N m 1985 bn tho u tiên ảả đầ đƣợc xu bn và công bấ ảố chính th c vào nứ ăm 1987 v i tên g i ISO 9000 g m 5 tiêu chu n: ớọồẩ
2.3.2.1.1 Cam kết của lãnh đạo
- Lãnh đạo điều hành cao nhất của TCT Tổng Giám đốc đã cam kết xây - dựng, thực hiện, duy trì và liên tục cải tiến tính hiệu lực của HTQLCL, thông qua việc tuyên truyền tới mọi thành viên của TCT bằng mọi phƣơng tiện thông tin về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng nhƣ các yêu cầu của luật pháp, các quy chế có liên quan tới hoạt động sản xuất / kinh doanh của tất cả các đơn vị thành viên trong TCT. Các hoạt động tuyên truyền thể hiện cam kết của lãnh đạo đã thực hiện giai đoạn này gồm:
12/2008: Hội nghị cán bộ chủ chốt về Chuyên đề HTQLCL, thời cơ và : thách thức;
03/2009: Phối hợp với Tổng cục Tiêu chuẩn đo lƣờng chất lƣợng tổ
chức: Tập huấn về HTQLCL ISO 9001: 2008;
11/2009: Xây dựng nội dung về HTQLCL trên trang web nội bộ TCT; 01/2010 Hu n luy n thấ ệ ực hành 5S- TCT;
04/2010: Phối hợp với Trƣờng H Kinh t Đ ế TPHCM tổ chức lớp Bồi dƣỡng kiến thức Giám c i u hành CEO cho các C p Trđố đ ề – ấ ƣởng,
09/2010: Phối hợp Cty TNHH Quản lý Việt Nam tổ chức khóa học Làm việc theo nhóm.
- Bằng việc phê duyệt dự án “Áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại Công ty
Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội
nguồn lực thích hợp, cần thiết cho HTQLCL hoạt động có hiệu quả; đảm bảo thiết lập Chính sách chất lƣợng, làm cơ sở cho việc thiết lập mục tiêu chất lƣợng tại các đơn vị trong toàn TCT;
- Tổng Giám đốc, Giám đốc các đơn vị thành viên cũng đã đảm bảo thiết lập Mục tiêu chất lƣợng thích hợp ở từng cấp quản lý và nhất quán với Chính sách chất lƣợng của TCT;
- Chính sách chất lƣợng, Mục tiêu chất lƣợng đã luôn đƣợc Ban Giám đốc TCT định kỳ xem xét để phù hợp với yêu cầu của khách hàng;
- Tổng Giám đốc đã trực tiếp chỉ đạo việc xem xét định kỳ HTQLCL. 2.3.2.1.2 Thành lập Ban Xây dựng và triển khai HTQLCL (Ban ISO)
Để triển khai việc xây dựng và thực hiện HTQLCL, Tổng Giám đốc bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lƣợng (QMR) là Phó Tổng Giám đốc điều hành sản xuất, sau n là ó T ng Giáày Ph ổ m đốc ph ụtrách kinh doanh l àm trƣởng ban ( ph l 9) và ụ ục
ban hành quyết định thànhlập Ban Xây dựng HTQLCL với đầy đủ các thành phần
đại diện từ các phòng, các đơn vị thành viên thuộc TCT 28 nằm trong hệ thống áp dụng (Phụ lục ) với trách nhiệm và nhiệm vụ nhƣ sau:8
- Trách nhiệm của đại diện lãnh đạo về chất lƣợng (QMR)
Đảm bảo các quá trình cần thiết để HTQLCL đƣợc thiết lập, thực hiện và duy trì tại TCT và các đơn vị thành viên;
Báo cáo Tổng Giám đốc về kết quả hoạt động của HTQLCL, các nhu cầu cải tiến hệ thống quản lý;
Đảm bảo thúc đẩy TCT nhận thức đƣợc các yêu cầu của khách hàng; Quan hệ với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan tới HTQLCL. - Nhiệm vụ của Ban ISO
Soạn thảo và trình Tổng giám đốc phê duyệt báo cáo dự án “Áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại TCT”, kế hoạch triển khai;
Điều phối việc soạn thảo những văn bản chất lƣợng (sổ tay chất lƣợng, các quy trình thủ tục, các hƣớng dẫn công việc, các biểu mẫu ...) trình Tổng Giám đốc phê duyệt;
Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội
Lê Ánh Dương 50 Khoá 2011A
Đảm bảo sự thống nhất ở các quy trình hoạt động, đƣa ra các hƣớng dẫn cơng việc phù hợp với quy trình sản xuất;
Thƣờng xuyên theo dõi, nắm tình hình thực hiện, hƣớng dẫn, chỉ đạo, duy trì HTQLCL và điều chỉnh trong q trình thực hiện cho tới khi hồn thành.
