Có một số công cụ dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống đó là sơ đồ chức năng kinh doanh( BFD ), sơ đồ luồng thông tin ( IFD ) và sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD).
Sơ đồ Chức năng kinh doanh BFD
Sơ đồ này mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng các thực thể từ cao xuống thấp. Trong đó thực thể dưới là con của thực thể đứng trên nó.Một thực thể có thể có nhiều thực thể con.
Sơ đồ Luồng thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin ( IFD ) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin
- Xử lí:
Thủ công Người - máy Tin học hoá hoàn toàn
- Kho dữ liệu:
Thủ công Tin học hoá hoàn toàn
- Dòng thông tin: - Điều khiển
Sơ đồ Luồng dữ liệu - DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu là phương tiện để mô tả các hệ thống thông tin ở mức độ chi tiết bất kỳ bằng một mạng lưới các ký hiệu tượng trưng cho các luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình xử lý dữ liệu và các nguồn cũng như đích đến của dữ liệu. Sơ đồ luồng dữ liệu cung cấp một cầu nối ngữ nghĩa giữa người dùng hệ thống và người phát triển hệ thống.
Các kí pháp của sơ đồ luồng dữ liệu
- Thực thể
- Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu - Kho dữ liệu Tên tệp dữ liệu
- Tiến trình xử lí Tên tiến trình xử lí Tên tiến trình xử lí Tên người/bộ phận phát/nhận tin Tên người/bộ phận phát/nhận tin
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH SỞ GIAO
DỊCH 1 NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 3.1. Phân tích hệ thống thông tin quản lý chi phí
3.1.1. Phân tích tính khả thi
Với một vòng đời hệ thống thông tin quản lý như trên, tác giả bài viết tiến hành triển khai tại chi nhánh Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam theo các bước như sau:
* Xác định hệ thống:
Chi nhánh Sở giao dịch 1 với quy mô lớn, kèm theo là mảng chi phí cực lớn, đòi hỏi nhà quản lý phải thông qua rất nhiều báo cáo, mỗi báo cáo lại do một phòng, một bộ phận cung cấp ví dụ: Chi phí về lương, phụ cấp do phòng Tổ chức nhân sự cung cấp, chi phí dự phòng do phòng Quản lý rủi ro cung cấp, Chi phí trả lãi tiền vay và tiền gửi do phòng Quản trị tín dụng cung cấp… Phòng Tài chính kế toán với chức năng nhiệm vụ quản lý và theo dõi các tài khoản trên bảng cân đối kế toán, khi được ban giám đốc hỏi về các khoản chi phí chỉ cung cấp được báo cáo số liệu tổng mà không có chi tiết của tất cả các khoản mục. Vì vậy đòi hỏi đặt ra là thiết kế một hệ thống thông tin quản lý phục vụ công tác cho phòng Tài chính kế toán, đồng thời phục vụ ban giám đốc khi cần tra cứu.
- Đánh giá về tính khả thi:
+ Khả thi về mặt kinh tế: với năng lực tài chính rất lớn của chi nhánh Sở giao dịch 1, việc cung cấp chi phí cho một dự án phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý chi phí là hoàn toàn có thể. Mặt khác khi có một hệ thống thông tin quản lý phù hợp sẽ giảm tải số lượng giấy tờ, chứng từ trong giao dịch góp phân giảm thiểu chi phí trong hoạt động của ngân hàng.
+ Khả thi về mặt tổ chức: cung cấp chương trình cần thiết về các báo cáo chi phí cho phòng Tài chính kế toán, cho các phòng ban nghiệp vụ khi cần đối chiếu và
cho Ban giám đốc. Ngoài ra việc có một hệ thống thông tin quản lý phù hợp với su thế tin học hoá của các ngân hàng, đồng thời góp phần nâng cao trình độ tin học cho các cán bộ nhân viên.
+ Khả thi về mặt thời gian: với một hệ thống thông tin quản lý chi tiết, hiện đại sẽ cắt giảm thời gian giao dịch, thời gian tra cứu.
