Điều kiện bảo hiểm Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Điều kiện A 94.54% 93,92% 90.73%
Điều kiện C 5,46% 6,08% 9.27%
( Nguồn: sổ lưu tỷ lệ mua bảo hiểm của cơng ty)
Hình thức mà cơng ty lựa chọn để mua bảo hiểm là mua theo chuyến, theo đó cơng ty chỉ phải nộp cho cơng ty bảo hiểm một khoản phí bảo hiểm cho chuyến hàng đó.
3.2.5 Làm thủ tục hải quan
Theo kết quả của phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp nhân viên trong công ty cho thấy: Công ty thực hiện bước làm thủ tục hải quan chưa được tốt cho lắm. Cụ thể điểm trung bình được các nhân viên trong công ty đánh giá là 1.42 tức là chưa tốt. Cơng ty cịn gặp nhiều sai xót, nhầm lẫn trong khai báo hải quan và thơng quan hàng hóa. Nguyên nhân của vấn đề này khi điều tra thu được đó là do thủ tục hải quan quá rườm rà, nhân lực trong công ty không đáp ứng được, mặt khác công ty chưa tạo được mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan.
Quy trình làm thủ tục hải quan của cơng ty gồm 2 bước: khai báo, lập hồ sơ hải quan và kiểm tra hàng hóa tính thuế.
Bước 1: Khai báo và lập hồ sơ hải quan qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS để thực hiện việc làm thủ tục hải quan khi hàng hóa đến cảng.
Khi cơng ty nhận được giấy báo hàng đến cảng, cán bộ phịng mua hàng của cơng ty sẽ tiến hành khai hải quan điện tử các mặt hàng nhập khẩu, xác định mã số hàng hóa, thuế suất, giá trị tính thuế theo quy định.
Nội dung tờ khai hải quan nhập khẩu hàng hóa bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng hóa, tên phương tiện vận tải, xuất xứ hàng hóa nhập khẩu...
Vì việc áp mã số hàng hóa chi tiết rất dễ sảy ra nhầm lẫn ( mỗi mặt hàng có một mã riêng, các xác định khó khăn ) gây thiệt hại về chi phí, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng. Trong năm 2014 số khai báo sai chiếm tới 27% trong tổng số sai phạm khi thực hiện hợp đồng của công ty.
Bước 2: Kiểm tra hàng nhập khẩu.
Được tiến hành sau khi hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai, trình tự kiểm tra diễn ra như sau:
- Kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải xem hàng nhập về có cịn ngun đai, ngun kiện khơng.
- Kiểm tra hàng hóa: Việc kiểm tra hàng hóa nhập khẩu nguyên liệu, thực phẩm của cơng ty tại cảng nhiều khi rất khó khăn vì cơng ty thường nhập hàng hóa theo cả Container, do vậy cơ quan hải quan thường căn cứ vào kết quả giám định, thử mẫu hàng do công ty tiến hành giám định trước kiểm tra chất lượng hàng hóa.
- Tính lại số thuế mà cơng ty đã tự tính tốn.
Sau khi hồn thành các bước trên cơng ty nộp thuế nhập khẩu đối với những trường hợp phải nộp thuế ngay và giải phóng hàng ra khỏi cảng.
Việc kiểm tra và tính tốn lại số thuế cơng ty tự tính do cơ quan hải quan thực hiện đơi khi cịn xảy ra sai xót gây tranh cãi giữa cán bộ xuất nhập khẩu của công ty và cơ quan hải quan xong đều được khắc phục và giải quyết hợp lý.
3.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hóa
Từ kết quả của phiếu điều tra và phỏng vấn nhân viên trong cơng ty ta có thể khẳng định rằng bước giao nhận và kiểm tra hàng hóa trong cơng ty thực hiện chưa tốt, với điểm trung bình được các nhân viên đánh giá là 1.17 thấp nhất trong các bước của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cơng ty cịn gặp khó khăn trong tiến độ giao nhận hàng hóa, sự sai xót trong khâu kiểm tra hàng hóa. Nguyên nhân của vấn đề này là do cơng ty chưa có đủ nguồn nhân lực có chun mơn trong vấn đề này, do đó cơng ty phải th ngồi, phụ thuộc khá nhiều vào bên thứ ba và khó kiểm sốt được năng lực của bên thứ ba.
Việc giao nhận công ty thường không làm mà sẽ ủy thác cho công ty cảng kinh doanh thực hiện, tuy nhiên trong quá trình nhận hàng cơng ty vẫn cử cán bộ phịng thu mua giám sát thực hiện cùng.
