CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ
3.2 Các giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty cổ phần giặt ủi y tế
ủi y tế VT:
Nhập khẩu máy móc thiết bị ở Cơng ty Cổ phần giặt ủi y tế VT là một trong những hoạt động chính trong kinh doanh và mang lại lợi nhuận hàng năm, mặc dù trong thời điểm hiện tại có rất nhiều các công ty khác tham gia vào nhập khẩu máy móc thiết bị do nhu cầu của thị trường. Nhưng với những ưu điểm và uy tín, chất lượng của mình, Cơng ty Cổ phần giặt ủi y tế VT đã có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Với phương châm hiện nay, Công ty Cổ phần giặt ủi y tế VT muốn nâng doanh số nhập khẩu tăng 20% so với doanh số năm hiện tại. Trước đây, Công ty nhập chủ yếu là các vật tư thiết bị đơn lẻ và dây chuyền cũ từ nước ngồi. Nay Cơng ty có xu hướng tiếp cận thị trường, tìm bán cho các khách hàng sử dụng dây chuyền mới và hoàn chỉnh, mà giá cả tương đối phù hợp với thị trường Việt Nam. Ngoài ra, để khắc phục yếu kém trong nhập khẩu máy móc thiết bị ngành giặt ủi y tế, Cơng ty cịn có định hướng phát triển trong tương lai là nhập các dây chuyền công nghệ hiện đại để sản xuất trong nước thay thế dần các hàng hoá nhập khẩu.
3.2 Các giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Cơng ty cổ phần giặt ủi y tế VT: tế VT:
Cơ sở của giải pháp:
- Để giải quyết nhược điểm: Cơng ty chưa có một đội ngũ chuyên về nghiên cứu thị trường, dẫn đến quá tải cơng việc cho nhân viên phịng Xuất nhập khẩu.
- Chủ động được nguồn hàng.
- Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc thoải mái, khơng có quá nhiều áp lực. - Đảm bảo tiến độ công việc cấp trên giao xuống.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
Ban lãnh đạo công ty cần thành lập một phòng ban chuyên về lập kế hoạch nhập khẩu hàng hoá. Đội ngũ này cần có những kiến thức và kinh nghiệm trong các vấn đề:
- Nghiên cứu thị trường, cơ cấu hàng hố nhập khẩu của cơng ty. - Sử dụng thành thạo các phương pháp, kỹ thuật dự báo.
- Xác định nhu cầu mua hàng theo từng tháng, từng quý, từng năm.
- Lập kế hoạch nhập khẩu hàng hoá theo loại hàng, khoảng thời gian, số lượng dự kiến.
Để thực hiện giải pháp này, công ty cần thay đổi chính sách nhập khẩu hàng hoá hiện tại. Giải pháp này cho phép nhập khẩu một lượng hàng hoá phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Kết quả đạt được từ giải pháp:
- Tránh tình trạng thiếu hàng hoặc nhập hàng liên tục, dẫn đến q tải cơng việc cho phịng Xuất nhập khẩu.
- Giảm chi phí nhập khẩu hàng hố vì mỗi lơ hàng, khơng phân biệt trọng lượng, đều mang một số chi phí nhất định. Nếu không dự báo được số lượng hàng nhập thì sẽ dẫn đến tình trạng hàng thiếu khi nào, nhập khi đó, điều này làm cho chi phí nhập hàng tăng thêm.
- Vì tính tốn được nhu cầu nhập hàng và số lượng hàng tồn kho tối ưu nên sẽ giảm được chi phí lưu kho hàng hố.
- Khi việc nhập khẩu được lên kế hoạch tốt, các đơn hàng nhập khẩu sẽ được tổ chức thực hiện định kỳ. Tránh tình trạng khi thì đặt hàng, nhận hàng liên tục, khi thì khơng làm gì cả.
3.2.2 Sử dụng thời gian đàm phán hợp đồng hiệu quả:
Cơ sở của giải pháp:
- Giải quyết nhược điểm: Sử dụng thời gian đàm phán hợp đồng chưa hiệu quả, làm tốn nhiều nhân lực, thời gian và chi phí cho cơng ty.
- Để không mất thời gian của cả hai bên khi đàm phán hợp đồng, tâm lý các bên thoải mái hơn trong quá trình đàm phán, thắt chặt thêm mối quan hệ hợp tác giữa các bên.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
- Giao quyền cho bộ phận thu mua có thể quyết định các thoả thuận với đối tác thông qua sự hỗ trợ của các phịng ban khác mà khơng cần chờ quyết định của cấp trên. Vì thực tế cho thấy, bộ phận thu mua nắm rõ giá cả của hàng hoá trên thị trường nhất nên có thể hoàn toàn tự quyết định được.
- Lập bảng so sánh giữa các nhà cung cấp, đánh giá được hiệu quả của từng nhà cung cấp mang lại cho công ty. Từ đó, cơng ty có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp mới, tiềm năng. Điều này giúp cơng ty có được nhiều sự lựa chọn và ít phụ thuộc vào nhà cung cấp, tránh được rủi ro khi có biến động về nguồn hàng.
- Nghiên cứu kỹ tình hình của nhà xuất khẩu trên thị trường, nắm được điểm mạnh, điểm yếu của đối phương để chủ động trong đàm phán.
Kết quả đạt được từ giải pháp:
- Rút ngắn được thời gian đàm phán so với hiện tại. Nhân viên sử dụng thời gian tiết kiệm được để nghiên cứu thị trường và các đối tác.
- Khi mối quan hệ giữa các bên đàm phán được thắt chặt hơn, cơng ty có thể đàm phán được hiệu quả hơn.