* Xây dựng hệ thống: do hạn chế về mặt lập trình, tác giả bài viết đưa ra ý kiến thiết kế hệ thống thông tin bằng một trong 2 hình thức. Thứ nhất, thuê lập trình viên bên ngoài xây dựng phần mêm, phòng Điện toán phối hợp; thứ hai đưa ý kiến đặt hàng sang phòng Điện toán đề nghị phòng Điện toán thiết kế.
* Triển khai hệ thống thông tin: triển khai cài đặt tại phòng Tài chính kế toán, chay thử nghiệm sau đó tiến hành triển khai tại toàn chi nhánh (tại các phòng ban có nhu cầu về tra cứu).
3.1.2. Xác dịnh yêu cầu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.1.2.1. Khảo sát Phòng Tài chính kế toán
Địa điểm khảo sát: Phòng Tài chính kế toán – Chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.
Thời gian khảo sát dự kiến: 2 tuần làm việc Chi phí dự kiến: 2.000.000 vnd
Nguồn: lấy từ chi phí của chi nhánh 3.1.2.2 Kết quả khảo sát
* Môi trường tổ chức
- Môi trường pháp lý: Là một phòng của Chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.
- Loại hình hoạt động: quản lý chi phí.
- Thông tin địa lý: Phòng có vị trí tại tầng 9 – Tháp A Vincom 191 Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội .
- Số lượng cán bộ hiện nay :
+ Phó phòng : 2 người. + Chuyên viên : 18 người. + Tổng số cán bộ : 21 người. * Môi trường vật lý
- Máy tính : Có 21 máy tính được kết nối mạng nội bộ, trong đó có 3 máy tính được kết nối mạng internet.
- Phương tiện lưu trữ: Ngoài máy tính, mỗi cán bộ có một ngăn riêng dùng để lưu trữ giấy tờ, công văn, hồ sơ, tài liệu kế toán.
* Môi trường kỹ thuật
-Tình trạng tin học hoá : Tin học hoá từng phần
Hiện nay Chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã có hệ thống BDS, FPT phục vụ côn việc hàng ngày, và xây dựng cơ sở dữ liệu. Để phục vụ công việc quản lý chi phí một cách hiệu quả hơn đòi hỏi có một phần mềm chuyên biệt, đáp ứng nhu cầu trong công tác hàng ngày. Hệ thống hiện tại không thể hiện ngay các báo cáo quản lý chi phí một cách chi tiết và phù hợp
Mỗi cán bộ được trang bị 01 máy tính để soạn thảo tờ trình và làm các công việc khác.
Phần cứng : Các máy tính PC có cấu hình như sau: Màn hình : 17 inches
CPU : Intel Core 2 Duo RAM : 1024MB
+ Máy in : HP
Phần mềm :
+ Hệ điều hành : WindowXP Professional Pack 2, Window7 + Microsoft Office 2007, Microsoft Excel 2007, VietKey2000.... + BDS, FPT
Trình độ cán bộ :
3.2. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý chi phí
3.2.1 Mô tả bài toán Quản lý cán bộ Quản lý cán bộ Quản lý cán bộ Quản lý cán bộ
Chi nhánh Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam có hơn 300 cán bộ, trong đó Phòng Tài chính kế toán có 21 cán bộ, có 3 cán bộ chuyên trách phụ trách về các báo cáo quản lý chi phí.
Quản lý chi nhánh
Hiện nay Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam có 114 chi nhánh và theo kế hoạch mở rộng mạng lưới thì số lượng chi nhánh sẽ liên tục tăng lên trong những năm sau, việc quản lý danh mục các khoản chi phí nội bộ giữa các chi nhánh là rất cần thiết.
Theo quy định của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, chi nhánh Sở giao dịch 1 được giao quản lý các khoản lãi FPT cho một số chi nhánh khu vực địa bàn Hà Nội, làm đại lý quản lý phí dịch vụ của Tập đoàn Viettel, phí dịch vụ của Tổng công ty Xăng Dầu Petrolimex.
Quản lý khách hàng
Việc quản lý khách hàng chủ yếu dựa trên quản lý các khoản phí phải thanh toán cho khách hàng, như phí điện, nước, điện thoại... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quản lý chi phí
- Phòng đầu mối lập yêu cầu về khoản chi, trình Giám đốc/ PGĐ phụ trách phê duyệt. Nếu Giám đốc/ PGĐ phụ trách không đồng ý phê duyệt, phòng đầu mối tiến hành lập lại yêu cầu về khoản chi.
