(Nguồn: Phòng Kếhoạch –Vật Tư)
Chức năng của các phòng ban:
Hội đồng quản trị: Là cơ quan có quyền lực cao nhất, được đại hội đồng cổ đơng
bầu ra có quyền quyết định mọi vấn đềcủa cơng ty có liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
Ban kiểm sốt: Là đại diện thành viên của đại hội đồng cổ đơng bầu ra, kiểm tra,
kiểm sốt mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty, kiểm tra báo cáo
tài chính hàng năm, hàng quý.
Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc: là người đại diện pháp nhân của
Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật vềmọi hoạt động SXKD của công ty theo
điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần May Trường Giang. Lập kế hoạch
chương trình hoạt động của Hội đồng quản trị, chuẩn bị chương trình nội dung, triệu
tập và chủtọa cuộc họp Hội đồng quản trị, giám sát kiểm tra mọi hoạt động điều hành công ty của Giám đốc và cán bộquản lý quan trọng khác.
Phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc: Là người được giám đốc
phân công nhiệm vụquản lý nhân sự,ở công đoạn sản xuất theo quy trình cơng nghệtừ khâu thiết kế đến hồn chỉnh sản phẩm. Khi Giám đốc đi vắng, được sự ủy quyền của
giám đốc có quyền quyết định tồn bộ cơng việc trong doanh nghiệp, trong phạm vi quyền hạn giám đốc đã giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc vềcác quyết định của mình.
Phịng Kế tốn - Tài chính: tham mưu, cố vấn cho Giám đốc cơng tác tài chính của cơng ty theo quy định của Pháp luật. Thực hiện tất cả các cơng việc kế tốn tài chính doanh nghiệp của công ty. Quản lý tài sản của cơng ty, tính lương cho nhân viên, quyết tốn định kỳvới ngân hàng, thu hồi cơng nợcho cơng ty.
Phịng Kế hoạch - Vật tư:Là bộ phận tham mưu cho giám đốc việc xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn đề ra kếhoạch, nhằm đảm bảo sản xuất theo đúng năng lực. Cung ứng giao nhận vật tư, nguyên phụ liệu cho sản xuất theo hợp đồng kinh tế thực hiện các thủ tục quản lý các giấy tờ, hợp đồng liên quan đến xuất nhập khẩu. Tổchức quản lý bộphận thủkho và bộphận cấp phát nguyên liệu.
Phịng Kỹ thuật – Cơng nghệ: theo dõi giám sát mọi vấn đề kỹ thuật và công nghệ. Lập kếhoạch trang bị máy móc, bốtrí mặt bằng nhà xưởng. Đảm bảo chất lượng
sản phẩm và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Xây dựng kế hoạch tiến độ, kế hoạch
năng lực sản xuất.
Phân xưởng cắt: Tổ chức thực hiện kếhoạch tác nghiệp theo thời gian, cung cấp
đầy đủ kịp thời các loại bán thành phẩm cho từng phân xưởng may theo kếhoạch tiến
độ, bán thành phẩm được cắt ra phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức sơ đồthiết kế. Tổchức tốt công tác việc thu hồi phếphẩm sau cắt và nhập lại kho.
Phân xưởng may: có 2 phân xưởng may I và II. Có nhiệm vụ nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt về may theo u cầu của phịng kĩ thuật. Trong q trình sản xuất phải sử dụng đúng định mức vật tư, phụ liệu, tiết kiệm, an tồn trong sửdụng máy móc thiết bịvừa tăng hiệu quảsử dụng vừa tránh lãng phí. Tổchức tốt công tác thu hồi phếliệu sau khi cắt.
Tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS): Bộ phận KCS được phân công theo nhóm kiểm tra, mỗi tổ sản xuất được bố trí một người kiểm tra sản phẩm ra khỏi dây chuyền. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, phụ liệu trước khi đưa vào kho và đưa vào sản xuất. Chịu trách nhiệm về kiểm tra chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất. Chịu trách nhiệm về kiểm tra chất lượng sản phẩm trong suốt q trình sản xuất. Có nhiệm vụxây dựng các quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Phân xưởng hồn thành: Có trách nhiệm hồn tất cơng đoạn cuối cùng của quy trình cơng nghiệp như ủi sản phẩm, đóng gói, bốc vác lên phương tiện vận chuyển. Việc thực hiện công đoạn này phải đúng quy trình cơng nghiệp và chịu sự kiểm tra theo dõi của bộphận KCS. Tùy theo khối lượng công việc của mỗi thời kì mà có sự bố trí sửdụng lao động thích hợp.
