Vinamilk đã chọn kỹ thuật phân tích ABC trong quản lý dự trữ, là ngun tắc phân tích hàng hóa dự trữ thành 3 nhóm căn cứ và mối quan hệ giữa số lượng và giá trị của chúng.
Nhóm A: Bao gồm những loại hàng dự trữ có giá tri hàng năm cao nhất, với giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá tri hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng dự trữ.
Nhóm B: Bao gồm những loại hàng dự trữ có giá tri hàng năm ở mức trung bình, với giá trị từ 15% - 25% so với tổng giá tri hàng dự trữ, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ.
Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, khoảng 5% tổng giá tri các loại hàng dự trữ, tuy nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55~ so với tổng số loại hàng dự trữ.
Tiêu chuẩn quản lý :
Các nguyên vật liệu nhập kho phải đạt chất lượng tiêu chuẩn trước khi nhập kho
Hàng hóa loại A được bố trí nơi tốt nhất, dễ quản lý, hàng hóa loại B, C được sắp xếp sau đó
Các nguyên vật liệu như sữa tươi được bảo quản với nhiệt độ phù hợp để tránh bị biến chất
Cách bố trí nguyên vật liệu trong kho: phân loại nguyên vật liệu theo phương
pháp phân tích Pareto để bố trí nơi dự trữ hàng phù hợp
Thiết bị sử dụng trong kho: pallet, giá, kệ, bao tải, các thùng chứa chuyên dụng
Các nguyên vật liệu chính trong kho: sữa bò nguyên chất, sữa bột, đường tinh
luyện, whey bột, các hương liệu và chất tổng hợp
Phương pháp quản lý: định kỳ thường xuyên
Chu kỳ bảo quản: 1 tháng/1 lần cho những nguyên vật liệu được sử dụng lâu dài
và 1 tuần/lần cho các loại hàng hóa quan trọng
Người đảm nhận quản lý: chủ kho và tổ trưởng sản xuất
3.5 Hệ thống kiểm soát
Để tăng hiệu quả của kiểm soát, đổi mới là việc không thể thiếu. Nhận thức được điều này, VINAMILK đã trang bị Robot và “ kho thông minh ” tại các nhà máy . Các robot tự hành (SGV) điều khiển tồn bộ q trình từ ngun liệu dùng để bao gói tới thành phẩm, giúp kiểm sốt tối ưu về chất lượng và đảm bảo hiệu quả về chi phí . “ Đó là một loại máy móc được điều khiển tự động , được lập trình sẵn , sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau , có khả năng vận động theo nhiều hơn 3 trục , có thể cố định hoặc di động tùy theo những ứng dụng của nó trong cơng nghiệp tự động ” .
Bên cạnh đó VINAMILK cịn kết hợp với các kho hàng thông minh . Ở đây các Robot tự động chuyển hàng thành phẩm vào kho . Kho chứa pa - let có cơng suất 27.168 lơ chứa hàng , có khả năng ứng chịu động đất ; 8 hệ thống kho chứa và máy bốc dỡ Exyz công nghệ mới và tiên tiến nhất hiện nay . Hệ thống này nhanh hơn , nhẹ hơn , tiết kiệm năng lượng hơn bất kỳ thế hệ máy cùng tính năng nào trước đây .
Nhà kho lưu trữ sản phẩm mới có chiều cao gần 32m. Tính năng đặc biệt: Ssi Schaefer tính tốn tồn bộ cấu trúc thượng tầng và kết cấu thép cùng với việc cân nhắc các quy định về địa chấn - từ thanh nối cho đến cây dầm, cây trụ và SRM. Gần 28,000 vị trí lưu trữ ln sẵn sàng cùng với 8 lối đi ở khu vực lưu trữ kệ đơn.Có đến 50 loại sản phẩm và 3 dòng sản phẩm khác nhau được chứa trong kho.
Việc xuất - nhập hàng được hoàn thành bằng 8 SRM, loại Exyz, thế hệ SRM hiện đại và hiệu quả nhất hiện có trên thị trường. Với các tính năng thiết kế sáng tạo và nhỏ gọn, Exyz cung cấp nhiều lợi thế về hiệu suất, tính linh hoạt cao, và khả năng lưu trữ cũng được tăng lên. Ngay cả trong phiên bản tiêu chuẩn, các loại máy này đều được trang bị hệ thống thu hồi năng lượng hiệu quả. Một lợi thế nữa là tất cả các đơn vị chức năng được gắn sẵn trong các module cơ bản và theo cách này việc vận chuyển các hộp hàng sẽ dễ dàng hơn
Việc ứng dụng cơng nghệ tự động và tích hợp trên giải pháp tự động hóa , và hệ thống quản lý kho hàng Wamas đã góp phần đưa nhà máy sữa Việt Nam trở thành nhà máy hiện đại bậc nhất thế giới , ghi dấu ấn Việt Nam trên bản đồ thế giới trong ngành cơng nghiệp sữa.