- Khi Giám đốc/ PGĐ phụ trách đồng ý phê duyệt, phòng đầu mối chuyển yêu cầu về khoản chi phí, các giấy tờ hồ sơ liên quan (hóa đợn, chứng từ, bộ hồ sơ...) về phòng Tài chính kế toán.
- Phòng Tài chính kế toán căn cứ các quy định hiện hành của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, quy định của Ngân hàng Nhà nước, quy định của pháp
luật kiểm tra đối chiêu về từng khoản mục chi. Nều thấy khoản chi chưa hợp lệ, chưa đúng quy định, yêu cầu phòng đầu mối lập lại yêu cầu, trình Giám đốc/ PGĐ phụ trách phê duyệt lại. Nều thấy khoản chi hợp lệ, chưa đúng quy định phòng Tài chính kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán, hạch toán kế toán khoản mục chi đó.
Lập báo cáo
Theo yêu cầu của Ban lãnh đạo, phòng Tài chính kế toán thường xuyên phải cung cấp các báo cáo, trong đó có một số nội dung phải thực hiện hàng tháng như : báo cáo các khoản chi nội bộ, báo cáo các khoản chi tiếp khách, báo cáo các khoản tạm ứng...
Những báo cáo phục vụ công tác đánh giá, giám sát, kiểm tra của chi nhánh Sở giao dịch 1 đồng thời giúp Ban lãnh đạo hoạch định chiến lược và đưa ra các chính sách, định hướng trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng trong thời gian ngắn và dài hạn.
3.2.2 Phạm vi, đối tượng sử dụng
Phần mềm được viết riêng cho Phòng Tài chính kế toán nên đối tượng sử dụng trực tiếp là các cán bộ nhân viên tại Phòng. Đồng thời đối tượng sử dụng gián tiếp là Ban lãnh đạo và một số phòng nghiệp vụ có liên quan vì đây là những người nhận các báo cáo đầu ra của phần mềm.
3.2.3 Phân tích yêu cầu
Yêu cầu đối với phần mềm
- Chức năng quản lý Cán bộ : Quản lý thông tin về cán bộ, phân công cán bộ quản lý chi nhánh và quản lý khách hàng.
- Chức năng quản lý Chi nhánh : Quản lý thông tin về chi nhánh, theo dõi thay đổi các khoản chi phí nội bộ.
- Chức năng quản lý Khách hàng : Quản lý thông tin về khách hàng.
- Chức năng quản lý chi phí : Nhập hồ sơ khoản chi phí, đối chiếu thông tin các khoản chi phí với các quy định về chi phí của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, thông báo kết quả về quản lý chi phí, tra cứu quy trình nghiệp vụ.
- Chức năng lập báo cáo : giúp người dùng tổng hợp số liệu, xuất báo cáo theo yêu cầu.
- Chức năng tìm kiếm : Tìm kiếm và hiển thị kết quả theo yêu cầu.
Yêu cầu khác :
- Yêu cầu về bảo mật : phần mềm phải có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn. - Yêu cầu về tính mở : phần mềm có khả năng mở rộng, nâng cấp.
- Yêu cầu về giao diện :Giao diện tiếng Việt chuẩn ; Các màn hình xử lý cơ bản phải có sự tương đồng về hình thức ; Các tiêu đề, thông báo phải rõ ràng, dễ hiểu.
3.2.4 Giải pháp thực hiện
Giải pháp kỹ thuật
Phần mềm sẽ giúp người dùng đơn giản hoá công việc quản lý chi phí phù hợp với hệ thống văn bản quy định pháp lý, văn bản pháp chế của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.
Giải pháp giao diện
Phần mềm sẽ sử dụng tiếng Việt để người dùng dễ sử dụng .Trong quá trình thiết kế, phần mềm có sử dụng một số công cụ hỗ trợ thiết kế giao diện nên đảm bảo tính thân thiện và thẩm mĩ cao.