Tổ cơ điện: Quản lí các hệ thống điện của cơng ty và xử lí các vấn đề về điện. Trên 2 chuyền may thì có một thợ máy để chỉnh sửa, bảo trì máy móc, tạo điều kiện sản phẩm sản xuất ra đảm bảo chất lượng, số lượng và thời gian. Theo dõi nắm bắt quá trình cung cấp điện của cơng ty điện lực, có kếhoạch báo cáo kịp thời cho ban lãnhđạo
2.1.4. Quy trình sản xuất sản phẩm của Cơng ty
(Nguồn: Phịng Kếhoạch–Vật tư)
Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất sản phẩm của Cơng ty
Giai đoạn (I): Là khâu sản xuất phụ, chuẩn bị cho khâu sản xuất chính. Tại đây qua bộphận trải vải, căn cứ vào sơ đồ, bộphận cắt tiếp tục nhận và cắt bán thành phẩm theo mẫu, cộng phụliệu chuyển qua giai đoạn 2.
Giai đoạn (II): Bao gồm các công đoạn sản xuất khác nhau để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Đây là giai đoạn sản xuất chính, sau khi cắt ra thành phẩm là các cơng đoạn
như vắt sổ, ủi là thành phẩm… theo đúng kỹthuật. Bộphận may có nhiệm vụráp nối, may các bán thành phẩm, thùy đóng nút… theo yêu cầu mã hàng cụ thể. Ở giai đoạn
này cần thực hiện một cách liên tục và mỗi công nhân trong dây chuyền may chỉ thực hiện một số công đoạn nhất định.
Giai đoạn (III): Bao gồm các công đoạn ủi thành phẩm, xếp bỏ bao, đóng vào
thùng và chuyển vào kho thành phẩm. Đây là giai đoạn cuối cùng hoàn chỉnh sản phẩm.
Hình thức sản xuất hiện nay của công ty: Công ty > phân xưởng > tổsản xuất > nơi làm việc.
2.1.5. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Cơng ty
Quy trình tại Cơng ty CổPhần May Trường Giang gồm 6bước sau:
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Là bước quan trọng nhất. Nhằm tìm kiếm bạn hàngổn định, đáng tin và hợp pháp.
Tìm kiếm khách hàng dựa trên các mặt: thái độkinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng vềtài chính, lĩnh vực hoạt động và uy tín của họtrong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu và lựa chọn khách hàng sẽ giúp cho công ty có những phương thức kinh doanh phù hợp, tránh những rủi ro. Nhưng đối với Công ty Cổ Phần May Trường Giang việc tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng rất hạn chế bởi vì đa số khách hàng của cơng ty đều là khách hàng truyền thống nên công ty sẽ không mất nhiều thời
gian cho bước này.
Bước 2: Thời gian nhập nguyên phụ liệu
a) Nhập kho nguyên phụliệu
Căn cứvà kếhoạch sản xuất của công ty để nhận vải theo từng mã hàng, trước khi xe vải xuống bộ phận kho sắp xếp và cung cấp ánh màu độ, mẫu lỗi đã được duyệt từ
phòng kỹthuật. Thủ kho căn cứvào phiếu nhập NPL, tổchức tiếp nhận, tiến hành tháo dỡcuộn, kiện NPL từ phương tiện vận chuyển sau đó tiến hành kiểm tra.
b) Kiểm tra đo đếm NPL và sắp xếp, bốtrí mặt bằng kho
- Đối với phụ liệu như khóa, nhãn, cúc, phụ liệu bao gói, được kiểm tra trực tiếp bằng cáchđếm loại đối với từng mã hàng nhập.
-Đối với chỉ:
Số lượng: Đếm theo từng cuộn, theo từng chủng loại.
Chất lượng: thử lực căng của chỉ trên máy khơng bị đứt, sướt thì đạt tiêu chuẩn,
màu sắc thì dựa vào bảng màu khách hàng đã duyệt.
- Đối với các phụliệu khác: Số lượng tiến hành đếm theo chiếc. Chất lượng thơng số kích thước được kiểm tra bằng thước đo.
c) Cấp phát nguyên phụliệu
Những NPL sau khi kiểm tra, phân loại ở trạng thái bao gói như ban đầu, khi nhận
được lệnh sản xuất của phòng kếhoạch, dựa vào bảng hướng dẫn NPL, thủ kho chuẩn bị NPL của đơn hàng đó, chuẩn bị giao cho phân xưởng may theo đúng số lượng và chủng loại để đảm bảo cho quá trình sản xuất.
Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu và làm thủ tục hải quan hàng xuất
Đóng gói, bao bì cho sản phẩm gia công. Trước khi tiến hành xuất khẩu, cơng ty
thơng báo cho khách hàng đã hồn thành đơn đặt hàng.
- Khai báo hải quan điện tửcho hàng xuất
Luồng xanh: Chấp nhận thông tin tờ khai, doanh nghiệp in tờkhai từ hệthống, kí
tên, đóng dấu.
Luồng vàng: In tờ khai mang các chứng từ giấy theo yêu cầu đến chi cục Hải quan thực hiện điện tử.
Sau đó, cơng ty cũng bổ sung các chứng từ thương mại, hoàn thành các thủ tục xuất khẩu và chuyển đến cảng. Sản phẩm được xuất khẩu trực tiếp sang nước ngoài chủyếu bằng giá FOB.
Bước 4: Thanh tốn
Cơng ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh tốn bằng L/C, cơng ty yêu cầu bên
đối tác mở L/C phù hợp với hợp đồng. Khi L/C đãđược mở, ngân hàng thay mặt bên đối tác cam kết với công ty sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi cơng ty xuất trình những chứng từphù hợp với quy định trong L/C.
Công ty Cổ phần May Trường Giang khi nhận các đơn hàng xuất khẩu, công ty
tiến hành sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Dựa trên các đơn hàng đã nhận, lãnh
đạo phịng Kếhoạch –Vật tưthực hiện phân cơng công việc phụ trách điều độsản xuất
các đơn hàng cho từng chuyên viên. Các chuyên viên theo dõi, giám sát quá trình sản
xuất đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
Tham gia nghiệp vụ thanh toán bằng thư tín dụng, có thể có nhiều bên thơng
thường có các bên sau:
-Người yêu cầu mở thư tín dụng là người nhập khẩu (Người mua) -Người hưởng thư tín dụng là người xuất khẩu (Người bán)
Các ngân hàng liên quan: ít nhất có hai ngân hàng tham gia, Ngân hàng mở L/C còn gọi là ngân hàng phát hành L/C, ngân hàng này có trách nhiệm trích trả tiền cho người xuất khẩu khi họ xuất trình bộchứng từ phù hợp với L/C, ngân hàng thơng báo L/C là chi nhánh ngân hàng hoặc đại lý của ngân hàng phát hành L/C hoặc ngân hàng phục vụ người xuất khẩu.
Bước 5: Thực hiện hợp đồng
Người xuất khẩu sẽ tiến hành thuê vận chuyển hàng hóa, cơng ty liên hệ với công ty vận tải biển (đại lý chủ tàu hoặc thông qua môi giới). Danh sách đăng ký hàng hóa hoặc phiếu đóng gói (Packing list) là bằng chứng để tiến hành hợp đồng chuyên chở
(Booking note). Khi chấp nhận vận chuyển đại lý sẽthu tiền, cấp giấy vận chuyển nếu
người gửi hàng cần.
Bước 6: Thanh lý hợp đồng
Trong q trình xuất hàng, khi cơng ty đã nhận được vận đơn đường biển B/L thì gửi sang cho khách hàng đểhọtiến hành thành lý hợp đồng. Bộphận nhân sự sẽquản lý và chịu trách nhiệm vềviệc thanh lý hợp đồng.
Bảng 2. 1: Máy móc và trang thiết bị chính của Cơng ty dùng trong SXKD
ĐVT: Cái
(Nguồn: Phịng Kếhoạch–Vật tư)
Để quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả thì một yếu tốcó vai trị quan trọng là việc lựa chọn cơng nghệ thích hợp với hoạt động sản xuất của từng mặt hàng cụ thể.Với tình hình hiện nay, khoa học kỹ thuật đang ngày càng phát triển, bên cạnh đó
các đối thủ cạnh tranh xâm nhập vào thị trường sản xuất và gia công hàng may mặc
ngày càng tăng lên vì vậy mà Cơng ty cần phải trang bị cho mình những trang thiết bị tiên tiến nhất hiện đại nhất khi đó hiệu quảkinh doanh sẽkhơng ngừng được nâng lên. Máy móc thiết bị của Cơng ty đã được đầu tư qua 3 giai đoạn và được bảo trì bảo dưỡng theo chu kỳ 3 năm đảm bảo hiệp quả hoạt động của máy móc, tạo sự ổn định trong sản xuất và kéo dài thời gian khấu hao.