3.6 Mơ hình dự trữ
Chiến lược mua hàng đủ và kịp thời (Just in time) đã được áp dụng cùng với cơng tác tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và quy hoạch kho bãi tại các đơn vị trực thuộc đã mang lại hiệu quả đáng kể trong cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho và vịng quay vốn so với năm trước. Cụ thể, năm 2020, không phát sinh mới hàng tồn kho chậm lưu; chỉ số vòng quay hàng tồn kho năm 2020 được điều tiết ở mức ổn định là 6,4 lần, so với năm 2019 là 5,6 lần.
Mục tiêu của mơ hình dự trữ là: (1) tối ưu hóa lượng đặt hàng, đảm bảo sản xuất liên tục, khơng bị gián đoạn và (2) tối thiểu hóa Tổng chi phí hàng dự trữ. Để thực hiện điều này, Vinamilk đã xây dựng mơ hình dự trữ như sau:
Xác định lượng đặt hàng tối ưu: Vinamilk hoàn thiện hệ thống tự tính tốn tối
ưu mức sản xuất, hệ thống đánh giá rủi ro nguyên vật liệu cho các sản phẩm mới trước khi mua hàng. Ngoài ta hệ thống báo cáo cảnh báo lượng hàng tồn kho khi thấp điểm – cao điểm cùng hạn sử dụng giúp điều chỉnh nhu cầu đặt hàng, sản xuất tại nhà máy và tồn trữ tại nhà phân phối. Việc truy xuất và đánh giá chất lượng từng nguyên vật liệu
được cải tiến thơng qua việc kiểm sốt ngày sản xuất tại từng nhà cung cấp. Việc lên kế hoạch sản xuất theo từng tháng, q được Vinamilk tính tốn, đồng thời theo sát biến động nhu cầu sản xuất có thể phát sinh và sự thay đổi của giá nguyên liệu.
Theo giải trình kết quả kinh doanh quý I/2021 và báo cáo tài chính hợp nhất quý của Vinamilk vừa được cơng bố, giá ngun liệu chính như bột sữa, đường đã tăng lên đáng kể từ cuối năm 2020 kéo biên lợi nhuận gộp quý I của Vinamilk giảm so với cùng kỳ. Công ty cho biết vẫn đang theo dõi sát biến động giá nguyên vật liệu, thương thảo và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp với mức giá tốt nhất. Một số nguyên vật liệu chính đã được ký hợp đồng mua đến hết quý III/2021. Chỉ tiêu hàng tồn kho tăng gần 32% so với đầu năm lên 6.465 tỷ đồng do tăng mạnh hàng mua đang đi trên đường và nguyên vật liệu. Hàng tồn kho của Vinamilk tăng mạnh trong quý I trong bối cảnh giá nguyên vật liệu tăng cao chưa từng có.
Trong quan hệ với nhà cung cấp, Vinamilk đã thỏa thuận thành công với hầu hết các nhà cung cấp trong việc cải thiện và rút ngắn quy trình thủ tục, thời gian thanh tốn hợp lý. Cơng tác mua hàng được hồn thiện và nâng cao thơng qua việc áp dụng tốt cơ chế đấu giá, chào giá minh bạch, công khai với 100% nhà cung cấp nội địa, đã mang lại sự tối ưu trong chi phí và sự bền vững và đa dạng hóa các nguồn cung nguyên vật liệu.
Thiết lập các chính sách quản lý rủi ro, trong đó có lên kế hoạch hạn chế rủi ro cho chuỗi cung ứng và dự trữ hàng hóa:
Tên rủi ro Mơ tả rủi ro Biện pháp kiểm sốt
Rủi ro ngun vật liệu đầu vào
khơng đáp ứng kịp thời
Ngun vật liệu đầu vào cho q trình sản xuất khơng đầy đủ hoặc không được cung cấp kịp thời
Quản lý tồn kho an toàn, đánh giá và quản lý Nhà cung cấp, có kế hoạch mua hàng một cách hợp lý, trong sự cân nhắc tới các biến động về mơi trường, đặc biệt là biến đổi khí hậu
Rủi ro sản phẩm không đạt chất
lượng
Sản phẩm không đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng (đặc biệt là an toàn vệ sinh thực phẩm) theo các chuẩn mực, yêu cầu mà Vinamilk cam kết tuân thủ (luật định, khách hàng và các bên liên quan có ký kết hợp đồng/thỏa thuận, yêu cầu nội bộ)
Thiết lập và thường xuyên kiểm tra các kiểm soát theo yêu cầu của các tiêu chuẩn.