3.2.5. Các sơ đồ
Sơ đồ Chức năng kinh doanh– BFD
Hình 3.1 - Sơ đồ Chức năng kinh doanh– BFD
Quản lý chi phí Lập báo cáo Lập báo cáo về CP hoạt động kinh doanh Lập báo cáo về CP hoạt động nghiệp vụ Lập báo cáo về CP quản lý kinh doanh Lập báo cáo về CP dự phòng rủi ro Lập báo cáo về chi nội bộ trong hệ thống NH Quản lý CP hoạt động kinh doanh Quản lý chi khác về hoạt động kinh doanh Quản lý CP hoạt động dịch vụ Quản lý CP hoạt động tín dụng Quản lý CP huy động vốn Quản lý chi khác về hoạt động nghiệp vụ Quản lý chi hoa hồng môi giới Quản lý chi về kho quỹ Quản lý chi nộp thuế, lệ phí Quản lý CP quản lý kinh doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quản lý chi cho nhân viên Quản lý chi về tài
sản Quản lý CP cho hoạt động quản lý công vụ Quản lý CP quản lý kinh doanh khác Quản lý CP dự phòng rủi ro Quản lý dự phòng rủi ro tín dụng Quản lý dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính
Quản lý chi nội bộ trong hệ thống NH
Quản lý chi lãi FPT
Quản lý chi trả lãi thuê tài
chính Quản lý chi đối với nội bộ khác
Quản lý các khoản chi khác
cho các đơn vị trong hệ thống
Sơ đồ mức ngữ cảnh Hình 3.2 - Sơ đồ mức ngữ cảnh Phòng nghiệp vụ Cán bộ Quản lý chi phí Chi nhánh Ban lãnh đạo Các báo cáo Yêu cầu về khoản chi phí Bộ chứng từ về khoản chi phí Yêu cầu về khoản chi phí Yêu cầu lập báo cáo Các báo cáo về thuế
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0
Hình 3.3 - Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0
1.0 QL CP hoạt động kinh doanh 3.0 QL CP quản lý kinh donah 4.0 QL CP dự phòng rui ro 2.0 QL CP khác về hoạt động nghiệp vụ 5.0 QL các khoản chi nội bộ trong hệ thống NH Văn bản chế độ 6.0 Lâp báo cáo Dữ liệu phục vụ báo cáo Khoản chi phí Khách hàng Cán bộ Ban lãnh đạo
Cơ quan thuế Các báo cáo Các báo cáo về thuế Dữ liệu phục vụ báo cáo Dữ liệu phục vụ báo cáo
Yêu cầu về khoản chi Chứng từ hạch toán chi
Yêu cầu về khoản chi
Chứng từ hạch toán chi DL văn bản DL chi phi Khoản chi phí Phòng nghiệp vụ Phòng nghiệp vụ
Yêu cầu về khoản chi
Chứng từ hạch toán chi
DL chi phi DL văn bản
Khoản chi phí DL chi phi
Văn bản chế độ Cán bộ
DL cán bộ
DL văn bản Khoản chi phí DL chi phi
Khách hàng DL KH
Chi nhánh
Chứng từ hạch toán chi Yêu cầu về khoản chi
Yêu cầu về khoản chi
DL văn bản
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh
Hình 3.4 - Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng nghiệp vụ Bộ chứng từ về khoản chi phí Dữ liệu văn bản 1.1 Quản lý CP huy động vốn Văn bản chế độ Khoản chi phí 1.2 Quản lý CP hoạt động tín dụng 1.3 Quản lý CP hoạt động dịch vu 1.4 Quản lý chi khác về HĐKD Chứng từ hạch toán chi Bộ chứng từ về khoản chi phí Bộ chứng từ về khoản chi phí Bộ chứng từ về khoản chi phí Văn bản chế độ Khoản chi phí Chứng từ hạch toán chi Phòng nghiệp vụ Chứng từ hạch toán chi Chứng từ hạch toán chi Dữ liệu văn bản Dữ liệu văn bản Dữ liệu văn bản Dữ liệu CP Dữ liệu CP Dữ liệu CP Dữ liệu CP
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi phí khác về hoạt động nghiệp vụ
Hình 3.5 - Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 Quản lý chi phí khác về hoạt động nghiệp vụ
Phòng nghiệp vụ Bộ chứng từ về