Chiến lược mua hàng đủ và kịp thời (Just in time) đã được áp dụng cùng với công tác tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và quy hoạch kho bãi tại các đơn vị trực thuộc đã mang lại hiệu quả đáng kể trong cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho và vịng quay vốn so với năm trước. Cụ thể, năm 2020, không phát sinh mới hàng tồn kho chậm lưu; chỉ số vòng quay hàng tồn kho năm 2020 được điều tiết ở mức ổn định là 6,4 lần, so với năm 2019 là 5,6 lần.
Mục tiêu của mơ hình dự trữ là: (1) tối ưu hóa lượng đặt hàng, đảm bảo sản xuất liên tục, không bị gián đoạn và (2) tối thiểu hóa Tổng chi phí hàng dự trữ. Để thực hiện điều này, Vinamilk đã xây dựng mơ hình dự trữ như sau:
Xác định lượng đặt hàng tối ưu: Vinamilk hồn thiện hệ thống tự tính tốn tối
ưu mức sản xuất, hệ thống đánh giá rủi ro nguyên vật liệu cho các sản phẩm mới trước khi mua hàng. Ngoài ta hệ thống báo cáo cảnh báo lượng hàng tồn kho khi thấp điểm – cao điểm cùng hạn sử dụng giúp điều chỉnh nhu cầu đặt hàng, sản xuất tại nhà máy và tồn trữ tại nhà phân phối. Việc truy xuất và đánh giá chất lượng từng nguyên vật liệu
được cải tiến thơng qua việc kiểm sốt ngày sản xuất tại từng nhà cung cấp. Việc lên kế hoạch sản xuất theo từng tháng, q được Vinamilk tính tốn, đồng thời theo sát biến động nhu cầu sản xuất có thể phát sinh và sự thay đổi của giá nguyên liệu.
Theo giải trình kết quả kinh doanh quý I/2021 và báo cáo tài chính hợp nhất quý của Vinamilk vừa được cơng bố, giá ngun liệu chính như bột sữa, đường đã tăng lên đáng kể từ cuối năm 2020 kéo biên lợi nhuận gộp quý I của Vinamilk giảm so với cùng kỳ. Công ty cho biết vẫn đang theo dõi sát biến động giá nguyên vật liệu, thương thảo và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp với mức giá tốt nhất. Một số nguyên vật liệu chính đã được ký hợp đồng mua đến hết quý III/2021. Chỉ tiêu hàng tồn kho tăng gần 32% so với đầu năm lên 6.465 tỷ đồng do tăng mạnh hàng mua đang đi trên đường và nguyên vật liệu. Hàng tồn kho của Vinamilk tăng mạnh trong quý I trong bối cảnh giá nguyên vật liệu tăng cao chưa từng có.
Trong quan hệ với nhà cung cấp, Vinamilk đã thỏa thuận thành công với hầu hết các nhà cung cấp trong việc cải thiện và rút ngắn quy trình thủ tục, thời gian thanh tốn hợp lý. Cơng tác mua hàng được hồn thiện và nâng cao thơng qua việc áp dụng tốt cơ chế đấu giá, chào giá minh bạch, công khai với 100% nhà cung cấp nội địa, đã mang lại sự tối ưu trong chi phí và sự bền vững và đa dạng hóa các nguồn cung nguyên vật liệu.
Thiết lập các chính sách quản lý rủi ro, trong đó có lên kế hoạch hạn chế rủi ro cho chuỗi cung ứng và dự trữ hàng hóa:
Tên rủi ro Mơ tả rủi ro Biện pháp kiểm sốt
Rủi ro ngun vật liệu đầu vào
không đáp ứng kịp thời
Nguyên vật liệu đầu vào cho q trình sản xuất khơng đầy đủ hoặc khơng được cung cấp kịp thời
Quản lý tồn kho an tồn, đánh giá và quản lý Nhà cung cấp, có kế hoạch mua hàng một cách hợp lý, trong sự cân nhắc tới các biến động về môi trường, đặc biệt là biến đổi khí hậu
Rủi ro sản phẩm khơng đạt chất
lượng
Sản phẩm không đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng (đặc biệt là an toàn vệ sinh thực phẩm) theo các chuẩn mực, yêu cầu mà Vinamilk cam kết tuân thủ (luật định, khách hàng và các bên liên quan có ký kết hợp đồng/thỏa thuận, yêu cầu nội bộ)
Thiết lập và thường xuyên kiểm tra các kiểm soát theo yêu cầu của các tiêu chuẩn.