Thiết lập các tiêu chuyển đánh giá riêng hệ thống kiểm soát rủi ro xuyên suốt chuỗi cung ứng để đảm bảo các kiểm sốt ln hiệu quả và tối ưu
Hệ thống cảnh báo được xác lập để nhận diện kịp thời các sự kiện và có hướng xử lý.
Bảng 3.2: Các biện pháp quản lý rủi ro của Vinamilk
Nguồn: Báo cáo Thường niên Vinamilk
Vinamilk đã áp dụng các ứng dụng quản lý: quản lý giao hàng có khả năng ghi nhận thời điểm giao hàng thực tế (realtime), tổng hợp tình hình hoạt động theo xe, lái xe, thời gian giao nhận tại kho; truy vết nhân sự kho liên quan tới việc xuất nhập hàng.
Trong thời gian tới, khối chuỗi cung ứng của Vinamilk có kế hoạch tiếp tục hoàn thiện hệ thống đơn hàng tự động, hệ thống quản lý mã số vật tư trong mảng mua hàng, phát triển mơ hình kho vệ tinh kết hợp với việc áp dụng phần mềm trong việc tối ưu hóa nhu cầu giao hàng nhỏ lẻ. Ngoài ra nâng cấp trang thiết bị hiện đại cho hệ thống kho và áp dụng các tiêu chuẩn an toàn trong hoạt động kho vận.
Việc cung ứng điều vận của Công ty đã được cải tiến và áp dụng việc quản lý các chuyến xe của Xí nghiệp Kho vận và các đơn vị vận chuyển khác bằng phần mềm chia tuyến đường, giúp tiết kiệm 1,5 tiếng thời gian vận chuyển hàng ngày cho mỗi Xí nghiệp, đồng thời quản lý sát sao được các đơn vị th ngồi. Ngồi ra, Vinamilk đã mã hóa và áp dụng truy xuất nguồn gốc ngay trên hệ thống ERP của Công ty đối với NVL của hơn 500 nhà sản xuất trên toàn cầu mua để đảm bảo minh bạch trong chất lượng.
Song song đó, Vinamilk cũng thiết lập và đưa vào quản lý tồn kho NVL tại kho của các nhà cung cấp trên hệ thống ERP. Bằng việc cơng nghệ hóa các nghiệp vụ quản lý cung ứng điều vận, NVL cũng như vật tư kỹ thuật, Vinamilk đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu điều vận chứa trữ, sử dụng NVL hay vật tư kỹ thuật cũng như truy xuất nguồn gốc khi cần thiết.
Công tác quy hoạch, tái cơ cấu và cải tiến hệ thống kho đã được nâng cấp theo mơ hình kho thơng minh, áp dụng cơng nghệ tự động hóa, tối ưu diện tích, tăng máy móc thiết bị và giảm lao động thủ công.
Các công việc tiếp theo của hoạt động Cung ứng sẽ tiếp tục phát triển và triển khai các hệ thống theo dõi tích hợp vào ERP của Cơng ty nhằm giúp tăng hiệu suất làm việc của đội xe cũng như tài xế giao hàng, đồng thời đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn cam kết tại các nhà phân phối, siêu thị, v.v. để sản phẩm tới tay người tiêu dùng luôn ở điều kiện tốt nhất.
CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ PHÂN PHỐI TẠI VINAMILK
4.1 Tổng quan về cơ cấu bộ máy quản lý phân phối tại Vinamilk
Giám đốc điều hành chuỗi cung ứng có trách nhiệm quản lý tồn bộ hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng, bao gồm mua bán, giám sát việc lưu trữ và phân phối hàng hóa.
Giám đốc điều hành marketing có trách nhiệm với toàn bộ các hoạt động marketing của doanh nghiệp, đứng đầu việc quản lý kênh phân phối.
4.2 Tổng quan về kênh phân phối của Vinamilk
Vinamilk có 3 kênh phân phối hàng hóa chính:
- Kênh siêu thị: Vinamilk chia kênh siêu thị ra làm 2 loại. Loại 1 là các kênh siêu
thị lớn như BigC (nay là Go!) và Metro. Loại 2 là các siêu thị nhỏ như Five Mart, Citi Mart, Intimex… Các siêu thị này đặt hàng trực tiếp với chi nhánh của Vinamilk.
