiện. Quy định, quy chế còn là cơ sở pháp lý quan trọng để quản lý công tác văn thư lưu trữ và là căn cứ quan trọng để tiến hành kiểm tra, giám sát, xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, qua thực trạng khảo sát cho thấy, hệ thống các văn bản quy định về văn thư của Cục Đầu tư nước ngoài cịn gặp nhiều vấn đề. Do vậy hồn thiện hệ thống văn bản về công tác văn thư là một trong những nhu cầu cần thiết.
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cơ quan nên xây dựng hoàn chỉnh các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của cơ quan, cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan mình như: hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; hướng dẫn lập danh mục hồ sơ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản, tổ chức, sử dụng
tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn thư. Đồng thời, rà sốt lại những văn bản của cơ quan đã ban hành nhưng khơng cịn phù hợp trong lĩnh vực văn thư để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế.
Từ những văn bản quy định lập ra, cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền, đào tạo cho cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc, thường xuyên kiểm tra giám sát để hoạt động văn thư đạt được kết quả tốt nhất.