2.3.2.2 Xác định phạm vi áp dụng
Sau khi xem xét khả năng về nguồn lực, nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho HTQLCL tại TCT, Ban ổn Giám đốc đã quyết tâm xây dựng và triển khai áp T g dụng HTQLCL tồn bộ Cơng ty mẹ và hầu hết các Cơng ty con quan trọng (trừ Xí nghiệp Agtex Long Bình; Cơng ty xăng dầu; ác Chi nhánh: Hà Nội, Cần Thơ và c Trung tâm kinh doanh Thời trang) ( hình 2.2).
2.3.2.3 Đánh giá thực trạng về HTQLCL của TCT
Đây là bƣớc thực hiện xem xét kỹ lƣỡng thực trạng của TCT 28 để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào TCT đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chƣa có để từ đó xây dựng lên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Ngoài ra, các yêu cầu khác của tiêu chuẩn đều có thể đáp ứng. Về mặt các thủ tục quy trình cần thiết thì tại TCT, các quá trình và thủ tục này chƣa đƣợc thiết lập một cách phù hợp hoặc chƣa đƣợc lập thành văn bản đầy đủ. Vì thế cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản cho toàn bộ hoạt động đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn. Sau khi đánh giá thực trạng, TCT 28 có thể xác định đƣợc những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lƣợng phù hợp với tiêu chuẩn.
Qua đánh giá thực trạng công tác quản lý, cung cấp dịch vụ, sản phẩm của TCT và đối chiếu với các yêu cầu của HTQLCL ISO 9001:2008, Ban T g Giám ổn đốc đã quyết tâm xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008 cho TCT; qua đó xác định phạm vi áp dụng HTQLCL bao gồm phần lớn các đơn vị thuộc TCT (Hình 2.2), đồng thời xây dựng lộ trình thực hiện nhiệm vụ này, trong đó việc đầu tiên phải thực hiện là hoàn thành xây dựng tài liệu HTQLCL trong năm 2010 (Bảng 2.2).
PTGĐ (EMR) PTGĐ Kinh Doanh PTGĐ (QMR) PTGĐ Kinh Doanh Dệt Tổ TT V ph Phòng KHTH XN Đo May Phòng KD Phòng KD BĐS XN AGT LB Phòng TCKT Phòng NCPT Cty Xăng Dầu Phòng Kỹ XN Sợi XN Dệt XN Nhuộm XN C. Điện XN Nƣớc TT ThờiTrang
Công ty con : Cty TNHH MTV 28.1, Cty CP 28 HP, Cty CP 28 QN, Cty CP 28 ĐN Các CN: HN,
Cần Thơ
Đơn vị áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 Đơn vị chƣa áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008
Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội
Lê Ánh Dương 52 Khố 2011A
Bảng 2.2: Thực trạng cơng tác quản lý cơ bản của TCT 28 còn tồn tại so với HTQLCL ISO 9001:2008
STT
y
1
Nhiều hoạt động chƣa đƣợc xây dựng thành các quy trình.
Chuẩn hóa các hoạt động thành các quy trình làm việc và ban hành chúng
2 Chƣa đầy đủ và khơng đồng nhất
Hồn thiện, sẵn sàng và phù hợp với hoạt động thực tế
3 tin: Còn bị chồng chéo, chƣa phân tin: Còn bị chồng chéo, chƣa phân định rõ ràng từng nội dung giữa các đơn vị liên quan
Thiết lập chức năng – nhiệm vụ của từng phòng ban rõ ràng, cụ thể để đảm bảo công việc không bị chồng chéo, khơng bỏ sót cơng việc.
4 i: Chƣa chủ động đƣợc ngu n nhân l c ồ ự
Xây dựng Kế hoạch tuyển dụng và đào tạo để đảm bảo tính sẵn sàng và kịp thời nguồn nhân lực.