2.1.7. Cơ cấu lao động của công ty giai đoạn 2018 - 2020
Công ty Cổ Phần May Trường Giang chuyên gia công hàng may mặc xuất khẩu nên cơ cấu lao động của công ty được quản lý và giám sát một cách chặt chẽnhằm đảm bảo số lượng lao động, hoàn thành kếhoạch đặt ra, giao hàng đúng thời hạn cho khách
hàng. Để tiện cho công tác quản lý TGC phân loại lao động theo 4 tiêu thức: theo giới tính, quan hệ sản xuất, trìnhđộ lao động và theo độ tuổi của người lao động. Hiện tại,
cơ cấu lao động của Công ty được xác định như sau: (tính đến ngày 31/12/2018,
ỳ ị ọ ề –
Bảng 2. 2: Tình hình nhân sự của Cơng ty giai đoạn 2018 - 2020
ĐVT: Lao động
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 2019/2018 2020/2019
Người % Người % Người % +/- % +/- %
Tổng số lao động 470 100 451 100 394 100 -19 -4,04 -57 -13
Phân theo giới tính
Nam 52 11,06 49 10,43 45 11,42 -3 -5,77 -4 -8,16
Nữ 418 88,94 402 85,53 349 88,58 -16 -3,83 -53 -13,18
Phân theo quan hệ sản xuất
Lao động gián tiếp 32 6,81 32 7,10 33 8,38 0 0.00 1 3,13
Lao động trực tiếp 438 93,19 419 92,90 361 91,62 -19 -4,34 -58 -13,84
Phân theo trình độ học vấn
Đại học và trên đại học 7 1,49 7 1,55 7 1,78 0 0 0 0
Cao đẳng, trung cấp 17 3,62 16 3,55 17 4,31 -1 -5,88 1 6,25
Phổ thông 446 94,89 428 94,90 370 93,91 -18 -4,04 -58 -14
Phân theo độ tuổi
Độ tuổi 18- 25 10 2,13 6 1,33 4 1,02 -4 -40,0 -2 -33,33
Độ tuổi 26- 35 125 26,60 100 22,17 72 18,27 -25 -20,0 -28 -28,00
Độ tuổi 36- 45 239 50,85 234 51,88 209 53,05 -5 -2,09 -25 -10,68
Trên 45 96 20,43 111 24,61 109 27,66 15 15,63 -2 -1,80
Bảng sốliệu 2.2 cho thấy tình hình laođộng của Cơng ty giai đoạn 2018–2020 có
xu hướng giảm. Ta thấy tổng số lao động năm 2019 là 451 người giảm so với năm
2018 là 19 người tương ứng với 4,04%. Năm 2020 có 394 người, số lượng lao động
giảm mạnh so với tổng số lao động của Công ty, cụthểgiảm 57người so với năm 2019 tương ứng với 13%. Thực trạng vấn đề này một phần cũng do ảnh hưởng của chiến
tranh thương mại Mỹ- Trung và đại dịch Covid-19 gây ra sự suy thối kinh tếthếgiới nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng. Đặc biệt, trong năm 2020 do bị ảnh hưởng
của đại dịch Covid 19 nên số lượng lao động giảm do số lượng đơn đặt hàng của đối tác Quốc tế đã hạn chế nên đã dẫn đến tình trạng người lao động khơng có việc làm và thậm chí là nghỉviệc.
Cơ cấu lao động theo giới tính
Qua bảng sốliệu 2.2 và biểu đồ 2.1, trong cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm, nữ luôn chiếm tỉ lệ cao hơn nam rất nhiều lần. Điều này được lí giải do đặc thù cơng
việcởcác cơng ty vềdệt may địi hỏi lao động phải khéo tay, cẩn thận, siêng năng phù
bộ phận quản lý văn phòng, bộ phận kỹ thuật, và chủ yếu là nhân viên bốc xếp, bảo
dưỡng, kiểm tra và sửa chữa máy móc.
Cụ thể năm 2018, lao động nữ chiếm số lượng với 470 người, với tỷ lệ 88,94%,
trong khi đó lao động nam chỉ chiếm 52 người chiếm11,06%.Vào năm 2019, số lượng