3.2.3 Soạn hợp đồng thương mại chăt chẽ:
Cơ sở của giải pháp:
- Để giải quyết hai nhược điểm:
•Đa số hợp đồng được ký kết qua mail và fax nên chỉ bao gồm một số điều kiện cơ bản. Khi xảy ra tổn thất thiệt hại, công ty thường đàm phán để được hạ giá hàng hoá chứ đàm phán địi bồi thường khơng mang lại hiệu quả.
• Trong q trình giải quyết khiếu nại, người đại diện chưa thể hiện tốt nên kết quả đàm phán thường bất lợi cho công ty.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
- Nắm rõ quyền hạn, nghĩa vụ của các bên để chủ động hơn khi thực hiện hợp đồng. Khi có vấn đề phát sinh, có thể tìm được phương án giải quyết.
- Các bên tôn trọng lẫn nhau và thực hiện hợp đồng nghiêm túc.
- Các hợp đồng nên được ký kết bằng văn bản, công ty soạn hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thật chặt chẽ. Hợp đồng được fax qua đối tác cần có chữ ký xác nhận, tạo bằng chứng pháp lý hợp pháp trong các trường hợp bất lợi phát sinh sau này.
Kết quả đạt được từ giải pháp:
- Hạn chế thiệt hại có thể xảy ra cho công ty do đối tác giao nhầm hàng, thiếu hàng và hàng bị thất lạc.
- Trong trường hợp có tổn thất xảy ra, mối quan hệ giữa các bên không bị ảnh hưởng nhiều.
3.2.4 Đa dạng hình thức thanh tốn:
Cơ sở của giải pháp:
- Để giải quyết nhược điểm: hình thức thanh tốn kém đa dạng. - Tận dụng hiệu quả nguồn vốn.
- Rút ngắn thời gian đàm phán hợp đồng. - Khẳng định tiềm lực tài chính của cơng ty.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
- Thay đổi phương thức sử dụng vốn. Sử dụng một phần nguồn vốn kinh doanh ngoại tệ cho việc thanh toán để hưởng các khoản lợi ích khác.
- Kế toán chuyên về thanh toán quốc tế cần nắm được những ưu và nhược điểm của các phương thức thanh tốn. Từ đó, bộ phận kế tốn có thể tư vấn các phương thức thanh tốn mà cơng ty nên sử dụng.
- Nâng cao kiến thức chuyên về quản lý tài chính cho nhân viên nhằm thay đổi một cách tích cực về cách nhìn nhận nguồn vốn, cách tiếp cận và sử dụng chúng nguồn vốn.
- Hưởng được các khoản chiết khấu do lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp. - Khi đa dạng hoá phương thức thanh tốn, cơng ty có thể xây dựng niềm tin về tài
chính đối với đối tác.
- Đa dạng hoá phương thức thanh toán cũng là môt cách để rút ngắn thời gian đàm phán hợp đồng khi đàm phán điều khoản thanh toán.
3.2.5 Thông quan và nhận hàng hố nhanh chóng:
Cơ sở của giải pháp:
- Để giải quyết hai nhược điểm:
• Nguồn vốn hạn hẹp khiến quy trình diễn ra chậm trễ như: đóng thuế chậm, phải làm nhiều thủ tục khi khai Hải quan, mất nhiều thời gian. Đôi khi hàng về nhưng chưa kịp đóng thuế thì cũng khơng lấy được hàng, mà hàng để ở cảng quá 7 ngày sẽ bị thu thêm tiền kho bãi.
• Đơi khi có sự khơng đồng nhất trong công việc giữa các phòng ban, làm mất nhiều thời gian.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
- Nhân viên xuất nhập khẩu cần thường xuyên liên hệ với đại lý để nắm rõ lịch trình, thời gian hàng về.
- Trong quá trình lập tờ khai Hải quan cần kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng, tránh gây mất nhiều thời gian.
- Nhân viên kế toán phải nắm vững quy trình và tiến độ của xin quyết định hoàn thuế để dự trù khoảng thời gian chậm trễ ở cơ quan thuế, từ đó đưa ra thời gian hợp lý để lấy được quyết định hoàn thuế đúng hạn định.
- Kiểm tra tài khoản đóng thuế sẽ tránh được nhầm lẫn giữa tài khoản tạm thu và truy thu.
- Tìm kiếm thêm các đối tác trong việc vận chuyển hàng hoá, tránh được sự ép giá của khâu vận chuyển.
Kết quả đạt được từ giải pháp:
- Tiết kiệm thời gian kiểm tra chứng từ. - Chuẩn bị bộ tờ khai Hải quan nhanh hơn.
- Tiết kiệm chi phí và cơng việc đạt hiệu quả hơn. - Hàng hố khơng phải lưu kho bãi lâu.
3.2.6 Điều chỉnh phương thức khiếu nại:
Cơ sở của giải pháp:
- Để giải quyết nhược điểm: Trong quá trình giải quyết khiếu nại, người đại diện chưa thể hiện tốt nên kết quả đàm phán thường bất lợi cho công ty.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
- Xây dựng các điều khoản hợp đồng một cách chặt chẽ.
- Cơng ty cần có những nhân viên xử lý khiếu nại tốt, hiểu rõ luật thương mại, ngoại ngữ tốt và có khả năng đàm phán tốt.
- Thuê luật sư riêng cho công ty hoặc tìm đến các văn phịng luật để có được sự hỗ trợ khi gặp trục trặc với những lơ hàng có giá trị lớn.
Kết quả đạt được từ giải pháp:
- Giảm thiểu tổn thất cho công ty.
- Các bên có thái độ nghiêm túc để thực hiện hợp đồng đúng tiến độ.