5 : Chƣa
kiểm soát và cân đối kế hoạch thu - chi cho các hoạt động SXKD
Hoạch định đƣợc kế hoạch và kiểm soát đƣợc nguồn lực tài chính cho hoạt động SXKD
6 bên quan tâm: chƣa thƣờng xuyên bên quan tâm: chƣa thƣờng xuyên trao đổi thông tin với khách hàng
Hồn thiện quy trình ghi nhận ý kiến góp ý và giải quyết yêu cầu của khách hàng
7 Mua hàng
Quy trình mua sắm cịn sơ sài, chƣa chủ động
Xây dựng các chuẩn mực và quy trình tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng
8 Chƣa có đầy đủ các thông tin các yêu cầu khách hàng, các tài liệu kỹ thuật, các quy trình- hƣớng dẫn gia công, thiết bị, vật tƣ, nhân cơng,…
Hồn thiện quy trình sản xuất, kiểm tra chất lƣợng, giám sát tiến độ và sự tuân thủ định mức.
9
Chƣa thƣờng xuyên và cụ thể ở các công đoạn sản xuất
Hoàn thiện hoạt động phân tích sự phơng phù hợp tại mọi công đoạn sản xuất cụ thể nhằm cải tiến quá trình SXKD
Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội
2.3.2.4 Lựa chọn đơn vị tư vấn và tổ chức đánh giá
2.3.2.4.1 Lựa chọn đơn vị tƣ vấn
Để thực hiện việc xây dựng và áp dụng HTQLCL một cách bài bản và đầy đủ, TCT đã xem xét, rà soát các quy định liên quan nhằm lựa chọn tổ chức tƣ vấn thích hợp, có trách nhiệm, uy tín và kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp.
Theo quy định của Luật Đấu thầu và các văn bản hƣớng dẫn, TCT 28 đã xây dựng tiêu chí để đánh giá và lựa chọn Tổ chức tƣ vấn xây dựng hệ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, gồm các yêu cầu sau
- Là doanh nghiệp tổ chức hoạt động trong lĩnh vực tƣ vấn xây dựng hệ , thống quản lý chất lƣợng, đƣợc thành lập theo quy định của pháp luật. - Có chứng chỉ hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO
9001 đang còn hiệu lực (do một tổ chức chứng nhận trong danh sách đã đăng ký lĩnh vực hoạt động theo quy định tại Thông tƣ số 08/2009/TT- BKHCN ngày 08/4/2009 của Bộ trƣởng Bộ Khoa học và Công nghệ cấp). - Có 03 chuyên gia tƣ vấn thuộc biên chế chính thức (phải đƣợc xác nhận của
cơ quan BHXH) đáp ứng các điều kiện quy định.
- Có kinh nghiệm tƣ vấn xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008 thành cơng cho
ít nhất 05 doanh nghiệp có quy mơ tƣơng tự TCT 28.
Qua quá trình xem xét, đánh giá các nhà thầu quan tâm, TCT đã lựa chọn Cơng ty cổ phần tập đồn VINACONTROL là đơn vị tƣ vấn xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008. Đây là đơn vị có nhiều chuyên gia có kinh nghiệm thực tiễn trong việc xây dựng và đào tạo về các HTQLCL tiên tiến.
2.3.2.4.2 Nội dung tƣ vấn
- Phân tích thực trạng HTQLCL hiện có của TCT 28 so với các yêu cầu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Đào tạo kiến thức về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Hƣớng dẫn xây dựng hệ thống tài liệu, phƣơng pháp quản lý tài liệu và soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội
Lê Ánh Dương 54 Khoá 2011A
- Hƣớng dẫn áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 và triển khai áp dụng vào thực tiễn;
- Đào tạo chuyên gia đánh giá chất lƣợng nội bộ theo tiêu chuẩn ISO9001:2008;
- Hƣớng dẫn và đánh giá nội bộ, hƣớng dẫn khắc phục cải tiến sau đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo về HTQLCL;
- Đề xuất Tổ chức đánh giá chứng nhận. 2.3.2.4.3 Lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận
Trên cơ sở “Danh sách các tổ chức chứng nhận đã đăng ký lĩnh vực hoạt động chứng nhận theo quy định tại Thông tƣ số 08/2009/TT-BKHCN ngày 08/4/2009 của Bộ KHCN” do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lƣờng Chất lƣợng công bố; kết hợp với việc xem xét năng lực của các tổ chức đánh giá do VINACONTROL đề xuất, TCT 28 đã lựa chọn Tập đoàn BSI là tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận HTQLCL ISO 9001:2008. Tập đoàn BSI của Vƣơng quốc Anh là Tổ chức có trên 100 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đảm bảo chất lƣợng đã và đang hoạt động tại , hơn 150 quốc gia và vùng lãnh thổ. Việc lựa chọn BSI sẽ đảm bảo uy tín của HTQLCL ISO 9001:2008 gắn với thƣơng hiệu của TCT 28.