- Kênh Key Accounts: Kênh này bao gồm các nhà hàng, khách sạn, trường học,
cơ quan. Các đơn vị này cũng trực tiếp đặt hàng từ Vinamilk với số lượng lớn.
- Kênh truyền thống: đóng vai trị là kênh chiến lược của Vinamilk. Trong đó
Vinamilk trực tiếp quản lý các nhà phân phối của mình thơng qua việc ký kết các hợp đồng ràng buộc về trách nhiệm và nghĩa vụ của cả 2 bên. Các nhà phân phối được đặt khắp các tỉnh thành theo bản đồ mà Vinamilk đã vạch ra, tùy thuộc vào quy mơ và vị trí địa lý. Từ đây, mỗi nhà phân phối hoạt động trong khu vực của riêng mình và phân phối hàng hóa của Vinamilk tới các đại lý và cửa hàng bán lẻ trong khu vực. Tại mỗi nhà phân phối sẽ có 10-15 nhân viên bán hàng, được quản lý từ nhà phân phối nhưng được hỗ trợ đào tạo từ Vinamilk. Thêm vào đó có một vị trí là Giám sát bán hàng
Kiểu mạng lưới vận tải giữa các thành phần trong kênh phân phối: Vinamilk sử dụng đa dạng các loại hình vận chuyển như hàng không, đường thủy, đường sắt, đường bộ của các đơn vị cung ứng trong và ngồi nước.
Hiện nay Vinamilk có hai đơn vị vận chuyển chủ yếu cho riêng công ty là:
- Xí nghiệp kho vận TP. Hồ Chí Minh: 32 Đường số 6, Trường Thọ, Thành Phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
- Xí nghiệp kho vận Hà Nội: Km 10 quốc lộ 5, Xã Dương Xá, Huyện Gia Lâm, Thành phố Hà Nội
Hai đơn vị này chuyên vận chuyển các sản phẩm hàng hóa bao gồm cả nguyên vật liệu và thành phẩm đến các đơn vị chức năng như các nhà máy, các đại lý bán buôn, các cửa hàng giới thiệu sản phẩm.
4.3 Mô tả chi tiết mạng lưới phân phối tại Vinamilk
4.3.1 Kiểu mạng lưới áp dụng và tổng quan về vị trí các khu vực phân phối của côngty cổ phần sữa Vinamilk ty cổ phần sữa Vinamilk
Kiểu mạng lưới phân phối được áp dụng tại Vinamilk: nhận hàng từ nơi lưu trữ của nhà bán lẻ. Sữa được phân phối tại các siêu thị, các cửa hàng tạp hóa trên tồn quốc
Hiện nay, ở thị trường trong nước, cơng ty Vinamilk có 3 chi nhánh chính tại Hà Nội, Đà Nẵng và Cần Thơ và một trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh. Hệ thống phân phối nội địa của Vinamilk hiện có chuỗi 430 cửa hàng "Giấc Mơ Sữa Việt" và có gần 251.000 điểm bán lẻ và các siêu thị, cửa hàng tiện lợi trên cả nước. Năm 2016, Vinamilk là công ty sữa tiên phong ra mắt trang thương mại điện tử giacmosuaviet.com. vn đầu tiên. Đến nay, kênh bán hàng này vẫn đang phát triển cùng với tiêu dùng online đang tăng trưởng mạnh mẽ tại Việt Nam. Vinamilk hiện đã phát
Về thị trường nước ngồi, tính đến nay Vinamilk đã có mặt tại 5 châu lục với hơn 55 quốc gia và vùng lãnh thổ, khai thác tích cực các thị trường mới tiềm năng tại khu vực Châu Á. Năm 2019, Vinamilk đã thành công thâm nhập thị trường Trung Quốc, thiết lập hệ thống phân phối với các chuỗi siêu thị lớn tại Trung Quốc cũng như thông qua kênh thương mại điện tử. Hay mới đây, tại Hàn Quốc, nơi các sản phẩm sữa hạt và trà sữa của Vinamilk đã bắt đầu được người tiêu dùng đón nhận thơng qua kênh thương mại điện tử và cửa hàng tiện lợi. Từ đầu tháng 9/2020, sản phẩm trà sữa Vinamilk Happy cũng đã lên kệ tại chuỗi 1.500 cửa hàng tiện lợi phổ biến ở Hàn Quốc.
4.3.2 Đánh giá mạng lưới phân phối của Vinamilk theo 7 yếu tố dịch vụ và 4 yếu tốchi phí chi phí
4.3.2.1 Theo 7 yếu tố dịch vụ
(1) Thời gian đáp ứng đơn hàng (Response Time)
Thời gian đáp ứng đơn hàng thường là rất nhanh. Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master