Thiết lập các tiêu chuyển đánh giá riêng hệ thống kiểm soát rủi ro xuyên suốt chuỗi cung ứng để đảm bảo các kiểm sốt ln hiệu quả và tối ưu
Hệ thống cảnh báo được xác lập để nhận diện kịp thời các sự kiện và có hướng xử lý.
Bảng 3.2: Các biện pháp quản lý rủi ro của Vinamilk
Nguồn: Báo cáo Thường niên Vinamilk
Vinamilk đã áp dụng các ứng dụng quản lý: quản lý giao hàng có khả năng ghi nhận thời điểm giao hàng thực tế (realtime), tổng hợp tình hình hoạt động theo xe, lái xe, thời gian giao nhận tại kho; truy vết nhân sự kho liên quan tới việc xuất nhập hàng.
Trong thời gian tới, khối chuỗi cung ứng của Vinamilk có kế hoạch tiếp tục hồn thiện hệ thống đơn hàng tự động, hệ thống quản lý mã số vật tư trong mảng mua hàng, phát triển mơ hình kho vệ tinh kết hợp với việc áp dụng phần mềm trong việc tối ưu hóa nhu cầu giao hàng nhỏ lẻ. Ngoài ra nâng cấp trang thiết bị hiện đại cho hệ thống kho và áp dụng các tiêu chuẩn an toàn trong hoạt động kho vận.
Việc cung ứng điều vận của Công ty đã được cải tiến và áp dụng việc quản lý các chuyến xe của Xí nghiệp Kho vận và các đơn vị vận chuyển khác bằng phần mềm chia tuyến đường, giúp tiết kiệm 1,5 tiếng thời gian vận chuyển hàng ngày cho mỗi Xí nghiệp, đồng thời quản lý sát sao được các đơn vị thuê ngoài. Ngồi ra, Vinamilk đã mã hóa và áp dụng truy xuất nguồn gốc ngay trên hệ thống ERP của Công ty đối với NVL của hơn 500 nhà sản xuất trên toàn cầu mua để đảm bảo minh bạch trong chất lượng.
Song song đó, Vinamilk cũng thiết lập và đưa vào quản lý tồn kho NVL tại kho của các nhà cung cấp trên hệ thống ERP. Bằng việc cơng nghệ hóa các nghiệp vụ quản lý cung ứng điều vận, NVL cũng như vật tư kỹ thuật, Vinamilk đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu điều vận chứa trữ, sử dụng NVL hay vật tư kỹ thuật cũng như truy xuất nguồn gốc khi cần thiết.
Công tác quy hoạch, tái cơ cấu và cải tiến hệ thống kho đã được nâng cấp theo mơ hình kho thơng minh, áp dụng cơng nghệ tự động hóa, tối ưu diện tích, tăng máy móc thiết bị và giảm lao động thủ công.
Các công việc tiếp theo của hoạt động Cung ứng sẽ tiếp tục phát triển và triển khai các hệ thống theo dõi tích hợp vào ERP của Cơng ty nhằm giúp tăng hiệu suất làm việc của đội xe cũng như tài xế giao hàng, đồng thời đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn cam kết tại các nhà phân phối, siêu thị, v.v. để sản phẩm tới tay người tiêu dùng luôn ở điều kiện tốt nhất.
CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ PHÂN PHỐI TẠI VINAMILK