Đây là khâu rất quan trọng, được thực hiện sau khi đã hồn thành tất cả các thủ tục hải quan. Cơng việc này được thực hiện dưới sự giám sát, chứng nhận của các đại diện cơ quan bảo hiểm, vận tải, hoặc có thể có đại diện của bên xuất khẩu.
Việc kiểm tra hàng hóa nhập khẩu cơng ty khơng tự làm mà ủy thác cho công ty giám định Vinacontrol hoặc công ty giám định SGS thực hiện.
Trong trường hợp hàng hóa khơng phù hợp với hợp đồng, đại diện cơng ty, cơ quan giám định lập biên bản. Nếu hàng hóa vẫn có thể chấp nhận được, cơng ty sẽ chấp nhận lô hàng và gửi công văn chấp nhận lô hàng sai xót, làm hợp đồng với hãng vận tải để đưa hàng về kho.
Trong q trình kiểm hóa tại cảng, đại diện hải quan, chủ hảng, cơ quan giám định sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, tính đồng bộ, ngun chì, kiện...của hàng hóa nhập về.
Trong trường hợp hàng hóa có sai khác so với hợp đồng đã ký kết, công ty cùng các cơ quan chức năng nhanh chóng lập hồ sơ khiếu nại.
Trong trường hợp hàng khơng phát hiện sai sót, phải nhanh chóng dỡ hàng xuống kho cảng để đề phịng hỏng hóc mất mát.
3.2.7 Thanh toán
Theo kết quả của phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp nhân viên trong công ty cho ta thấy việc thanh tốn trong cơng ty khơng gặp nhiều khó khăn. Cụ thể điểm trung bình được các nhân viên trong cơng ty đánh giá ở mức 3.08 tức là khá tốt. Nguyên nhân khi khảo sát là do đội ngũ nhân viên có chun mơn trong vấn đề này cùng với sự giúp sức của ngân hàng hợp uy tín, hợp tác lâu năm như Vietcombank.
Việc thanh tốn tại cơng ty được tiến hành như sau: Sau khi nhận được hàng công ty sẽ tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán hàng nhập khẩu sau đó thơng qua ngân hàng Vietcombank sẽ gửi đến ngân hàng của người xuất khẩu, ngân hàng này sẽ chuyển toàn bộ chứng từ này đến cho nhà xuất khẩu kiểm tra nếu nhà xuất khẩu thấy bộ chứng từ phù hợp sẽ thơng qua ngân hàng xuất khẩu của mình gửi trả lại cho nhà nhập khẩu.
Khi nhận được bộ chứng từ của nhà xuất khẩu công ty sẽ chấp nhận cho Vietcombank trả tiền cho nhà xuất khẩu và tiến hành trả số tiền còn lại cho ngân hàng theo quy định thỏa thuận.
Chứng từ thanh toán gồm những chứng từ cần thiết sau: - Hợp đồng mua bán.
- Hóa đơn thương mại. - Vận tải đơn.
- Giấy chứng nhận xuất xứ. - Giấy chứng nhận chất lượng. - Phiếu đóng gói.
Số tiền cơng ty phải thanh tốn cho ngân hàng bao gồm chi phí cho việc mở L/C ( 0.3% giá trị hợp đồng với những hợp đồng có giá trị dưới 50.000USD và 0.35% - 0.4% với những hợp đồng có giá trị trên 50.000USD ) và số tiền cịn lại phải hồn trả sau khi trừ đi phần đã trả khi ký quỹ.
Việc thanh tốn của cơng ty thực hiện tại ngân hàng Vietcombank thông qua tài khoản của công ty số 1993085.
3.2.8 Khiếu nại và xử lý hợp đồng
Theo phiếu điều tra ta thấy được công tác khiếu nại và xử lý hợp đồng của công ty được các nhân viên đánh giá là tốt ở mức điểm là 3.42. Điểm số do các nhân viên đánh giá khơng chênh lệch nhau nhiều. Do đó ta có thể kết luận cơng ty khơng gặp khó khăn trong cơng tác khiếu nạ và xử lý hợp đồng. Từ đây ta có thể thấy được nỗ lực của cơng ty trong việc giải quyết các sai xót trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu và kinh nghiệm của công ty trong vấn đề này.
Đối với cơng ty trong q trình thực hiện hợp đồng nếu xuất hiện sai xót thì cơng ty sẽ cùng các bên đàm phán chứ ít khi dùng hình thức tịa án để giữ hình ảnh của mình trên thương trường quốc tế.
Tuy nhiên trong vịng 3 năm qua cơng ty phải giải quyết duy nhất một vụ khiếu nại.