3.2 Kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tại chi nhánh
3.2.1.2 Chứng từ sử dụng
+ Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận vật tư thiết bị, Phiếu nhập xuất thẳng, hóa đơn, báo giá, phiếu đề nghị cấp vật tư- thiết bị.
Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách: Căn cứ vào hóa đơn, phiếu đề nghị xuất vật tư, cơng cụ hoặc tờ trình có duyệt của Phịng Quản lý thi cơng (QLTC) và Giám đốc. Căn cứ việc thực tế nhận hàng tại công trường, Biên bản giao nhận hàng hay phiếu xuất kho của bên bán. Nhân viên Phụ trách vật tư làm Phiếu nhập xuất kho (Nhập kho, hoặc Phiếu nhập xuất thẳng ra cơng trình, 03 liên chứng từ kèm theo). Nếu nhập kho tại kho Chi nhánh thì phải có chữ ký của Thủ kho. Nếu xuất thẳng ra cơng trình thì phải có ký nhận đã nhận hàng của thủ kho cơng trình hay người có trách nhiệm. Sau đó bộ chứng từ chuyển qua Phịng Kế tốn tài chính – Lao động tiền lương, kế tốn vật tư sẽ kiểm tra tồn bộ chứng từ, và khối lượng vật tư nhập so với dự tốn (có vượt dự tốn hay khơng, nếu chi phí phát sinh ngồi dự tốn thì phải có xác định của Trưởng phịng QLTC). Sau khi kế tốn vật tư đã kiểm tra chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc xem xét và ký duyệt.
Bộ chứng từ phiếu xuất thẳng hay nhập xuất kho được ghi nhận chi phí. Bộ chứng từ của (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập xuất thẳng) được lập thành 03 liên cụ thể được lưu:
- Liên 1: Chứng từ gốc lưu kế tốn vật tư Phịng. KTTC-LĐTL; - Liên 2: Lưu cơng trình bên Phịng Quản lý thi cơng
- Liên 3: Nhân viên nhập liệu bộ phận vật tư chuyển cho thủ kho.
Sau khi nhận phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thủ kho xuất kho, nhận hàng và ghi vào sổ, thẻ kho.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu đã được cập nhật, tiến hành khóa sổ, kết chuyển lập bảng tính giá thành.
Cuối quý in ra sổ cái 621.
Sơ đồ 3.1 : Quy trình ln chuyển chứng từ đối với chi phí NVL trực tiếp (Nguồn : Phịng Kế tốn tài chính Cơng ty cung cấp )