PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty trách nhiệm hữu hạn phần mềm Việt Đà
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH phần mềm Việt Đà
Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận Giám đốc
Là người có quyền hạn cao nhất, trực tiếp điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, con người cũng như các hoạt đông hợp tác của công ty. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan chủ quản và Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Chức năng:
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. - Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
VĂN PHÒNG NGHỆ AN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TỐN PHỊNG HC - CSKH GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức cơng ty.
- Trình báo cáo quyết tốn tài chính hàng năm lên Hội đồng thành viên. - Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh. - Tuyển dụng lao động.
- Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty theo quyết định của Hội đồng thành viên.
Nghĩa vụ:
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và chủ sở hữu công ty.
- Trung thành với lợi ích của cơng ty và chủ sở hữu công ty, không sử dụng thơng tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty; không được lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
- Thơng báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho cơng ty về các doanh nghiệp mà họ và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối. Thơng báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của cơng ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ cơng ty.
Phó giám đốc
Phó giám đốc là người giúp giám đốc về từng mặt công tác do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những quyết định của mình. Phó giám đốc được quyền thay giám đốc giải quyết những công việc theo giấy uỷ quyền của giám đốc và phải báo cáo lại những công việc đã giải quyết với giám đốc.
Phó giám đốc có nghĩa vụ phân cơng công việc cho từng bộ phận và trực tiếp giám sát, quản lý thực thi công việc:
- Triển khai các công việc bán hàng, chịu trách nhiệm chính về doanh thu, doanh số bán hàng
- Thiết lập mạng lưới kinh doanh, thu thập thông tin thị trường và phát triển kinh doanh trong khu vực.
- Báo cáo hoạt động kinh doanh tới Ban Giám đốc. Phát triển và duy trì hệ thống kênh phân phối và thị trường thuộc khu vực quản lý
- Thu thập, tổng hợp thông tin về đối thủ và sản phẩm cạnh tranh. - Xây dựng kế hoạch kinh doanh định kỳ.
Phịng kinh doanh
- Tham mưu, báo cáo tình hình hoạt động của phịng cho lãnh đạo về chiến lược kinh doanh, kết quả kinh doanh hàng tuần/tháng/quý/năm.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm
- Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc liên quan đến quá trình bán hàng nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
- Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh - Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng.
- Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh.
- Xây dựng cách chiến lược marketing cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.
- Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu.
Phịng kế tốn
Phịng kế tốn có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức các hạch toán về toàn bộ tài sản, vốn chủ sở hửu, công nợ, tài khoản phải thu, chi tài chính…
- Xây dựng hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
- Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật.
- Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của cơng ty.
- Có trách nhiệm báo cáo thuế theo định kỳ cho cơ quan quản lý thuế, báo cáo tài chính của cơng ty cho lãnh đạo khi có u cầu.
- Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định.
- Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản… - Quản lý doanh thu, cơng nợ, tài sản cố định…
- Thanh tốn hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.
Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là phòng tham mưu, giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực công nghệ thơng tin của tồn cơng ty (bao gồm: hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, giải pháp cơng nghệ thơng tin) nhằm tối ưu hóa hệ thống, bảo mật, an tồn dữ liệu. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về các hoạt động đó theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai xây dựng hệ thống, duy trì, quản trị, tối ưu hóa hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ, tổng đài, camera, giám sát vào ra, mạng, phần mềm hệ thống v.v…
- Chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động an ninh mạng – truyền thông, mạng công nghệ thông tin của công ty. Kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định, cấp quyền sử dụng, quy trình kỹ thuật, an ninh mạng - truyền thông.
- Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến quản trị cơ sở dữ liệu, các ứng dụng về công nghệ thông tin của công ty, đảm bảo sự vận hành liên tục và hiệu quả của tồn bộ hệ thống cơng nghệ thơng tin.
- Thực hiện việc đánh giá, phân tích định kỳ về hiệu quả các hệ thống phần cứng, phần mềm, đề xuất các giải pháp để cải tiến, tối ưu hố hiệu quả hoạt động của hệ thống cơng nghệ thơng tin.
- Nghiên cứu, thử nghiệm, triển khai các dự án, áp dụng công nghệ vào khai thác sản phẩm dịch vụ của công ty và chuyển giao sản phẩm dịch vụ đã hoàn thiện cho khách hàng. Thực hiện tư vấn hệ thống công nghệ thông tin cho khách hàng theo chỉ đạo của ban điều hành.
- Tiếp nhận yêu cầu và xử lý các sự cố trong quá trình sử dụng phần mềm của khách hàng, vận hành máy tính, hệ thống phần cứng của công ty, tổng hợp các loại rủi
ro, các trường hợp lỗi trong hệ thống cơng nghệ thơng tin, đề xuất hướng phịng ngừa, xử lý và khắc phục.
- Xây dựng các quy trình, quy chế, quy định, quản lý thiết bị, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của công ty.
- Xây dựng tài liệu sử dụng, đào tạo hướng dẫn sử dụng các phầm mềm ứng dụng cho khách hàng và công ty.
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân cơng cơng việc trong phịng để hoàn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của ban lãnh đạo.
Phịng hành chính - chăm sóc khách hàng
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho công ty.
- Tham mưu về cách tổ chức các phịng ban, nhân sự theo mơ hình cơng ty. - Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực.
- Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng.
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi cho khách hàng
- Đón tiếp khách, đối tác.
- Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty.
- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra các cơng tác liên quan đến trật tự, phịng cháy chữa cháy, vệ sinh…
- Thực hiện đúng quy trình chăm sóc khách hàng của cơng ty.
- Duy trì mối quan hệ với mạng lưới khách hàng đã ký kết hợp đồng với cơng ty.
Văn phịng đại diện Nghệ An
- Điều hành hoạt động tại văn phịng. Chịu trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động với ban giám đốc cơng ty.
- Nghiên cứu thị trường tại nơi đặt văn phòng đại diện để có những chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Phát triển, xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng tại thị trường được giao - Xem xét và thực hiện các hợp đồng đã ký kết.
- Có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của văn phịng đại điện với cơng ty - Xây dựng thương hiệu.
- Kết hợp chặt chẽ với cơng ty để có những phương án kịp thời.
- Tự lên kế hoạch và có phương án tuyển dụng nhân sự cho văn phịng.