2.3.2.5 Đào tạo và xây dựng hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
2.3.2.5.1 Đào tạo
- Đào tạo các nội dung cơ bản của hệ thống chất lƣợng và tác động của chúng đến các thành viên của TCT;
- Đào tạo cách thành lập Sổ tay chất lƣợng, cách xây dựng các quy trình của
HTQLCL cho Ban Giám đốc và Ban ISO;
- Đào tạo các đánh giá viên nội bộ đƣợc lựa chọn từ các đơn vị thuộc TCT. Các buổi đào tạo đƣợc tổ chức cho các cán bộ lãnh đạo TCT, lãnh đạo các đơn vị thành viên và nhân viên có tham gia vào q trình xây dựng, áp dụng HTQLCL
nhằm cho mọi ngƣời nắm đƣợc các yêu cầu của việc xây dựng HTQLCL theo tiêu
Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội
Bảng 2.3 Các chương trình đào tạo v HTQLCL ISO 9001:2008 ề
TT
1 Đào tạo về tiêu
chuẩn ISO 9001:2008
- Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Các nhận thức về quản lý chất lƣợng và các yêu cầu của HTQLCL Ban T g Gi ổn ámđốc TCT, trƣởng phó các phòng ban, Ban Giám đốc các đơn vị thành viên, các nhân viên trong Ban ISO.
2 buổi, mỗi buổi 8 giờ 2 Đào tạo, hƣớng dẫn xây dựng hệ thống văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Hƣớng dẫn xây dựng hệ thống tài liệu và phƣơng pháp quản lý tài liệu.
Các thành viên ban ISO, trƣởng phó các phịng chức năng, ban ISO các đơn vị thành viên.
2 buổi, mỗi buổi 8 giờ
3 Đào tạo xây
dựng hệ thống văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Kiểm tra và xem xét các biểu mẫu, văn bản đang đƣợc sử dụng - Tiếp tục hƣớng dẫn xây dựng hệ thống văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
QMR, trƣởng phó các phịng chức năng và ban ISO các đơn vị thành viên
4 buổi, mỗi buổi 8 giờ
4 Đàotạo chuyên
gia đánh giá chất lƣợng nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Đào tạo chuyên gia đánh giá chất lƣợng nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Ban ISO và các nhân viên tham gia đánh giá nội bộ của các phòng chức năng 2 buổi, mỗi buổi 8 giờ 5 Đào tạo cách áp dụng quy trình và thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Đào tạo cách áp dụng quy trình và thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Ban ISO, trƣởng phó các phịng chức năng và ban ISO các đơn vị thành viên
6 buổi, mỗi buổi 8 giờ
Luận văn Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Trường ĐHBK Hà Nội
Lê Ánh Dương 56 Khoá 2011A
2.3.2.5.2 Xây dựng hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Dựa trên kết quả đánh giá thực trạng, ban ISO triển khai thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lƣợng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008, T ng côỏ ng ty đã xây dựng Hệ thống tài liệu cấu trúc gồm 4 cấp nhƣ sau:
- -
Sổ tay chất lƣợng
Các quy trình
Các tài liệu hƣớng dẫn tác nghiệp: Các quy định, kế hoạch, mục tiêu, tiêu chuẩn, sơđồ, hình ảnh.
Các biểu mẫu, các loại hồ sơ
Trong đó:
- -Sổ tay chất lƣợng
Là tài liệu giới thiệu về HTQLCL bao gồm:
Mô tả phạm vi áp dụng và các ngoại lệ của hệ thống,
Mô tả cách đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn và viện dẫn các tài liệu liên quan đƣợc thiết lập cho hệ thống,
Mơ tả sự tƣơng tác giữa các q trình trong hệ thống. Tài liệu này đƣợc cơng b r ng rãi trong n i bố ộ ộ ộ và bên ngồi.
Các q trình của HTQLCL TCT 28 đƣợc mô t ả nhƣ sơ đồ ở Hình sau:
1 2 2 3 4
- L ê Á nh Dươ ng K ho á 2 01 57 Khách hàng CÔNG TY PHÒNG KHTH Định hƣớng SX , xem
xét hợp đồng bán SP (4) Nhu cầu mua SP/vật tƣ, phụ tùng, hoá chất... (3) Xây dựng kế hoạch sản xuất
(5) Đánh giá nhà cung ứng sản phẩm/dịch vụ Ký HĐ/Đơn mua hàng
Thực hiện hợp đồng mua hàng (Cung cấp vật lực tài lực) Lập bộ chứng từ nhập sản phẩm