PHẦN 6: MODULE D : TỔ CHỨC – NHÂN LỰC
6.2 Giám sát – Kiểm soát
Gán các mốc kiểm tra (Milestone) vào biểu đồ phân tải dự án được kết quả trình bày ở hình 6.6.
Hình 6.6 Biểu đồ phân bố tải được gán milestones (mốc kiểm tra)
Nhóm đã gắn các Milestones (mốc kiểm tra) nhằm kiểm sốt tiến độ và chi phí dự án. Những Milestones được đặt ở những điểm quan trọng của dự án, sau những công việc thiết yếu.
Milestone 1: Kiểm tra số lượng nhân sự và chất lượng đào tạo chuyên môn cho
từng nhân sự sau khi hoạt động Training chun mơn được hồn thành, tức là thời điểm 14 của dự án.
Gói cơng việc Tuyển 30 cộng tác viên (1) bắt đầu từ ngày đầu tiên tới ngày 11, gói Phân bổ nhân sự (2) bắt đầu từ ngày 11 tới ngày 12, gói Training chun mơn (3) từ ngày 12 và kết thúc vào ngày 14. Milestone 1 sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nhân sự và chất lượng đào tạo cho nhân sự ngay sau khi gói Training chun mơn hồn thành.
Hình 6.6.1 Milestone 1
…. Ngày
R
Milestone 2: Kiểm tra ngân sách sau khi phân bổ quỹ tiền cho các nhóm sau
khi hoạt động Phân bổ kinh phí được hồn thành, tức là thời điểm 46 của dự án.
Để kiểm tra số tổng số ngân sách của dự án có đúng với dự trù kinh phí các nhóm đã lập ra từ ban đầu hay khơng, sau khi gói Liên hệ Nhà tài trợ, Bảo trợ Truyền thơng, Bảo trợ N i dung (6) và gói Phân bộ ổ ngân sách cho các nhóm (8) được hồn thành sẽ thực hiện ki m tra ngân sách thể ự ế củc t a dự án.
Hình 6.6.2 Milestone 2
Milestone 3: Kiểm tra tiến độ chuẩn bị cho Lễ phát động sau khi hoạt động
Đăng bài truyền thơng, chạy Ads hồn thiện , tức là thời điểm 65 của dự án.
Để kiểm tra chất lượng của các hoạt động chuẩn bị cho Lễ phát động cũng như mức độ hưởng ứng bằng số lượng tiếp cận fanpage qua các bài đăng truyền thơng, sau khi gói Chuẩn bị hậu cần, trang trí Lễ Phát động (12) và gói Đăng bài truyền thơng, chạy ads (13) hồn thành thì sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng tiến độ.
Hình 6.6.3 Milestone 3 …. Ngày R es …. Ngày R es
Milestone 4: Kiểm tra chất lượng bài thi và mức độ tham gia thi của thí sinh
sau khi hoạt động Nhận bài thi online bằng bản mềm hoàn thiện , tức là thời điểm 77 của dự án.
Để kiểm tra và thống kê được số lượng thí sinh dự thi thơng qua việc nộp bài dự thi bằng bản mềm cho ban tổ chức, qua đó nhận định được mức độ lan tỏa và hấp dẫn của cuộc thi, sau khi gói Lễ Phát động, Diễn giả chia sẻ kỹ năng chụp ảnh (14) và Nhận bài thi online bằng bản mềm (15) thực hiện xong sẽ tiến hành đánh giá số lượng và chất lượng bài thi.
Hình 6.6.4 Milestone 4
Milestone 5: Kiểm tra tiến độ và công tác chuẩn bị cho đêm Gala Chung kết
sau khi hoạt động Hậu cần, trang trí đêm Gala hồn thiện, tức là thời điểm 87 của dự án.
Đêm Gala Chung kết là sự kiện cuối cùng đánh dấu chặng đường tổ chức dự án, vì vậy cần kiểm tra nghiêm ngặt các cơng tác chuẩn bị và triển khai nội dung tới Top20 thí sinh sau khi gói cơng việc Cơng bố Top20 thí sinh (18) và gói Hậu cần, trang trí đêm Gala Chung kết (19) hồn thiện.
…. Ngày
R
Hình 6.6.5 Milestone 5
Milestone 6: Tổng kết và đánh giá tồn bộ chương trình sau khi kết thúc dự án,
tức là thời điểm 91 của dự án.
Sau khi thực hiện hết các công đoạn của dự án, Ban lãnh đạo và nhân sự cần tổng kết và đánh giá được mức độ hiệu quả của dự án, từ đó rút ra kinh nghiệm cho chính dự án và người thực hiện dự án.
Hình 6.6.6 Milestone 6
Bảng 6.7 Thời gian, u cầu lao động và chi phí cho gói cơng việc
No WBS Gói cơng việc
Thời điểm bắt đầu Chi phí (VND) BCWS …. Ngày R es Ngày R es
1 A.01 Tuyển 30 CTV 0 0 2 A.02 Phân bổ nhân sự 11 0 3 A.03 Training chuyên môn 12 0 4 B.01 Lập kế hoạch cuộc thi 0 0 5 B.02 Xây dựng dự trù kinh
phí 5 0
Milestone 1 14 0
6 C.01
Liên hệ Nhà tài tr , B o ợ ả trợ Truyền thông, Bảo
trợ Nội dung
14 0
7 C.02
Lập timeline truy n ề thông, viết bài và thiết
kế ảnh.
14 0
8 C.03 Phân bổ ngân sách cho
các nhóm 45 0
Milestone 2 46 0
9 C.04 Liên hệ Diễn gi , Ban ả
giám kh o ả 46 2 500 000 10 C.05 Liên hệ MC, văn nghệ 46 1 000 000 11 C.06 Khảo sát địa điểm 46 3 000 000 12 C.07 Chuẩn b vị ật dụng h u ậ
cần Lễ phát động 51 3 300 000
13 E.01
Đăng các bài truyền thông lên fanpage, chạy
ads.
50
Milestone 3 65 9 800 000
14 E.02
Tổ chức Lễ phát động cuộc thi, Diễn gi chia s ả ẻ
kỹ năng chụp ảnh
15 E.03 Nhận bài thi online b ng ằ
bản m m ề 66 0
Milestone 4 77 9 800 000
16 E.04 Đăng tải dự thi của thí
sinh lên fanpage 77 0 17 E.05 Tiến hành bình ch n ọ
online t khán gi ừ ả 78 0 18 E.06 Công bố top 20 thí sinh
xuất sắc bước vào Gala 83 0 19 E.07 Chuẩn b vị ật dụng h u ậ
cần Gala Chung k t ế 78 2,8
Milestone 5 87 12 600 000
20 E.08 Tổ chức đêm Gala
Chung kết 87 22 650 000
21 G.01
Công bố kết quả đêm Gala Chung kết lên
Fanpage
88 0
22 G.02 Tri ân khách mời 88 0 23 G.03 Nhân sự d ựán họp rút
kinh nghi m ệ 89 0 24 G.04 Kết thúc dự án 90 0
Milestone 6 91 35 250 000
Dựa theo dữ liệu từ bảng 6.7, Nhóm xây dựng đường kế hoạch ngân sách BCWS dự án trình bày ở Hình 6.7
Hình 6.7 Đường kế hoạch ngân sách BCWS dự án (Triệu VND)
Ban lãnh đạo và các nhóm tổ chức và triển khai dự án sẽ dựa theo đường kế hoạch ngân sách BCWS để đưa ra đánh giá mức độ đạt yêu cầu về thời gian cũng như tiến độ của dự án.